试论秘书信息工作与参谋作用的发挥

试论秘书信息工作与参谋作用的发挥摘要秘书的参谋作用是客观存在的,是不能否定的,但也不能夸大秘书的参谋作用。正确认识这个问题,有助于在企业领导管理工作中充分发挥秘书的作用,也有助于推动秘书职业化的进程。秘书是企业管理人员,是企业行政事务管理人员,是企业领导者的辅助者。秘书,尤其是高级秘书的工作包括为企业领导者当参谋,为企业领导者做好领导、管理工作出谋划策,出点子,想办法。在如何认识与对待秘书参谋作用的问题上,有两种倾向是不正确的。一种是否定秘书参谋作用的倾向,另一种是夸大秘书参谋作用的倾向。这两种倾向都是不利于充分发挥秘书在企业管理中的作用,不利于企业秘书的专业发展的。进一步弄清秘书的参谋作用这个问题,对于提高秘书的素质,加强秘书的职业化、专业化,以适应秘书参谋作用强化趋势有着十分重要的意义。关键词：秘书；参谋职能；信息工作；素质1目录绪论…………………………………………2一、秘书工作的现状……………………………………………………………2二、秘书的参谋职能……………………………………………………………2（一）秘书参谋职能的界定………………………………………………………3（二）参谋职能的作用和意义……………………………………………………41、领导工作前瞻性，要求秘书提供决策参谋……………………………………42、现代管理相关要素的变化，要求秘书部门发挥参谋职能……………………43、强化秘书参谋职能是实现秘书自身价值的迫切需要…………………………5（三）秘书参谋职能应具备的素质能力…………………………………………51、基本素质…………………………………………………………………………52、知识和能力素养…………………………………………………………………63、情商和智商………………………………………………………………………6三、秘书的信息工作职能…………………………………………………………7（一）信息工作职能的含义………………………………………………………7（二）信息工作的常态要求………………………………………………………7（三）信息工作的特殊要求………………………………………………………8四、秘书信息工作与参谋作用的发挥……………………………………………8（一）有效信息与参谋职能的关系………………………………………………8（二）如何做好信息工作，充分发挥参谋作用…………………………………81、要有四种意识………………………………………………………………………………92、要提高信息质量………………………………………………………………………………93、要加强信息开发……………………………………………………………………………104、提高秘书的信息素养……………………………………………………………………10结语…………………………………………………………………………………11参考文献……………………………………………………………………………12致谢…………………………………………………………………………………132试论秘书信息工作与参谋作用的发挥绪论秘书作为领导者近身的参谋助手，发挥参谋辅助作用是其应尽的职责。辅助决策是秘书重要的工作内容。现代社会经济生活的多样性和复杂性，对组织对领导提出了更高的要求，因此，强化秘书的参谋职能，为领导提供全面优质的辅佐工作，就成为了秘书学理论上和实践中的重要课题。一、秘书工作的现状秘书，从世界范围看，它是分布最广泛的社会职业之一，但是在我国，却正在经历着一个从“职位”向“职业”过渡的过程。很长一段时间以来，由于我国是社会主义国家，所以从事秘书工作的都属于国家工作人员，即公职秘书。绝大部分从属于党政机关、企事业单位内的综合办事机构——秘书厅(室)或秘书科(室)，少部分秘书人员由机关、单位配备给首长或专家做工作助手，仍是国家公务员。然而随着改革开放的不断深化，随着市场经济的发展，我国秘书队伍的构成也在悄然发生着变化，正逐渐与世界接轨，秘书这一行业已经成为了一个复杂广泛的社会职业群体。