食品原料的采购管理教材

食品原料的采购管理教材第6章食品原料采购供应管理【本章概要】食品原料的采购供应包括原料的订购、验收、储藏、盘存以及发放等环节，它不仅影响着餐饮产品的生产质量，而且影响着餐饮经营的运行成本。因此，对食品原材料供应的各个环节进行有效的管理和控制，能够很好地提高餐饮经营效益。本章根据食品原料采购供应的不同环节共设置了４节内容，分别是食品原料的采购管理；食品原料的验收管理；食品原料贮藏与领发管理；食品原料的盘存。【教学目标】●了解餐饮业采购组织形式；●熟悉食品原料的采购程序以及原料订购、验收、贮藏、盘存及发放环节相关的规章制度；●掌握食品原料采购的有关控制方法以及库存原料的盘存方法。【关键性术语】直拨原料、订货点采购法、安全存量、订货提前期、永续盘存。6.1食品原料的采购管理6.1.1食品原料采购及采购管理6.1.1.1食品原料采购食品原料采购是指采购部门根据餐饮企业经营的需要，以合理的价格从供应商处购得符合企业标准的食品原料。食品原料采购在餐饮经营过程中起着非常重要的作用，主要表现在以下３个方面：●食品原料采购是保证企业生产经营正常进行的必要条件；●食品原料采购是保证餐饮产品质量的重要环节；●食品原料采购是控制成本的重要环节。6.1.1.2食品原料采购管理食品原料采购管理是指餐饮企业为维护企业利益、实现企业利润目标而对企业采购工作所进行的计划、组织、协调和控制等一系列活动。食品原料采购管理站在餐饮企业整体利益的基础上，追求采购工作的顺利进行和整体效益，既包括对采购组织、采购人员的管理，又包括对采购程序、采购计划、采购活动以及采购资金的控制。6.1.2食品原料采购组织管理6.1.2.1采购组织形式（１）按部门分工划分采供部负责制国内大多数规模较大的餐饮企业都设立了专门的采供部，由财务部领导。这种组织形态由于采购业务归采供部统一管理，采购时相对比较规范，制度比较严密，采购成本、采购资金的管理也比较严格。但在这种采购体制之下，由于采供部门对餐厅运营状况缺乏深入的了解，采购缺乏及时性和灵活性。餐饮部负责制在以餐饮经营为主的企业里，食品原料采购是企业的主要采购工作。这部分企业的食品原料采购一般由餐饮部负责。餐饮部和采供部分工负责制即餐饮部负责鲜活原料的采购，采供部负责可储存原料的采购。（２）按采购统一程度划分集中采购制集中采购分２种形式：一种形式是由２家以上的餐饮企业组织起来，联合采购某些原料物品；另一种形式是大型饭店公司或集团建立地区性的采购办公室，为本公司在该地区的各餐饮企业采购各种食品原料。在具体操作中，各企业将各自所需的原料及数量上报公司采购办公室，办公室汇总以后进行集中采购。订货以后，可根据具体情况由供货单位分别运送到各个餐饮企业，也可由采购办公室统一验收，随后再行分送。独立采购制即各个餐饮经营企业根据自身需要在企业内部设立的采购组织。独立采购制有其自身的优点。采购组织具有相当弹性，较具市场竞争力；有较大的经营自主权。6.1.2.2采购组织工作职责（１）收集供应商信息采购组织应当建立供应商信息库，对供应商的信誉、规模、产品质量、优惠条件等进行全面的描述，并对每一次的交易价格进行记录。（２）收集市场信息采购组织应当了解市场信息，掌握市场行情。（３）采购价格控制即询价、比价、议价、订购工作。（４）采购过程控制采购组织必须对供应商的送货进度进行控制与督促，对供应商交付的货物质量、数量进行检查，并处理异常情况。（５）付款整理、审查采购组织按时对供应商付款进行审核。（６）提交采购工作报告6.13食品原料采购计划编制采购计划以书面（表格）形式规定原料采购的项目、规格、单位、数量、质量要求等，是采购活动的工作说明书。6.1.3.1采购计划分类依据不同参数，采购计划可做不同划分：①按时间跨度可分为年度采购计划、季度采购计划、每月采购计划和日采购计划；②按原料消耗的方式可分为鲜活食品原料采购计划和可储存食品原料采购计划；③按采购的方式可分为零买采购计划和批发采购计划。