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用友UFERP8.11操作及常见问题2004.09账务处理子系统的核算模式凭证凭证凭证数据用友8.11总账系统操作流程增加/修改操作员建立/修改账套财务分工注册进入用友系统系统初始化日常业务期未处理注册进入用友报表系统UFO报表处理账套输出引入【注册】功能★注册时请注意强调使用操作员Admin。※分别用Admin和账套主管注册，让学生观察菜单变化。【增加操作员】功能★增加操作员时注意强调以下内容:(1)编号必须唯一。(2)操作员一旦被授予权限后，则不能删除。(3)口令的设置方法、重要性。※(1)如果发生人员调走，或放长假的情况，用修改中的注销，放长假又回来上班，用修改中的启用。※(2)操作员编码不可重复，但姓名可以重复。【建账】功能建账时应重点强调必须是Admin。已存账套:a)只能查看，不能删除和修改。b)显示的目的:为了查看账套号，避免新建账套号与已存在账套的重复。账套号:强调a)只能是3位数，001-999。b)不能和已存账套号重复。年初与年中建账的区别:★如为年初启用，则要将1月份至启用期间(月份)前的凭证补录入系统，采用此种方式能够保证全年数据的完整性，但前期工作量较大。★如为年中启用，则需准备好各个科目的累计借方和贷方发生额，并将其录入期初余额录入界面的相应栏位，采用此种方式期初工作量不大，但数据不完整，在处理损益表时，需先将启用月份前一个月的损益表手工录入后，才能保证启用月份的损益表数据自动生成。单位名称:只在发票打印时使用。单位简称:除发票外所有其他的单据使用。★除单位名称外，其他的均可以暂不输入，如使用购销存相关系统要将税号等信息录入完整。本位币代码、本位币名称、企业类型、行业性质、账套主管:必须录入，而且除了账套主管外，本界面的其他设置以后不能修改，必须录入正确。★注意账套主管的指定。★在建账界面账套主管只能选择一人，但在权限界面还可以将其他操作员指定为主管。分类的设置:可不分类，分类是为了统计、分析、调用方便，可根据实际情况选择是否要分类。a、选择了存货、客户、供应商分类:在进行基础信息设置时，必须先设置其分类，然后才能设置其档案。b、选择存货、客户、供应商不分类:在进行基础信息设置时，可以直接设置其档案。★客户、供应商的分类主要是为了管理、统计、查询方便。★设置客户、供应商档案后，不可再重新修改客户、供应商是否分类参数。C、选择有外币核算:才可以处理外币业务。会计科目编码一级科目采用4位数字编码，一级科目名称采用财政部统一规定。其他级别科目企业自定。科目编码定义原则：编码必须唯一；同级科目中文名称不能相同；先上级后下级。42222第一位数字，表示第一级科目，则级次是一数字4的含义代表本级科目编码的长度用4位数字，级长是4第三位数字，表示第三级科目，则级次是三数字2的含义代表本级科目编码的长度用2位数字，这样，第三级科目的编码总长度为4+2+2=6位数字。※只能在系统规定的范围内进行设置:最大级次;最大长度;单级的最大长度。※科目级次第一级不能修改长度的原因：选择了按科目性质预置科目。※该级次的科目一旦设置，此级次的级长不可修改。★此处并非界面所列项目均需调整，要考虑到本单位的实际应用情况，比如是否启用业务模块，否则收发类别可以不用设置;仓库是否进行了货位管理，否则货位可以不用设置;本单位是否需要以地区为口径查询、统计数据，否则地区分类可以不用设置。【设置权限】功能(1)一定强调设置顺序:选择人，选择账套，再授权;(2)账套主管:a、建议不要设置太多主管;b、主管默认拥有所有权限，不能修改与删除;(3)非主管设置:增加按钮，左边是模块，右边是模块中的具体功能;※强调此处只是功能权限的设置界面，具体的明细权限需要时可在总账模块设置Admin(系统管理员)与账套主管的权限区别Admin账套主管1、建立新账套√X2、建立年度账X√3、结转年度数据X√4、修改账套的某些设置X√5、增加、注销操作员√X6、对操作员授权√√7、指定账套主管√X8、清除异常任务和单据锁定√X9、数据输出与引入√√10、修改账套X√用户常见问题及解答:问题1、增加操作员时，如何进行保存?