项目管理部印章管理制度

项目管理部印章管理制度2019年5月22日星期三为进一步规范项目管理部（以下简称：项目部）印章的使用和管理，特制定本管理制度。一、项目部印章种类项目印章规格为圆形章，标注项目全称，作为项目部的特定标记。由各项目部依照“中标通知书”或“建设工程合同”所显示的正式工程名称，申请项目印章的刻制。《工程项目印章刻制申请表》详见附件一二、项目印章的刻制、启用和销毁1、《工程项目印章刻制申请表》经审批通过后，由公司行政人事部负责按照规定样式刻制项目印章。2、项目印章刻制完成，公司行政人事部要做好印章的登记和印模的备案，并做好相应的管理台账。3、拟启用的项目印章，由公司行政人事部通知项目经理或者项目负责人领取，领取时要当面校验印章的完整度。校验无疑义，领用人在领用记录上签字确认，即代表该项目章正式启用。4、项目印章必须由项目经理进行保管，不得由他人代为保管。特殊情况可申请由项目工程师代为保管，遵循谁保管谁负责的制度。5、工程竣工（以甲方核验日为准）满半年的，不论项目部是否有用印需求，均需交回公司，由公司行政人事部负责保管。在此期间项目部有用章需求，凭签字审批后的用章申请，由公司行政人事部代为盖章。项目印章在结算完毕，财务点交销项满两年，办理销毁手续之后予以销毁处理。三、项目印章的使用范围1、“项目章”仅限于工程联系单（与业主/监理/设计院/周边地区管理部门/分包单位）、会议纪要、备忘录、工程来往来文件、施工方案、向业主请款报告、与业主各类签证以及与上级往来文件资料等的签章，技术核定单、隐蔽工程验收单、材料/设备报验单、分部分项质量评定表、质量/安全整改单等形成工程技术资料中设计技术、质量、安全内容的技术资料的签章，不得在此范围外的任何文件资料中使用。如发生超此授权范围的文件资料需要签章的，项目部应填写《印章使用申请单》，经批准后（在授权范围内）加盖公司公章或合同专用章。如该事项涉及公司总经理审批的，应由项目部填写《印章使用申请表》并经总经理批准后，加盖公司公章或合同专用章。《印章使用申请表》详见附件三2、项目印章严禁在下述文件资料中使用2.1不得在各类分包合同、购销合同、租赁合同、备案合同、担保合同、聘用合同等各类合同文件及补充协议上加盖项目印章；不得在此类文件的见证方栏加盖项目章。2.2不得在各项结算报告、对账单等结算类文件上加盖项目章。2.3不得在非我公司签订的合同证明材料中加盖项目章，如分包单位自行签订的采购合同，项目部不得在此合同对应的送货小票、送货清单等文件资料上加盖项目章。四、项目印章的使用管理1、项目管理人员要加盖项目印章，需同时将加盖印章的资料准备A+B份（A之盖章的分数，B指内部需要保留的份数。）任何需要盖章的文件资料，内部留存额份数得不少于2份，一份留存于项目部资料员出，另一份每周（异地项目为每月）整理汇总后移交公司行政人事部保管，电子文档或文档扫描件及时发送公司专用电子邮箱留存。2、项目经理或项目工程师加盖印章后，由项目文件资料保管人（资料员）负责留存盖章后的文件资料，同时做好用章登记，详见附件二《印章使用登记表》。项目文件资料保管人应将盖章留存的全部文件妥善保管，不得以办公司搬迁等理由遗失任何文件，并必须在项目竣工后编制资料目录清单连同文件资料原件一次性移交公司行政人事部。3、项目印章保管人应妥善保管好印章，如因各种原因外出或者请假的，项目印章应暂时交回公司行政人事部保管，不得将此项工作自行委托他人行使，如确需委托他人行使的，可由公司行政人事部书面同意临时授权。五、项目印章的遗失处理项目印章如发生丢失、损毁或被盗，应及时报告公司行政人事部，公司行政人事部按有关规定应对处置。六、项目印章的用印责任1、项目印章由公司按规定授权项目经理保管、使用和管理，是项目部印章管理使用的第一责任人，如因管理使用不当引起的一切纠纷由保管人员承担全部责任。2、公司授权工程部为项目印章的监印人，故工程部应定期检查项目印章的使用情况及文件资料的留存情况，定期向公司行政人事部汇报检查情况，如发生超授权范围内的用印事故，应在2小时内报告报告行政人事部。3、公司保留对违规用章的处罚，有关违规用章的处罚公司另行规定。七、附则1、本制度自颁布之日起生效，如原来的有关规定与本制度有悖的，以本制度为准。2、本制度有公司行政人事部负责结束。3、本制度附件：附件一：《工程项目印章刻制申请表》附件二：《印章使用登记表》附件三：《印章使用申请表》附件一：附件二：附件三：