不同的饭店，可以根据自身的情况编制不同的采购计划。6.1.3.2采购计划内容一份完整的采购计划，应该包括以下内容：●采购基本要求；●采购数量、采购频率、采购批量和计划采购时间；●确定常用原料采购的最佳供货渠道及供货商；●根据采购的数量和理想价格，核算本期采购的资金占用量，以便与饭店的财务预算相比较；●对运输方法有特殊要求的物资，在编制采购计划时，有必要说明其储运方法。6.1.3.3采购计划的编制程序（１）主管领班起草各部门的主管、领班是最了解具体原料需要量的人员，采购计划首先应由最基层的使用单位组织研究，提出计划期内对各类原料的需要品种以及需要数量。部门对班组意见进行审核，提出本部门计划期内对各类物资的需求，上报饭店采购部门。（２）采购部汇总每个部门编制的采购计划在采购部汇总，由采购部逐项检查每种原料的库存量和实际需要采购的数量，并补充所有诸如采购原则、采购渠道、供货商的选择等，从而编制出完整的采购计划。（３）财务部门审核饭店各部门对物资的需求及采购部门的物资采购行为，必然受到饭店资金状况的约束。没有相应的资金支持，物资采购计划就无法实施，因此，编制采购计划时，要由饭店的财务部门审核，将采购计划与饭店预算相比较，调整其中不符合预算的部分，使采购计划更为合理，更具有可行性。（４）总经理审批采购计划要由饭店总经理或分管副经理进行审批，在必要时召集部门经理会议，综合平衡整个采购计划，甚至按规定的程序修改饭店的预算，只有经过总经理层审批的采购计划才是最终将要付诸实施的采购计划。6.1.4食品原料采购程序控制采购程序是采购工作的核心之一。实施采购需要一个有效的工作程序，使从事采购的有关人员和管理人员都清楚应该怎样做、怎样沟通，也使管理者知道怎样去控制和管理。各饭店可根据自己的管理模式，制定符合本饭店的采购程序（图６－１）。（１）填写食品原料请购单鲜活原料请购鲜活原料基本上是当天消耗，为了保持原料的新鲜度，保证食品质量，同时降低由于冷藏产生的库存成本，餐饮企业通常与供货商签订长期供货协议，由供货商提供每天送货服务。厨房以及其他使用部门在前一天及时了解住店人数、订餐情况，再根据同期客座率估算出第二天临时用餐人数，结合当日剩余原料估算出原料的大概使用量；然后填写请购单，由主管领导批准。库存原料请购库存原料大多为耐储存的原料，这些原料经过验收后进入库房保存。库管员根据入库验收日报表、原料发放日报表、库存卡等资料做好各种原料进出库统计，当某种原料库存水平达到订货点或达到订购期时，填写请购单，由主管领导批准。季节性、计划外、新食品原料请购这些原料的使用都不具有长期性，无论是常用库房还是厨房等部门均没有存货。因此，这些原料的请购一般由厨房或其他使用部门根据自己的需要填写请购单，由主管领导批准。请购单（表６－１）一式４联，经相关部门主管领导批准后，一联送交采购部，用于采购参考；一联留存财务部，用于财务审核；一联送交验收部，用于验收控制；第四联自己留存。（２）填写食品原料订购单采购部根据各部门送交的请购单信息，结合市场情况，填写订购单，如果订购单和请购单内容相同，则不需要再次批准。如果订购单和请购单内容有出入，就必须征得使用部门的同意，并经相关主管领导批准，批准后一联留存财务部，用于监督控制；一联送交验收部，用于验收控制；一联送交供应商，用于订购货物；第四联自己留存。（３）验收货物采购员和验收员接收供应商发来的货物和发货单，由验收员验收并填写验收单，采购员签字确认。（４）货物入库采购员、验收员协助库管员将货物验收入库；库管员在入库验收单上签字确认。（５）验收单留存入库验收单应当一式４联，第一联由采购人员交给财务部，用于采购结算和成本核算；采购员留存一联，用于供应商信息分析和填写采购工作报告；验收员和库管员各自留存一联。（６）支付货款财务部核对请购单、订购单、验收单和发货票，向供货商支付货款，采购结束。（７）原料领取各使用部门根据自己需要填写领料单，领取相关原料。