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第一章总则第一条为了切实做好重点工程档案工作，确保重点工程建设的顺利进行和竣工后投产使用，现根据交公路发[2010]65文《关于印发公路工程竣工验收办法实施细则的通知》、交办发[2010]382号文件《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》及有关档案管理规定，特制定了《风陵渡黄河公路大桥加固工程竣工文件编制实施办法》，以下简称《编制实施办法》。第二条本《编制实施办法》为专项工程规定，仅适用于风陵渡黄河公路大桥加固工程。第三条风陵渡黄河公路大桥加固工程竣工文件，是指该工程从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工投入使用，全过程中所形成的文件、图表、声像等材料。各种文件、图表、声像等材料要求完整、准确、清晰，组档系统。第四条竣工文件是建设项目全过程的真实写照，是建设项目交工验收、质量等级评定的主要依据，也是建设项目完工后养护管理及科研工作的主要参考资料，施工、监理单位必须认真做好竣工文件的编制工作。第二章组织与职责第五条建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责;将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。第六条项目竣工文件材料立卷归档工作纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。项目监理单位负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。第三章建设项目文件材料的收集第八条建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。本竣工文件除按纸质文件归档外,要求采取图像扫描或缩微方式进行档案复制。第九条本工程竣工文件共分五卷，由各相关单位按照本办法《工程档案归档范围》进行收集归档。第十条收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。复印件应清晰。第十一条凡本《编制实施办法》要求归档的资料，因属长期或永久性保存资料，为防止褪色变质，要求用黑兰或炭素墨水书写，不得用油笔或蓝墨水书写，不允许有擦、涂改现象。有关试验原材料出厂合格证等资料小于A4纸时，需粘贴在A4纸上再进行装订。第十二条竣工文件每图、每表必须签字盖章完备，且签字要真实，不得代签。施工单位竣工文件编制完毕后要经监理工程师签字认可，再进行移交。第十三条数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档;照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB／T11821—2002）要求。第十四条纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《纸质档案数字化技术规范》（DA／T3l—2005）的要求。第十五条竣工图编制要求：1、竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可。2、竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。3、完全依照设计图施工的工程，确实没有变化，可将原图装入3#标准图框内复印成图；重新绘制的竣工图，按3#图幅成图，图面要求完整、清晰，各项数据准确反映竣工工程的实际情况;重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字。4、每张竣工图的背面必须加盖竣工图章，竣工图章的式样附后，由施工单位自行刻制（图章内除姓名、日期外，其它均刻制）。第四章建设项目文件材料的整理第十六条建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。未完成项目档案整理的，项目法人单位不得组织交工验收。变更文件需编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表。第十七条经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯教字逐页编写页号。已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。第十八条案卷由案卷卷盒、内封面（图表一）、卷内目录（图表二）、卷内文件材料及备考表（封底）（图表三）组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822——2008）。第十九条卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。（卷盒内装有若干卷案卷的，卷盘正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号。）（图表四）第二十条内封面有封面、封底连体式封皮和单面式封面两种（图表一）前者用于装订卷，后者用于不装订以盒为卷的案卷，执行标准为GB/T11822-2008，使用无酸纸制做，可统一向许可生产单位定购，栏目填写标准为：档号：××·××—×××（档案分类大纲）。内封面由下列内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。1、案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容，包括公路建设项目名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称。文字填写在封面“案卷题名”四字下15mm至“立卷单位”四字上20mm的版心范围内如图表一所示虚线框中。2、立卷单位指案卷的组卷单位或部门。3、起止日期指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间——年、月、日（年度应填写四位数字）。