建设工程档案管理

建设工程档案管理福建省档案局颜梓森第一节建设工程档案概述一、建设工程相关术语1、建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式，实行统一管理的单位。2、单位工程：指建设项目中具有独立设计文件、可独立施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。规模较大的单位工程，可将其能形成独立使用协能的部分分为子单位工程。3、分部工程：指单位工程中一般按专业性质和工程建设部分划分和确定部分工程的。4、分项工程：是分部工程的组成部分，有一个或若干个检验批组成的基本单元工程。一般按主要工种、材料、施工工艺、设备类型等划分。二、建设工程工作程序及其文件材料的行形成1、项目建设议（立项阶段）2、可行性研究阶段3、设计（初步设计）阶段4、建设（开工）准备阶段5、建设实施阶段6、竣工验收阶段三、建设工程档案的概念建设工程档案（又称建设项目档案、基本档案）是指在工程建设工程中形成的应归档保存的各种形式和载体的文件材料。四、建设工程档案的特点成果的成套性、形成领域的广泛性、内容的专业性、利用的时效性、管理的动态性、记录形式的多样性，等等第二节工程文件材料管理一．工程文件、档案管理的措施1.将档案纳入“项目法人制”、“招投标制”、“工程合同制”、“工程监理制”中；2.坚持项目档案工作与项目建设同步进行；“四同步”：下达工程计划任务与提出文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；工程竣工验收与验收竣工档案同步；项目申报评优及项目有关人员晋职评优时，档案部门同步出具专题归档证明材料同步3.建立健全项目档案管理制度档案管理制度、汇总制度、保密制度、利用制度、图纸更改制度、竣工图编制办法、项目文件归档范围、文件收发文登记制度、文件流程控制制度等4.采取经济制约措施，实行工程档案质量保证金制度（仅适用于建设单位与施工、监理等单位的合同要约，任何国家部门均不得收取工程档案保证金）二．各参建单位文件、档案管理职责1.建设单位的职责建立健全档案管理规章制度；对设计、施工、监理等工作进行检查、指导；做好本单位形成档案的收集、整理；接收和汇总各参建单位档案；提交工程档案验收和专项验收；向有关国家部门移交档案。2.勘察、设计单位收集、整理勘察、设计基础材料和有关的设计文件；参与编制竣工图；向建设单位移交档案3.施工单位收集、整理监理工作中形成的文件；对施工档案特别是竣工图进行审查；向建设单位移交档案。4.监理单位收集、整理监理工作中形成的文件；对施工档案特别是竣工图进行审查；向建设单位移交档案。5.科研单位收集、整理所承担科研课题工作中形成的文件；向建设单位移交档案。三．文件的收集（一）收集范围建设工程的收集要根据《国家重大建设项目文件材料归档范围》及行业颁布的有关归档范围，并结合本项目的实际情况，指定该项目文件的归档范围。（二）收集方法1.依据标准范围收集2.根据工程性质收集3.采取有效措施收集“四列入”：将文件材料的形成列入计划管理，列入施工管理及考核范围，列入有关领导和技术人员岗位职责，列入经济责任制建立档案工作机构及网络。“三参加”：档案人员参加设备开箱、参加各单位验收和项目总验收、参加项目技改鉴定；实行文件登记，对文件流程进行控制。4.抓住重要环节收集工程设计档案：主要抓住初步设计完成阶段、设计结束和总结阶段；工程施工和竣工档案：关键抓住交工和竣工验收阶段；设备档案：与土建工程连在一起的设备在竣工验收阶段进行收集；自制设备在设备鉴定时进行收集；外购设备在设备开箱验收时进行收集；科研档案：抓住年终总结、成果鉴定阶段。5.建立档案管理网络建设单位分管领导档案员勘察单位设计单位施工单位监理单位领导及档案员各部门领导及档案员领导及档案员领导及档案员领导及档案员（三）合理确定文件归档的时间1.按工程结束时间归档2.按项目建设程序或阶段归档3.按单位、分布、分项工程结束时间归档4.按年度归档5.随时归档（四）保证文件归档的质量1.对文件齐全、完整的要求应保证归档文件的齐全、完整，真实反映工程建设的全过程。