办文、办会、办事实务

主讲人：郦昕阳无论办文、办会、办事都要一丝不苟、严谨细致、精益求精于细微处见精神，在细节之间显水平故事[]办文、办会、办事是机关工作的常态。是办学档次和水平的体现之一。学校发展，任务越来越重，大家十分繁忙，需要有更高更专业的水平和能力去提高成效。——因此如何提高办文、办会、办事能力非常迫切而重要。故事[]办品质之学第4页第一部分01办事02办会03办文毛主席：人办一切事情都难免这种情形，有比较会办和比较地不会办之分罢了。会办：好事办好。难事办成。不放心的事办放心。——办成事，高效率。不会办：好事办砸。简单的事办复杂；复杂的事抓不住重点。放心的事办得不放心。——办不成事、低效率、夹生饭。办品质之学第5页第一部分01办事02办会03办文一、按规矩办事规矩：法律法规上级政策文件学校政策文件会议精神遵守。用好。办品质之学第6页第一部分01办事02办会03办文规矩是标准的一部分。是办事的重要依靠。有规矩的、可以按照规矩办的，首先要按规矩办。规矩是办事的依据。与文件、政策、上级精神等有不一致需要作出改变的要向领导请示并找到合法合理的理由（主要是针对上级文件、指示的不合理、不完善而言）。用好规矩，规矩既是约束，更是做成事的“尚方宝剑”。其他规矩：通用格式（常用公文、文件标题、约定俗成、基本礼仪等也可视作办事规矩）。——建立规矩思维。增强政策水平和政策能力。学习很重要。一、按规矩办事办品质之学第7页第一部分01办事02办会03办文1.明确岗位（部门）职责：①宏观、中观、微观；总的职责与具体职责。先把握总的职责，再逐步细分具体职责（工作）。②事物是在不断发展的，工作是需要不断创新的，有些职责宜粗不宜细，有些宜细不宜粗，因事把握。③有职责分工也需要好的文化氛围：团结互助，形成合力。二、按职责办事办品质之学第8页第一部分01办事02办会03办文2.防止7种倾向：防止失职渎职责：不明职责，乱用职责。①孰视无睹——没有责任心，问题很明显，不去解决。②不以为然——缺少敏感和判断。③相互推诿——没有主人翁意识和斤斤计较。④不知所为——不知干什么、不知怎么开展工作，缺少把握。二、按职责办事办品质之学第9页第一部分01办事02办会03办文2.防止7种倾向：⑤擅长指出别人（别单位、别部门）问题，对自己职责疏于履行和检点。⑥喜欢关起门（本单位、本部门）来做，不喜欢协商，不喜欢别人参与。这样做事往往不能提高档次，也不利于资源统筹利用。⑦越职越权，超过自己和本单位、本部门的权限做事，即使好心也办坏事。二、按职责办事办品质之学第10页第一部分01办事02办会03办文1.有意识：领导有指示（意图），必须去落实（职能部门和部属，这是岗位职责，不能有不落实的思想）。2.有思想：与领导讨论完善。三、落实领导指示（意图）办事指示：明确的——相对简单意图：想法（观点）、思考完善中（领导也没有完全想清楚）——更是水平能力办品质之学第11页第一部分01办事02办会03办文3.有方法：①事项三要素:①办什么事（内容）。②完成时间（时限）。把时间留一部分给领导，也要给自己留一点修改时间。③工作标准和注意事项。三、落实领导指示（意图）办事办品质之学第12页第一部分01办事02办会03办文3.有方法：②调研、开会、学习、信息收集、分析等（用多种方法理清思路）。信息掌握要准确、周全。③简单而明确的事情直接办。④复杂而重大的事情要出方案并向领导汇报请示。三、落实领导指示（意图）办事办品质之学第13页第一部分01办事02办会03办文3.有方法：⑤对不同领导的不同想法要进行分析，能结合的要结合，不能结合或领导考虑不周到不妥当的要有合理而策略的解释。对领导存在的疏忽要提醒或想办法完善。对领导的指示随着思考深入而变化的要及时跟进。⑥办事往往不只有一种方法，而是有多种方法，要选择最适合的方法。会动脑子，懂规则，会灵活。三、落实领导指示（意图）办事办品质之学第14页第一部分01办事02办会03办文4.出成果：不能仅有事功，重在事情做出成果（价值）。