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竣（交）工文件编制及归档管理指南1第一篇竣（交）工文件档案编制的基本要求第一章竣（交）工文件档案编制的组织与职责公路建设工程项目档案是指工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工验收全过程中形成的具有查考利用价值的应归档保存的各种载体的文件材料。参与公路建设项目的建设、设计、施工、监理等单位应将工程建设全部文件材料收集齐全，整理归入档案。江门市交通局、公路局及江门市公路工程质量监督站负责监督、指导本市公路建设项目的竣工文件编制、归档工作，履行事前指导、中间检查、参与档案验收的职责。各参建单位须建立项目档案管理责任制，设置专业档案柜（箱、盒），配备专人负责项目文件资料的收集、整理和归档工作，保证项目资料的形成与建设同步进行。建设单位（业主）在与参建各方签订承包合同时，应明确项目竣工文件的收集、整理、归档和移交责任。竣工文件按谁形成谁收集、整理的原则各自进行，设计、监理、施工单位必须立卷归档，最后由建设单位（业主）对各单位移交的全部案卷进行系统整理、排列及编号，编写本项目竣工文件编制情况的报告，办理档案的验收和移交工作。监理单位（驻地监理办）不但要完成责任范围内监理文件档案的编制工作，而且要督促各施工单位竣工文件的编制工作，并对施工单位编制归档的资料进行审查签认。施工阶段形成的文件资料，凡属总承包的，由承包单位进行汇总并负总责；各分包单位应各自完成分包部分的分包文件材料，向总包移交，由总包汇总并整理后向建设单位移交；凡属建设单位分别发包的，各承包单位负责各自文件材料的收集和整理，向建设单位移交，由建设单位进行汇总并负总责。第二章竣（交）工文件档案案卷的构成与质量要求第一节案卷的构成案卷由案卷封面和卷脊、卷内目录、文件材料、卷内备考表构成。一、案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保管单位。二、卷内目录：登录案卷内文件题名并固定文件次序的表格，排列在卷内文件之前。三、卷内备考表：说明卷内文件材料状况的记录单，排列在卷内文件之后。四、档号：以字符形式富裕档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。由分类号、项目代号和案卷号组成。竣工资料收集整理后应装入科技档案案卷盒内。科技档案案卷卷皮采用卷盒、卷夹两种形式，卷盒、卷夹式样见图1，案卷封面见图2。卷盒的外表面规格为：305㎜×220㎜，厚度分别为10㎜、20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜六种，卷夹的外表面规格为：305㎜×220㎜，厚度为20㎜。竣工资料根据归档文件厚度选用不同厚度的卷盒。卷盒、封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表应向省档案馆购买（部分江门市档案馆归档资料向档案馆购买）。案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同，即305㎜×10（20、30、40、50、60）㎜，采用专用脊背纸制作，竣（交）工文件编制及归档管理指南2如图3所示，案卷脊背格式也可直接印在案卷盒脊背上，但各参编单位应统一。卷内目录、卷内备考表格为：297㎜×210㎜，图4、5所示。公路工程科技文件材料分为四级类目，除大类号以英文字母冠以外，其余均以阿拉伯数字代表。负责组卷的单位只填一、二级属类，其它内容由相应的的归档单位填写。档号形式例如：GL5·1·XX·X－XX“GL5”：GL为一级类目（公路），5为二级类目（公路工程）；“·”及“－”：类别符号或层次的区别符号；“1”：三级类目（道路）；“XX”：四级类目（建设项目代号）；“X”：五级类目（文件材料的五大类文件）；“XX”：案卷顺序号。例：国道325线鹤山段施工文件表示为GL5·1·G325·HS·4－XX说明：第一级至第三级类目固定不变，第四级类目为单项工程项目代号，国道与高速公路项目代号可用国家交通部分配的项目的数字编号，省级公路可用省交通管理部门规划的数字编号，其他项目可用地方交通管理部门分配的数字编号，例如某国道项目为325，它的项目编号可采用G325。