第8章 智能建筑办公自动化系统

第8章智能建筑办公自动化系统办公自动化基本概念8.1办公自动化的发展阶段8.2办公自动化层次结构8.3办公自动化的组成要素和任务8.4办公自动化软硬件构成8.5办公自动化对人员的素质要求8.6办公自动化系统的模型建立与开发8.7WEB方式的办公自动化系统的特点8.88.1办公自动化基本概念办公自动化是20世纪80年代迅速发展起来的一门综合性学科，英文原称OfficeAutomation，人们习惯称它为OA。办公自动化技术是对传统办公方式的变革，是衡量一个国家社会信息化程度的重要标志之一。目前比较流行的有关办公自动化的定义。A）用计算机及相关的办公设备连续地、自动地处理办公事务，提高人们在办公室中工作和管理的效率。B）办公自动化是把计算机技术、信息技术、系统科学和行为科学应用于由传统的数据处理技术难以管理的、数量庞大而结构又不明确的工作，而且进行自动化处理的一项综合技术。C）办公自动化，是用现代的信息技术和手段实现现代办公，达到无纸化、自动化和智能化的目标。D）1985年，我国的专家学者将办公自动化定义为：办公自动化是利用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与工作人员共同构成的人机信息处理系统。2、开放性要求：OA系统所选用的运行平台和软、硬件产品应尽量符合标准，不受具体厂家和供应商的限制，便于和其他信息处理系统集成，便于系统的扩充和发展。3、动态性要求：OA系统需要不断适应变化的办公环境，因此它是一个复杂的动态系统。8.2办公自动化的发展阶段办公自动化在我国，是70年代开始发展的，现在已具有相当的规模，如果按照所使用的办公设备和技术的高低来划分，办公自动化大致经历了三个阶段。第一个阶段，主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机和复印机等。由于传真机代替了书信、打字机代替了手工书写、复印机代替了书面信息复制，从而极大地减轻了办公人员的工作负担，减小了工作强度，提高了工作效率。第二个阶段，主要特点是开始使用电脑和打印机。在这个阶段，人们的一部分业务或事务活动已由电脑所代替。在以数字处理为主的业务部门，例如财政金融和税务行业，已经开始摈弃手工帐务，使用电脑进行帐务管理；其他诸如统计、财务、档案及人事劳资等部门，也已经开始使用电脑进行信息管理。这样进一步减轻了办公人员的工作强度，工作效率也也得到了飞速提高。第三个阶段，主要表现为网络技术的应用。当一台电脑作为网络结点进入网络的时候，不但一个单位内部各部门之间可以进行文件信息资源共享，企业之间乃至异地之间的电脑也可以进行准确、实时的信息传输和交换。例如银行之间的同城和异地存取款等。8.3办公自动化层次结构按照办公自动化系统的应用技术的差别，OA可分为事务型、管理型和决策型三个不同的层次。事务型的办公自动化系统，支持办公室的基本事务活动，主要功能包括办公信息的产生、收集、加工、存储和查询，如文字处理、文档管理、电子报表、电子邮件、电子日程管理、文档的整理、分类归档、检索等。第二个层次是管理型的办公系统，它包含业务管理的大部分功能，是事务型办公系统和管理信息系统的结合，这个层次属于信息管理型的系统。管理型的办公系统，就是把事务型办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的办公信息处理系统。其中，综合数据库用于存放该有关单位的日常工作所必需的信息。第三个层次是决策支持型OA系统，它建立在前两个层次的基础之上，也即建立在信息管理级OA系统的基础上，使用由综合数据库系统所提供的信息，针对企业所需由计算机执行其集成的决策程序，从而作出相应的决策。决策型办公系统包括决策支持功能，是在管理型办公系统的基础上再加上决策支持系统而构成，它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。8.4办公自动化的组成要素和任务办公活动的核心是实现科学管理，而能否真正做到这一点，就取决于组成OA系统的各个要素的组成及作用的发挥。办公自动化系统的组成要素一般包括办公人员、办公机构、办公制度、办公信息、技术设施和办公环境六个方面。1．办公人员在计算机应用中，信息处理与数值运算之间的一个关键性区别就是人在处理过程中所起的作用，OA系统是一个信息处理系统，办公人员是系统不可缺少的重要组成部分。办公是基于人群的一种管理活动，其基本特征是协同性。办公人员分为上、中、下3个层次，相应地有领导决策人员、中层管理人员、专业人员和辅助人员。2．办公机构办公机构是指决定OA系统的层次和职能的企事业行政机构，他将直接影响OA系统的总体结构。3．办公制度办公制度决定具体办公业务和办公流程。为了协调各级办公机构的职能，明确各级办公人员的职责，需要建立各种规章制度，使办公活动规范化。在我国一般是领导决策，职能部门管理，基层人员操作。如在企业，是总经理负责制。4．办公信息办公信息是OA系统的处理对象。办公活动从信息处理的角度讲，就是对各类信息进行采集、存储、处理和传输的过程。5．技术设施技术设施指构成现代化办公系统的各种软、硬件设备和工具，包括计算机软、硬件设备，网络设备和各种常用办公设备等。办公设备的技术性能直接影响到OA系统平台的性能，所以必须根据具体需求精心选择和配置。6．办公环境办公环境包括物理的和抽象的环境、内部的和外部的环境。物理环境如办公大楼建筑设施情况、位置以及综合布线情况等。抽象环境指OA系统在横向和纵向上与左邻右舍以及上下级之间的关系，它形成了一个OA系统的约束条件。