集团公司会议管理制度

泽远集团会议管理制度第1页目录第一章总则.............................................................................................................1第二章会议形式.....................................................................................................1第三章会议组织.....................................................................................................2第四章会议效率管理.............................................................................................4第五章会议室管理.................................................................................................6第六章附则.............................................................................................................6附录：会议记录簿.......................................................................................................7第一章总则为使泽远集团公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。会议本着精减、有效、节俭原则运行。第二章会议形式董事长办公会（一）出席人员：董事长、副总经理、行政总监、业务总监、财务总监、行政经理、人资经理、财务经理、总助、总经理秘书、各分公司总经理等常设成员。（二）周期：根据需要随时召开；（三）会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。（四）主持人：董事长董事长质询会（五）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员；（六）周期：每周一次；（七）会议内容：上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达；（八）主持人：总裁或执行总裁全体员工会议（九）出席人员：公司全体员工；（十）周期：每半年或一年、或不定期；（十一）会议内容：公司经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议；（十二）主持人：总裁。每周晨会（十三）内容：对本周重大工作事项进行统一安排，协调跨部门工作；（十四）出席人员：总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等；（十五）主持人：总裁；（十六）周期：每周周初工作汇报会（十七）内容：下级向上级汇报指定内容；（十八）出席人员：上下级或有关责任人；（十九）主持人：上级主管；（二十）周期：定期或不定期。专题会议（二十一）内容：某一问题讨论和商定；（二十二）出席人员：有关人员；（二十三）主持人：相关主管；（二十四）周期：不定期或定期。各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第三章会议组织会议程序一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：（二十五）确立会议议题；（二十六）安排会议议程；（二十七）发出会议通知；（二十八）会务准备；（二十九）做会议记录和摄像、录音；（三十）整理会议纪要、决议；（三十一）相关领导阅改、签批；（三十二）印发有关部门、人员，并归档。确立会议议题会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议程；6、会议主持人；7、出席人员（名单）；8、会议财务（支出收入）预算；9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。该报告批准后方执行。提前发出会议通知（三十三）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；（三十四）方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；（三十五）出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。（三十六）通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。会务准备会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投影仪、幻灯片和白板或黑板等。根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。各部门起草会议纪要的内容要求：（三十七）必须全面记录会议的内容；（三十八）必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；（三十九）会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；（四十）起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写，同时要保持纸面清洁；（四十一）会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档；（四十二）会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。第四章会议效率管理判断会议效率的高低有以下的标准：（一）会议是否按预期进行（二）目的及议题是否清晰，是否彻底讨论（三）会场准备是否完善（四）资料是否齐全（五）会议日程是否有计划性（六）参加者是否预先了解主题（七）讨论离题是否严重（八）会议气氛是否热烈（九）建设性发言数量（十）是否得出结论或对策提高会议效率的要领（十一）要严格遵守会议的开始时间；（十二）要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；（十三）要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；（十四）在会议进行中要注意如下事项：发言内容是否偏离了议题?发言内容是否出于个人的利害?是否全体人员都专心聆听发言?发言的内容是否朝着结论推进?（十五）应当引导在预定时间内做出结论；（十六）在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间；（十七）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认；（十八）应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。会议禁忌事项（十九）发言时不可长篇大论，滔滔不绝；（二十）不可取用不正确的资料；（二十一）不可打断他人的发言；（二十二）不要中途离席。会议管理技巧（二十三）控制出席人数，与会无关者不参加；（二十四）每次会议须明确主题；（二十五）对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议；（二十六）会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间；（二十七）对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。第五章会议室管理会议室使用登记手续（二十八）凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续；（二十九）会议室预约登记手续由总裁办办理；（三十）会议结束后将会议纪要送总裁办备案。会议室必备的物品、用品和环境（三十一）会议室备有会议桌、椅；（三十二）会议室备有饮水机；（三十三）会务准备有特殊要求的，请与总裁办协商；（三十四）会议室保洁。会议室使用环境卫生的要求（三十五）注意保持会议室的环境卫生；（三十六）严禁在会议室吃东西；（三十七）严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；（三十八）严禁在会议室处理与工作无关的事情。会议室维护费用由总裁办编制预算并执行。第六章附则本办法的拟定或者修改由总裁办负责，报总裁批准后执行。本办法由总裁办负责解释。附录：会议记录簿时间地点主持人记录人出席人缺席人列席人议题（记录内容）决议执行部门时间核查使用要点：（1）重要会议，有言必录，详细记录；（2）一般会议，可摘其要点记录；（3）日常事务性会议，简要记录；（4）对于重要会议记录，与会人员须确认签字；（5）本簿装订成册使用。