建设起止点由起点拼音第一个字母和终点拼音第一个字母组成，中间加“·”（例如，江门至中山段高速公路，则表示为JM·ZS）；五级类目按单项工程竣工文件形成的先后分为五大类：综合文件、决算和审计文件、监理资料、施工资料和科研、新技术资料，分别用1、2、3、4、5表示。220305D220D15603058015D=10、20、30、40、50、60 单位mm图1 卷盒式样及卷盒展开示意图竣（交）工文件编制及归档管理指南3立卷单位起止日期保管限期密级档号档案馆号案卷题名2203054560单位：mm图2案卷封面式样保管期限档号案卷题名D50201153055020单位：mm图3案卷脊背式样卷内目录序号文件材料题名日期25102070203529721015x1520201515单位：mm图4案内目录式样2102529735卷内备考表互见号 说明立卷人： 年 月 日检查人： 年 月 日单位：mm图5卷内备考表格式样3x15竣（交）工文件编制及归档管理指南4表1公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表（本表为粤交办函[2002]404号《广东省实施公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》附件二）序号归档文件保管单位保管期限一可行性研究综合档案馆、交通主管部门、设计单位、建设单位永久1项目建议书及批复2工程可行性研究报告及批复3项目评估4环境预测及调查报告二设计基础材料建设单位永久1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明2水文、气象等其它设计基础材料三设计文件交通部档案馆、综合档案馆、交通主管部门、设计单位、建设单位永久1总体规划设计2审批的各阶段设计及有关文件交通主管部门、设计单位永久3公路用地图设计单位、建设单位长期四工程管理文件建设单位永久1征地批文及红线图2占地用图、土地使用证3征地数量一览表4拆迁、补偿建筑物、电力电讯设备协议书5招标、投标、定标、租赁文件6承包、发包及委托合同、协议书7技术规范的补充文件、修改文件8施工许可证9审计、档案、劳动安全卫生、消防规划等验收文件建设单位、使用单位永久10电、暖、煤气等供应协议书五施工文件1开工报告、施工组织设计、施工方案、施工计划建设单位、使用单位永久或长期2工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、重要会审纪要建设单位永久3分项工程开工申请单及附件建设单位永久4原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告建设单位、使用单位长期5原材料试验报告6设计变更、工程更改洽商单材料代用审批手续7施工原始记录8试验材料汇总表9中间检验报验单及试验资料建设单位永久10隐蔽工程验收记录11工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告12单位、分部、分项工程质量检验评定报告13技术总结14专项检测及监控材料建设单位、使用单位长期竣（交）工文件编制及归档管理指南515工程声像资料建设单位、使用单位长期六监理文件1监理规划、监理实施细则建设单位长期2合同管理文件3计划进度管理文件4工程技术管理文件5工程质量控制文件6工程计量与支付7监理通知、开（停复）工令建设单位永久8备忘录、会议纪要建设单位长期9施工质量抽验检验文件建设单位、使用单位永久10监理工作会议记录或纪要11与各单位的来往文件12监理声像资料七竣工文件1工程交竣工申请报告建设单位永久2工程竣工验收报告交通部档案馆、综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久3竣工验收鉴定书、验收委员会名册4参建各方工程总结汇总（建设、设计、施工、监理等）建设单位、使用单位永久5财务决算、工程结算、支付报表建设单位永久6竣工图交通部档案馆、综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久〔1〕总说明书〔2〕路线平、纵面竣工图〔3〕路基、路面竣工图综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久〔4〕路基防护竣工图〔5〕桥梁、涵洞竣工图〔6〕隧道工程竣工图〔7〕路线设施及其它工程竣工图〔8〕环保工程竣工图〔9〕通用图八科研项目文件1课题报告、任务书、批准书综合档案馆、交通主管部门、建设单位永久2协议书、委托书、合同3研究方案、计划、调查研究报告综合档案馆、交通主管部门、建设单位长期4实验记录综合档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久5实验分析、计算、整理数据6阶段报告、科研报告、技术鉴定注：1、参建单位形成的文件如需保存由各自单位复制归档;2、综合档案馆接收项目档案，应以特色项目为主，需接收时，应事先指定项目，接收范围按本表执行;3、交通部档案馆接收范围待交通部确定后另行通知。