管理学-第Ⅳ讲做好对的事

第Ⅳ讲做好对的事中国石油大学经济管理学院李宏勋教授第四讲做好对的事——计划和执行本讲内容计划及其制订计划的执行计划工作的重要性计划的制订沟通激励纠偏总结：如何进行有效的管理一、计划及其制订我也常常会有宏伟的目标，但为什么总是实现不了?根据管理理论，没有良好的计划和执行力，目标就难以变成现实！目标落实过程总体目标年度计划组织结构部门职能部门月度计划月度计划部门年度计划岗位职责岗位月度工作计划各岗位工作各部门工作达成的组织目标组织目标转化为组织成员具体行动的过程示意图首先在于有一个具体清晰的计划1、计划工作及其重要性•计划工作：确定必要的行动方针，以期在未来的发展中能够实现目标的过程。•计划工作包括调查研究、预测未来、设置目标、制订计划、贯彻落实、监督检查和修正等内容。有效地计划是一切成功的秘诀•通过清楚地确定目标和如何实现这些目标，可为我们行动提供一幅路线图或行动图，从而减少不确定性和模糊性，并对有限资源作出合理的分配（梳理）；•通过清楚地说明任务与目标之间的关系，可制订出指导日常决策的原则，并培养计划执行者的主人翁精神和责任心（压力）；•由于目标、任务、责任明确，可使各项工作得以较快和较顺利地实施，并提高经营效率（效率）；•借助计划可克服由于资源的短缺和未来情况的不确定性所带来的困难，使一些本来无法或难以有效实现的目标得以实现（效益）。讨论：为什么不做计划•变化太快，计划跟不上变化快；•计划完成不了；•有计划太约束，不自由；•没有时间做计划；•计划没有用；•不知道如何做计划。•正因为有变化才需要做计划；•没完成才知道有问题；•计划是有效实现目标的手段；•不做计划不知如何利用时间；•计划有没有用、怎么做，做了才知道。为什么要做计划•我们谁也不知将来会怎样，但明天肯定会与今天不同。•计划并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。•计划是一种生存策略，它可以让你获得更多的成功机会。为什么要做计划功能•明确方向•明确目标•明确路径•明确方法•明确责任•明确衡量方法作用•集中资源•行动指南•减少不确定性•提高效率•提高积极性•体会成就和人生价值实验：验证计划的作用•首先，回忆并记录前一周时间运用情况（今天）；•然后安排学习有关时间管理方面的知识（明天）；•作从大后天开始的一周书面计划安排（后天）。•从大后天开始计划的执行，并每天总结。•在实施计划一周后对该周计划执行情况进行总结。•对照计划前后个人生活的变化，验证计划的作用•总结计划制订与执行中存在的问题，总结经验。书面作业内容2、计划的制订•目标必须转化为各项工作，如果只是将其作为一种“意愿”的表达，那么这些目标便形同废纸。•而要转化为工作，就必须是具体的、清晰的和可测量的，是一项“限期”完成的一项特定的责任指派。计划的表现形式计划的主要表现形式目标对组织使命和未来活动方向及相应任务作出的最一般表述，重点在于明确将来应该干什么，最终要达到什么目的。战略说明为实现目标将来应该怎样干。着重叙述实现目标的途径，围绕目标形成框架式行动准则，用于指导各部门工作。政策处理各种问题的一般规定。为落实战略，应制定相应政策，它是人们进行决策时思考和行动的指南，因而也是计划。规章制度为切实落实政策，就必须制订一些强制性的行为准则，规章制度规定了过去、现在和将来必须遵守的各种规则和程序。预算用数字来表示活动的投入与产出的数量、时间、方向等，是一种数字化的计划。预算是组织中主要的计划表现形式。规划为达到目标所制订的包括目标、战略、政策、实行步骤、资源预算等在内的综合性蓝图。由规划可派生出具体的进度计划。凡是针对未来活动在现在所做的工作都属于计划的范畴计划的内容要素前提目标目的战略责任时间表范围预算应变措施内容预测、假设、实施条件最终结果、工作要求理由、意义、重要性基本方法、主要战术人选、奖惩措施起止时间、进度安排组织层次或地理范围费用、代价最坏情况计划所在回答的问题计划在何种情况下有效做什么（What）为什么要做（Why）如何做（How）谁做、做得好坏的结果(WhO)何时做（When）涉及哪些部门或何地（Where)需要投入多少资源（HowMuch）万一。。