浅论秘书工作的参谋之道

1浅论秘书工作的参谋之道康东辉文学院汉语言文学专业2011级高级秘书班201124052163摘要：参谋职能是秘书部门工作的首要职能，为领导机关和领导者在正确决策和有效执行方面提供参谋服务是秘书工作的职责。而在秘书工作日益复杂的今天，秘书在行使参谋服务的过程中会受到来自不同方面的阻力，如何有效解决这些阻力也体现出一个秘书的修养。本文就秘书参谋职能的内容、发挥参谋职能的方法以及秘书素养等问题进行议论。关键词:秘书工作；参谋方略；素养一、引言自古以来，秘书就是领导的参谋助手，“其有大议，乃诣朝堂，与公卿参谋。”[1]秘书能否做好参谋工作直接关系到领导工作能否有效开展。在现代社会中，秘书充分发挥参谋辅助职能既是组织中管理系统的需要，也是对秘书本身素质能力发展的必然要求。秘书工作主要是通过参谋职能的有效发挥来完成的，如果脱离了参谋职能，秘书工作也不能得以有效进行。二、秘书参谋之道的作用参谋职能是秘书工作的首要职能，它贯穿于秘书部门工作的始终。参谋职能作为秘书工作的主要职能，有其特殊的内涵和意义，对于参谋来说，其有三方面的含义：“一是一种行为过程，参与策划和谋略，为决策者提供智力辅助性活动”[2]261，通俗的来说，就是“代人出主意”[3]118；“二是指从事参谋咨询活动的主体，即参谋者或者参谋”[2]261，也就是“代出主意的人”[3]118，“三是指军队中参与谋划军机，协助军事主管制定作战计划、指挥部队行动、管理和训练部队的军官”[3]118。此三种解释全面概况了参谋的内涵，它既可以是供管理者咨询的个人参谋，也可以是专门的参谋团体，现代社会不断涌现出的“智囊团”、“顾问班2子”，就是团体参与谋划的具体表现。秘书工作千头万绪，参谋服务更是一项很繁冗的活动，而要想有效发挥秘书的参谋职能，就要了解秘书参谋工作的内容。（一）辅助决策随着社会的向前发展，各种信息量不断加大，管理问题变的日益复杂，这给领导者决策增加了很大难度，想要做出科学决策，领导者需要听取多方面意见，秘书工作人员此时应为领导提供可靠、完备的信息资料以及富有创造性和科学价值的参谋服务，辅助领导做出科学决策，为领导工作提供便利。三国时期的郭嘉，是曹操手下第一谋士，其才学超世，深得曹操重用，毛泽东同志评价其“才识超群，足智多谋，长期追随左右，出谋划策，功绩卓著。”[4]138官渡之战前，曹操在为战与不战犹豫不决，此时郭嘉提出了著名的“十胜十败”之说，令曹军将士斗志昂扬，也坚定了曹操讨伐袁绍的决心，郭嘉作为曹操谋士，在曹操决策前帮其详细分析利弊，辅助曹操做出决策，做到了下属的本分。因此，辅助领导决策，不但是对领导者的一种智力的补充和延伸，更是对秘书工作的必然要求。在领导决策过程中，文秘人员在搜集信息掌握情况后，应制定一个或几个方案，并协助领导者选择决策方案、实施方案，进入决策施行阶段后，文秘人员应积极跟进决策实施的进程，跟不同部门进行沟通交流，及时向领导反应情况，发现问题要立刻纠正并做出相应的调整，保证决策方案的顺利进行。辅助领导者决策是一项复杂的活动，它可能会涉及到很多方面，所以要求文秘人员不仅要具备本行业的知识，也需要政治、经济、文化、科学等方面的知识，文秘人员应努力提高自身能力水平，时刻准备迎接来自各方面的挑战，成为领导身边最可靠的“智囊”。湖南省委在召开的全省党委秘书长会议中指出：“要进一步突出决策参谋服务工作的重点，加强信息调研工作，提高文稿的质量，突出抓好协调落实工作。同时，还要下大力提高决策参谋服务水平。”[5]这说明作为文秘工作者，不仅要辅助领导者进行决策，更应该在日常的工作中为领导提供参谋咨询的服务，而参谋咨询服务渗透于单位各个工作中，包括文书撰拟与处理工作、信息收集与整理、会议安排、领导日程规划、信访工作等。所以文秘工作人员要做充分准备，发挥参谋助手作用，出谋划策，帮助领导制定方案。（二）提供决策信息3信息在现代社会中发挥着越来越重要的作用，它在现代企业中的重要性更是不言而喻，任何一个单位或部门，要想进行有效的计划、组织、管理以及控制，都离不开有效的信息作为支撑。