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第二部分档案的分类第三部分文件材料的分类与整理第一部分档案知识简介目录习近平总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展都离不开档案。”档案是历史的见证、是未来的基石，是“今可以知古，后可以知今”的重要材料。“档案是历史的河床”，是刻画民族传统的原始标本，是接近历史、研究历史的最佳材料。结绳记事上古无文字结绳以记事结绳记事是在文字发明以前，人们所使用的一种记事方法，即在一条绳子上打结，用以记事。刻契记事也称契刻，就是在木头、竹片、石块、泥板等物体上刻画各种符号和标志，用以表示一定的意义。商代册周代中/简牍、简策秦、汉以后典籍、竹帛、卷轴、文书、文案、案牍、簿书清代康熙十九年（1680）年《起居注》档案“档案”称谓的变化档案管理机构称谓的变化夏朝世堂商朝宗庙周朝天府、守藏室、盟府汉代石渠阁唐代甲库宋代、元代架阁库明、清皇史宬现在档案馆档案馆的任务一、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案及有关资料，并科学地管理。二、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作。三、参与编修史志工作档案的功能档案工作的作用国际档案日简介1948年6月9-11日，位于巴黎的联合国教科文组织(UNESCO)召开了一场专家会议，来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流，经大家讨论决定成立国际档案理事会(ICA)。会上通过了ICA的第一份章程，章程中指出，世界各国的档案工作者应共同努力“为了全人类”保护好档案，开展鉴定并提供利用;档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。国际档案日简介2007年11月，为了庆祝2008年6月9日ICA成立60周年纪念日，ICA全体成员在加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定，将每年的6月9日定为国际档案日。2013年，中华人民共和国国家档案局决定自2013年开始，把每年的6月9日即“国际档案日”作为档案部门的宣传活动日。国际档案日简介国际档案日作为世界档案界一个盛大节日，为世界的档案工作者推动本国档案事业的发展提供了一个契机，有助于提升档案在人民大众、政治家、决策者等各个群体中的地位，鼓励新用户和扩大用户基础，改善档案部门和档案专业的形象，让档案界发挥出它最充分的意义，从而建立起更大的信心和与社会的互动。《中华人民共和国档案法》1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员第二十二次会议通过，自1988年1月1日起施行。根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改中华人民共和国档案法的决定》、2016年11月7日全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议《关于修改中华人民共和国对外贸易法等十二部法律的决定》修正。《档案法》简介档案法规《中华人民共和国档案法实施办法》（1990）《机关档案工作业务建设规范》（1987）《机关文件材料归档范围和文书保管期限规定》（2006）《陕西省档案管理条例》《陕西省国家行政机关公文处理实施办法》《陕西省归档文件整理实施细则》公民在档案事务中享有的权利1.公民享有占有、使用和处理属于自己档案的权利；2.公民有依照规定利用国家档案的权利；3.公民享有公布自己所有档案的权力，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人合法权利；4.向国家捐赠、寄存对国家和社会具有保存价值或应当保密的档案所有者，对其档案享有优先使用权；5.公民享有隐私权，公民对其移交、捐赠和寄存在国家档案馆的不宜向社会开放的档案，可以提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。公民在档案事务中的义务1.公民有保护档案的义务2.属于公民所有的对国家和社会具有保存价值的档案或者应当保密的档案，在保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的情况下，公民有接受国家档案行政部门采取保护措施或者收购、征购的义务。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的定义第一，档案的形成者范围非常之广。党政机关、社会团体、企事业单位以及我们每一个人都能成为档案的形成者；第二，档案反映的内容涉及的领域非常之宽，社会生活的方方面面都能在档案中得到记录；第三，档案种类和形式多样。我们经常看到的政府文件、工程图纸、印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等，都是档案的载体；档案定义解读第四，档案是我们从事每一项活动直接形成的原始记录。我们并不是为了管理档案而创造档案，它来源于我们实际生活、工作中开展活动产生的原始记录，是伴随人类社会活动形成的客观真实的材料。第五，档案是具有保存价值的原始材料。档案定义解读档案分类就是依据一定的标准，按照档案的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。档案的分类档案的分类原则●根据档案形成者：国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等●根据档案内容性质：立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等档案的分类●根据档案的载体形式：根据档案的载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等●按照记录信息方式：文字档案、图形档案、声像档案等羊皮档案石刻档案简牍档案泥板档案缣帛档案甲骨档案金文档案纸质档案-清代契约胶片档案磁带档案档案的分类●按照档案形成时期:可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。在我国，通常分为中华人民共和国时期档案和中华人民共和国建国前档案两大类。