建设工程文件归档整理

联合发布UDC中华人民共和国国家标准PGB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范Codeforconstructionprojectdocumentfilingandarrangement20020110发布20020501实施中华人民共和国建设部国家质量监督检验检疫总局第2页共2页中华人民共和国国家标准建设工程文件归档整理规范GB/T503282001主编部门:中华人民共和国建设部批准部门:中华人民共和国建设部施行日期:2002年5月1日第3页共3页关于发布国家标准建设工程文件归档整理规范的通知建标[2002]8号根据我部关于印发二至二一年度工程建设国家标准制订修订计划的通知(建标[2001]87号)的要求由建设部会同有关部门共同制订的建设工程文件归档整理规范经有关部门会审批准为国家标准编号为GB/T503282001自2002年5月1日起施行本规范由建设部负责管理建设部城建档案工作办公室负责具体技术内容的解释建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行中华人民共和国建设部2002年1月10日第4页共4页前言本规范是我部关于印发二至二一年度工程建设国家标准制定修订计划的通知(建标[2001]87号)的要求由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成的在编制过程中规范编制组开展了专题研究进行了比较广泛的调查研究总结了多年来建设工程文件归档整理工作的经验参考中华人民共和国国家标准GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见对主要问题进行了反复修改最后经审定定稿本规范主要规定的内容有:工程文件的归档范围及质量要求工程文件的立卷工程文件的归档工程档案的验收与移交本规范将来可能需要进行局部修订有关局部修订的信息和条文内容将刊登在工程建设标准化杂志上为了提高本规范质量请各单位在执行本规范的过程中注意总结经验积累资料随时将有关的意见和建议寄给建设部城建档案工作办公室(地址:北京三里河路9号邮编:100835)以供今后修订时参考本规范主编单位:建设部城建档案工作办公室本规范参编单位:北京市城建档案馆南京市城建档案馆重庆市城建档案馆广州市城建档案馆本规范主要起草人:王淑珍姜中桥苏文周健民周汉羽蔡艳红第5页共5页目次1总则.........................................................................................62术语.........................................................................................73基本规定..................................................................................94工程文件的归档范围及质量要求..................................................104.1工程文件的归档范围...............................................................104.2归档文件的质量要求...............................................................105工程文件的立卷................................................................125.1立卷的原则和方法...................................................................125.2卷内文件的排列.......................................................................125.3案卷的编目..............................................................................125.4案卷装订............................................................................145.5卷盒卷夹案卷脊背...........................................................146工程文件的归档...........................................................................157工程档案的验收与移交................................................................16附录A建设工程文件归档范围和保管期限表...................................17附录B卷内目录式样......................................................................33附录C卷内备考表式样..................................................................34附录D案卷封面式样......................................................................35附录E案卷脊背式样......................................................................36本规范用词说明................................................................................37第6页共6页1总则1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作统一建设工程档案的验收标准建立完整准确的工程档案制定本规范1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收专业工程按有关规定执行1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外尚应执行现行有关标准的规定第7页共7页2术语2.0.1建设工程项目(constructionproject)经批准按照一个总体设计进行施工经济上实行统一核算行政上具有独立组织形式实行统一管理的工程基本建设单位它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成2.0.2单位工程(singleproject)具有独立的设计文件竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程并构成建设工程项目的组成部分2.0.3分部工程(subproject)单位工程中可以独立组织施工的工程2.0.4建设工程文件(constructionprojectdocument)在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录包括工程准备阶段文件监理文件施工文件竣工图和竣工验收文件也可简称为工程文件2.0.5工程准备阶段文件(seedtimedocumentofaconstructionproject)工程开工以前在立项审批征地勘察设计招投标等工程准备阶段形成的文件2.0.6监理文件(projectmanagementdocument)监理单位在工程设计施工等监理过程中形成的文件2.0.7施工文件(constructingdocument)施工单位在工程施工过程中形成的文件2.0.8竣工图(as-bui1ddrawing)工程竣工验收后真实反映建设工程项目施工结果的图样2.0.9竣工验收文件(handingoverdocument)建设工程项目竣工验收活动中形成的文件2.0.10建设工程档案(projectarchive)在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字图表声像等各种形式的历史记录也可简称工程档案2.0.11案卷(file)由互有联系的若干文件组成的档案保管单位第8页共8页2.0.12立卷(filing)按照一定的原则和方法将有保存价值的文件分门别类整理成案卷亦称组卷2.0.13归档(puttingintorecord)文件形成单位完成其工作任务后将形成的文件整理立卷后按规定移交档案管理机构第9页共9页3基本规定3.0.1建设勘察设计施工监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围3.0.2在工程文件与档案的整理立卷验收移交工作中建设单位应履行下列职责:1在工程招标及与勘察设计施工监理等单位签订协议合同时应对工程文件的套数费用质量移交时间等提出明确要求2收集和整理工程准备阶段竣工验收阶段形成的文件并应进行立卷归档3负责组织监督和检查勘察设计施工监理等单位的工程文件的形成积累和立卷归档工作也可委托监理单位监督检查工程文件的形成积累和立卷归档工作4收集和汇总勘察设计施工监理等单位立卷归档的工程档案5在组织工程竣工验收前应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收未取得工程档案验收认可文件不得组织工程竣工验收6对列入城建档案馆(室)接收范围的工程工程竣工验收后3个月内向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程移交3.0.3勘察设计施工监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交3.0.4建设工程项目实行总承包的总包单位负责收集汇总各分包单位形成的工程档案并应及时向建设单位移交各分包单位应将本单位形成的工程文件整理立卷后及时移交总包单位建设工程项目由几个单位承包的各承包单位负责收集整理立卷其承包项目的工程文件并应及时向建设单位移交3.0.5城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督检查指导在工程竣工验收前应对工程档案进行预验收验收合格后须出具工程档案认可文件第10页共10页4工程文件的归档范围及质量要求4.1工程文件的归档范围4.1.1对与工程建设有关的重要活动记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全整理立卷后归档4.1.2工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求4.2归档文件的质量要求4.2.1归档的工程文件应为原件4.2.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计施工监理等方面的技术规范标准和规程4.2.3工程文件的内容必须真实准确与工程实际相符合4.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料如碳素墨水蓝黑墨水不得使用易褪色的书写材料如:红色墨水纯蓝墨水圆珠笔复写纸铅笔等4.2.5工程文件应字迹清楚图样清晰图表整洁签字盖章手续完备4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm210mm)图纸宜采用国家标准图幅4.2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大耐久性强的纸张图纸一般采用蓝晒图竣工图应是新蓝图计算机出图必须清晰不得使用计算机出图的复印件4.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章1竣工图章的基本内容应包括:竣工图字样施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位现场监理总监2竣工图章示例如下(图4.2.8):第11页共11页3竣工图章尺寸为:50mm80mm4竣工图章应使用不易褪色的红印泥应盖在图标栏上方空白处4.2.9利用施工图改绘竣工图必须标明变更修改依据凡施工图结构工艺平面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的应当重新绘制竣工图4.2.10不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.389)统一折叠成A4幅面(297mm210mm)图标栏露在外面第12页共12页5工程文件的立卷5.1立卷的原则和方法5.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律保持卷内文件的有机联系便于档案的保管和利用5.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时工程文件应按单位工程组卷5.1.3立卷可采用如下方法:1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件监理文件施工文件