党政机关、工矿企业、军队，包括一些学术团体组织都设有秘书机构。秘书工作也由原来的以秘书群体为领导群体服务为主，越来越多地出现了秘书个人为领导个人一对一的服务模式。我国目前秘书职业教育和秘书工作的现状又是怎样呢?一方面，应对秘书职业领域中出现的这些变化，我国各级各类秘书教育机构，从大中专院校中的秘书专业到社会上的各种培训机构，都与时俱进的对教育培训内容做出了相应的改革和调整。改革调整后的课程内容确实为培养新型秘书人才提供了扎实的专业知识和娴熟的职业技能，然而另一个很重要的内容却在专业教学和培训中被忽略，没有引起足够的重视，这就是秘书角色意识的培养。另一方面，不少从事秘书工作的人员本身为了适应新时期秘书工作的要求、提高工作效率、提升自身工作能力，也在不断自我提高要求，加强工作技能的培训，学习掌握了许多现代化办公技术。但是，技能提高的同时，却忽略了在思想认识上的同步提高，对自己的职业缺乏正确的认识，对自己在组织中扮演的角色没有形成正确的定位。进一步弄清秘书的参谋作用这个问题,对于提高秘书的素质,加强秘书的职业化、专业化,以适应秘书参谋作用强化趋势有着十分重要的意义。二、秘书的参谋职能3（一）秘书参谋职能的界定。所谓参谋，首先是指一种行为过程，即“参与谋划”,即为追求一定目标的主事者或决策者争取最佳目标效果而出谋划策，也就是常说的出主意、提建议。概言之，参谋，是为决策者在抉择过程中提供谋划、建议的一种智力辅助性的社会活动。其次，人们所谓参谋，也可以指称从事智力辅助性参谋咨询活动的主体，即一般所称的参谋者或参谋。参谋活动，古已有之，中外一样。在我国，决策者们早就在利用和发挥近身秘书人员参谋辅助作用的同时，开始自觉地追求更大范围的其他参谋咨询辅佐效应。这种追求，在春秋时期即已兴起，春秋末战国初曾风靡一时。晋穆帝永和七年（公元351年），桓温关于北伐的请示刚刚递上去，不等朝廷批复，就率大军顺流而下，驻扎在武昌。这种出乎寻常的举动，引起了东晋朝廷一片恐慌。后经宰辅大臣、会稽王司马昱有效地做工作，才化解了这场危机。原来，桓温擅自调动部队的消息传到朝廷后，主持朝政的会稽王司马昱非常忧虑，不知如何应对。在他与大臣商议对策时，他的秘书高崧提出建议：“您应该致信桓温，向他表明利害得失。接到信后，桓温如果聪明，自己就应当主动率兵返回；如果执迷不悟，继续在危险的道路上走下去，朝廷就有充分的理由兴兵讨伐他，到那时桓温究竟想当忠臣还是做逆贼，也就泾渭分明、一清二楚了！”说完，他就坐下来替司马昱起草书信，大意是说：“寇贼发难，应该平定；时运到来，应该承接，这确实是为国家着想的长谋远虑和宏图大志，能够弘扬光大这种事业的人，除了足下还能有谁！但兴师动众，必须以雄厚的财力物力为基础；远途运输的艰难，从古到今都是一件最头疼的事情，所以从一开始就要加以认真考虑，作出通盘安排。近来我之所以对你的举动深以为疑，原因就在这里。你的举动确实出乎寻常，人们对此感到惊骇，社会上流行各种各样的议论说法，想必足下也是有所耳闻的。希望足下冷静思考此事的严重后果，不要做出有损自己名望和国家利益的事情来。出现如今这种不幸局面，全都是由于我昏庸懦弱、缺乏道德造成的，真是对内问心有愧，对外对不起好友。我与足下虽然任职有内外之分，但维护国家稳定、保证社稷平安这个大目标是完全一致的。天下的安危，要与完美的德行相联系，所以做什么事情都应该首先考虑国家的安全和稳定，然后才能图谋向外扩展，从而兴隆昌盛帝王的基业，弘扬彰显社会的道义，这就是我对足下的全部期望。我的这点小小的心意，难道还担心得不到足下的理解而不坦诚相告吗？！”桓温见信后立即上书，诚惶诚恐地表示谢罪，同时把部队带了回去。由此可以看出，在这次劝阻桓温的行动中，会稽王司马昱的秘书高崧起了关键作用。作为高级领导成员的秘书，不仅要有出类拔萃的文采，更要有高瞻远瞩、洞察天下大事的敏锐。高崧在劝阻桓温的过程中，既给领导出了致信桓温的好主意，又亲自4动手写了一封义正词严、申明大义、掷地有声的书信，发挥了非常重要的参谋助手作用。