物业档案管理制度

物业档案管理物业档案管理制度总则根据物业实际情况制定本办法。二、档案归档原则按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。(件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。三、档案编号细则1、档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。2、一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。3、二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。4、三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。4、全宗号：七星海棠项目（LS）；5、年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2010年的档案的年度编号为“（2010）”。6、流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。7、将各类编号如下依次排列：全宗号（2010）ZX11·1-12，则某一档案资料的编号就完成了。其中，“（2010”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。全宗号（七星海棠项目——LS；）物业档案管理附图：四、行政类档案内容1．公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。2．上级单位发来的与公司有关的文件材料。3．公司对外的发文与有关单位来往的文书。4．公司的请示与上级单位的批复。5．各部门的报告、总结。6．公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复。7．公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。8、其它行政类文件材料。五、人事类档案内容1．公司人事档案、任免文件及职工奖励、处罚等文件。2．公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。3．公司职工培训学习、考核等文件材料。六、项目档案内容1、各个项目工程前期介入、工程图纸等文件材料。2、各个项目创优档案文件。七、档案收集、归档流程1、外部来文的收集办公室接收后，由专人填写收文登记簿，需要办理分文、传递、报送等工作的，由专人负责办理完毕后，每天下班前，把文件按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内备查。2、内部文件的收集1）各部门需要上报公司存档的文件（主要包括报表、计划、总结、考核表等）资料由办公室专人收集后，每周星期天之前把文件按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿收集至文件盒内归卷管理。2）2）以公司缮印发出的公文（含定稿、打印的正件、附件、批复、请示、物业档案管理转发文件）一律由办公室专人填写发文登记簿，办理完毕分文、传送、报送等工作后每天下班前，把文件按类别、顺序编号输入电子《档案清单》表格后将文件原稿、正件收集至文件盒内归卷管理。3）业主档案（业主信息、装修、投拆记录、登记来访等）由客户服务部负责收集、整理、归卷管理。4）财会类档案（会计凭证、会计账簿、会计报表等）由财务部负责收集、整理、归卷管理。5）工程类、技术类档案（包括前期介入资料、竣工图纸、竣工资料等）由工程部负责日常收集、整理、归卷，如属于项目迎优资料的，应移送办公室进行归卷管理。七、办公室负责定期检查各部门档案形成情况，指导各部门档案管理人员资料整理、归卷工作。八、档案归档保存期限1、永久保存：包括公司章程、股东名册、组织规程及管理制度、实施细则、董事会及股东会纪录、财务报表、不动产所有权证及其他债权凭证资料；工程设计图、其他经核定须永久保存的文书。2、10年：包括预算、决算书类、会计凭证、项目销售、项目建设管理类档案资料、其他经核定须保存10年的文书。3、5年：期满或已解除的合同、协议等、其他经核定保存5年的文书。4、1年：当年使用后无长期保存必要的。5、财务档案管理期限应符合财政部下发的《企业财务档案管理制度》的规定。6、需要长期保存的，由办公室专人负责扫描制作光盘并按类别标明档案编号后留存。九、档案归档时限要求：1、归档时间：分上半年和下半年两次归档。一般为每年12月份和次年的6月份为公司档案归档时间，办公室应在6月份完成公司上年档案的归卷、清理和登记造册工作。物业档案管理2、工程类、财会类、业主信息等档案资料，由相关职能部门负责进行日常归卷，如需移交办公室管理的，应在每年6月前整理完毕统一交办公室归档。4、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。十、密级划分(密级查阅权限参考)公司文件资料按保密程度分为A(绝密)、B(机密)、C(秘密)、D(普通)。1．A级文件(绝密)：指最重要的公司秘密，包括：财务分析报告；对高层管理人员的考核报告、评议等；对薪酬分配方案及所属文件；2．B级文件(机密)：指重要的公司文件，包括：公司注册及相关文件；各种末正式批复或采取的计划、方案；公司尚未公开或不宜公开的来往文书，以及合同、协议文本等；3．C级文件(秘密)，包括：各种证明材料；如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。4．D级文件(普通)：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，包括：规章制度；一般业务工作来往文件；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关人员任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它。附件一物业档案管理附件二附件三附件四