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图5-10设置联系人类别5.1.15另类的日期替代法在安排会议日期、提醒日期或其他日期时，有时往往为了计算出当天的具体日期而颇费周折。请问有什么好的方法来替代表示具体日期吗？答：其实我们的Outlook系统不仅仅只能识别具体的日期号码，它还能自动识别我们的许多口头语言表示的日期。比如可以输入“明天”、“后天”、“大后天”。它会以今天的日期自动计算出其具体日期。像这样的口头语还有如节日名称“国庆节”、“儿童节”等。如星期代称“星期二”，“下个星期一”等。最有意思的是，它还可以自动识别数字加日期的组合短语，如输入“今天＋85天”。这样再也不用扳着指头数85天后的今天是几号了。5.1.16让系统自动提醒你回复指定邮件有时阅读完对方的电子邮件后，无法马上给对方以回复，可是又怕过后可能忘记。请问有什么办法来让系统提醒吗？答：其实日历中的提醒功能就是一个好工具。只要执行以下简单设置就可以轻松完成：打开收件箱，选择需要提醒回复的邮件。将其拖到“日历”图标或文件夹上。这样系统会自动建立一个约会。然后在“结束时间”和“提醒”栏中分别输入最晚做出回复的时间日期和提前多久提醒的日期，最后单击“保存并关闭”按钮即可。5.1.17自动登录到邮件服务器为什么收取邮件时，系统总会弹出一个对话框，要我登录到POP3服务器？该如何解决？答：该提示的产生是因为有部分邮件服务供应商设置了必须登录到邮件服务器才能发送邮件。可以设置让系统自动登录到服务器来解决。具体操作如下：执行“工具”菜单上的“电子邮件账户”命令。在弹出的对话框中选择“查看或更改现有电子邮件账户”项，再单击“下一步”按钮，在邮件账户列表中，选择要设置的电子邮件账户，再单击“更改”按钮。在弹出的对话框中单击“其他设置”按钮，再单击“发送服务器”选项卡。在弹出来的对话框中，选择“发送邮件前请先登录接收邮件服务器”单选按钮，如图5-11所示。最后单击“确定”按钮完成。图5-11邮件设置5.1.18设置个性化的“Outlook今日”一打开Outlook，系统显示的就是“Outlook今日”。想把它设置得更有个性化点，请问该如何操作？答：可以通过“自定义Outlook今日”项来设置更具个性化的“Outlook今日”。具体操作如下：先打开“Outlook今日”页，单击右上角的“自定义Outlook今日”按钮，就可以通过弹出的设置选项页来进行多种设置了。“开始时，直接进入Outlook今日”项可决定是否将其作为首页；在“日历”项中可以指定约会显示的时间间隔；在“样式”项中，可以在后面的列表中选择其他的样式来显示背景和版面。最后单击“保存修改”按钮保存设置。5.1.19快速将联系人信息设置成附件转发需要将某个联系人的信息以邮件的形式通知其他人，请问该如何操作最快捷？答：在邮件中以文本的形式发送给对方显然是不方便的。最快捷的方法是直接将联系人信息的内容以附件的形式发送。具体实现步骤如下：首先打开“联系人”文件夹，然后选择该联系人（如果要发送的联系人信息不只一个，可以按住“Ctrl”键来分别选择）。再单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“转发”（多个联系人时为“转发项目”）命令。这样系统会自动建立一个新邮件，并且刚才选择的联系人的信息已经设置为它的附件。这样收件人不但可以直接在Outlook中打开该附件，而且还可以像自己创建联系人信息一样单击“保存并关闭”按钮将其直接添加到本机的联系人文件夹中。5.1.20不打开邮件进行预览邮件内容现在的邮件许多都是垃圾或广告内容，还有一些带有病毒的邮件。如果不打开就可以预览到这样些邮件的内容，相信能节省许多时间，也可以更好保证系统的安全。请问该如何设置可以不打开邮件就能预览其中的内容？答：要实现上述要求的方法还是很多的，可以根据需要来选择。最简单的方法是直接单击执行“视图”菜单中的“自动预览”命令。这样“收件箱”中的所有邮件都会自动显示前三行的内容。如果想取消对已经阅读的邮件的预览，可以执行以下操作：单击“视图”菜单中的“当前视图”下的“自定义当前视图”命令。在弹出的对话框中单击“其他设置”按钮，接着会弹出如图5-12所示的对话框。