6.1.5食品原料采购人员配备（２）丰富的食品原料知识食品原料采购涉及的种类繁多，专业性强，同一类原料的质量、规格也会因为产地的不同而有所差异。麦当劳、肯德基等企业为了实现食品质量的统一标准，一般选用固定的原料供应商。国内市场竞争激烈，供应商数量很多，但规模较小，要从市场上选取最佳的原料需要专业的知识，如果条件允许，采购人员中尽可能配备具有烹饪和食品制作经验的员工。（３）丰富的业务经验和知识原料采购是一个繁杂的过程，包括采购计划的编制、供应商的选择、采购合同的谈判等，采购人员必须具有丰富的采购经验，对采购业务和原料市场有一定的了解。（４）较强的社交能力采购人员同供应商打交道，必须善于同各种类型的人交往，这样才能够做到充分了解市场，了解供应商，做到货比三家，才能在与供应商的谈判中占据有利地位，从而为企业赢得一份满意的采购合同。（５）其他知识采购人员还应该懂得法律知识、财务知识等。卫生部《餐饮业食品索证管理规定》第四条规定：“餐饮业经营者应根据本规定要求，建立食品采购索证、进货验收和台账记录制度，指定专（兼）职人员负责食品索证、验收以及台账记录等工作。台账存放应方便查验。负责食品索证、验收和台账记录的人员应掌握餐饮业常用食品卫生法规规定、食品卫生基本知识和感官鉴别常识。”6.1.6食品原料供应商选择供应商是餐饮企业的生命线，供应商的信誉、稳定程度以及合作意愿是餐饮企业食品原料采购的有效保障。在目前的市场中，虽然供应商数量较多，但层次参差不齐，如果供应商选择不当，会严重影响产品质量和餐饮企业的正常运行。好的供应商应当具备许多条件，通常的选择标准有以下几点。（１）企业资质企业资质是选择供应商的前提和基础，供应商必须是在工商管理部门注册的有营业资格的并具备相关营业证件的企业。企业资质是企业信誉的基础，根据我国有关规定，食品销售或生产企业必须具备以下条件：●营业执照；●卫生许可证；●产品生产企业食品卫生许可证；●产品检验合格证；●税务登记证（国税、地税）。另外，卫生部《餐饮业食品索证管理规定》第五条规定，餐饮业经营者在购买以下食品时应实施采购索证和进货验收制度：●食品（食用油及食品原料）；●食用农产品；●食品添加剂；（２）企业信誉企业信誉是企业在其生产经营活动中所获得的社会上公认的信用和名声，包括产品信誉、服务信誉、竞争信誉、财务信誉、商业信誉和银行信誉等。（３）交易条件在供应商资质和质量信誉都符合要求的情况下，交易条件成为餐饮企业选择交易条件供应商的首要因素（如图６－３）。6.1.7食品原料采购价格控制采购价格是食品原料采购的重要因素，但并不是最低的价格就是理想的采购价格。理想的采购价格是指在某一价格水平上能获得所购原料理想的使用价值，包括理想的质量以及理想的供货服务。食品原料采购并不能为了追求低价格而降低对产品、服务、设备等的要求。饭店必须通过价格比较来获取理想的价格。6.1.7.1价格比较的原则（１）相对最低的原则通过价格比较，选择价格相对最低的供货者。因此，合理的价格一般是最低的价格。但是，最低价格并非绝对是理想的价格，而是相对于质量来说的。（２）保证质量原则饭店在进行价格比较时，应充分考虑原料质量，只有在质量保证的前提下选择最低价才有意义；否则，低价劣质的原料会严重影响饭店的服务质量。（３）供货商信誉原则供货商的供货能力、供货价格、供货质量等，都是价格比较应该考虑的因素。6.1.7.2价格比较的程序（１）了解市场价格在市场上，同类原料因等级、质量、产地等原因会有不同的报价。作为饭店采购人员，应多方多次进行市场调研，及时获取相关信息，了解影响供货商报价的因素，估算出供方会接受的最低限价。（２）设立最高限价在原料采购过程中，有些原料虽然质量很好，但是价格过高，因此，在进行价格比较时，应当设立一个最高限价，在此界限内按照价格比较原则进行价格比较。采购必须在限定的价格下进行，这样也会大大降低选择的难度。（３）报出合理价格在供货商最低限价和饭店最高承受能力这个区间，结合质量等因素，确定饭店愿意支付的最高价格。6.1.7.3获取理想价格的手段和途径（１）