对照归档范围，查该归档的文件材料是否归档完整；各单位（子单位）工程的文件材料是否归档完整；各工序、阶段的文件材料是否归档完整；从文件的前后联系查是否归档完整，如：请示与批复，正文与附件，原材料出场证明与实验报告、台帐、使用清单，监理通知与反馈，监理例会、月报是否连续，图纸是否与图纸目录对应设备材料是否与图纸目录对应，设备材料是否与清单对应，现场的口头变更是否及时补全，等等。2、对文件内的质量的要求归档的文件应为原件，原则上不得出现复制件；文件内容应真实、准确且填写完整；竣工图应真实的反映工程建设实际情况；文件中的数据不得随意涂改；签字盖章手续完备；字迹清楚，图样清晰，图表整洁。3、对文件材质的要求纸张材料：纸张的强度、厚度及规格应符合有关要求；书写材料：文件的书写、绘图和签字要采用耐久性强的书写材料，禁止用易褪色的书写材料，打印、复印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。特殊材料：电子、录音、录像文件的材质及存储格式应符合国家质量标准要求，并保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘4、对文件属性的区别科技文件与财务文件；科技文件与科技资料。5、对文件价值及密级的区分保管期限：永久、长期、短期密级：根据国家有关文件密集规定执行第三节工程竣工图的编制一．编制形式1.按图施工没有变更的，直接覆盖竣工图章，即可作为竣工图；2.一般变更的，在元施工图上修改，盖竣工图章后，即可作为竣工图；3.重大变更的，或图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图，盖竣工图章后，方可作为竣工图。二．对竣工图进行四方会审由建设、设计、施工、监理等参建单位对竣工图编制的准确情况进行会审，以保证竣工图能真实地反映工程建设实际情况。三．盖竣工图章所有竣工图应由编制单位逐张该竣工图章，竣工图章中的内容应填写齐全、清楚、不得代签；竣工图章盖在标题栏附近空白处，若正面无空白处，则盖在标题栏附近空白处，若正面无空白处，则盖在对应图纸的背面左上角；盖竣工图章时应使用不易褪色印泥。竣工图章格式：编制单位竣工图编制人技术负责人编制日期监理单位名称监理人四．竣工图的折叠折叠后图纸幅面一般应有A3或A4的规格；无论采取哪种折叠方法，折叠后图纸的标准栏应露在外面；（参照GB10609—89《技术制图、复制图的折叠方法》）第四节工程档案的整理一．分类建设单位应根据本工程项目档案数量的多少，来确定档案的设置的类目层次。对于大型项目，要以整个项目为分类对象，在分类时，首先以工程项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类里，再按单位工程或专业、阶段等进行分类。如施工档案可以再按照各单位工程进行分类。对于小型项目，形成的档案数量较少，可以不设二、三级类目，直接建设程序对档案进行组卷整理后依次排列即可。某项目档案前期依据性档案项目管理档案施工档案勘察设计档案竣工验收档案监理档案单位工程03单位工程01单位工程02二、组卷（一）组卷要求案卷必须是一组具有有机联系的文件；案卷内文件的数量要适度；案卷内文件的保存价值和密级应基本一致；案卷应力求整齐美观，便于管理和使用。（三）组卷方法1、按结构组卷；2、按单位（单项）工程组卷；3、按工序货或阶段组卷；4、按专业组卷；5、按问题组卷；6、按名称或文件性质组卷；7、按地区组卷；8、按时间组卷。三、卷内文件排列1、图样的排列在形成时编制了图样的目录，按已编制的图样目录顺序进行排列；在形成时没有编制图样目录，一般按总体和局部关系排列，急总体性、综合性的同样在前，局部的居中，细部的排后。2、文字材料的排列（1）按重要程度排列；（2）按工序排列；（3）按地区排列；（4）按时间排列；（5）按习惯排列。3、图文混合文件的排列有的案卷是有图样和文字材料混合组成的，其排列一般是文字在前，图样在后。四、案卷编目1.编页号2.编卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1福建省第三建筑工程公司单位工程原材料用料汇总表2001122312102—2001三明钢铁厂“闽光”牌钢筋出厂合格证1131879福建顺昌水泥厂“ⅹⅹ”水泥出厂合格证264莆田华顺砖厂砖合格证2001100557—62卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1榕政[2002]8号福州市人们政府关于某工程土地征用的批复200205061—42荣国土[2002]9号福州市国土资源局关于某工程土地征用的请示200204035—103······10某工程指挥部关于某工程土地征用的会议记录2002020730—33卷内目录3、填写卷内备考表卷内备考表说明：1、本卷有文件材料20件，共100也，附图1张。2、本卷内第3份文件钢筋出厂合格证为复印件，原件见J1.4—04案卷。主卷人：ⅹⅹⅹ2002年8月9日检查人：ⅹⅹⅹ2001年9月10日互见号：JZ1——01（照片）4、案卷装订案卷采用整卷装订、不装订（图纸可不装订）二种形式；不装定时，应在没份文件的右上角加盖档号章，文件要按目录排次序排列；档号序号J1.01--01055、填写案卷封面和脊背（1）案卷题名：案卷题名在结构上有3个部分组成，字数一般不超过50个字；案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称如：某高速公路工程开工报告及施工组织设计某高速公路工程勘察、设计、土建施工等合同某高速公路工程G1标西福管理区收费管理楼竣工图不规范的案卷题名，如：某某工程文件材料1某某工程文件材料2变更文件施工文件竣工图合同文件某某工程钢筋、水泥、屋面板、天沟板构件、防水卷材、水泥漆、减水剂、砂浆外加剂等原材料合格证以及钢筋性能试验、水泥、细集料、碎石、砖、土壤、防水卷材、砼配合比、砼、砂浆试块强度报告和试验报告（2）立卷单位；（3）起止日期；（4）保管期限；（5）密级；（6）档号；（7）案卷脊背：填写保管期限、档号和案卷题名。案卷封面填写示意表档号ⅹⅹⅹ---ⅹⅹⅹ档案馆号案卷题名福泉高速公路福州段乌龙江特大桥初步设计说明书立卷单位福州福泉高速公路有限公司起止日期1998.12.7~~1999.1.12保管期限长期密级6、编写案卷目录（科技档案分类目录）序号档号案卷题名立卷单位起止日期数量保管期限密级变更情况备注份数页数类别科技档案分类目录第五节工程档案的验收一．有关依据文件1.福建省人民政府办公厅关于公布省建设厅29个部门行政审批项目的通知（闽政[2006]45号）：第163项“建设工程档案的专项验收或签证”（省档案局）2.国家档案局、国家发展和委员会“重大建设项目档案验收办法”（档发[2006]2号）3.福建省档案局、省建委“福建省建设项目（工程）竣工档案验收细则”（闽档[1993]60号）（年内将作修改）二．验收的组织和程序三．验收的内容1.项目档案的基础管理工作；2.项目档案的完整、准确、系统情况；3.项目档案的安全。第六节工程档案的移交一．有关依据文件1、2002年12月省人大九届常委会“福建省档案条例”：第十条“在重点建设项目竣工验收和重大科研项目成果鉴定后三个月内，建设单位或承担单位应当将档案的整理保管情况报同级人民政府档案行政移交有关国家档案馆保存。省级以及重点建设项目和重大科研项目的档案资料，应当按照规定送省级国家综合档案馆保存。”2.福建省人民政府办公厅关于公布省建设厅29个部门行政审批项目的通知（闽政[2006]45号）：第161项“城市建设档案馆接收规定范围以外档案审批”（省档案局）3.国家档案局“城市建设档案归属与流向暂行办法”（档发字[1997]20号）4.福建省档案局“福建省重点建设项目档案移交办法（暂行）”（闽档[2003]78号）二．移交的单位及内容1.向业主单位、生产使用单位移交全部档案；2.向有关行业主管部门移交的档案，按行业规定办理；3.向国家综合档案馆移交部分档案，根据不同类型有不同要求；4.城市规划区的项目向当地城建档案馆移交部分档案，按《城市建设档案归属与流向暂行办理》。三．移交的案卷质量必须符合《科学技术档案