搜索
XX物业管理有限公司XX业主收楼方案二零一一年六月三十日前言业主收楼是项目建设结束，业主入住、并进行物业服务阶段，是物业公司项目接收的重要工作之一，为确保业主收楼的顺利进行，结合XX小区的实际情况，特制定此收楼方案，供相关部门参照执行，以使我们的工作有序而顺利进行，为业主提供高效、快捷的‘一站式’交楼服务。目录XX小区物业交楼流程………………………………………………………………01●目的……………………………………………………………………………………………01●范围……………………………………………………………………………………………01●成立物业交楼工作小组………………………………………………………………………01●各部门职责及其工作准备……………………………………………………………………03●XX小区收楼现场物资配置汇总表…………………………………………………………04●各种资料准备…………………………………………………………………………………05●交楼手续办理所需及归档资料………………………………………………………………06●记录表格………………………………………………………………………………………07●收楼后续工作………………………………………………………………………………07●附件1（交楼工作人员安排表）……………………………………………………………8XX小区收楼流程1.目的为保证收楼的顺利进行，合理安排收楼（业主入伙，下同）准备工作、规范交楼手续办理，确保交楼工作有序进行。2.范围适用于XX小区现时的交楼工作。3.成立物业交楼工作小组3．1物业交楼工作小组架构图3.1.0合理分工,明确职责3.1.1组长：负责组织、监督、指挥现场交楼，全面负责交楼期间的各项工作。3.1.2副组长：协助组长工作，全面负责交楼期间的现场协调工作。3.2交楼期间工作区域划分3.2.1前期通知组（设在售楼部）：售楼部负责在月日左右寄出《收楼通知书》。3.2.2.身份确认（设在会所一楼）：3.2.2.1主要负责审核业主的身份，凭《收楼通知书》等资料确认业主身份3.2.2.2核对是否已缴清地产方面所有款项，手续完备后指引办理下一道手续。3.2.2.3收取三个月物业管理费,其它杂费等，办理物管费银行划账。3.2.3.物业签约（设在会所一楼）：组长：副组长：身份确认/交费物品发放物业签约陪同验楼工程返修回复返修问题解决后勤保障安全维护外单位配合售楼部/财务业主接待物业/客服物业/工程物业/售楼协助部门3.2.3.1与业主签订物业公司相关责任书资料等；3.2.3.2业主相关资料存档，并发出已准备好物品，交给陪同验楼员；3.2.4陪同验楼：3.2.4.1验楼员陪同业主收楼；3.2.4.2陪同业主清零水电表读数；3.2.4.3试用入户门装修钥匙及试开空调；3.2.4.4根据“交楼标准”与业主核对物品并签名确认。3.2.4.5验楼由客服引导业主自行完成，业主检查室内装修质量，在《房屋验收表》上做好记录；验收完成后，关闭所有门窗后离开；3.2.5钥匙托管：（样板房与高层洋房）工程维修部负责为需维修或保养的业主办理入户大门装修钥匙的托管，业主签署《钥匙托管书》。3.2.6工程维修回复：根据《房屋验收表》工程质量问题,在当场回复业主工程维修进度；3.2.7问题协商处理（暂定在会所VIP室或会议室）：负责交楼期间的紧急情况的处理，由物业、售楼部、房产工程部三方人员构成；业主因工程问题或其它问题，在工程维修区得不到满意答复时，由此区负责处理.3.2.8安全及秩序维护（设在物业公司安管部）：负责交楼期间交楼现场秩序的维护以及园区的安全保卫、车辆停放指引、突发事件处理等工作。3.2.9后勤保障组：售楼部与客服部沟通负责3.2.9.1物业对现场工作人员午餐、饮用水的供应，并为业主提供茶水、点心服务，3.2.9.2售楼部对交楼现场、园区的环境布置以及区域、幢号、座号设置等，确保收楼工作的正常进行。