答:操作员相关信息输入完毕，单击“增加”即保存。问题2、启用总账时，为什么看不到我们在系统管理中设置的操作员?答:1、未对操作员进行权限设置。2、对该操作员设置权限时，选择的不是当前账套。3、该操作员没有当前账套的总账权限。问颖3、为什么在系统管理窗口中，修改帐套的选项是灰色的?答:当前注册的操作员是系统管理员。总账的启用★只有第一次进入某账套时，系统才会自动弹出启用界面，以后使用过程中如果需要查询或调整在启用界面设置的信息，可以点击“设置”菜单下的“选项”功能。※第一次的启用界面和选项界面所看到的信息有所不同，系统将最重要的设置信息置于启用界面，在第一次进入账套时可以设置，但需要查询、调整总账中的所有可选项必须进入选项界面，两者存在包容关系，即:启用界面所设的信息在选项界面均会出现。【选项】功能审核控制:设置操作员审核权限。★在核算相对较为简单，会计人员不多的单位建议不需使用该功能。★如果该功能使用后，在总账中还需进一步设置审核的明细权限，否则会造成操作员虽然有审核凭证的权限却无法进行正常的审核操作。出纳签字:涉及现金、银行存款科目的凭证必须由出纳签字后才能记账。★此处需要提醒学生，该选项只是增加一种控制功能，可根据单位的实际操作和人员分工情况确定是否需要启用此选项。客户往来款项:如选择为应收系统核算，本年度内不能更改。选择由应收系统核算，则客户往来凭证应由应收系统生成。供应商往来款项:如选择为应付系统核算，本年度内不能更改。选择由应付系统核算，则供应商往来凭证应由应付系统生成。用户常见问题及解答:问题1、使用总账系统、还是应收、应付系统核算往来账的依据是什么?答:如果要对每项业务进行精确的核算，则用应收、应付核算;如果只对余额进行冲销，则用总账。问题2、如果购买了应收、应付，又选择了总账核算，那是不是应收、应付就浪费了呢?答:不是这样，如果没有购买应收、应付系统，那么不能使用客户和供应商辅助核算，而且在辅助菜单下不会出现客户和供应商的辅助菜单。【会计科目设置】功能增加科目a·科目编码:必须唯一，必须符合科目级长定义。b·科目中文名称:最多可输入10个汉字。C·科目英文名称:最多可输入100个英文字母。★中文、英文不能同时为空。d·助记码:在此设置助记码后，填制凭证时输入助记码系统将根据助记码自动转换成科目名称。e·日记账、银行账:现金要设为日记账;银行存款要设为银行账和日记账。g·外币核算:该科目是否有外币核算，如选择此项，必须同时将账页格式设为外币式。h·数量核算:该科目是否有数量核算，如果进行数量核算，请输入数量核算的计量单位。※需进行数量或外币核算的科目耍按不同的数量计量单位或外币单位分别设置科日。辅助核算辅助核算，即手工会计业务中的各种明细、备查账。采用辅助核算功能，不但能简化科目结构、减少科目数量，而且还能方便地对一些特殊核算对象进行统计分析。辅助核算一般有：日记账辅助核算、银行账辅助核算、部门辅助核算、项目辅助核算、往来辅助核算。辅助核算的设计原理1131应收账款113101应收电视机销售款11310101海南科信公司11310102宣化采掘机器厂11310103北京用友公司………113102应收录像机销售款………1131应收账款113101应收电视机销售款(客户往来)113102应收录像机销售款(客户往来)科目的辅助核算a·应收账款、预收账款、应收票据(客户往来)b·应付账款、预付账款、应付票据(供应商往来，设置方法同客户往来)c·其他应收(付)款增加明细科目:其他应收(付)款-个人其他应收(付)款(个人辅助核算)-单位其他应收(付)款(客户或供应商辅助核算)d·管理费用--差旅费(部门核算)、※设置时慎重:如果科目已有数据，又对辅助核算进行修改，会造成总账与辅助账对账不平。