文书档案收集整理归档规范

文书档案收集整理归档规范1/5文书档案收集整理归档规范1范围本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。2文书档案的归档范围2.1文件材料的归档范围反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。2.2文件材料的不归档范围其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。2.3各部门档案的归档范围2.3.1综合办a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等；b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等；c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等；d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等；e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等；f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等；g)其他具有保存价值的文件材料。2.3.1.1基本文件：人力资源战略、年度人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；2.3.1.2人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；2.3.1.3人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；营销部a)销售管理策略和规划、年度行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等；c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；成本部a)公司年度采购策略及绩效目标、采购计划、年度采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理年度策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等；c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；工程技术部2.3.1.4审计报告、审计作业流程、审计规划等；2.3.1.5财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等；2.3.1.6投诉、举报方面的相关资料；2.3.1.7审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；Q/XZLG.15.C.GMO.S.002—2012/V02/5文书档案收集整理归档规范财务部a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。b)会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿，其他会计账薄；c)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；d)其他类：财务预算、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料；e)财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；前期开发部a)公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等；b)各项质量管理活动产生的报告与记录，如品质稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等；c)产品质量事故相关文件，如质量事故调查报告等；d)质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；设计部a)公司产品配方资料及其相关资料等；b)公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等；c)产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等；d)各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等；e)新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结果、工艺设计图等；f)研发部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；市场部a)品牌建设、行业发展趋势、竞品信息、消费者需求文件等；b)新品开发规划、旧品改良规划、产品生命周期管理、日常产供销协调、各品项毛利率评估文件等c)各品牌媒介费用年度预算、媒体谈判、媒体投放评估、媒体发布文件等；d)广告创意评估、广告制作、各类促销活动相关文件等；e)各品类广宣品、赠品、陈列工具的开发设计、制作改良及管理相关文件等；f)市场部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；信息流程部a)流程管理体系与发展规划、流程管理目标、流程优化专项工作相关文件等；b)公司IT发展规划、IT工作目标、IT项目建设相关文件等；c)公司受控文件等；d)信息流程部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；制造部a)公司制造工作规划与目标、公司安全生产体系、改进与完善制造流程工作文件等；b)技术革新和改造工作（含设备和IE）及相关专案项目管理工作相关文件等c)制造部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；各基地品质管理部a)产品质量事故调查报告、公司质量工作统计年报、本公司制定并颁发的技术标准(非受控文件)、公司颁发的质量工作规定、办法(非受控文件)等；b)基地关于技术、环保、计量管理的各项规定等；c)本部门年度工作计划、总结，重要的请示、批复，一般技术工作通知等；d)基地检测设备类、其它计量（能源计量除外）类档案的收集、整理；e)基地品质管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；文书档案收集整理归档规范3/5各基地生产计划部本部门年度工作规划、总结，基地生产统计年报，各项经济指标完成情况汇总表，生产计划指标等；重要的请示与批复、有关生产管理的通知、生产的组织与调度文件、专案审计材料（调查、旁证、公证、结论）、物资报废审批表等；关于物资管理的规定、制度、办法(非受控文件)，上级颁发的需本部门执行的文件等；货物进口证明书（进口设备）、进口检验单（进口设备）等；各基地生产计划部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；各基地工程部2.3.1.8基建档案和设备仪器档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》、《设备档案管理流程》。