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会计档案规范化管理主讲：张亚峰副教授2011年北京市卫生系统会计人员继续教育系列讲座2019/12/131培训提纲一、会计档案管理标准二、会计档案的含义三、会计档案管理的规定四、会计档案的保管期限五、会计档案的整理六、会计档案案卷格式2019/12/132一、会计档案管理标准财政部和国家档案局联合下发的财会字[1998]32号文《会计档案管理办法》，自1999年1月1日起施行。2019/12/133二、会计档案的含义及来源会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案的来源：（一）会计档案主要来自立档单位的会计机构或会计人员。（二）会计档案是会计核算的产物。2019/12/134会计档案具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。2019/12/135会计档案的特点：会计档案与其他类型的档案相比较，有以下特点:（一）专业性。（二）严密性。（三）多样性。2019/12/136三、会计档案管理的规定（一）立卷制度：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。（二）归档制度：按照《会计档案管理办法》中的规定，财务会计部门每年产生的会计档案，按照归档的要求进行整理编目，在财务会计部门保管一年之后，原则上应向本单位的档案室移交。（三）保管制度：移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。2019/12/137（四）移交制度：（1）单位撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在办理手续前形成的会计档案，由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交档案馆代管。（2）单位分立后且存续的，会计档案由存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的，其会计档案须经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存。（3）单位因业务移交其他单位，所涉及的会计档案由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存。（4）单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，各单位的会计档案由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。（5）建设单位在项目建设中形成的会计档案，应在办理竣工决算后移交项目接收单位。2019/12/138（五）交接手续：移交会计档案的单位，应编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接时，双方应按照移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应在移交清册上签名或者盖章。（六）调阅制度：查借阅会计档案必须建立严格的查借阅制度。本单位工作人员查借阅凭证、账簿原则上不出档案室；外单位来查阅会计档案，须经本单位领导批准后方可接待，如要复制亦必须经本单位领导批准。（七）销毁制度：会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，对一些需要继续保存的会计档案必须从中抽出继续保存。销毁批准权限和手续有严格的规定。△注意事项：保管期满但未结清债权债务及有其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。2019/12/139四、会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。如：1996年度终了日为12月31日，保管期限按1997年元月1日开始计算。附：《企业性单位会计档案管理期限表》2019/12/1310企业性单位会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一、会计凭证类1会计凭证15年包括原始凭证、记账凭证和记账凭证汇总表（含电算化磁性介质和光盘）二、会计账簿类1总账15年包括电算化的磁性介质和光盘固定资产报废清理后保管5年2明细分类账15年3现金日记账25年4银行存款日记账25年5固定资产明细账15年三、财务报告类1月、季度财务报告5年所属单位报送的财务报告保管2年包括全部附件及文字分析资料2年度财务决算报告永久3专项资金项目支出决算表永久四、其他类1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行存款对账单3年5银行存款余额调节表3年6会计工作交接表3年7其他应当保存的会计核算专业资料3年2019/12/1311五、会计档案的整理遵循会计档案的特点和科学管理档案的原则，会计档案的整理原则和要求如下：整理的原则：会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律，保持会计档案材料之间的历史联系，区分会计档案的保管价值，便于科学管理和查找利用的原则。归档的具体要求：归档要求，就是会计档案的整理，要符合归档的要求，进行科学管理，档案部门方可接收。2019/12/1312（一）分类常见的有三种分类方法：1、年度—形式（名称）—保管期限分类法。2、年度—组织机构—形式（名称）—保管期限分类法。3、年度—会计类型—形式（名称）—保管期限分类法。2019/12/1313（二）立卷凭证的整理。对凭证的整理必须严格按照原有的封装来进行，不可重新拆封改装，如凭证装订时，已有封装的，就不必再进行封装；如只有装订而没有封装的，必须进行封装。对凭证不必再加封面，也不必进行编张号的工作。2019/12/1314（三）账簿的整理。账簿的整理主要是对那些没有封面的账簿必须另加封面，按照以前的文书档案的装订法进行装订。封面可用质量好的牛皮纸并在封面上填写简要的内容，如某某单位某某年度某某账簿。如果账是死的，如现金日记账和银行存款日记账等，应保持其原有的面目，不必拆装抽出空白页，如果账是活的，除上面所说的要另加封面装订外，可以将空白的抽出来。2019/12/1315（四）报表的整理。会计报表一般按年立卷。月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，一本为一卷，也可整理成几卷。如年度决算报表短少又无法弥补的，应将月度或季度的报表上升作为永久保管。决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订，卷内须逐页顺序编写页码。2019/12/1316六、会计档案装订（一）会计凭证的装订。一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。1.会计凭证装订前的准备工作：①分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；②按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；③摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；④整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；⑤记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。2019/12/13172.会计凭证装订时的要求：①用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；②凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；③装订凭证厚度一般1.5cm，方可保证装订牢固，美观大方。2019/12/13183.会计凭证装订后的注意事项：①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；②凭证脊背加贴梯形标签并编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。2019/12/1319（二）会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：1.账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。2019/12/13202.活页账簿装订要求。第一，保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。第二，多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。第三，在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。2019/12/13213.账簿装订后的其他要求。第一，会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。第二，会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。第三，封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，加贴封面标签，编号为大流水编号。第四，会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。（25年、15年分别编号）2019/12/1322（三）会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：卷皮封面、卷内目录、会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底、备考表、卷皮封底；第三，按保管期限编制卷号。2019/12/1323七、排列与编号（一）会计档案案卷按类型----保管期限----年度分类排列。就是在会计档案大类内先按会计凭证类、会计账簿类、会计报告类、其他类顺序排列。每个属类内分期限、按年度流水排列，按年度每年编卷号，一年编一个顺序号。我们统一为年度案卷号，又称小流水号，即分别编小流水号。（适用于一般单位）。（二）案卷顺序号按属类流水编号，属类内各年度形成的案卷按顺序编号。会计凭证类、会计账簿类、会计报告类和其他类，分别编制会计档案案卷目录，案卷流水编到“999”号（不一定到999号，但断开时必须整年度）时，再重新建立一本目录从“1”开始流水编案卷号，一个属类内相同的案卷顺序号用目录号加以区别。2019/12/1324（三）会计档案的标签会计档案的类号和案卷号按要求填写在会计档案专用标签上。标签张贴位置：凭证在左上方脊背（齐边倒贴），凭证盒加贴标签并与下面对齐，账簿、报表均在左下方脊背，距下边分别为2公分，3公分。账簿封面加帖标签。（四）编目会计档案的编目要与会计档案的排列、编号一致，这样有利于保管，也便于移交和销毁。编制案卷目录方法为：分保管期限分别编制会计报表目录、会计账簿目录、会计凭证目录；2019/12/1325八、会计档案案卷格式为了加强档案工作的业务建设，推进档案规范化标准化的配套工作，不断提高档案的管理水平，更好地为各项工作服务，根据《会计档案案卷格式》的通知，结合工作的实际情况，制定会计档案案卷格式。本标准适用于各级行政、团体、企事业单位会计档案保管部门。2019/12/1326（一）会计档案案卷格式：包括案卷的装具格、卷内备考表、会计档案案卷目录、会计档案移交清单、会计档案销毁清单格式。一种是案卷盒，用于会计凭证