参谋职能广泛存在于社会人际之间及各个领域。在社会组织系统的管理领导，参谋活动集中表现为整个管理活动的一个有机而又有相对特殊性的子系统。随着社会的进步，社会领域的拓展，目标管理的日益复杂，决策管理环节越来越受到谋求成功的领导者的重视。管理者或领导者对参谋辅助愈来愈自觉倚重，促使现代参谋活动更加广泛活跃，其参谋意义日渐显著和深刻。（二）参谋职能的作用和意义。秘书近身领导，又处于信息工作枢纽地位，在上下左右中起着非常重要的作用。我国党和国家各级领导人对秘书参谋作用一直都给予高度的重视。1951年召开了第一次全国秘书长会议，对秘书工作做了全面的部署，明确指出秘书部门负责人“既要参与政务，又要掌管事务”。1985年，第三次秘书长会议，明确指明了秘书发挥参谋作用的总的目标指向、宗旨和重点任务。1990年，江泽民“三个代表”是党和政府对秘书工作任务及要求的高度概括，对我国秘书参谋理论与实践的发展有着巨大的推动作用和指导意义。强化秘书参谋职能是秘书部门为现代领导服务的迫切需要。现代秘书学理论所倡导的秘书智能服务的职能要求和主动服务的工作方式，集中体现在秘书参谋职能的发挥上。而现代领导所承担的工作责任和面临的工作环境要求秘书人员能提供高质量的参谋服务。1、领导工作前瞻性，要求秘书提供决策参谋。领导的核心职能就是决策，而决策要求在充分认识事物和社会发展规律的前提下具有前瞻性，这样才能做到运筹帷幄，决胜千里。科学的决策是一项高智能的工作，往往面对的是复杂的问题，要运用专门的决策方法，要形成多种方案并从中抉择，仅仅靠领导个人或少数几个人，难以把决策工作做好，这就要求秘书提供决策上的支持工作，辅佐领导的整个决策过程。秘书参谋是领导工作的必然需求，是领导决策及其实施中不可缺的有机组成部分。在领导实行决策前，秘书必须为领导决策作好准备，为领导科学决策奠定基础。面临日趋激烈的竞争，领导需要秘书发挥参谋职能协助其实现组织的目标。现代社会竞争日趋激烈，领导决策风险日益增加，能否在竞争中占得先机，关键在于领导职能的发挥。尽管现代领导的文化素质、知识水平等很高或比较高，但一个人的智慧是有限的，很难洞悉波谲云诡的市场。因此现代领导工作不仅需要秘书时间、精力、体力上的辅助，更需要智力上的辅助，也就是参谋智能的发挥。2、现代管理相关要素的变化，要求秘书部门发挥参谋职能，为领导排忧解难。现代管理环境的复杂性、风险性、竞争性，使领导者承受更大的压力；组织运转中难以预测的新情况、新问题出现的可能更大，给领导者决策和管理增加了难度。当前各国经济发展相5互影响，已出现了全球化的趋势，使得经济建设的决策与管理增加了许多变数和风险，若处理得当，就会化风险为机遇，求得长足发展；若处理不当，就会因缺乏抗风险能力而受到重大挫折。当代国际政治呈多极化发展趋势，人们的价值观念、利益关系也在发生着改变，若缺少有效的引导和整体协调，就无法形成组织的整体合力，组织的成员行为也就无法统一。现代科学技术的发展更为迅猛，若在管理和决策上跟不上科学技术的发展，组织就会陷入被动和落伍（搭配不当），甚至被淘汰。面对复杂多变的管理环境。不仅要提高领导者的素质，加强领导班子建设，不断提高科学决策的水平，同时，也要提高秘书的素质，增强秘书的参谋职能，使其从有效提供综合参谋的角度，对决策和管理进行补充和优化。3、强化秘书参谋职能是实现秘书自身价值的迫切需要。秘书工作的价值取决于秘书与领导者主辅配合的有效程度。能否发挥秘书的参谋职能是提高这种有效程度的关键，也成为决定秘书工作价值和实现秘书自身价值的重要途径。充分发挥参谋职能，是秘书实现自身价值的重要体现。现代秘书工作任务的转变，要求必须强化秘书参谋职能。随着现代办公自动化设备的广泛应用，秘书工作中诸如“三办”等事务性工作，将被自动化办公系统所取代，而随机出现的无法完全程序化处理的问题将大量增加，这就需要强化发挥秘书参谋职能，协助领导优化决策与管理。参谋职能的发挥，本身就是一种