“信息是参谋之基，参谋活动是收集、处理、开发、利用信息资源的职能劳动过程。”[2]263秘书部门处于单位枢纽位置，可以了解来自各方面的信息，秘书人员要为领导提供信息参谋。秘书部门向领导提供信息参谋是秘书工作的一个重要职责，但秘书人员在提供信息的时候，不能凭主观臆断对领导夸夸其谈，也不能像专家对某一方面发展的推测那样抽象化，应该立足本单位实际，根据事物发展的客观规律，做出科学预测，给领导提供动态信息,让领导有理可据，务必做到不唯上，不唯书，只唯事，全力为领导决策提供有效的智能支持。“某市有华桦、预新和天歌三家服装公司，生产各类高中低档服装。三家公司的销售额比例是3：2：1。预新为了在竞争中取胜，高薪从大城市请了几位退休的服装设计师做技术指导。天歌服装公司总经理秘书黄信义了解到这一情况后，立即向总经理建议，一方面马上派精明的技工到上海、北京等大城市技术先进的服装公司学习，一方面联系童装、衬衣、短裤等小商品生产和销售渠道的负责人，使工厂在处于劣势时能够维持下去。不久，预新服装公司的优势就显示出来，华桦、预新、天歌三家公司的销售额变成了l.5：4：0.5。天歌服装公司按预定的方案转产童装、衬衣、短裤等小商品，渡过难关。半年后，天歌派出去学习的技工学成后回到公司，设计出了款式新颖、质量优良的中高档服装，很快地占领了市场，华桦、预新、天歌三家服装公司的销售额变成了0.5：0.5：5。该市这两家称雄一时的大公司，在与弱小的天歌公司竞争中认输了。在这个过程中，除了天歌公司总经理能正确决策外，秘书黄信义及时搜集关键性信息，并据此提出具有远见性、超前性的建议，不能说不是一个重要原因”[6]。由此可见有效的信息对推动企业的发展有多么重要，同样，对于单位或部门来说也是如此。（三）利用办公自动化为领导参谋随着网络技术的不断发展，计算机逐步进入到办公室管理系统，取代了许多手工操作，实现了办公自动化，“办公自动化是利用先进的科学技术不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并且这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人-机信息处理系统。”[7]3许多工作也越来越依赖计算机来完成，这4要求文秘人员必须具备较强的办公自动化操作能力，充分利用办公自动化，清楚的认识到参谋对象与有关各要素之间的联系，归纳于整个系统当中，为领导决策提供可靠支持，这样在提高参谋效率的同时，也保证了参谋的准确性与科学性。以上是秘书参谋工作最为重要的几个方面，秘书参谋工作还有很多，总之，秘书作为领导的左膀右臂，参谋工作的范畴是很广的，是否做好参谋工作，也关系到秘书自身能力是否被认可及与领导关系的好坏，文秘工作者应熟知参谋工作的内容，做个好秘书。三、秘书正确履行参谋服务的阻力要想解决问题，首先要清楚的认识问题。任何工作都存在其缺点和不足，秘书参谋活动具有客观性，所以秘书在行使参谋服务时，必定会受到来自不同方面的阻力，在这里我将其分为内在阻力和外在阻力两个方面。（一）内在阻力秘书作为领导的参谋助手，内在阻力是行使参谋工作的重要阻力。一方面源于秘书本身参谋能力有限造成的心有余而力不足。比如有些文秘人员过于注重理论知识的学习，有关秘书工作的实践经验却不足，又缺乏学习新知识的兴趣，创新观念薄弱，这导致了部分秘书人员参谋能力有限，在给领导出谋划策时畏首畏尾，不能提出中肯意见或建议，遇到问题时不能举一反三，比如领导想要去某地旅游，一般情况下，作为领导秘书，就要马上在脑海中浮现出到达此地的里程，还有此地的风土人情，有哪些比较值得游玩的景点，当地气候特点等等一些问题，这些就涉及到地理方面的知识了，所以秘书人员应该具备各个领域的相关知识，做领导的好帮手，不能一问三不知。更有甚者，参谋时不根据实际情况，全凭个人主观臆断，这样的秘书工作者很可能会给组织造成极大损失。作为秘书工作者，应该不断培养自身的参谋能力，善于吸收新知识，勤奋好学，与时俱进，不断更新自身观念，提高自己的责任感和使命感，成为真正的参谋者。