例：2010.05.11-2010.12.124、保管期限填写划定的保管期限。统一填写“永久”，用档案专用章盒中“永久”章以红色元子油盖制，位置居中。5、密级栏根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。整理中，如果利用设计院原发成册的有塑封表面的图纸做竣工图，可以不拆原封面，不再加装档案专用封面，只在扉页右上角加盖科技档号章（图表八），填写档号栏，填写方法和封面档号栏填法相同。序号栏空白。以上封面中所填内容除“保管期限”栏外，均使用书法钢笔，用碳素墨水书写，要求整洁美观。也可使用计算机直接打印在卷皮上，但不能打印后粘贴在封面上。第二十一条卷内目录和本册目录合并为一个目录格式，为保持系统和地方标准的协调性，在打印卷内目录时请保持“卷内目录（本册目录）”的格式（图表二）。卷内目录由下列项目组成：1、序号，按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。2、文件编号，填写文件的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。3、责任者，填写文件材料的形成单位或主要形成单位,即中标合同中所用法人单位名称。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位。4、文件题名，亦称文件标题，填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加[]符号。案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。5、日期，填写文件材料形成最终日期。年、月、日例：2010年5月8日可简写为201005086、页次，填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号；属巳装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。7、备注，填写需注明的情况。卷内目录填写，全部使用计算机输入，字号见图表二所示。不换封面的图纸类案卷可以继续使用本册目录，不再加卷内目录，只在做检索工具时将本册目录转换成本规定中卷内目录的格式。卷内目录需纸质目录及电子目录各一份。第二十二条每一个卷的内部文件排列规定以单一事由为佳，切忌案卷过厚，形成杂卷。文字性材料不得超过15毫米，图纸材料不能超过50毫米，但不宜以此为标准组织案卷。图纸类档案原始本（册）超过200张时，应拆分重整。除蓝图及成册文件材料外按照三孔一线方式进行装订（图表五）。装订前，应去除塑胶、塑封、塑膜、胶圈等品老化腐蚀纸张的封面或装订材料。不装订的图纸及成册文件材料,每份需右上角加盖档号章（图表八）。蓝图和不装订卷装入档案袋（格式见图表一）。第二十三条卷内备考表中应标明卷内文件材料的件数、页数、以及在组卷和案卷使用过程中应说明的问题。应由立卷人和检查人签字或盖章（使用方形章）。立卷人指案卷组卷人员，检查人应为部门或项目技术负责人及监理。第二十四条案卷系统化排列及编号：案卷的编制单位应按工程进展的自然过程，对已经整理好的案卷进行系统化排列，并用铅笔在封面及卷脊编写案卷流水号。其中，施工单位应对本合同段形成的案卷，按照其自然形成过程，结合单位工程排列顺序依次进行排列。监理单位按照监理工作程序，对形成的案卷进行系统化排列。第二十五条编目(编制检索工具):经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录一式二份（含电子版），其格式应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822—2008）。每一套档案移交时均需另带一套目录。一套目录有两种，一种是分类目录，将案卷目录逐条登记即可（格式见图表六），另一种是卷内目录，即将卷内目录合订而成。两种目录均有通用目录夹装订，封面和脊背写明类目号和目录名称（即“分类目录”或“卷内目录”）用WORD小一黑体竖排打印。目录扉页上注明类目号、目录名称、起止卷号、责任者，同时向业主提供一套软盘目录，软盘外写明档号和目录名称。案卷目录和卷内目录全部使用计算机打印。表头如图表二所示，内容部分字号使用WORD宋体五号。第五章项目档案的移交与汇总整理第二十六条案卷外观规范:案卷统一装入档案盒，档案盒可统一向许可生产单位定制。执行标准为GB/T11822-2000，使用无酸材料。纸版厚度为2.5毫米，A4幅面，厚度为50毫米和60毫米两种。盒子正面（格式见图表一）各栏目暂时空白，脊背栏目中只填“档号”一栏，填法照图表四。字号使用档案专用章盒中的4号数码（字体12×4毫米）。照片档案盒可统一定制，依内附栏目填写，标准（略）。录音、录像带统一加制“带卡”并填写栏目内容。第二十七条承包单位应在合同段交工验收前，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，经项目法人单位和监理检查合格后，移交项目法人单位，并按规定办理移交手续。案卷编制说明内容包括本合同段项目建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其他需要说明的问题。移交项目档案套数见《风陵渡黄河公路大桥加固工程档案编制目录》。资料移交方向为：1、业主：档案一套，包括编制目录中第一、二、三、四、五卷全部。手工检索目录一套，包括分类目录和卷内目录，电子检索目录一套，用WORD或EXCEL平台。2、省档案馆：档案一套，包括编制目录中第一、二、四（第一册）卷内容。手工检索目录一套，包括分类目录和卷内目录。3、省交通厅：档案一套，包括编制目录中第一、二、四（第一册）卷内容。手工检索目录一套，包括分类目录和卷内目录。第二十八条项目法人单位负责对接收的全部项目档案进行系统化整理和排列。案卷排列顺序按照立项审批、设计、工程准备、施工、交工、竣工等不同阶段依次进行汇总整理和排列。其中施工阶段案卷按照项目法人单位、施工单位及监理单位形成的案卷分别进行汇总、整理和排列；施工单位和监理单位形成的案卷，依次进行汇总整理和排列。招投标、合同及计量支付、计划进度报表类档案可单独