3.2.10外单位配合组：中国电信、有线电视、燃气等相关供应商在现场布置档位，方便业主办理各种业务。3.2.11有业主不按照程序，要求先验楼再收楼（签署《收楼确认书》）的业主，由接待人员带领验楼后再办理收楼手续。3.3交楼期间人员岗位划分（详见图表附件3）3.4培训及模拟交楼演练3.4.1按《物业交楼管理方案》对所有参加交楼的工作人员于月日前进行交楼培训。3.4.2按《交楼工作流程图》于月日—月日进行模拟演练，对演练中暴露出的问题和不足，组长和副组长应及时组织进行调整。4.0各部门职责及其工作准备序号责任部门工作内容完成日期1物业公司编制并印刷《前期物业服务协议》、《消防守则》《业户手册》以及各类收楼表格、督导收楼流程设置。月日前2负责规范安全防范工作，维持小区安全秩序。全程3分管领导负责收楼的整体把控、统筹工作。全程4联同售楼部及财务部负责现场交楼手续的办理月日前5内部工程验收接管月日前6现场清洁工作时间，月日—月日进行第一次；月日—日跟进遗留卫生的清洁和复检工作7交楼问题说辞统一，制作《应知应会》并培训月日前8售楼部寄出《收楼通知书》及收楼注意事项月日左右9负责收楼现场及园区的环境布置（收楼现场和小区道路指引）。月日前10确认业主身份有关资料准备月日左右11所有标识牌制作并安装月日左右12房产工程部对业主提出的工程返修问题答复，提供技术意见。收楼当天现场13财务部负责交楼一切费用收缴工作。收楼当天现场14采购部负责所需物资紧急采购。月日前15售楼部及物业公司交楼现场展板的准备1、展板于月日前，确定内容包括但不限于：公司简介、交楼办理流程、装修办理流程、收费指引、资料样本、法律法规等。2、售楼部根据交楼展板的内容，设计交楼展板，并于月日前制作完成。3、物业公司在现场布置业主需填写资料的正确填写示范样本。16财务部、房产工程部及物业公司1、财务部：确定外单位现场办公的单位，如银行等2、房产工程：包括而不限于中国电信、有线电视、热水器等。3、物业公司：确定交楼现场的商家，包括但不限于：窗帘、防盗门（网）、桶装水公司、装修公司等。月日前18房产工程部、物业公司、售楼部尖锐问题协商解决收楼当天现场19各部门确定负责人及工作人员的名单月日5.0XX小区收楼现场物资准备汇总表序号物资名称数量提供部门使用位置备注1“收楼现场指引”1个沿途设置引导泡沫箭头状2“XX小区收楼现场”1个物业公司门口广告牌3观光车2台售楼/物业送业主前往验楼区4各区指示牌如签约\休息\收银等4个物业部5水5桶6复印机1台签约区资料复印7伞10个各区使用8POS机（财务室）1台财务部收银区方便业主刷卡交费9保险柜（财务室）1个收银区存放现金10咖啡、奶茶办公室业主接待用11茶叶12饼干、糖果13一次性茶杯14茶壶及托盘15其它小吃5.1收楼物资配置预算序号物资名称数量单价总价协助部门备注1台面标识牌7个35元/个245元物业公司茶水区、验证组、签约区、验楼区、返修组、后勤组、安管组2笔纸及其它小杂品一批100元100元3现场接待茶水果品点心小食等会所做好计划由售楼部提供收楼数据4不可预见费5合计6．0各种资料准备序号资料份数负责部门备注1收楼通知书/维修资金证明等一户两份售楼部2收楼需交费用表一户一份售楼部在寄收楼通知书时一起寄送提醒业主交费3交楼物品设备签收表一户一份售楼部核对室内物品4《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》、《商品住宅交楼书》、《业主临时公约》《业户手册》等印刷一户两份售楼部/物业公司业主1份，物业1份5《前期物业管理服务协议》、《业户临时管理规约》《消防安全责任书》等文件签收表一户两份物业公司业主、物业存档6业主（住户）资料表一户一份物业公司物业存档7业主印鉴授权书一户一份物业公司需办理委托时使用8业主（住户）消防安全责任书一户两份物业公司业主1份，物业1份9业主（住户）档案袋一户一个物业公司存档用10房屋验收表一式二份（无碳复写）物业公司业主验房时记录验收意见的表格11钥匙托管书一式二份（无碳复写）物业公司房屋返修或保养时使用12房屋水电表登记表一式一份物业公司陪同验楼是时登记7.0交楼手续办理所需及归档资料7.1.1家庭户应带资料◇《收楼通知书》（原件）；◇房屋买卖合同；◇业主身份证原件及三份复印件（用于物业部存档、办理银行托收和房屋所有权登记）；◇业主家人身份证复印件一份；◇《业主资料卡》；◇业主及家庭成员1寸照片一张/人；◇指定银行存折或银行卡原件及复印件一张；◇委托人除须带以上所要求的资料外，还需带上业主授权委托书一份，受委托人身份证原件及复印件一份。