怎么办计划是对未来活动的事先预测、安排和应变处理一项完整的计划应该包括哪些内容？计划制订过程明确任务或目标制订战略或行动方案明确计划前提条件落实人选明确责任制订进度表分配资源制订应变措施计划草案如何确定进度？如何合理配置资源？如何落实责任？计划制订方法----滚动计划法•滚动计划法(RollingPlanTechnique)是一种将短期计划、中期计划和长期计划有机地结合起来，根据计划的执行情况和环境的变化情况，定期修订未来计划并逐期向前推移的方法。滚动计划法的具体做法•在制定计划时，同时制定未来若干时期的计划，但计划的内容用近细远粗的办法制定，即近期计划尽可能详细、具体，远期计划则比较粗略、笼统；•在计划期的第一阶段结束时，根据该阶段计划的执行情况和内外环境的变化情况，对原计划进行修订，并将计划向前滚动一个阶段；•以后根据同样的原则逐期滚动。•具体如下图所示。计划制订方法----滚动计划法环境的变化环境的变化环境的变化2011年2012年2013年具体较粗粗2012年2013年2014年具体较粗粗2013年2014年2015年具体较粗粗2014年2015年2016年具体较粗粗滚动计划法（Rollingplantechnique）：将短期计划、中期计划和长期计划有机地结合滚动计划法适用于任何类型的计划，既可用于编制五年以上的长期计划，也可用于编制年度计划或月度作业计划。虽然这样使得计划编制工作的任务量加大，但由于计算机的广泛应用，表现出十分明显的优点。其优点主要有：（1）使计划更加符合实际。由于人们无法对将来的变化作出准确估计，所以计划往往不够准确，计划期越长，不准确性越大，而滚动计划法相对缩短了计划期，从而提高了准确性和计划的质量；（2）短期计划、中期计划和长期计划相互衔接，可根据环境的变化及时进行调节，使各期计划基本一致；（3）可以大大增加计划的弹性，提高组织在剧烈变化的环境中的应变能力。3、计划的审定计划完整性审定计划的可行性审查计划完整性审定主要是看该项计划要素是否齐全，也可称之为计划形式审查。计划的可行性审查也叫内容审查，主要是评价计划中所列各事项的可行性。审定的方法计划的审定可由上级审定、同事审定，也可由群众讨论评价可根据计划评审的要求将问题列成一张清单，作为检核表据此审定。二、计划的执行•最好的计划，如果没有得到很好的贯彻落实，那么仍然取不到应有的效果。•人是社会人，在计划执行的过程中难免会受到社会各方面因素的影响，为了使计划能够得以有效执行，沟通和激励是必不可少的。•同时，环境的变化始终存在，我们需要通过总结和纠偏以保持计划的适应性。1、沟通的技术•沟通是指信息从发送者到接受者的传递过程。•沟通在管理的各个方面得到了广泛的运用。•管理者要履行好其职责，就必须掌握良好的沟通技巧。思考题：沟通的目的是什么？•沟通的目的：取得对方的理解与支持•有效沟通的标志：信息接受者愿意按照信息发送者的意图采取相应的行动。有效沟通的条件信息发送者信息接受者小李，明天一起去看画展行吗？嗯……这个我得看看日程安排。传递信息的渠道或方法信息内容基本条件附加条件•发送者发出的信息应完整准确•接受者能接受到完整信息并能够正确理解这一信息•接受者愿意以恰当的形式按传递过来的信息采取行动思考题：影响人际沟通效果的因素主要有哪些？谁与谁（沟通行为主体）在怎样的情况下（沟通环境）就什么议题（沟通内容）以怎样的方式（沟通方式）进行沟通沟通结果沟通效果取决于进行沟通的行为主体的个体行为。态度决定沟通行为态度喜欢不喜欢讨厌沟通行为喜闻乐讲、主动积极听而不闻、沉默寡言不理不睬、拒绝参与举例学生的偏科现象个性决定沟通方式个性倾向内向外向沟通方式慎言细听直爽粗心情绪影响信息接受信息所接受的信息信息处理•逻辑判断过程•情感分析过程•生理反应过程•明知错误或不合适，但千方百计寻找借口•坚持己见，拒绝接受信息•被迫接受，带着偏激的情绪执行指令•竭力控制不满当人的内心情感和外在的客观事实发生矛盾时，就会产生对结论的困惑。