另一方面源于社会上的一些看法给秘书造成心理上的内在压力。随着社会的发展，人们对秘书工作的看法也不像以前那样单纯，曾几何时，提到“秘书”，人们往往会和不好的事物联系在一起，尤其是提到女秘书，总会认为“不干净”，其实这完全是对秘书行业的误解，这种误解在无形中给了秘书工作者很大压力，5某些秘书人员心理素质过差，不能很好的缓解这些压力，在向领导提供参谋时不能大方自然的进行工作，这在不知不觉中疏远了秘书与领导之间的关系，秘书工作也不能得以有效进行，久而久之，就会给组织造成不好的后果，其实秘书作为领导助手，跟领导只是纯粹的上下属关系，社会上也许存在个别秘书与领导有不太正当的关系，但也只是个别，不能以偏概全。秘书工作复杂而繁琐，除了接待客人、打印资料、写写文章等这些琐碎工作，还要经常为领导提供意见或建议，帮助领导进行决策，有时候更要协调组织上下关系，做的比别人多，但有些秘书人员的工资待遇却比其他工作人员的低，家庭的负担，加上较低的薪酬，给了秘书工作者额外压力，这可能会让其心中感到一种不平衡，从而影响工作效率，参谋时更不能平心静气的去分析事情，这也成了参谋工作的一大阻碍。（二）外在阻力秘书行使参谋服务时，外在阻力也是不容忽视的重要阻力，一方面秘书作为领导的贴身助手，跟领导的关系最为密切，不同于跟单位其他人员，秘书在单位中跟领导形影不离，对领导的日常一切都了如指掌，这让某些领导者感觉自己被监视，从而抵触秘书工作者，将所有事情全都扛到自己肩上，他们认为秘书部门的工作抄抄写写过于简单，而且秘书人员有时候凭着他们自己的想法做事，会给自己增加额外的工作负担，不愿意把事情交给他们处理。另外，有些秘书人员自身工作能力不够，不能帮领导排忧解难，这让领导者在决策之前不依赖甚至不信任秘书部门，有些秘书部门成了摆设，这在实际情况当中严重阻碍了秘书工作的顺利开展，使得秘书工作显得步履维艰。作为领导者，在决策前应当收集组织内部人员的意见，倾听建议，尤其是秘书部门的，领导者更应给予信任，他们掌握单位的最新信息，对各个部门的工作开展也非常熟悉，基于此点，领导应充分发挥秘书人员的参谋作用，兼听则明，秘书部门不但可以参谋，还能处理日常琐事，例如领导的日程计划、会议的安排、公文的草拟等等，为领导解决了很多不必要的麻烦。同时，秘书人员也要提高自身能力，在工作中给予领导实质性的帮助，通过自身努力赢得领导的信任，切忌自暴自弃，努力排除工作中的一切阻力，让自身及整个单位的工作能有效进行。另一方面，单位内部人员的误解给秘书人员工作带来很大的外在压力。由于6秘书直接听命于领导，地位比较特殊，权力比较大，这有可能引起单位中有些人的非议，有些单位人员认为秘书的只不过是做些琐碎的工作，作用不大，有没有都无所谓，不应该给予他们那么大的权力，这是对秘书工作的片面理解，更是对秘书工作的歪曲，秘书人员长期在这样的工作环境中内心难免不会有所顾虑，这也会直接影响到其工作的开展。秘书部门是一个组织单位的中枢，无论是单位工作的开展，还是单位人员的团结，都离不开秘书部门的沟通协调，可以这样说，没有秘书活动，单位的所有工作不可能顺利完成。总而言之，秘书参谋活动存在多方面的阻力，而且这些阻力都客观存在，秘书工作者要勇于面对困难，及时调整自身状态，协调自身与领导和其他工作人员的关系，全力扫除工作中出现的各种阻力，做好本职工作，真正帮领导解忧排难。说到阻力，就不得不说一下秘书参谋时要遵循的原则了，掌握好这些原则，对排除工作上的阻力有很大的帮助。（三）参谋的原则1.参谋时要清楚自身角色，不越权行事文秘人员在参谋服务的时候应时刻记着自己的身份，不能越过自身职权，替领导者做出决策。作为领导的参谋，文秘人员不能对领导有一丝妒忌跟埋怨，自己写的文稿被领导征用，署上领导自己的名字，秘书应感到欣慰；自己提出的方案被领导采用，不能骄傲自大；做好的预案，领导没有发话，不能私自安排施行；做好每项工作后，应把功劳归于领导，不忘领导的指导。时刻保持清醒的头脑，记着自己的参谋地位，不被外界