7.1.2公司户应带资料◇《收楼通知书》（原件）；◇房屋买卖合同；◇单位法定代表人身份证原件及二份复印件（用于物业服务中心存档、办理银行托收）；◇单位出具的法定代表人身份证明一份；◇营业执照复印件（加盖公章）一份，同时携带原件以便核对；◇居住在本物业的单位人员身份证复印件一份；◇以单位名义开户的指定银行存折原件及复印件三份；◇如法定代表人委托他人办理，受委托人除须带好以上所要求的资料外，还需带上单位授权委托书一份，法定代表人授权委托书一份（均需载明授权范围），受委托人身份证原件及复印件一份。7.1.3归档资料：◇收楼通知书、费用结清凭据◇业主/承办人身份证复印件或业主/法人代表授权书◇业主/住户资料卡◇业主/住户消防安全责任书◇《临时管理规约》◇《楼宇交付证明书》◇委托银行代划协议书◇钥匙托管书◇其它相关资料7.1.4派发给业主的资料：◇业主/住户消防安全责任书◇《楼宇交付证明书》◇《业户手册》◇两书：住宅使用说明书、住宅质量保证书◇委托银行代划协议书8.0记录表格8.1《收楼通知书》8.2《楼宇交付证明书》8.3《业主（住户）资料表》8.4《业主/住户消防安全责任书》8.5《房屋验收表》8.6《钥匙托管书》及《钥匙领回书》8.7《委托银行代收款协议书》备注：关于有线电视、燃气、自来水、供电局、电信等相关的文件和表格，届时均由相关供应商提供，在本方案中暂不体现，由其直接与我公司联系或与业主联系。9.0收楼后续工作10.1集中收楼期每天下班后需进行数据统计、工作总结,信息传递。10.2收楼小组负责收楼日报的信息反馈，当天以邮件形式知会公司领导。附件1：工作人员岗位分工安排表（1）工作组岗位名称岗位地点/人数岗位职责工作要求备注环境组1号岗位/清洁岗收楼现场/2人（会所）1、负责整个收楼路线及现场的清洁绿化工作。2、做好所有指引、广告牌的卫生。1、清洁岗位应保证充足的人手，确保收楼范围的清洁卫生和绿化布置。2、清洁岗协助做好指引工作及注意使用规范的礼节礼貌用语。物业安保组2号岗位/安保岗物业公司/2人1、负责收楼现场的安全维护工作，协助做好指引工作。1、安保岗人员对所有遇见的业主应主动打招呼问好。客服后勤服务组3号岗位/物业公司/2人会所前台1、负责收楼现场的客户饮品的派发。2、负责收楼现场的点心提供。3、物业公司资料供给。4、其它物品供给。1、主动为客户添加茶水和食品。销售部身份组4号岗位/身份确认区售楼部/房产财务/1人1、负责对收楼业主的身份进行确认并签到。2、核对需收楼业主是否已交清所有款项，印花税等。1、需明确每张业主卡需受权才能使用。3、交付《收楼确认书》,并指引业主至下一个区域办理相关手续。物业接待组5号岗位/物业接待组物业公司2人/物业财务1人/1、预收3个月的物业服务费、解答业主对收费依据、构成、用途等方面的疑问）。2、负责为收楼业主打印已交的相关费用发票。3、缴交专项维修资金的凭证复印件存档。4、办理管理费的银行划帐（需提供身份证复印件、银行卡或存折复印件）。5、填写相关业主、住户的资料。6、签收《前期物业服务协议》、《临时管理规约》《消防责任书》各一份。7、以上手续办理完成后，在“房屋验收表”上盖章确认，并指引业主至下一个区域办理验楼手续。1、先核对业主前二项手续的办理情况,并检查业主手上《房屋验收表》前二项是否有盖章。2、收取费用时与业主当面点清款项及收款证明（收据或发票）。3、负责对已交费的单元做好登