●根据档案所有权形式:国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案档案的分类中国共产党党务贸易、旅游国家政务总类农业、林业、水利政法工业军事交通运输外交邮电政协、民主党派、群众团体城乡建设、建筑业文化、教育、卫生、体育环境保护、土地管理科学研究海洋、气象、地震、测绘计划、经济管理标准、计量、专利财政、金融档案的分类某区乡镇办事处文件材料分类方案党群类纪检监察类人大工作类政务类科教文卫计生类民政司法类计划统计类财贸类乡企类国土矿产资源类交通村镇建设类农林水牧农机类档案的分类某市农业局文件材料分类法党委政办科农业科科教科计划发展科法制科文件材料的分类归档文件材料最通用的分类方法：●按年度分类，根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。●按保管期限分类，根据划定的不同的保管期限对归档文件进行分类。●按机构分类，根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。●按问题分类，根据归档文件内容所涉及的不同问题对归档文件进行分类。文件材料的分类在实际工作中，由于文件材料档案构成的复杂性，单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别是比较少的，通常是采用复式分类方法。最常用的分类方法主要有：年度——机构分类法、年度——问题分类法、年度——机构/问题——保管期限分类法、保管期限——年度——机构/问题分类法。文件材料的分类保管期限-年度-机构/问题分类：先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构（问题）分类。永久2017年党群类30年2017年行政类10年2017年教学类机关文书档案的保管期限定位永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。文件材料的分类分类方法年度-机构/问题-保管期限分类：2017年政办科永久2017年政办科30年2017年政办科10年文件材料的分类各单位、机关、学校可以根据实际情况制定本单位档案实体分类方案、归档范围和保管期限表。同一立档单位应保持分类方案的一致性和稳定性。文件材料的分类与整理文件材料的归档原则：●归档的文件材料必须对机关单位和社会有史料和研究价值，具有参考价值和凭证作用。●归档的文件材料必须反映机关单位各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。●归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持文件的原貌，保持彼此间的有机联系和成套性特点。文件材料的分类与整理机关文件材料归档范围：1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。文件材料的分类与整理机关文件材料归档范围1.本单位形成的文件材料2.上级来文：①.上级机关颁发的属于本单位业务主管并要贯彻执行的文件材料。如：中共陕西省委宣传部中共陕西省委高教工委陕西省教育厅关于印发《陕西省普通高校思想政治课建设体系创新计划实施方案的通知》②.普发的非本单位主管弹药贯彻执行的文件材料。如：陕西省教育厅转发《陕西省关于加强信息保护的若干规定》的通知文件材料的分类与整理机关文件材料归档范围：3.同级和非隶属机关的来文①.非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。如：安康市人力资源和社会保障局关于印发《安康市事业单位工作人员考核实施办法（试行）》的通知②.与本机关联系、协商工作的重要来往文件。如：校企合作、联合办学的相关协议③.有关业务机关对本单位的工作进行检查形成的重要文件等。如：审计工作、保密工作、档案工作等。文件材料的分类与整理检查归档文件●对照收发文登记簿核查，不遗不漏。●检查文件是否办理完毕，需签字、盖章部分有无遗漏，材料是否齐全（有无缺页、发文签发单，正件、附件是否齐全）文件材料的分类与整理“账外文件”的归档“账外文件”，指未经本单位收发文登记的文件材料。比如：●本单位召开的各种重要会所形成的材料，包括会议记录、领导人讲话稿，会议所形成的照片、录音和录像材料等●本单位领导和业务人员外出开会带回来的各种类型、各种载体的文件材料●本单位的各种规章制度：本单位及内部机构制定的重要的规章制度、办法等。文件材料的分类与整理机关文件材料不归档范围：1.上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2.本机关文件材料中的重分文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；文件材料的分类与整理机关文件材料不归档范围：3.同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料；4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。文件材料的分类与整理归档文件整理原则：●归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。●归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。●归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。●归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。文件材料的分类与整理整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）使之有序化的过程。文件材料的分类与整理整理规则归档文件以“件”为整理单位（《中华人民共和国档案行业标准》DA/T22-2015）●是自然的形成●以单个独立成册的形式存在●具有独立可用的效果●是文件归档时的基本保管单位文件材料的分类与整理整理规则—以“件”为单位●文件正本与定稿为一件；●转发文与被转发文为一件；●原件与复制件为一件；●正文与文件处理单为一件；●正文与附件为一件；●正文与发文稿纸，为一件；●式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件;文件材料的分类与整理●来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知