8.5办公自动化软硬件构成与计算机系统的分类可以按照硬件和软件进行分类相同，办公自动化系统也可以划分为硬件系统和软件系统，它主要由以下几部分构成：1、硬件和软件设备事务型办公系统的硬件设备以微机为主，多机系统则还包括中、小型机、及各种工作站。应用软件以独立支持它的各种基本功能的软件为主，如文字处理软件、电子报表软件、小型关系数据库软件等。管理型办公自动化系统由中小型机、微型机、工作站及其办公设备、通信设备组成。它在事务型处理系统的基础上，使用的主机档次更高，各种硬件、软件较复杂。决策型的计算机设备、办公应用软件和管理型办公系统相同，只不过这些设备一般是在网络通信技术的支持下运行。2、办公用基本设备支持事务处理和决策处理系统的办公基本设备包括打字机、轻印刷系统、复印机、缩微设备、邮件处理设备和会议用各种录音、投影设备，其中多计算机系统，则还应该具有计算机网络的功能，以随时支持更多复杂的功能。例如电子会议中心，可以通过计算机终端与大屏幕投影系统连接起来，可以访问计算机网络中的各种资料。3、通信系统事务型的单机系统，不具备计算机通信功能，它主要靠人工信息方式及电话通信，完成其所需的信息的传输。如果是多机系统可采用局域网方式以实现计算机间的通信功能。4、数据库事务型数据库包括小型办公事务处理数据库、小型文件库、基础数据库。管理型办公系统要在事务型办公系统的基础上加入专业(或专用)数据库，即在对基数据库中的原始数据进行加工、处理的基础上，按主要功能的不同分类形成专用数据库。决策型数据库要在事务型、管理型办公自动化系统的数据库基础上，加入大型知识库。大型知识库包括模型库、方法库和综合数据库。随着办公自动化发展，它的硬件结构可以分下列几类：1办公信息的输入、输出设备：如打印机、扫描仪、数码设备、手写输入设备等；2信息处理设备：指各种个人计算机、工作站或服务器等；3信息复制设备：复印机、光盘刻录机等；办公自动化硬件构成4信息传输设备：电话、传真机、计算机局域网、广域网等；5信息存储设备：硬盘、移动硬盘、光盘存贮系统等；6其他辅助设备：不间断电源UPS、移动通信设备、无线网络设备等；我们可以将办公自动化软件分为工具软件、平台软件及系统级应用软件几类，其中工具及平台软件包括：计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、微软的Office套装软件、中文语音识别软件、OCR汉字识别软件、手写输入系统、多媒体应用软件等。办公自动化软件的分类8.6办公自动化对人员的素质要求办公自动化系统是对传统办公模式的一种变革，由于新技术的广泛应用，必然会对办公人员提出新的要求，这主要包括两方面的要求，一是对办公人员的思维方式适应的要求，二是对基本技术和技能的要求。1、对办公操作人员的素质要求办公自动化本身就是对信息技术和计算机技术的利用，它需要使用者具备一定的基本知识和技能，如不能很好地掌握，就很难使用办公自动化系统来完成日常工作。所以对于办公人员来说，首要的问题是要接受新生事物，勇于放弃和改变自己习惯了的传统工作方式和思维习惯。2、对专业技术人员的素质要求专业技术人员根据使用人员、管理人员提出的目标，确定用什么样的技术方案，达到所要求的目标，当然，这里最重要的是如何能够使实现这些目标，采用什么设备与投资成本之间的权衡和折衷。对于专业技术人员来说，办公自动化代表着传统的数据处理应用，进入办公室信息处理领域，是计算机应用到办公管理的一种必然趋势。OA系统的操作人员应有较高的业务素质，不但要熟悉本岗位上的业务操作规范，而且要注意和各个办公环节的操作人员在工作上的相互配合，应有系统的整体的观念。此外，也要求操作人员懂得他们所操作的办公设备在每个处理环节上的处理过程。这些感性或理性知识会对办公人员起积极的指导作用，以便更好、更有效地完成办公任务。8.7办公自动化系统的模型建立与开发模型是系统或过程的一种简化、模拟、抽象的表示，它包含原系统或过程的本质特征，可以提供与原系统或过程相似的环境。所以，办公自动化系统模型可以理解为一组或一个定量化分析的数学公式，或者说是一种处理问题的方法、模式或者程序流程等。按照模型的构成形式，可以分为物理模型、图表模型、数学模型等。按照模型与时间的关系，可以分为确定模型、随机模型、静态模型、动态模型等。可以归纳出OA系统的五类模型：（1）信息流模型（2）过程模型（3）数据模型（4）决策模型（5）行为模型8.8WEB方式的办公自动化系统的特点目前办公自动化系统比较先进的模式是客户/服务器方式，即B/S方式。这就是在Internet/Intranet的模式下运行、基于WEB的办公自动化系统。它由客户在客户端工作站通过浏览器从服务器下载WEB方式的办公自动化应用程序后再动行。这种方式的系统具有以下的特点：1．可以在任何具备浏览器的机器上通过Internet/Intranet实现Web方式的操作。支持通过VPN或申请固定域名方式，可以使出差在外的员工通过Internet随时访问公司的OA系统，保持动态方式的，移动办公，体现了协同办公的优势。2.对客户端机器的硬件要求较低，而且目前流行的浏览器支持各种操作系统，使用户可以在保留原有的软件和硬件的基础上运行新的应用系统，保护现有的资源投入。3．基于WEB的办公自动化系统只需在服务器上作配置和维护，降低了用户对于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施。4．象其他基于WEB的应用系统一样，基于WEB的办公自动化系统也是通过浏览器统一的界面来访问的，其界面相当友好，操作十分简单，易学易用，用户乐于接受，从而节省用户的培训时间和费用。这对减少实施办公自动化的难度来说，有相当重要的意义。5．系统安全、可靠、可扩展的性能良好，用户可以针对各自部门的特点和需要，进一步开发出一些简单易行的管理项目。