高等职业院校CRP系统的应用研究

....高等职业院校CRP系统的应用研究张晞，徐相林，魏胜能，彭华林（广州工程技术职业学院信息中心，广东广州510075）摘要：CRP系统是一个集“日常管理”、“评估工作”、“规划决策”及“激励改进”四位一体的，全员、全程及全方位的数字校园解决方案。本文以广州工程技术职业学院的CRP系统作为实例，研究“校园资源计划”（CRP）应具备的基本特点、机制及功能。关键词：CRP；高等职业学院；信息化；数字仪表盘中图分类号：G202文献标识码：A文章编号：CRP（CampusResourcePlanning）即“校园资源计划”，它是一个以教学为核心的新型的数字化系统，通过识别和规划校园资源，从而有效地实现和完成学校教育教学、招生就业、校企合作、行政后勤保障管理等任务。换言之，CRP系统是以角色间业务活动为核心线，实施学校内部条件和合作企业办学资源的有机整合，并对各种资源进行分析和规划，实现资源价值的最大化。自2002年开始，我院历时8年建设校园CRP系统，其建设成果得到了国家教育部、广东省及广州市教育部门的高度评价。他们普遍认为我院数字校园的建设水平已走在我国高等职业院校的前列。目前，我院的CRP系统已在国内部分国家示范性高等职业院校中推广。本文以我院CRP系统的建设成果作为实例，研究应如何在高等职业院校中开展CRP系统的建设。一、CRP系统的基本特性高等职业学院的管理涉及教学、学工、行政、后勤和就业等方面，CRP系统应对这些管理工作提供足够的信息化支持。此外，根据我院的建设经验，CRP系统作为一个整体的数字化校园解决方案，应具备以下的特点：（1）数据源头唯一，数据共享。学院的教学、师资、学生及固定资产等方面的数据，应只有一个维护源头，并且，这些CRP系统的核心数据可通过中间件及数据中心技术同步共享到其他系统。（2）全部数据源头产生且循环流动。CRP系统的数据信息应全部在工作过程中产生，并实时采集于源头，从而保障数据的实时性和可靠性。系统每天在实时加工源头信息的基础上，将处理结果分流至各个部门和管理的各个环节。师生利用系统进行工作与学习的过程，就是系统中信息循环流动的过程，以及对信息流不断进行加工处理的过程。循环流动使信息充满生命力，始终处于激活的状态，消除了信息“孤岛”现象。此外，数据中出现的错误会在循环使用的过程中被其它环节发现并纠正。（3）CRP各功能模块之间应进行水平整合，形成互相联动的整体。在CRP系统中，不仅数据要共享，系统之间也应相互联动，采用目前流行的SOA技术，可将功能模块从各大系统中剥离出来，以服务为单位进行组装，统一按任务驱动的形式串接在流程总线上，从而使用户能以最轻松的方式进行操作，并且也利于工作流程的重组。例如，在我院的CRP系....统中，首先按照数据的归属形成各职能部门的信息管理系统；然后，将各系统的边界打破，使系统之间互相联动，数据共享，按标准化体系重组工作流程，形成多个任务驱动的软件功能模块（工作流程）。例如，我院教师工作日志流程以及联动的系统如图1所示。图1我院教师工作日志流程（4）全员、全程及全方位维护。在CRP系统中，一方面要采集学院各层面各环节的数据以支持领导决策，另一方面各系统间又要互相联动，以一个统一的整体进行运作。因此，要求数据的维护必须由以往“单一系统由单一部门维护”的管理模式转变成为全员、全程及全方位地参与数据的维护。例如在我院的CRP系统中，学生电子档案就可由学生、辅导员、导师、任课教师、校医、特勤、宿管员及用人单位等同时进行维护。（5）CRP系统应提供个性化的工作环境。在CRP系统中，每位员工的工作平台应是个性化的，在平台上应显示员工个人的信息及根据员工工作岗位而定制的功能模块，以体现以人为本的思想。例如在我院的CRP系统中，专门设计了一个集行政办公管理、教学管理、后勤管理等功能于一身的数字校园工作信息平台。