高校学籍信息化管理论文关于对高校学籍信息化管理的初探

高校学籍信息化管理论文：关于对高校学籍信息化管理的初探【摘要】计算机信息处理技术、网络技术的广泛应用，为高校学籍管理工作提供了切实有效的手段。加强计算机信息处理技术、网络技术在高校学籍管理中的应用，必将使高校学籍管理工作更加科学化、高效化。【关键词】高校学籍信息化管理现状与问题思考与建议学籍管理是高校教务管理的重要组成内容，即对取得学籍的学生，从入学注册、成绩考核与记载，升、留（降）级，转系（专业）与转学、休学、复学、退学，奖励与处分，毕业和毕业资格审查等方面的管理，是一项繁杂而又事务性很强的工作。学籍管理工作的好坏将直接影响到学校的教学秩序、教学质量和校风、学风建设。随着高校办学规模的扩大、专业设置和学生人数的逐年增加，高校教务部门对学籍信息处理与分析的工作越来越繁重和复杂。长期以来高校普遍的人工或半人工学籍管理模式工作效率低，给学籍信息的查找、更新和维护带来很大困难。因此，我们应根据高教改革的发展趋势和高校学籍管理的需要，在学籍管理工作中引入计算机信息处理技术、网络技术，逐步实现并加强学籍管理的信息化、科学化和网络化。1高校学籍信息化管理的意义1.1有利于提高学籍管理工作的效率，减少劳动成本学生的学籍档案记载着学生在校期间思想、学习、生活等方面的教学和管理活动中直接形成的具有查考和利用价值的详细记录资料，时间跨度一般为4年，而且信息量非常庞大，它包含了新生入学、注册登记、学习成绩、学籍异动、奖惩情况、毕业情况等。而且，随着高等教育的大众化，高校人数在不断的增长，这对学籍管理的效率提出了较高的要求。实现学籍信息的计算机信息化管理，不仅仅减少了工作量，也减少了出错的几率，大大提高了工作效率。1.2有利于丰富学生学籍档案的信息量学籍中包含的多种信息，往往是分开存放的，以院系、专业、班级为单位装订成册，但是学生的学籍变更，如休学、退学、复学、转学等信息又是在另外一卷信息里面。同样，学生的奖惩、任职情况、党员信息、综合评价可能在其他卷里面。信息的分割管理，往往使得学生或其他人对学生的信息了解不全，因为学生的信息不能在一个案卷信息里面全部展现出来。但是如果通过数据库管理数据的方式，每个学生的信息由各个部门的管理人员分别录入，这样学生的信息在计算机里面的储存就是完整的，从而大大丰富了学生的学籍信息。2高校学籍信息化管理的现状按照教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》要求，2001年起对普通高校、成人高等教育毕（结）业证书以及通过高等教育自学考试和高等教育学历文凭考试取得的毕业证书实行电子注册，建立全国统一的学历档案信息库，毕业生的学历信息可通过中国高等教育学生信息网在线查询。高校毕业生学历信息电子化是教育部学籍管理信息化的起始阶段。2004年起教育部要求各高校学籍管理部门对当年录取的数据进行网上数据审核，2005年又开通了电子注册管理模块，2006年启用在校生管理模块单元。2007年教育部明确提出：各高校要对取得学籍的新生实行学籍电子注册，省级教育行政部门将注册新生数据报教育部审核备案，具有学籍的学生最终才能获得毕业证书。2008年教育部进一步要求各高校对本校在校学生进行“学年电子注册”。以上举措，结束了多年来各高校自主管理在校生学籍信息的局面，使得各高校学籍管理信息化平台得到了统一。但是，学籍管理的信息化工作是一项艰巨、复杂的系统工程，上述系统尚不能满足各高校在学籍管理中诸如成绩管理、毕业生毕业资格审核以及用于学籍管理决策的大量统计报表的需求。近年来各高校在校园网基础上，自主或与软件公司联手开发出适合本学院教学管理工作特点的教学综合管理系统，其中学籍管理模块是教学综合管理系统的重要组成部分。3高校学籍信息化管理存在的主要问题3.1高校学籍管理的信息化程度不够，数据库和网络技术应用水平不高长期以来，学籍管理在相当程度上都是依赖人工，而非使用现代化的信息手段来进行，面对如此众多的学籍信息，其工作量可想而知。不仅仅浪费了大量的人力物力，而且由于人工管理存在着大量的不可控因素，造成了学籍管理的某些不规范，使得学籍管理陷入“事倍功半”的地步。另外，在一些已经使用先进的信息硬件设备的高校，信息化建设往往“重硬轻软”。许多高校没有开发真正面向校园管理的软件系统，忽视了在网络硬件平台上应用系统的开发和信息化软件环境的搭建，使学收稿日期：2009-11-052009年第6期TIANJINSCIENCE&TECHNOLOGY信息时代籍管理信息无法充分利用。