※在运行期间:不要对科目赋予或撤消辅助核算，这样将导致数据不可预料的错误。※辅助核算必须设置在末级科目，为了查询方便，也可以将上级同时设置。※设辅助账时，为了便于学员理解，可以举实例讲解手工设置和电脑设置的区别，让学生了解辅助核算其实就是手工账中某些类型明细账簿的替代品。※对于辅助核算的优点应该重点讲解，如:某些基础信息在多科目之间的共享;系统自动提供的辅助备查账和辅助功能，如:往来两清、催款单等。科目的删除着重讲解在以下情况科目不能删除:★科目已制单。★科目己录入期初余额。★已指定为银行或现金科目。指定科目:现金总账科目、银行总账科目:只需指定现金和银行存款这两个科目。★指定科目的同时系统自动把现金总账科目标识为日记账；把银行存款科目标识为日记账。★如果不指定会计科目，则不能查询现金、银行存款日记账；不能进行出纳签字；填制凭证涉及“银行存款”时，没有结算方式及单据号的录入窗口。※讲课时要特别强调只有现金科目、银行科目需要指定，通过指定科目确定需出纳管理的科目，防止有些学生在指定时将所有科目都选至“己选科目”框。用户常见问题及解答:问题1、什么情况下不能增加明细科目?答:分为几种情况:a·在建账过程中，没有在“分类编码方案中设置科目级次。b·明细科目的编码原则不符合在分类编码方案砷设置的原则。解决方法:在系统控制台中修改科目编码方案。问题2、为什么有时一级总账科目增加后也无法保存?答:增加的科目编码已经在系统里存在了。问题3、指定科目的要注意什么?答:一一对应。问题4、为什么不能把科目设为外币核算?答:在科目设置为外币核算前要先进行外币设置。【凭证类别设置】功能凭证类别:(1)选择制单时的凭证分类方式及其限制类型、限制科目。※限制是指对该凭证类别使用范围的限制，即该凭证类别可用于哪些科目的填制或不可使用哪些科目。※若限制科目为上级，则其所有下级科目都将受到同样的限制。(2)调整凭证类别的排列顺序，决定明细账中凭证的排列顺序。(3)说明借方必有、贷方必有、凭证必无的含义。※为了防止在实际操作中选择凭证类别时疏忽而造成错误，可以进行限制类型和限制科目的设置，例如为避免非收款业务使用收款凭证，可将收款凭证设置为借方必有现金或是银行存款科目的限制，填制凭证时，如转账业务错选凭证类别为收款凭证时，系统会提示:“凭证类别不满足借方必有条件”。【结算方式设置】功能结算方式:结算方式是指实务中的财务结算方式，最多可以分为2级。★结算方式编码:必须唯一。★结算方式名称:最多可写6个汉字或12个字符。★支票据管理标志:选择是否要对此类结算方式进行票据管理。如选择票据管理标志，填制凭证选择此类结算方式时，必须给定相应的票据号，此票据号应在支票登记簿中登记，并在支票登记簿中可自动标识报销。【分类定义】功能分类定义:如在建立账套时选择客户、供应商分类，在进行客户、供应商的档案设置前必须先设置客户、供应商分类。★分类定义必须要逐级增加。★将客户、供应商档案设置在最末级的分类之下。选择是否分类【部门档案】【职员档案】设置功能部门档案:部门编号、部门名称必须录入，其余可为空。部门编号必须符合部门编码级次。部门主管设置方法:此处先不设部门主管，待职员档案设置好后再返回到部门档案中修改设置部门主管。职员档案:职员编号:必须唯一（必录）职员名称:可以重复（必录）所属部门:只能选定末级部门。职员属性:无实际意义。职员被引用后，不能再做修改。★增加最后一个职员时，一定要回车出现下一个空行，视为保存。【客户档案】【供应商档案】设置功能客户档案:a·编号:窑户编号必须唯一，最多可输入20位数字或字符（必录）b·名称:用于销售发票的打印，最多可写49个汉字或98个字符。C·简称:用于业务单据和账表的屏幕显示，最多30个汉字或60个字符（必录）★名称如果没有录入，则自动取简称作为名称。d·所属分类:选择末级分类。用户常见问题及解答:问题1、录入客户、供应商、结算方式、部门时，提示不符合编码原则中的编码原则是什么原则?答:编码原则是指在建账时设置的“分类编码方案”，这个标准一般建账套时在分