公共项目管理与评估――项目采购管理

项目采购管理采购定义采购、购买或者外购就是从外部的供方获取产品和(或)服务。项目采购的对象工程项目货物服务项目采购管理过程内容：采购计划编制幻灯片4询价计划编制幻灯片7询价幻灯片7供方选择幻灯片7合同管理幻灯片7合同收尾幻灯片7采购计划编制是决定采购什么、使用何种类型的合同、以及如何在工作说明书中描述工作。采购计划编制涉及许多法律、组织和财务方面的问题。合同的基本类型固定总价合同、成本补偿合同和单价合同固定总价合同涉及的是详细定义的产品的固定总价，买方承担的风险最小。成本补偿合同规定，买方按实际发生的直接和间接成本向卖方支付合同金额，这种合同买方要承担一定的风险。单价合同规定，买方向卖方按预定的单位价格进行支付，根据具体合同的内容，买方承担不同程度的风险。决定一项具体的采购采用何种类型的合同是非常重要的。所有的合同都应当包括一些具体条款，来明确该项目的特殊内容以及合同终止的条件。由于固定总价合同的价格是固定不变的，其风险分配严重不均衡，如果盲目使用这种类型的合同，可能会导致整个工程的彻底失败，甚至可能引起承包商破产。在实践中一般在下列情况下业主可以考虑采用固定总价合同：（1）工程范围清楚明确（2）工程量小、工期短（3）工程结构、技术简单（4）工程比较复杂但投标期相对宽裕成本补偿合同也叫成本加酬金合同，指业主在支付工程实际成本后，再按实现约定的方式支付给承包商管理费用及利润（酬金）。这种合同方式灵活机动，应用的巧妙的话，可起到非常好的激励作用。a.成本加固定酬金合同这是根据双方协议，工程无论成本多少，其承包商的人工、材料、机械等直接费全部按实报销，然后再给予承包商一笔固定的费用，作为承包商的酬金。b.成本加定比费用合同即承包商的酬金以完成的工作量为计算基数，按协议比例提取酬金的合同。c.成本加目标奖金合同即在成本费用之外，发包方制定若干目标（如成本目标、质量目标、工期目标），若承包商实现目标，则按规定支付奖金报酬的合同。d.最大成本加费用合同即双方协议一个最大的成本加固定酬金金额合同。并规定，当实际费用超过合同规定后，多余部分由承包商自理；当实际成本低于合同费用时，除付给承包商报酬外，多余部分由发包方与承包方分享。e.成本加提成合同即发包方支付给承包方实际成本后，将发包方因本项目产生的利润，进行利润分成，作为给承包商的酬金。这种合同方式可以作为一种项目入股或融资的方式。a.估计工程量单价合同以估计的工程量为依据，投标者只填报单价，而计算出的合同价格的发包方式。项目结束后，按实际量结算，或在月工程款支付中，按实际量支付。也有规定只有相差超过一定数量时，方才按实支付的。b.纯单价合同工程量未知，仅以单价签定合同c.单价合同与总价合同结合对工程量明确的部分，可使用总价合同，变化较大，不确定的以单价合同签定协议。工作说明书非常详细地描述了采购所要完成的工作，以便让潜在的供应商可以决定，他们是否能提供所需的产品和服务，适当的价格是多少。项目采购管理过程询价计划编制包括编写一些诸如建议邀请书一类的采购文件，并建立供方选择的评价标准。询价过程包括采购文件的最终形成、广告、召开供应商会议以及接收建议书或标书。供方选择就是评价潜在卖家并与其进行合同谈判的过程。在评价供应商时，组织应使用正式的建议书评价表。在评价过程中，赋予技术标准的权重不应大于赋予管理和成本标准的权重。合同管理包括合同的最终形成与签署、监督合同的执行、合同的修改。项目经理和关键的项目组成员应当参与合同的起草和管理。项目经理必须留意那些他们没有理解合同而可能造成的法律问题。在处理外部合同时，项目经理和团队应当使用细致的变更控制程序，尤其要注意解释性的变更命令。合同收尾包括产品审核、管理收尾，输出包括合同文件、正式验收和收尾。采购审计明确采购过程中应该吸取的经验教训。标书常用的招标方式1.公开招标2.邀请招标3.谈判招标（议标）4.国际招标公开招标通过媒体公开发布广告招标,也称无限竞争招标优点：1.选择余地大2.平等竞争3.有利于压低标底缺点:1.参与的投标商多,资格预审和评标的工作量大2.招标的费用高邀请招标通过邀请方式,选择几家(最少3家)了解的承包商参与竟标的招标方式,也称有限竞争招标优点1.资格预审和评标的工作量比较小2.对来投标的承包商比较了解3.