3.2高校学籍管理系统或模块的功能不能满足学籍工作的要求为了改进高校学籍管理手段，不少高校自行开发或与软件公司联手开发过一些教务管理系统，对学籍管理信息化起到了积极的推动作用，积累了许多经验（如图1～3）。但是，这些软件在实际使用过程中，存在不少缺陷，主要体现在以下4个方面：①适应性不强，由于各高校学籍管理具体工作存在一些差异，目前高校的学籍管理系统或模块对部分学籍管理工作中的特殊问题得不到有效解决；②功能不完善，没有涵盖学籍管理工作的各个环节；③不能实现真正的数据共享，学籍管理部门数据与学校其他部门的相关数据不能以校园网为依托，实现真正的数据共享；④数据接口性较差，高校学籍管理部门每学年向上级主管部门上报数据时，从本校学籍管理系统或模块导出的数据格式与上级主管部门要求的标准格式还有一些差异。3.3高校学籍管理人员的计算机专业技术水平较低学籍管理信息化建设中缺乏既精通学籍管理业务又熟练掌握计算机技术的复合型人才。各高校学籍管理人员队伍中大部分是对学籍管理业务较熟悉，但计算机专业技术应用能力不强的人员。高校学籍管理系统或模块在学籍管理日常工作中之所以出现适应性不强、功能不完善、数据共享性较差等问题，其主要原因是软件开发人员对学籍管理业务不熟悉，学籍管理人员对计算机知识掌握不足等原因所造成的。4加强高校学籍信息化管理的思考与建议4.1运用结构完整、合理的后台数据库管理系统支持高校学籍信息化管理工作在学籍信息化管理中，信息数据共享是非常重要的一个方面，这样不仅把教务管理人员从繁重的数据处理工作中解放出学籍管理系统用户查询TIANJINSCIENCE&TECHNOLOGY信息时代图3学籍管理系统菜单来，而且提供了更加快速有效准确的途经，使工作可以在部门之间平滑切换，顺利进行。同时充分利用网络技术，基于网络的界面，可以实时显示相关信息。鉴于系统应当能够实时显示相关信息，所以它应当是基于网络的B/S模式。另外，可以考虑使用JSP或ASP技术来实现这样一个系统。学籍管理工作的流程不是一成不变的，可能会出现很多变化或特殊情况，如果系统仅仅用于适应业务本身，而不兼容后续工作和教学管理等其他流程，显然还不够。面对复杂的实际工作情况，系统必须具备可扩展性。4.2学籍管理软件开发人员应与高校学籍管理工作人员强强联手针对目前高校学籍管理系统或模块不能完全满足高校学籍管理工作要求的现状，软件研发公司应深入学籍管理工作一线，并且与高校学籍管理工作人员加强沟通，认真学习国家高教部学籍信息化管理的工作要求，仔细研究高校教务管理的工作特点。本着高起点、高标准、既适应当前又考虑未来发展的原则，为各高校定制研发学籍管理系统或模块，加快学籍管理信息化进程。4.3提高学籍管理人员的信息化水平，建设一支高素质的学籍管理队伍学籍管理全面采取信息化管理后，学校的管理模式会发生很大的变化，管理效率大大提高。但是，在这种转化过程中，加强管理人员的信息化意识培养至关重要，否则会严重影响信息化学籍管理的质量和水平。首先，学籍管理人员应转变思想观念，形成新的学籍管理理念。思想观念形成的过程实质上是主体意识形成的过程。其次，应当让学籍管理人员树立以教学为中心，学籍管理为育人服务的责任和意识。此外，学籍管理是一种操作性很强的技术性工作，同是也是一种应用研究性的工作。这就需要通过理论的研究去推动技术操作水平提高，因而作为学籍管理人员应当结合实际，创造性的开展实验和研究。5结束语总之，高校要高度重视学籍信息化管理工作，不断优化学籍信息化管理，在实践中不断摸索、总结经验，让学籍信息真正为学校、学生乃至社会服务，通过信息化建设使高校学籍管理走上规范化、制度化和科学化的道路。参考文献：[1]财政部、国家档案局.会计档案管理办法[M].北京：工商出版社，1984.[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007，（4）：40-41.[3]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯，2007，（7）：73-74.[4]时立真.试析改善职业院校财务档案管理的措施[J].内蒙古水利，2006，（3）：112-113.[5]赵清和.谈财务部门会计档案的管理[J].沈阳建筑大学学报：社会科学版，2005，（4）：144-146.[6]姜洪娥.规范会计档案管理工作的几点建议[J].中国农业会计，2004，（8）：15.