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1《《电电子子文文件件归归档档与与管管理理规规范范》》《《电电子子公公文文归归档档管管理理暂暂行行办办法法》》（（66号号令令））讲讲解解国国家家档档案案局局科科研研所所邱邱晓晓威威11、、背背景景办办公公自自动动化化、、电电子子政政务务等等技技术术的的不不断断发发展展和和普普遍遍应应用用，，电电子子文文件件已已经经和和正正在在大大量量产产生生，，并并将将进进一一步步成成为为新新产产生生文文件件的的主主体体，，做做好好电电子子文文件件归归档档与与管管理理工工作作，，已已经经成成为为新新时时期期档档案案工工作作者者面面临临的的最最大大挑挑战战和和难难题题。。对对电电子子文文件件的的产产生生和和运运行行特特性性，，已已经经有有了了基基本本的的认认识识；；对对电电子子文文件件的的归归档档与与管管理理，，已已经经研研究究制制定定了了一一些些管管理理法法规规和和技技术术标标准准，，一一些些地地方方和和单单位位已已经经开开始始进进行行电电子子文文件件归归档档与与管管理理的的具具体体工工作作；；专专门门用用于于电电子子文文件件归归档档与与管管理理的的软软件件系系统统已已经经投投入入使使用用。。我我国国的的国国内内、、国国外外的的多多项项研研究究有有了了多多项项成成果果。。可可以以说说，，对对于于电电子子文文件件我我们们已已经经不不再再陌陌生生，，电电子子文文件件归归档档与与管管理理已已经经成成为为许许多多档档案案室室工工作作的的重重要要组组成成部部分分22、、事事例例缅缅典典巴巴甘甘的的33990000个个佛佛塔塔历历经经11000000多多年年可可根根据据档档案案恢恢复复原原东东德德电电子子文文件件不不能能读读取取11998855年年美美国国的的李李教教授授宣宣布布：：11994499年年““哈哈弗弗马马克克33””计计算算机机中中的的电电子子文文件件不不能能恢恢复复11998855年年神神户户地地震震丢丢失失部部分分电电子子文文件件11999988年年南南京京法法庭庭认认定定电电子子文文件件为为复复印印件件不不能能作作为为直直接接证证据据11999966年年我我国国某某部部门门OOAA系系统统中中的的电电子子邮邮件件丢丢失失11999966年年加加拿拿大大调调查查委委员员会会宣宣布布因因管管理理不不善善，，该该国国索索马马里里驻驻军军的的电电子子文文件件失失去去凭凭证证作作用用我我国国某某银银行行每每天天将将5500万万张张单单据据电电子子化化，，但但原原件件仍仍须须保保留留只只因因每每年年有有110000余余件件法法庭庭要要求求原原件件11999977年年美美国国GGRRSS2200规规定定可可不不保保留留电电子子文文件件，，引引发发司司法法纠纠纷纷33、、电电子子文文件件涉涉及及的的领领域域从从中中央央到到地地方方甚甚至至村村镇镇从从内内部部办办公公到到电电子子政政务务的的窗窗口口服服务务从从单单位位运运转转到到个个人人生生活活2从从行行政政管管理理到到经经济济建建设设44、、电电子子文文件件形形式式变变化化文文字字图图形形((光光栅栅、、矢矢量量、、三三维维、、图图形形更更迭迭动动画画、、矢矢量量图图动动画画))音音频频视视频频多多种种媒媒体体（（网网页页、、人人员员表表格格示示例例））人人员员登登记记表表姓姓名名::邱邱菲菲性性别别::女女出出生生年年月月::11997777..88相相貌貌（（照照片片））健健康康状状况况：：（（影影像像））文文化化程程度度：：大大学学本本科科专专长长：：软软件件制制作作、、电电脑脑美美工工简简历历：：。。。。。。。。。。。。。。。。