图5-12“其他设置”对话框单击选择“预览未读项目”单选按钮即可。如果对只预览前三行信息不满足，还可以执行以下操作来预览邮件的全部内容：单击“视图”菜单上的“预览窗格”命令。这样会在当前邮件列表窗口下增加一个预览窗口。在邮件列表框中选择需要预览的邮件，在预览窗口中就可以看到该邮件的内容，以及附件、超链接等信息。同时还可以用鼠标左键双击该邮件来查看有关“发件人”、“收件人”等其他信息。5.1.21在“日历”中同时查看数天的工作安排系统的“日历”中一般只显示某一天的工作时间安排，请问可以同时查看数天的工作安排吗？答：当然可以。只要按住“Ctrl”键，再在“日历”显示框中来选择要查看的日期即可。选择几天，左边就会显示几个工作安排的列表。5.1.22显示不同时区的时间由于工作需要，想让日历同时显示两个不同时区的时间。请问可以实现吗？答：这是完全可以的。可以按以下操作执行：单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“日历选项”按钮，再在弹出的对话框中单击“时区”按钮。在弹出的对话框中，单击选择“显示附加时区”复选框。再从其下的“时区”下拉列表框选择要显示的时区，如图5-13所示。图5-13设置时区最后单击“确定”按钮即可。这样会发现在“日历”的工作安排项旁会有两个时间尺，它们分别表示两个不同时区的对应时间。5.2自定义设置技巧(1)5.2.1自定义时间的显示格式“收件箱”中“接收时间”字段的时间显示都是一个样式的，请问可以改为其他的显示格式吗？答：要修改该字段显示格式，可以执行如下操作：移动鼠标到字段显示栏，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置列格式”选项。再在弹出的对话框的“可选字段”列表中选择“接收时间”项，在“格式”下拉列表框中选择喜欢的格式，如图5-14所示。图5-14自定义时间显示格式同时还可以对时间显示的其他属性进行设置。最后单击“确定”按钮即可。5.2.2以多任务模式显示操作窗口系统默认的是在同一个窗口下，提供各个操作。这给要在各个操作对象文件夹中来回切换带来了不便。请问可以以多窗口模式执行任务吗？答：只要按以下操作执行即可实现。移动鼠标到操作文件夹上，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“在新窗口中打开”命令，这样系统会重新开一个窗口来打开该文件夹。在任务栏上，就可以直接单击各个窗口来切换了。5.2.3在工具按钮上显示文字说明系统的工具栏中提供的工具按钮操作起来是比菜单命令方便不少，但是却不如菜单命令那么意思明了。对一些不熟悉的按钮常常要通过鼠标停顿一定的时间，才能明白该按钮的功能作用。请问可以在工具按钮直接显示文字说明吗？答：要让工具按钮显示文字说明并不难。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，然后在工具栏中选择该按钮，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“总是只用文字”或者“图像和文本”选项即可。不过并不是每个工具按钮都会有文字说明的。因此有些按钮的鼠标右键菜单对应项会是灰色。5.2.4在“日历”中显示农历日期请问可以在在“日历”中显示农历的日期吗？答：当然没问题。做以下设置即可实现：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“首选参数”选项卡，单击“日历选项”按钮。接着在弹出的对话框中选择“启用备用日历”复选框，如图5-15所示。图5-15“日历选项”对话框同时还可以在后面的下拉列表框中选择一种喜欢的农历日期表示格式。最后单击“确定”按钮完成。这样在“日历”中用汉字小写数字表示的就是农历的日期，不过农历表示日期时，只有在每个月初一才显示月份。5.2.5在Outlook中直接操作“我的电脑”在应用软件编辑窗口和操作系统之间来回地切换是每个人都很烦躁的事情，请问什么办法在Outlook操作中避免此类不便吗？答：Outlook还真有解决此类不便的功能。打开操作界面最左下角的“其他快捷方式”，其中包含了“我的电脑”、“我的文档”和“收藏夹”。