第二节编制案卷的基本格式竣（交）工文件编制及归档管理指南6一、编写案卷页号1、案卷内文件资料均以有书写内容的页面编写页码。2、页码的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面的在右下角，背面的在左下角编写页码。3、卷内目录、备考表不编页码。4、案卷的页码为小流水号，每个案卷均由1开始编页码。5、页码统一用页码机打印。二、案卷盒封面的编写1、案卷盒封面：采用案卷外封面形式和案卷内封面两种形式，外封面粘贴在卷盒的正表面，填写“案卷题名、立卷单位、起止日期”内容时，用黑体字打印在专用的封面纸上，贴在对名的位置。式样见图2所示，内封面排列在卷内目录之前。2、题名：案卷盒题名应简明、准确，揭示卷内文件材料的内容，应限制在50个字内。每一案卷盒题名均写“xxx工程”，题名示例如下：示例一：管理性文件xxxx工程项目建议书及批复示例二：项目技术文件项目名称+起讫桩号（公路）+单位（分部、分项）工程名称+文件名称3、立卷单位：指项目文件材料组卷的部门或项目负责部门。4、起止日期：指项目文件材料形成的起止日期。5、保管期限：填写其划定的保管期限（附表1）。6、密级：按交通主管部门的有关保密规定填写（一般情况可不填写）。7、档号：填写档案分类号和案卷顺序号（移交前可用铅笔填写）；8、档案馆号：由接收单位填写（暂不填写）。三、案卷盒脊背项目的编制案卷盒脊背的项目有：档号、案卷题名、类别，如图3所示。脊背“案卷题名”与案卷盒封面相同，用黑体字自右向左竖写，首行空两字；桩号打印，要求“字头向右，躺着打”。脊背内容用专用脊背纸统一打印，再贴在背背对应的位置。贴纸要求比脊背宽度窄2mm。四、卷内目录的编制1、序号：用阿拉伯数字从1开始依次标注。2、文件编号：填写文件文号或图样的图号，没有则空着。3、责任者：填写文件形成的部门或主要责任者。4、文件题名：（1）、按文件标题拟写。（2）、标题以“会议纪要”、“通知”等出现的，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“［］”号。（3）、每件文件材料的标题，在书写时要顶格，一横格内书写两行。（4）、文件题目要完整地书写在卷内目录内。5、日期：填写文件形成的时间（可省略“年、月、日”字样，如用“2004-3-25”式样表示）。6、页号：填写每份文件首页的页号，最终件注起止号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，并在备考表中注明合计页数。7、备注：留作说明用（如有与文件内容相关的特殊载体档案，可在此标注具体载体的档号）。竣（交）工文件编制及归档管理指南78、电脑打印填写内容采用仿宋体。五、卷内备考表的编制1、卷内备考表（式样如图5所示）分为两部分，上半部分在归档时填写，要标明卷内文件材料的件数、页数及合计页数，以及组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。2、立卷人：由立卷人签名。3、检查人：由检查人签名。4、立卷时间：填写完成立卷的日期。5、检查时间：填写检查完成的日期。6、电脑打印填写内容采用4号仿宋字体。7、下半部分在归档后由档案部门填写管理中，需说明的问题。第三节案卷装订1、案卷内各部分内容的排列顺序：卷内目录----文件材料----备考表。2、管理性文件按文件整理的原则，即：正文与底稿、正文与附件、原件与复印件、转发文与被转发文、来文与复文等为一份，按重要程度或时间顺序排列装订组卷，每卷厚度一般不超过25mm，一般不超过250页。3、装订前文件需取掉金属物及塑料胶页，采用三孔一线方法，用白色档案专用线装订，天、地各距50mm，装订线距左纸边15mm。4、装订时，表头要求在上或左边，左侧装订。5、批语、签注意见如在装订线上