55、、定定义义国国家家标标准准《《电电子子文文件件归归档档与与管管理理规规范范》》中中，，电电子子文文件件的的定定义义为为：：““电电子子文文件件指指在在数数字字设设备备及及环环境境中中生生成成，，以以数数码码形形式式存存储储于于磁磁带带、、磁磁盘盘、、光光盘盘等等载载体体，，依依赖赖计计算算机机等等数数字字设设备备阅阅读读、、处处理理，，并并可可在在通通信信网网络络上上传传送送的的文文件件。。””66、、电电子子文文件件定定义义及及其其包包含含的的要要素素数数字字设设备备要要素素、、数数码码信信息息要要素素、、信信息息载载体体要要素素、、网网络络环环境境要要素素、、文文件件属属性性要要素素等等。。这这些些要要素素基基本本概概括括了了电电子子文文件件的的属属性性，，能能比比较较好好的的为为档档案案工工作作者者理理解解和和接接受受，，同同时时也也有有利利于于以以此此为为依依据据指指导导工工作作。。77、、电电子子文文件件的的基基本本特特征征对对硬硬件件和和软软件件的的依依赖赖性性。。非非直直读读性性。。信信息息与与载载体体的的相相对对分分离离性性。。结结构构复复杂杂性性、、对对背背景景信信息息和和元元数数据据的的依依赖赖性性。。信信息息共共享享的的便便利利性性和和安安全全维维护护的的复复杂杂性性。。88、、电电子子文文件件的的产产生生和和运运行行过过程程发发文文的的产产生生和和运运行行过过程程一一般般为为：：起起草草文文件件→→处处室室领领导导意意见见（（修修改改））→→报报送送部部门门领领导导签签批批（（修修改改））→→文文秘秘部部门门、、办办公公厅厅（（室室））登登记记、、赋赋予予发发3文文号号（（文文字字或或形形式式修修改改））→→报报主主管管领领导导审审查查→→单单位位领领导导签签发发→→文文秘秘部部门门加加电电子子印印章章下下发发文文件件→→文文件件暂暂存存→→电电子子文文件件归归档档；；收收文文的的产产生生和和运运行行过过程程为为：：文文秘秘部部门门接接收收文文件件、、登登记记→→报报办办公公厅厅（（室室））领领导导→→批批转转有有关关部部门门或或主主管管领领导导→→有有关关部部门门提提出出处处理理意意见见→→报报主主管管领领导导→→报报单单位位领领导导→→根根据据领领导导签签批批意意见见办办理理→→文文件件暂暂存存→→电电子子文文件件归归档档。。照照片片和和图图象象信信息息的的传传递递：：分分割割成成若若干干个个小小块块，，在在不不同同的的路路径径上上传传递递。。特特点点：：处处理理过过程程的的连连续续性性增增强强，，信信息息本本身身在在空空间间和和时时间间上上被被分分割割。。电电子子文文件件在在收收、、发发过过程程中中，，有有内内容容与与模模版版（（格格式式））分分离离的的方方式式例例::发发文文方方只只发发文文件件内内容容（（文文头头、、文文尾尾））;;收收文文方方预预先先存存有有模模版版（（文文头头、、文文尾尾））;;收收文文后后拼拼装装成成文文件件（（文文头头、、文文尾尾））99、、电电子子文文件件从从生生成成到到归归档档存存在在管管理理方方法法和和制制度度上上存存在在着着不不少少问问题题管管理理不不严严，，存存在在被被删删改改的的可可能能；；电电子子文文件件处处于于文文秘秘部部门门和和档档案案部部门门分分段段管管理理状状态态，，造造成成归归档档时时背背景景信信息息不不全全；；有有的的单单位位产产生生的的电电子子文文件件不不得得不不覆覆盖盖旧旧的的电电子子文文件件，，造造成成电电子子文文件件的的不不完完整整；；有有些些部部门门的的电电子子邮邮件件形形式式的的电电子子文文件件未未明明确确收收、、发发单单位位中中谁谁负负责责归归档档，，致致使使这这类类电电子子文文件件处处于于管管理理混混乱乱的的状状态态；；有有的的电电子子文文件件存存储储过过于于分分散散，，未未实实现现集集中中脱脱机机保保管管；；还还有有的的单单位位未未考考虑虑电电子子文文件件与与纸纸质质文文件件共共同同归归档档管管理理的的适适当当办办法法；；少少数数单单位位已已采采用用了了““无无纸纸化化””办办公公方方式式，，对对电电子子文文件件管管理理存存在在隐隐患患；；在在部部门门内内部部的的封封闭闭网网络络中中，，电电子子文文件件的的法法律律地地位位通通常常是是处处于于被被内内部部““默默认认””的的状状态态，，而而一一旦旦面面向向社社会会的的法法律律效效力力仍仍难难以以被被认认可可；；载载体体随随意意；；设设备备更更新新太太快快；；信信息息格格式式混混杂杂；；身身份份识识别别漏漏洞洞；；版版本本管管理理混混乱乱；；安安全全隐隐患患多多等等。。