2.3.1.9各基地工程部日常工作中产生的具有保存价值的文件材料，如公司机械设备年度统计报表、本部门年度工作规划、总结、重大工程施工方案的审批、请示、批复等；2.3.1.10日常基建档案。2.3.1.11生产设备类、能源计量类档案。i.购置、引进设备仪器的申请报告、批复、合同、协议、来往信函、图纸和招标、报关等；ii.设备仪器的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单、安装图、原理图、附件图、电子文件、使用维护说明书等；iii.设备仪器安装调试运行记录和检测报告等；iv.设备仪器操作规程和履历表等；v.设备仪器大、中修记录，故障分析处理文件等；vi.设备仪器报废申请、鉴定材料、批复、处理结果等；各基地塑杯制造部、果冻海苔部、冲调饮料部2.3.1.12技术改造项目的可行性研究、立项审批、图纸、施工、竣工、验收文件等；2.3.1.13向上级的请示及上级的批复；2.3.1.14本部门年度、月度工作计划、总结；2.3.1.15签呈（含全过程文件）；2.3.1.16其他具有保存价值的文件材料。基地项目（新厂）指挥部2.3.1.17基建档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》。2.3.1.18前期准备阶段，如基建计划、工程项目建议书、请示、批复、设计任务书、可行性研究报告、选址报告、投资计划、项目评估、环境预测、工程合同、协议等2.3.1.19设计阶段文件，如设工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、等设计基础材料；初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件等设计文件。2.3.1.20施工文件，如施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等2.3.1.21监理文件，如监理工作专项报告、验证材料、监理通知、协议书及监理工作中形成的文件材料等；2.3.1.22竣工验收阶段文件，如竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程结算、总结等；2.3.1.23使用维护阶段文件，包括在使用、维修、维护、改造、扩建中形成的文件。3文书档案的归档要求3.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变（如传真件）的文件应予复制，并与原件一并归档。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容题要。归档的文件材料应为原件，不得擅自修改。3.2要求做到收集整理的档案材料正确。经办人员要确保档案材料按照行程规律保持有机联系，使归档文件能真实地反映职能活动的历史原貌。要求做到纸质档案与电子档案一一对应，及要求纸质档案与电子档案的实际情况相符、数量一样、内容一致。Q/XZLG.15.C.GMO.S.002—2012/V04/5文书档案收集整理归档规范3.3纸面过小的书写材料要加贴衬纸，超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。4文书档案的整理归档程序4.1整理归档程序各部门应以件为单位，按照分类、排列、装订、编号、编目、入盒等步骤整理归档文件。分类文件分类采用“年度-部门-保管期限”的办法进行。4.1.1.1分年度：将文件按其形成或所涉工作的年度分开。一般文件归入形成年度。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划、预算，一般可归入文件内容涉及的第一个年度；跨年度的总结归入文件内容涉及的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可以归入会议开幕的年度。4.1.1.2分部门：将文件按其形成部门或承办部门分类。4.1.1.3分保管期限：档案从立卷时算起，其保管期限分为以下三种：永久、长期、短期。排列归档文件以件为单位按事由结合时间、重要程度等排列，即将同一问题的文件材料进行相邻排列。一般每份文件为1件。文件正本与定稿为1件；正文与附件为1件；原文与复制件为1件；转发文与被转发文为1件；会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料以次（期）为1件；报表、名册、图册等一册（本）为1件；来文与复文（请示与批复、去函与复函）为1件；原件与译文、多种文字形成的同一文件为1件。装订归档文件按件装订。装订时，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文处理表在前，文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。永久、长期保管的归档文件应去掉会生锈的金属物，要用档案管理部门统一指定使用的装订材料装订（包括棉线、不锈钢钉等）。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。编号归档文件应按类别和排列顺序逐件编号。各部门在每件文件首页的右上角用铅笔标上件号。编目归档文件应依据分类和部门所编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目，并保证目录上的编号与文件的编号一一对应。来文与复文作为1件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。具体内容如下：1）件号：各部门按类别和排列顺序自行编制2）责任者：即文件形成部门。3）文号：文件的发文字号。4）文件标题。没有标题或标题不规范的，要自拟标题，并加“[]”号。5）日期：文件的成文日期。6）页数：每一份归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。7）备注：注释文件需要说明的情况。如：复制件、传真件、不完整件等等。入盒不同类别的归档文件应分别装盒/夹。装盒时按部门所编件号顺序，然后填写档案盒/夹封面、盒/夹脊背全宗名称。案卷封面内容包括文件形成部门、年度、保管期限及起止件号。案卷封面字迹要工整、清晰。5记录F-GMO-051《文书档案目录》文书档案收集整理归档规范5/5