有利于压低标底缺点:选择余地相对小，有时会有片面性，漏掉有实力的承包商谈判招标（议标）业主指定一家或两三家承包商，通过谈判而非竟标的形式确定是否中标。也称指定招标，是一种非竞争性招标优点：节省时间，容易达成协议缺点：容易出现非正常操作。标书招标书投标书标书是整个招标最重要的一环。标书必须表达出使用单位的全部意愿，不能有疏漏。标书也是投标商投标编制投标书的依据，投标商必须对标书的内容进行实质性的响应，否则被判定为无效标（按废弃标处理）。标书同样也是评标最重要的依据。标书标书的分类（1）按招标的范围可分为国际招标书和国内的招标书。国际招标书要求两种版本，按国际惯例以英文版本为准。考虑到我国企业的外文水平，标书中常常特别说明，当中英文版本产生差异时以中文为准。（2）按招标的标的物划分，又可分为三大类；货物、工程、服务。编制标书的四项原则a．全面反映使用单位需求的原则；b．科学合理的原则；c．公平竞争（不含歧视性条款）d．维护本企业商业秘密及国家利益的原则；招标将面对的使用单位对自己的工程、项目、货物了解程度的差异非常大。再加上项目的复杂程度大，招标机构就要针对使用单位状况、项目复杂情况，组织好使用单位、设计、专家编制好标书。做到全面反映使用单位需求。招标书共有主要内容招标书主要内容可分为三大部分：程序条款、技术条款、商务条款包含下列主要九项内容：a．招标邀请函；b．投标人须知；c．招标项目的技术要求及附件；d．投标书格式；e．投标保证文件；f．合同条件（合同的一般条款及特殊条款）；g．技术标准、规范；h．投标企业资格文件；i．合同格式。招标邀请函招标机构编制，简要介绍招标单位名称、招标项目名称及内容、招标形式、售标、投标、开标时间地点、承办联系人姓名地址电话等。开标时间除前面讲的给投标商留足准备标书传递书的时间外，国际招标应尽量避开国外休假和圣诞节，国内招标避开春节和其它节假日。投标人须知本部分由招标机构编制，是招标的一项重要内容。着重说明本次招标的基本程序。投标者应遵循规定和承诺的义务。投标文件的基本内容、份数、形式、有效期和密封、及投标其它要求。评标的方法、原则、招标结果的处理、合同的授予及签订方式、投标保证金。标书技术要求及附件招标书最要的内容，主要由使用单位提供资料，使用单位和招标机构共同编制。培训及技术服务a)安装调试要求b)人员培训要求验收方式和标准：采用国际通行的标准，或我国承认的国外标准、欧洲标准等。另外不应排斥符合要求的其他标准。报价和保价方式：标书必须要求分项报价，这样便于评标和签约。包装、运输要求很重要，关系到货物能否按时无损地顺利到达使用单位手中。投标书格式此部分由招标公司编制，投标书格式是对投标文件的规范要求。其中包括投标方授权代表签署的投标函，说明投标的具体内容和总报价，并承诺遵守招标程序和各项责任、义务，确认在规定的投标有效期内，投标期限所具有的约束力。还包括技术方案内容的提纲和投标价目表格式，目前我们争取做到性能对表在标书售出时一同交投标商，以便招标者对所有投标者的文件进行同口径的比较。投标保证文件是投标有效的必检文件。保证文件一般采用三种形式：支票、投标保证金和银行保函。项目金额少可采用支票和投标保证金的方式，一般规定2%。投标保证金有效期要长于标书有效期，和履约保证金相衔接。投标保函由银行开具，是借助银行信誉投标。企业信誉和银行信誉是企业进入国际大市场的必要条件。投标方在投标有效期内放弃投标或拒签合同，招标公司有权没收保证金以弥补招标过程蒙受的损失。合同条件这也是招标书的一项重要内容。此部分内容是双方经济关系的法律基础,因此对招投标方都很重要。国际招标应符合国际惯例，也要符合国内法律。由于项目的特殊要求需要提供出补充合同条款，如支付方式、售后服务、质量保证、主保险费用等特殊要求，在标书技术部分专门列出。但这些条款不应过于苛刻，更不允许（实际也作不到）将风险全部转嫁给中标方。设计规范有的设备需要，如通讯系统、输电设备，是确保设备质量的重要文件，应列入招标附件中。技术规范应对施工工艺、工程质量、检验标准作出较为详尽的保证，也是避免发生纠纷的前提。技术规范包括:总纲、工程概况、分期工程对材料、设备和施工技术、质量要求,必要时写清各分及工程量计算规则等。投标企业资格文件：这部分要求由招标机构提出。要求提供企业生产该产品的许可证，及其他资格文件，如ISO9001、ISO9002证书等。另要求提供业绩。