当这种困惑严重到相当程度时，人的自卫机制就会发生作用，从而影响沟通效果。可能发生如下情景：理解能力影响沟通效果千方百计偷工减料正确的行为提高经济效益加强推销力度合理降低成本提高管理水平………………对同一信息，由于理解力的不同，会产生不同的理解，从而产生不同的行为。一个人理解能力的高低主要与其受教育的程度有关。小结：个体行为对沟通的影响•态度决定沟通行为：沟通不沟通•个性决定沟通方式：以怎样的形式进行沟通•情绪影响信息接受：是否能完整接受到信息•理解能力决定效果：是否能正确地加以理解改善人际沟通的方法•作为信息发送者，要改善人际沟通，一定要了解你的沟通对象（他是谁，是一个什么样的人，他的态度、个性、背景）。因为：•只有弄清楚对方的观点，自己才能找到合适的应付措施。•影响别人的最有效的方法，是谈论他所需要的，教他怎样去得到。作为信息发送者改善人际沟通的方法作为信息发送者要有勇气开口•成为信息发送者。只有当你把心里想的表达出来时，才有可能与他人进行沟通。态度诚恳•使对方成为信息接受者。只有当双方坦诚相待时，才能消除彼此间的隔阂，从而求得相互间的合作。注意选择合适时机•创造良好氛围。要开好头，消除陌生感，寻找共同语言，创造相互配合的氛围。改善人际沟通的方法作为信息发送者提高自己表达能力•准确传递信息。要提高逻辑思维能力，用词造句和演讲的能力，用对方能理解的语言表达。注重双向沟通•及时纠正偏差。提倡双向沟通，鼓励他人不清楚就问，注意倾听反馈意见，或请对方复述表达其理解。积极地进行劝说•达成沟通目的。要从对方的角度出发，晓之以理、动之以情，诱之以利，反复劝说或磋商。改善人际沟通的方法作为信息接受者倾听的技术对于进行有效的沟通来说，同样非常重要。倾听是一种完整地获取信息的方法。自然赋予我们人类一张嘴,两只耳朵。也就是让我们多听少说。------苏格拉底先哲名言信息发送者信息接受者信息积极倾听而非单向输出倾听的艺术：经典管理故事曾经有个小国的人来到中国来，进贡了三个一模一样的金人，把皇帝高兴坏了。可是这小国的人同时出了一个题目：三个金人哪个最有价值？皇帝请来珠宝匠来鉴定，称重量，看做工，都一样．泱泱大国，不会被这点小问题难倒吧？最后，有位退休的大臣说他有办法。皇帝将他请到大殿。老臣拿着三根稻草，插入第一个金人的耳朵里，稻草从另一个耳朵出来了；插入第二个金人的耳朵里，稻草从嘴里直接掉出来了；插入第三个金人的耳朵里，稻草掉进了肚子里，什么响动也没有了。老臣说第三个金人最好价值。感悟：最有价值的人，不一定是最能说的人，老天给我们两只耳朵一个嘴巴，本来就是让我们多听少说的。善于倾听，才是成熟的人最基本素质。倾听是指认真地听对方讲话，并力图弄懂所听到的内容。听与倾听是不同的，听是被动的，而倾听则是主动的。听：耳朵接受响声的行为；只有声音，没有信息；被动的、无意识的行为；主要取决于客观。倾听：不仅获得信息,而且更加了解我们自己及我们的思维的途径；需要技巧和实践；积极的和有意识的行为；主要取决于主观意识。改善人际沟通的方法倾听的四个层次排除干扰，保持安静集中精力，全神贯注设身处地，开动脑筋及时反应，达成目的听清内容注意要点理解涵义掌握精髓小故事•美国知名主持人“林克莱特”一天访问一名小朋友，•问他说：“你长大后想要当什么呀？”小朋友天真的回答：“我要当飞机的驾驶员！”•林克莱特接着问：“如果有一天，你的飞机飞到太平洋上空所有引擎都熄火了，你会怎么办？”小朋友想了说：“我会先告诉坐在飞机上的人绑好安全带，然后我挂上我的降落伞跳出去。”•在现场的观众笑的东倒西歪……•而林克莱特继续注视这孩子，想看他是不是自作聪明的家伙。•没想到，接著孩子的两行热泪夺眶而出，这才使得林克莱特发觉这孩子的悲悯之情远非笔墨所能形容。•于是林克莱特问他说：“为甚么要这么做？”•孩子回答：“我要去拿燃料，我还要回来！