它打破了传统意义上的信息管理系统边界的概念，按功能将所有系统进行整合，形成一个个能够实现一系列相关操作的、功能结合紧密的功能模块，这些功能模块在工作平台上以图标的形式出现，每个功能模块图标代表一条操作的通道，用户点击进入通道后，即可在通道中完成一系列相关联的操作；与此同时，通道会时刻为用户准备好足够的与这些操作有关的环境（包括相关的资源信息）。此外，为了方便一般用户进行操作，各功能模块如果有任务要求用户处理，可自动向用户的工作平台推送任务的提醒信息，引导用户在各信息管理系统下完成工作任务的处理。二、CRP系统应通过各种数字仪表盘使学院的各项工作“可视受控”当今社会已进入信息时代，信息化不仅能提高工作效率，而且可以对海量的数据进行分类汇总，形成一个个鲜活的统计数据，提供给管理者进行决策参考。因此，高校数字校园建设的核心部分是多渠道、多层次和多形式的数据显示功能。这一功能使校园变得可透视、可....预见、可控制。辅以内部审核、外部审核以及纠正和预防等持续改进措施，实现系统的自动修复功能，推进学院的可持续发展。例如在我院的CRP系统中，形成了三大数据监控平台：指挥与监控管理系统、人才培养工作数据监测管理系统和动态电子书。这些以数字仪表盘展现的数据监控平台，犹如一个透明的数据立体，可方便地对其进行切片、切块、上卷及下钻等操作，以各种数据组合及各种视图分析、监控学院的运行数据。通过这些仪表盘，学院各级领导能随时监控学院当前的运行状态，及时调整学院前进的步伐和方向，使学院的各项工作始终在可视、可控的状态下，可持续地高速运转。（1）指挥与监控系统。“指挥与监控”是供给我院中层以上领导实时查询数据的系统，该系统被喻为学院管理的仪表盘。它将全院所有信息化系统产生的数据加以整理归纳，以各种便捷的方式（逐层展开、先汇总后明细及各式统计图表的方式）展示给学院各级领导，使其及时、准确地了解学院当前有关人、财、物的数据；掌握各部门及教工的工作表现；跟踪学院各环节出现的事件及问题。“指挥与监控”系统的内容包括基本情况、行政工作、管理服务、教学运行、资金财产、绩效考核、学生就业及其他情况共八大类别。由于这些数据涉及学院工作的方方面面，从而让校园管理完全处于透明、公开的状态。（2）人才培养工作数据监控系统。如果说“指挥与监控”系统是实时观察学院高速运转情况的仪表盘，那么，“人才培养工作数据监控”系统则是我院全面的人才培养工作的定期（每学期）“体格检测仪”。该系统将基本办学条件放在首位，以“状态数据”作为人才培养工作自我检测和调控的手段，从办学基本条件、领导作用、师资队伍、课程建设、实践教学、特色专业建设、教学管理、社会评价及特色培养等九大方面，定期检查学院的“健康”状况。通过对比各种历史数据与实时数据，反映学院的发展趋势，便于学院领导及时发现人才培养工作中的问题，及时调整工作思路和改进工作方法。此外，该平台还可作为学院人才培养工作过程中各种材料的存放空间。由于它具备了材料共享、知识管理的表现形式，各种材料能及时交流与不断完善，同样保证了学院的发展处于可预见和可控制的管理中。（3）动态电子书。作为对“指挥与监控”系统和“人才培养工作数据监测”系统的补充，动态电子书从教养工程及专业建设的角度，分“设计篇”、“实施篇”及“效果篇”三个部分细化监控数据。它通过设计动态和灵敏的评价指标，实时监测每月建设的状态数据，并让反馈结果借用仪表盘的直观和灵敏效果加以动态显示。同时，以ISO9001质量管理理念为核心的标准化体系与信息化手段的完美结合，对建设的改进管理进行过程跟踪，从源头上保障各院系教养工程和各专业的建设水平。动态电子书还设置了一个“质量综合分析”栏目，对各主持人的建设质量进行分析及排名。动态电子书不仅有利于主持人开展教养工程及专业建设工作，同时也有利于学院领导随时监控各院系教养工程及各专业的建设状态，从宏观上指导它们的建设。综上所述，我院CRP系统的总体结构如图2所示：....图2我院CRP系统总体结构三、CRP系统应能促进办学资源使用的充分性和有效性高等职业院校的管理者，都十分重视办学资源使用的充分性及有效性。