1100、、保保证证电电子子文文件件真真实实性性的的措措施施（（11））保保证证电电子子文文件件的的原原始始性性。。（（22））保保证证原原始始性性的的基基础础上上，，建建立立真真实实性性的的认认定定方方法法和和手手续续。。（（33））建建立立符符合合法法律律要要求求的的电电子子文文件件真真实实性性鉴鉴定定规规则则和和程程序序。。（（44））明明确确电电子子文文件件真真实实性性鉴鉴定定的的执执行行部部门门和和责责任任者者。。1111、、保保证证电电子子文文件件的的完完整整性性的的要要求求（（11））建建立立电电子子文文件件的的收收集集和和积积累累制制度度。。4（（22））在在电电子子文文件件管管理理系系统统中中设设立立电电子子文文件件暂暂存存空空间间。。（（33））在在电电子子文文件件的的处处理理过过程程中中对对必必要要的的背背景景信信息息的的项项目目作作出出规规范范化化的的要要求求，，并并随随时时进进行行登登记记。。（（44））制制定定电电子子文文件件元元数数据据管管理理规规范范，，并并在在电电子子文文件件归归档档或或移移交交时时按按要要求求对对元元数数据据进进行行登登录录和和说说明明。。1122、、融融入入办办公公自自动动化化的的系系统统设设计计电电子子文文件件的的产产生生和和运运行行完完全全是是由由相相关关系系统统来来实实现现的的，，不不是是文文秘秘部部门门或或档档案案部部门门采采取取手手工工干干预预来来实实现现的的，，因因此此，，在在单单位位办办公公自自动动化化系系统统功功能能设设计计之之初初，，档档案案部部门门应应该该协协同同相相关关部部门门参参与与到到整整个个办办公公自自动动化化系系统统设设计计之之中中，，提提出出相相关关要要求求，，才才能能避避免免应应系系统统设设计计缺缺陷陷造造成成归归档档电电子子文文件件的的不不完完整整、、不不真真实实和和不不可可靠靠。。1133、、电电子子文文件件归归档档的的程程序序（（11））确确定定电电子子文文件件是是经经过过审审批批的的最最终终““版版本本””；；（（22））积积累累和和积积累累整整理理；；（（33））编编制制目目录录；；（（44））整整理理归归档档的的电电子子文文件件；；（（55））鉴鉴定定归归档档的的电电子子文文件件；；（（66））检检测测归归档档的的电电子子文文件件；；（（77））编编制制归归档档说说明明；；（（88））存存入入磁磁光光记记录录介介质质；；（（99））复复制制备备份份，，确确定定保保存存方方法法和和地地址址；；（（1100））确确定定载载体体标标识识。。1144、、电电子子文文件件的的收收集集范范围围电电子子文文件件的的收收集集范范围围，，按按照照国国家家有有关关公公文文的的收收集集范范围围规规定定执执行行。。注注意意：：草草稿稿文文件件、、起起辅辅助助作作用用或或正正式式作作用用的的电电子子文文件件、、““无无纸纸化化””系系统统生生成成的的电电子子文文件件，，收收集集方方法法不不同同。。对对不不同同信信息息类类型型的的电电子子文文件件，，由由于于其其技技术术特特性性不不同同，，存存储储载载体体和和记记录录信信息息的的标标准准、、压压缩缩算算法法也也不不同同，，所所以以应应分分别别采采取取措措施施保保证证其其原原始始性性、、真真实实性性、、完完整整性性。。与与纸纸质质文文件件不不同同，，电电子子文文件件的的读读取取、、还还原原，，离离不不开开其其生生成成的的软软硬硬件件环环境境和和元元数数据据