在“我的电脑”单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“属性”命令，还可以调出“系统属性”设置框。5.2.6自定义邮件存放的路径很不喜欢系统默认的邮件存放路径，因为每次系统出了问题导致要重新安装时，就可能会造成邮件丢失。请问该如何更改邮件的存放路径？答：要更改邮件的默认存放路径操作如下：单击“工具”菜单中的“电子邮件账户”命令，再选择“查看或更改现有邮件账户”项，然后单击“下一步”按钮。在弹出的对话框中，在邮件账户列表框中选择需要修改存放地址的账户名称，然后单击“新建Outlook数据文件”按钮，如图5-16所示。单击“确定”按钮后，在弹出的“创建或查看Outlook数据文件”对话框中，可以自定义保存账户数据文件的路径以及文件名称，最后单击“确定”按钮完成即可。图5-16“电子邮件账户”对话框5.2.7让系统自动显示操作命令的快捷方式一般的应用软件除了提供菜单命令和工具按钮外，都设定了这些操作的键盘快捷组合键，这给我们操作带来了更大的快捷。可是关键是不知道这些常用菜单命令或工具按钮的快捷组合键。请问怎样获得这些操作的快捷方式？答：要获得操作的快捷方式最基本的方法就是查阅帮助系统，但是如果每次都去查阅帮助系统很显然太麻烦了。其实只要执行如下设置，就可以让大部分操作的快捷方式自动显示出来。单击“工具”菜单中的“自定义”命令项。在弹出的对话框中选择“选项”选项卡，然后选择“在屏幕提示中显示快捷键”复选框即可，如图5-17所示。以后当鼠标移动到工具栏按钮上时，系统就会自动显示该按钮的快捷方式。图5-17显示快捷方式5.2.8自定义邮件列表显示属性“收件箱”中邮件列表的标题栏实在太不醒目了，还有邮件显示列表就一个白底黑字，也太单调。请问可以自己定义其显示属性吗？答：要更改“收件箱”属性请执行如下操作：移动鼠标到标题栏，单击鼠标右键，在弹出菜单中执行“自定义当前视图”命令。再在弹出的对话框中单击“其他选择”按钮，这时会弹出一个对话框，如图5-18所示。图5-18“其他设置”对话框可以通过“列标题”和“行”下的“字体”按钮来更改列标题和行的字体样式和大小。在“网格线样式”中可以为邮件列表的显示区设置网格，同时可以利用“网格线颜色”来设置其颜色。最后单击“确定”按钮返回即可。5.2.9添加邮件显示列表的查看选项在“收件箱”中邮件列表显示的属性选项就只有收件人、发送时间、大小等几项。请问可以增加其他显示选项吗？答：当然可以。可以按以下操作来添加：打开“收件箱”。然后在标题栏单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“自定义当前视图”命令，再在弹出的对话框中单击“字段”按钮。接着会弹出一个如图5-19所示的对话框。图5-19“显示字段”对话框接下来在“可选字段选自”下拉列表框中选择“所有‘邮件’字段”项，然后在上面的“可用字段”列表中选择要添加的字段名，单击“添加”按钮即可加入，利用“上移”和“下移”按钮可以调整显示字段列表中各个字段的排列顺序。最后单击“确定”按钮完成即可。5.2.10放大工具栏中的图标工具栏中图标太小了，每次单击时不是太方便。请问将工具栏中的图标设置的大一些吗？答：当然可以。系统提供了这种辅助设置功能。只要单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的对话框中选择“选项”选项卡，然后单击选择“大图标”复选框，最后单击“关闭”按钮完成即可。5.2自定义设置技巧(2)5.2.11改变菜单的弹出方式系统菜单的弹出方式太单一了，请问可以设置菜单的弹出方式吗？答：其实菜单的弹出方式是可以设置的。系统提供了其他的弹出方式。可以执行以下操作：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。在弹出的对话框中选择“选项”选项卡。单击“菜单的打开方式”下拉列表框，选择喜欢的弹出方式即可，如图5-20所示。图5-20改变菜单的弹出方式如果觉得总是一种方式没意思，还可以选择“任意”项。这样系统每次打开菜单时会随机地选择其中的一种方式来弹出菜单。5.2.12让菜单一次性完全展开为什么每次打开系统的菜单时，总是无法一次性全部显示菜单的命令，总要单击展开