加拿大现代档案管理

加拿大现代档案管理[转贴2005-05-0217:34:18]字号：大中小文章来源:加拿大（CAnada）加拿大（CAnada）位于北美洲大陆的北部，国土面积990万平方公里，仅次于俄罗斯，居世界第二位，人口3000多万，是一个以英裔和法裔为主的移民国家，官方语言是英语和法语。16世纪，英法殖民者开始进入加拿大。１８６７年７月１日，英国议会通过不列颠北美法案，加拿大成为英国最早的一个自治领。１９２６年英国承认加拿大的平等地位，加拿大始获外交独立权。１９３１年，加拿大成为英联邦成员国。1982年3月英国通过《加拿大宪法法案》，法案经女王批准，加拿大从此获得了立法和修宪的全部权力。一、加拿大档案事业加拿大是联邦制国家，联邦政府与各省实行分权管理。这种政治体制决定了加拿大的档案事业管理体制属于分散式。全国没有设立统一的档案事业行政管理中心，联邦政府在中央一级设立了一个国家档案馆，各省和各地区自行决定是否设立档案馆。国家档案馆对各省、市镇档案馆没有业务指导和监督权，分属于政府机关、公司企业、宗教团体或各类科研机构的档案馆也各不统辖、互不制约。为了保证档案馆馆藏的补充和质量，加拿大许多档案馆通过档案工作者协会的统一协调来弥补分散式体制的不足。二、加拿大档案机构加拿大档案机构主要包括联邦档案机构和省档案机构。（一）加拿大联邦档案机构包括国家档案馆和联邦文件中心。1、加拿大国家档案馆（NationalArchivesofCanada）是全国惟一的中央级档案馆，馆址在首都渥太华，负责保管1867年成为自治领之前的殖民地历史档案，负责接收和保管1867以来政府各机关的档案。加拿大国家档案馆的内部机构包括行政管理司、文件管理司、档案司、档案保护司、公共项目司、信息技术司、政策司等职能机构，其中行政管理司、文件管理司和档案司的地位最重要。档案司是最大的职能机构，负责馆藏档案的收集、整理、编目、保管和提供利用，其下还设有七个处--联邦档案处、手稿处、图片处、照片处、图表处、音像档案处、电子文件处以及一个图书馆。由于馆藏的不断增加，加拿大国家档案馆于1997年在魁北克地区的盖廷纽修建了一座现代化的大型库房--盖廷纽保管中心（GatineauPreservationCentre）。该中心是玻璃与钢筋混凝土结合的结构，内部设施十分先进，它的建成和使用标志着加拿大国家档案馆成为世界上现代化水平最高的档案馆之一。加拿大国家档案馆出版刊物是《档案工作者》（TheArchivists），至今已出版119期。2、联邦文件中心：加拿大目前有7个地区性联邦文件中心，分别设在渥太华、多伦多、蒙特利尔、温哥华、温尼伯格、哈利法克斯、埃德蒙顿。国家人事文件中心：负责保管国家文职、军职及皇家骑警队所有离职人员的人事文件。（二）加拿大省档案机构包括新斯科舍省档案馆、新不伦瑞克省档案馆、爱德华王子岛档案馆、魁北克省档案馆、安大略省档案馆、不列颠哥伦比亚省档案馆、曼托尼巴省档案馆、艾尔伯特省档案馆、萨斯喀彻温省档案馆、纽芬兰省档案馆、育空地区档案馆和西北地区档案馆。三、加拿大档案管理1、接收：国家档案馆根据有关法规，把公共文件作为其接收和保管的主要对象。公共文件是指政府各部和其他机关形成、收到或保存的，包含涉及组织、职能、管理规则和涉及各部和机关活动的情报，也包括过去、现在和将来对加拿大政府有一定价值的各种形式和载体的文件材料。国家档案馆负责审核各机关的文件登记表，从机关接收具有永久保存价值的公共文件，其接收程序与美国类似。2、鉴定：1991年国家档案馆实施了宏观鉴定战略，对156个联邦机构的文件进行评估并划分保管期限。宏观鉴定战略不再局限于文件的价值，而是全面考虑社会结构、文件职能、文件形成者和文件形成过程等因素。即从更为宏观的角度，审视文件形成机关的职能在广泛的社会分工中的独特性和重要性，据此判定档案的价值。3、整理：国家档案馆整理档案遵循来源原则。加拿大采用了档案全宗作为整理和分类的基本单元。构成全宗的行政单位可以是独立的政府机关，也可以是较大的政府机关的组成部分。另外，为了方便管理，国家档案馆还把行政上虽无关联，历史上也无连续性的较小单位的档案合在一起，组成一个档案全宗，这主要是基于文件数量的考虑。4、开放和利用：国家档案馆的开放和利用，主要以1978年颁布的《加拿大内阁关于开放公共文件的指示》为法律依据。它规定，移交到国家档案馆的已满30年无特殊限制的任何公共文件，都可以向公众开放；不足30年的公共文件，除有特殊限制外，也可以有条件地向公众提供利用。提供利用的对象从政府机关、学术研究人员到普通利用者，外国利用者也没有任何特殊限制。提供利用的形式主要有：传统的室内阅览服务、电话查询、复制档案、提供缩微品、电子邮件等形式。为了方便用户了解和利用馆藏档案，国家档案馆编制和出版了大量完备的检索工具，包括档案目录、档案馆指南等等。5、现代化建设：加拿大国家档案馆的现代化建设在国际上处于领先地位。该馆计算机的应用相当普遍，利用率也较高，缩微工作已经制度化，光盘的使用也十分普遍。从20世纪60年代中期起，国家档案馆利用计算机辅助编目，对文件编制主题索引、作者索引和时间索引。国家档案馆拥有小型机和若干微机局部网络，借助多种软件进行检索工具的编制、新型档案管理程序设计和库房管理等工作。例如，魁北克省档案馆使用SAPHIRⅢ系统不仅能编制纸质档案目录和缩微胶片目录，而且能进行联机检索。从20世纪80年代初开始，该馆已向省内九个行政区的利用者提供自动化服务，深受利用者欢迎。四、加拿大档案工作者协会（TheAssociationofCanadianArchivists）加拿大档案工作者协会于1978年正式成立，是由加拿大历史协会档案处发展而来。协会会址设在加拿大首都渥太华，它的几百名协会会员来自世界各地。协会有四项工作重点：1、为从事加拿大文献遗产保管的工作人员提供指导；2、鼓励开展认识档案、开发档案以及档案对现代社会的重要性的活动；3、为在政府和其他管理机构工作的专业档案工作者的兴趣和要求提供支持；4、在加拿大档案系统成员中进行交流，以便进一步的理解和合作，并传递与档案专业有关的信息和文化。加拿大档案工作协会有正式的章程和道德公约，其会刊是Archivaria。会刊致力于加拿大乃至国际的档案学术研究，刊登的文章和论文主要探讨档案的历史、性质、理论和档案利用等方面的问题。会刊旨在档案工作者之间、档案工作者与档案利用者之间架起一座沟通的桥梁。会刊所探讨的问题涉及档案的诸多方面，如：各类介质、介质的演变和特性，档案理论问题，实际解决方案，历史新领域，新的文档种类，新技术的发展，档案历史，档案发展趋势，跨越时空的保管文件实践分析等。