①完成任务（简单的事情）有汇报。②多种形式办成功：转化为政策制度。申报成功。开创局面或面貌改善。标志性成果（竞争力强）。5.对重要（重大）的事情办好以后要有总结研讨。三、落实领导指示（意图）办事办品质之学第15页第一部分01办事02办会03办文1.程序制定要科学合理，从实际出发。2.有些程序虽无明确规定，但它是机关工作的必备素质。3.无论个人情愿不情愿，都得按程序办。4.程序与效率会有冲突，但没有程序的不良后果更大。四、按程序办事程序：办事的次序和步骤。办品质之学第16页第一部分01办事02办会03办文5.办文、办事、办会都有程序。决策层要守决策程序，执行层要守执行程序。该请示的要请示（无权决定、未决定以前），该汇报的要汇报，领导或牵头单位（部门）、院办该协调的要协调，该会商会签的要会商会签。重要的事情请示汇报协调会商应当正正规规，不能马马虎虎。先向谁请示汇报。同时请示汇报。会商协调先后顺序。发文、转发先后顺序（该同时发的也不能分开发）。四、按程序办事办品质之学第17页第一部分01办事02办会03办文6.程序的根本依据是职能分工（不能越权越职）。牵头部门与协同部门要各守职责，都是职责。7.程序要到位但也不能随意增加程序。“于法周延，于事简便”（系统性和制度之间的相互衔接。操作性和制度的明确具体、实在管用）。四、按程序办事办品质之学第18页第一部分01办事02办会03办文职业意识、职业责任、专业意识（越是内行的人越忙不过来）。争优意识：动脑子把一件事办得更好。五、增强事业心、责任心办品质之学第19页第一部分01办事02办会03办文1.接待要报批。重大接待任务要制订详细方案。要素明确：时间、地点、人物（姓名不能搞错，查电话本或向其本人征询）、领导安排、主办单位、车辆使用、安保、联络人员、食宿安排（宾馆要事先去看过）、经费预算、工作内容和内容准备，活动安排（包括参观路线、参观区域、参观景点及四季特点和典型性）等都要有详细安排，任务、责任到部门和人。六、办事的接待礼仪和日常礼仪★接待工作：公务活动中的迎来送往。古今中外皆有规范（制度或约定俗成）以下针对相对重要的接待工作而言：办品质之学第20页第一部分01办事02办会03办文2.接站。重要工作和重要领导来校要安排接站（包括高速路口）。接站人员级别要合适。人数、地点（车站、机场、高速出口等）、时间等要搞清楚。用车要确保安全：司机绝不能开快车、不能违反交通规则、车辆状况事先要检查到位。交流既要热情（风土人情），又不要涉及敏感话题。如果领导（客人）需要休息一下，那么就要保持安静。接站和行程要及时与学校相关领导通报，以便学校安排。上下车要帮领导（客人）打开车门。六、办事的接待礼仪和日常礼仪办品质之学第21页第一部分01办事02办会03办文3.学会排座次。①座次：既有明确的标准，又有约定俗成的礼数。在一定场合必须重视。②一般原则：按机关大小顺序（如市委、市人大、市政府、市政协……）按编制序列顺序（省市政府、省厅电话号码本）按任职大小顺序按任职先后顺序按学术身份高低顺序按尊老敬贤顺序按姓氏笔画顺序按工作主次要求顺序——不同的情况用不同的原则排列。要有原则，但在特殊情况下也可以适当变通。六、办事的接待礼仪和日常礼仪办品质之学第22页第一部分01办事02办会03办文3.学会排座次。③乘车座车座次：上车：职务低的先上车，职务高的后上车。下车：职务高先下，职务低后下。最高职务领导坐的车停在最显要位置（司机要注意把握）。座车：大巴、中巴，离门越近位置越高。轿车：A.主人自己开车，你应坐在副驾驶位置。B.司机开车，领导一般是司机后面（后排左）位置为上座，也可以是后排右位置，具体按领导喜好。六、办事的接待礼仪和日常礼仪办品质之学第23页第一部分01办事02办会03办文3.学会排座次。④开会座次：A.面对正门的位置为上座（主位，餐饮也是如此）。B.单数：居中为最高职务，然后按职务大小先左后右，左右左右的次序排列。