会计档案的整理方法

会计档案的整理方法一、会计档案的种类和保管期限按照财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》规定，会计档案是指：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。一、会计档案的种类和保管期限J1凭证15年J2账簿J2.1现金、银行账簿25年J2.2总账、明细账簿等15年J3报告（报表）J3.1年度报告（报表）永久J3.2季、月报告（报表）5年一、会计档案的种类和保管期限J4其他J4.1保管清册、销毁清册永久J4.2移交清册15年J4.3银行余额调节表、银行对帐单5年二、会计档案的整理（一）会计档案的整理要求：会计凭证——折叠整齐；原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固，在凭证右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。二、会计档案的整理（一）会计档案的整理要求：会计账簿——会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷；固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐；活页账薄应拆去原封面和空白页，用“三孔一线”的方法将活页账簿装订；二、会计档案的整理（一）会计档案的整理要求：会计账簿——在启用页右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚；会计账簿不编写页号，已编有页号的，则保持原貌。二、会计档案的整理（一）会计档案的整理要求：财务报告——按年度组卷；注意保持财务报告的原貌，除去会生锈的金属物，整本折叠；编写页号，正面在右上角，背面在左上角，空白页不编页号。二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤会计档案的分类方法：会计档案按种类—年度—保管期限进行分类排列。二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤1、区分会计档案的种类。二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤2、区分会计档案的年度。二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤3、区分会计档案的保管期限。二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤4、排列案卷。在同一类型、同一年度、同一保管期限内，按会计档案形成时间的先后顺序排列案卷。二、会计档案的整理会计文件材料会计凭证会计账簿会计报告其他1995年1996年1997年1998年1999年二、会计档案的整理会计文件材料会计凭证会计账簿会计报告其他1995年1996年1997年1998年1999年总账、明细账现金、银行存款账二、会计档案的整理会计文件材料会计凭证会计账簿会计报告其他1995年1996年1997年1998年1999年总账、明细账现金、银行存款账二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤5、盖档号章并填写相关栏目的内容。二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤全宗号：档案馆指定立档单位的编号。全宗号目录号案卷号323二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不能出现相同的案卷目录号。全宗号目录号案卷号323J1.1二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤案卷号：案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号。全宗号目录号案卷号323J1.11二、会计档案的整理二、会计档案的整理6、编制会计档案目录会计档案目录顺序号：即案卷号，案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内不允许出现重复的顺序号。顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区××2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1月31日15年562凭证三水区××2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1月10日15年353凭证三水区××2004年1月记账凭证（二）自2004年1月11日至2004年1月20日15年25………………………………会计档案目录类别：会计档案的类型。顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区××2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1月31日15年562凭证三水区××2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1月10日15年353凭证三水区××2004年1月记账凭证（二）自2004年1月11日至2004年1月20日15年25………………………………会计档案目录标题：应简明扼要概括卷内材料的主要内容。顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区××2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1月31日15年562凭证三水区××2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1月10日15年353凭证三水区××2004年1月记账凭证（二）自2004年1月11日至2004年1月20日15年25………………………………会计档案目录起止时间：案卷内文件材料形成的最早和最晚时间。顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区××2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1月31日15年562凭证三水区××2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1月10日15年353凭证三水区××2004年1月记账凭证（二）自2004年1月11日至2004年1月20日15年25………………………………会计档案目录卷内张数：凭证类会计档案的“卷内张数”是指记账凭证的张数。顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区××2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1月31日15年562凭证三水区××2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1月10日15年353凭证三水区××2004年1月记账凭证（二）自2004年1月11日至2004年1月20日15年25………………………………会计档案目录备注：说明案卷中材料的变化情况（如销毁、移出等）和一些特殊情况（如残缺、破损、发霉、字迹褪色等）。顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷内张数备注1凭证三水区××2004年1月汇总凭证自2004年1月1日至2004年1月31日15年562凭证三水区××2004年1月记账凭证（一）自2004年1月1日至2004年1月10日15年353凭证三水区××2004年1月记账凭证（二）自2004年1月11日至2004年1月20日15年25………………………………二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤7、打印会计档案目录，一式三份二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤8、会计档案入盒——会计账簿、会计报告可采用子母卷档案盒，把若干个会计账簿或会计报告装入盒内，填写子母盒封面的档号章和背脊即可。二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤会计账簿、会计报告封面：会计档案封面的填制会计档案封面统一使用国家标准的各级档案管理部门监制的封皮。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账自2003年1月至2003年12月保管期限25年本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号J2.1.2１-2会计档案封面的填制填写时应使用毛笔或粗笔划的笔填写，或用打印机打印腊纸，再油印。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账自2003年1月至2003年12月保管期限25年本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号J2.1.2１-2会计档案封面的填制封面的栏目有：全宗名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、档号等。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账自2003年1月至2003年12月保管期限25年本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号J2.1.2１-2会计档案封面的填制全宗名称：立档单位的全称或规范化的简称。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账自2003年1月至2003年12月保管期限25年本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号J2.1.2１-2会计档案封面的填制卷内文件起止时间：案卷内文件材料形成的最早和最晚时间。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账自2003年1月至2003年12月保管期限25年本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号J2.1.2１-2会计档案封面的填制保管期限：根据立卷时划分的保管期限填写。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账自2003年1月至2003年12月保管期限25年本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号J2.1.2１-2会计档案封面的填制档号：档案的数字代号，由全宗号、目录号、案卷号组成。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账自2003年1月至2003年12月保管期限25年本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号J2.1.2１-2会计档案封面的填制全宗号：档案馆指定立档单位的编号。如企业没有全宗号的，可不填。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账自2003年1月至2003年12月保管期限25年本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号J2.1.2１-2会计档案封面的填制目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不能出现相同的案卷目录号。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账自2003年1月至2003年12月保管期限25年本卷共1件45页归档号全宗号目录号案卷号J2.1.2１会计档案封面的填制案卷号：案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号。佛山市创联发展有限公司佛山市创联发展有限公司2003年现金、银行存款账自2003年1月至2003年12月保管期限25年本卷共1件45页归档号全宗号目录号案卷号J2.1.2１-2会计账簿会计报告背脊佛山市创联发展公司二○○三年全宗号目录号J2.1.2案卷号1-2卷内备考表本卷情况说明说明案卷中材料的变化情况（如销毁、移出等）和一些特殊情况（如残缺、破损、发霉、字迹褪色等）。立卷人：XXX检查人：XXX立卷时间：2004年1月卷内备考表43二、会计档案的整理（二）会计档案的整理步骤：编制会计账簿、会计报告档案目录44