电子文档管理规定

编号Doc.No.5日期Iss.Date2016.4.25标题Title电子文档管理规定页次Page1/3版次Rev.No.A0编制人：编制日期：审核人：审核日期：批准人：批准日期：会签部门会签人签字日期质量部生产部销售部财务部综合管理部编号Doc.No.5日期Iss.Date2016.4.25标题Title电子文档管理规定页次Page2/3版次Rev.No.A01目的：为规范公司资讯管理，规范公司资料信息的使用，提高员工工作效率，确保计算机的正常运行，保证文件资料的完整性，正确性，安全性，以免造成文件资料的丢失，系统崩溃等现象，特制定本管制程序。2适用范围：凡本公司电脑使用人员，公司对内、对外的各种文书文件、电子邮件、图面技术资料等均适用。3定义：无4职责：4.1综合管理部IT负责电子文档的综合管理,对磁盘\光盘等电子文件媒介进行归档；4.2综合管理部IT负责电子文档的技术支持和技术管理；4.3各种文书文件的建立、编辑、保存等由各部门负责。4.4各种图面、技术资料由各部门编制后，存档在网络公共盘相应的文件夹内。5流程图：无6程序：6.1各部门编写的各种文书文件应建立在该计算机卷标为“E:\TC”的网络分区内，每人均可自行设置自己的文件夹，应尽量少存放在“c:\mydocument”或C:盘上。以免文件的丢失。6.1.1公司所有重要资料全部存放在服务器上，各部门通过用户权限访问。6.1.2凡公司的公共资料都必须存放在服务器上，权限由领导审批后交由网管处理。公司各部门资料存放在服务器上相应的部门文件夹内，需要和公司其他部门共享的资料都要存放在共享区的部门文件夹内，即时更新。服务器于每周五备份一次。6.1.3个人电脑上的资料，重要的都要在服务器上做好备份，以免丢失找不回。一般资料存放在个人电脑上，尽量减少服务器的负担。6.1.4个人电脑上资料的存放必须存放在指定的分区。原则上所有个人资料都应该存放在非系统盘，一般都是D：或E：盘的个人文件夹内，确保电脑系统损坏时，文件能找回。6.1.5个人电脑原则上不允许私自设立共享文件夹，以避免资料丢失、病毒传播等危害。如有需要共享的文件应放入服务器的共享文件夹内。6.2一般文书文件6.2.1各部门不得擅自修改系统参数及删除系统文件。如遇特殊情况，请主动与综合管理部IT联系，协助处理。6.2.2在编辑过程中，如出现异常情况，请及时联系综合管理部IT协助处理。6.2.3未经许可，不得擅自使用其他部门的计算机。6.2.4公司人员不得擅自携带光盘、U盘、MP3到公司使用，如有需要，须经综合管理部IT确认无病毒后，方可使用。6.2.5操作人员应将编辑完的文书文件依规定存放在相关的子目录中，严禁将其存放在其他部门的计算机或文件夹中。6.2.6各部门可利用公司内部局域网进行文件的调用、传输。6.2.7公司人员不得利用公司网络进行与工作无关的上网行为，上网时需按《IT设备管理规定》严格规范操作。6.3文件的备份6.3.1各部门应每季度将编辑的重要文件资料压缩后，送综合管理部IT保管。6.3.2各部门备份文件的命名格式：部门代码——时间编号——文件编号A.部门代码编码规则：各部门英文缩写，如综合管理部：MDB.时间编号为：“yyyy/mm”（“y”代表“年”，“m”代表“月”）。C.文件编号为：01、02、03、……。6.3.3财务部应每日自行备份财务数据。编号Doc.No.5日期Iss.Date2016.4.25标题Title电子文档管理规定页次Page3/3版次Rev.No.A07相关文件：7.1《IT设施管理规定》8修订记录实施日期版本修订内容修订原因编制审核批准