CRP系统一方面可从大量事务数据中聚集汇总出最能体现管理效能及教学水平的信息，发挥其资源计划及调配的作用；另一方面，又可以使学院的各种资源使用的“无边界”化。在我院CRP系统的各种数字仪表盘中，凸显了各种如课室使用率、实验室使用率、设备使用率及报修率，各后勤场所的使用率、教师工作量、授课满意度等信息，不仅为分布在各部门、各部位的办学资源共享提供了可能和方便，同时为学院领导运筹管理，合理分配和调剂办学资源，调整及优化结构，在保证一定量的前提下，提高资源利用的效率提供客观依据。例如，在专业建设过程中，专业主持人之间通过电子书可以互相借鉴专业建设的研究与建设成果，实现无界化协作与交流，实现资源和才智的共享；同时形成专业建设自我约束、自我激励、自我完善、自我发展的良性机制，以过程建设的质量保证了结果形成的质量。四、CRP系统应紧密配合学院的各项管理信息化是实现教育现代化的关键，但如果信息技术不和院校的管理相结合，那么，信息化建设就只是信息产业“烧钱”的门面工程。信息技术只有与院校先进的教育管理理念相结合，并在结合点上创新，推动院校管理体制的改造及管理水平的提升，实现产业的信息化，才能释放出强大的生命力和生产力。例如在我院，为了贯彻实施按规则办事的管理理念，学院引进并实施了标准化管理体制。要求办任何事情必须严格按标准化体系中预先规定好的流程进行。我院为使广大教职员工都能自觉地按规则办事，一方面，在工作信息平台上专门设置了一个供员工查询各项工作流程及工作标准的栏目，另一方面，CRP系统的每个功能模块中都内嵌了标准化流程，员工只需按系统的指示完成操作，便自动地完成了该项工作的标准化管理流程，从而使得员工在不....知不觉中潜移默化地接受了标准化规则的约束。并且，CRP系统自动跟踪记录所有的管理过程，从而使全体员工在“铁面无私”的系统的统一“指挥”下工作。信息技术在学院的管理中起到了领航员的作用，也让虚拟“校园”成为了真实校园的神经枢纽。我院借助CRP系统，一方面大大降低了员工的工作强度，另一方面也极大地提高了员工的工作效率及工作准确度，使学院能以较低的成本取得极高的经济效益和社会效益。而更为重要的是，信息技术手段与学院先进的教育管理理念的相得益彰，使学院的管理在质量上得到了全面的提升。五、CRP系统应具备完备的绩效考核机制CRP系统应注意采集教职员工全方位的业绩数据，并据此建立一个完备的绩效考核体系。通过该体系，可自动产生各教职员工的业绩成绩，从而明晰员工之间的区分度，从而将员工的业绩考核建立在一个客观、量化及自动化的基础之上。例如在我院的CRP系统中，员工业绩考核以学院发展战略和现实工作需要为导向，注重工作过程的考核。通过追踪调查日常工作过程中的每项工作，自动生成员工的业绩数据，形成有据可依的质量评价；并通过信息管理系统的显示功能使员工业绩透明可视，通过有效的比较以及人事部门对员工进行的关键指标警示和职业提醒，使员工工作状态过程受控，达到自我诊断、自我完善的目的。以此为基础，业绩考核把年度考核分解为月度考核，将人力资源被动的、封闭式的管理向主动与透明转变，变终结性评价为导向性评价，形成月度考核、年度考核、评先考核、入编考核的相互联动的机制。六、CRP系统应与评估工作对接CRP系统应充分考虑评估因素，数据结构尽量与“评估数据平台”的数据结构对接，从而当学院需要“评估”或填报相关报表时，系统将会自动在各个功能模块中提取相关信息，自动导入“评估状态数据平台”中，方便学校经常性的自我测评，也让“评估”成为学校日常管理的一个部分，实现让学校评估工作从繁琐变为简单，成为管理者管理学校、确保学校健康发展和人才培养质量提高的重要手段。由于系统数据在工作源头产生，而且开放透明，所有评估数据均可在网上实时提取和分析，因此，评估专家们完全可以透过网络进行工作，使简单方便、真实常态的“网上评估”或者“远程评估”成为可能。例如在我院的CRP系统中，其中与评估紧密相关的七个信息管理系统（师资管理系统、课程库管理系统、动态电子书、