双数：右为大，即第一位的左手位是第二位，右手位为第三位，第二位的左手位是第四位，以此类推。再简单一点说，第二位的右手位是第一位。⑤合影座次：座次如上。第一排座位名字贴在椅背上。领导落座前，其他人员应当先站好。六、办事的接待礼仪和日常礼仪办品质之学第24页第一部分01办事02办会03办文3.学会排座次。⑥乘电梯座次：无人值守电梯：工作人员先入后出，按楼层、按开关钮。领导后进先出。有人值守：领导先进先出，工作人员后进后出。⑦参观引路：领导在右。工作人员带路：在领导（客人）的左前方1-1.5米之处（一步之遥），身体侧向领导，左手引路。如果不需要引路，陪同人员一般在左稍后面（半步）陪同。⑧出入房门和就座：领导先入先出。领导先坐先起。六、办事的接待礼仪和日常礼仪办品质之学第25页第一部分01办事02办会03办文1.握手：①面对不熟悉的上级、长辈，或你是男性对方为女性时，一般要先等对方主动伸出手才可握手。对方如果是熟悉的朋友、同辈、下级，你应主动伸手表示热情。②伸手要果决（不管被动方还是主动方），不要迟疑。③握手时眼睛要看着对方，热情友好，问候对方、听对方问候或讲话。★日常礼仪（机关礼仪）机关礼仪是指机关工作言行模式。六、办事的接待礼仪和日常礼仪办品质之学第26页第一部分01办事02办会03办文1.握手：④对方松开，你也应松开。不要握牢不放。⑤握手时手指要弯曲，不能只触及一下。⑥握手时，相互十分了解熟悉，有时另一手去握对方的手臂，或双方握住对方的一只手，如果彼此陌生初次握，则不可这样。六、办事的接待礼仪和日常礼仪办品质之学第27页第一部分01办事02办会03办文2.打电话的礼仪：①时间把握：非特殊情况一般早上8点以前、中午12点至2点、晚上10点以后不打电话。公务电话最好的时间早上9点至11点，下午2点至4点。私事电话一般在下班以后（一般事项不在休息和就餐时间打电话）。通话时间要注意控制，一般不超过10分钟，如果内容较多较复杂，需要超过10分钟，则在接通后先说明。②一般应让铃响六声以后，若对方无人接听再挂断。重要电话，应在过2分钟左右时间内再拨打一次，第二次响铃三到四声即可。六、办事的接待礼仪和日常礼仪办品质之学第28页第一部分01办事02办会03办文2.打电话的礼仪：③接听：先问好，然后等待对方说话。拨打：先问好，再通报个人姓名和（或）学校名称。（不可让对方猜你是谁。短信、微信（非实名）要署名）。④通话过程中，要不时回应对方的谈话。⑤通话结束前，一般根据内容由接听电话的人向拨号人道谢，并在拨电话的人先挂断以后，接听人再挂断。但如果是上下级之间通话（长辈与小辈），下级（小辈）应先有态度或道谢，应等上级（长辈）先挂机，这样才可以确保领导（长辈）把问题交代清楚。六、办事的接待礼仪和日常礼仪办品质之学第29页第一部分01办事02办会03办文3.仪容仪表：注重仪表风度，有助于人们塑造更加完美的形象。穿戴虽为个人所好，但也确实有层次高下之分。①着装的一个重要原则是协调：大小、款式、色彩与自身身体条件协调；服装本身协调；着装与时间、地点、环境协调；着装与本人所代表的身份相协调；着装与工作（活动）协调。西装：坐着时可解扣，站着时、走路时要扣上，特别是接待领导，更要全扣上（显得干练和对领导尊重）。六、办事的接待礼仪和日常礼仪办品质之学第30页第一部分01办事02办会03办文3.仪容仪表：②体态：不“跷二郎腿”，不抖腿。陪餐咀嚼时上下唇发出的声音要尽可能轻微。吹口哨、哼歌要注意场合。③仪容：干净整洁，不邋遢。及时修剪（指甲、毛发）。重要场合适度化妆。尽量减少烟味（身体的烟味和材料的烟味）。六、办事的接待礼仪和日常礼仪办品质之学第31页第二部分01办事02办会03办文办会会议有各种类型，不同的会议办会要求有所不同，这里只是就一般而言。一、会前准备1.搞清会议意图（了解领导意图）：会议目的会议主题会议召开的方式参加会议对象办品质之学第32页第二部分01办事02办会03办文2.提出议程初步安排（主题明确，内容和次序适当）议