自行车租赁业ERP系统创意应用

1ERP系统创意应用竞赛自行车租赁业ERP系统创意应用学校名称：南京航空航天大学系所名称：经济与管理学院信息管理与电子商务系队伍名称：南航奇迹团队指导老师：米传民参赛队员：单晓菲，陈顶宋凯伦，夏旭玲张婷，刘洋2中华民国99年11月19日3目录1.绪论2.研究回顾3.研究方法4.系统创意分析与设计5.结语4自行车租赁业ERP系统创意应用1.绪论1.1研究背景当前各国的城市公共交通体系均存在以下问题：（1）存在公共交通工具覆盖盲区；（2）人均道路拥有面积小，以大陆地区而言，人均占有量仅为11平方米，道路容量压力大；（3）众多的汽车所带来的污染也已经给的环境造成了很大的影响。在这种情况下增大自行车使用量将会在很大程度上减轻以上问题，原因在于自行车占地面积小，使用方便、灵活，缓解交通压力的效果将会十分明显。同样自行车的管理成本、维护成本等都将远远低于其它交通工具。自行车更加节能环保，能达到能源零消耗和污染物的零排放，对城市环境的净化具有积极的意义，普及自行车的使用将有效地保证低碳时代的绿色生活，引领更加健康的生活理念。近些年来，北美、西欧等一些发达国家都在积极推广自行车，大力建设自行车道。巴黎、哥本哈根、伦敦等大城市纷纷建立了公共自行车租赁系统，在中国，北京、济南、杭州、常州、武汉、南昌、上海等城市也借鉴国外经验推出公共自行车系统。但是实际推广情况却不容乐观。经过实际的采访和调查，我们发现现下自行车租赁存在相当大的缺陷。上海某自行车租赁公司的负责人：管理成本太高，客户矛盾难以得到缓解，这位负责人的无奈是当前自行车租赁行业的真实现状。调查发现当前自行车租赁主要问题在于：（1）一方面网点难以做到大面积覆盖上班族的出行路线，另一方面过多的网点又会使自行车租赁公司的管理成本难以控制。（2）自行车租赁的押金和会员费用相当高，这打击了不少人的租车意愿，客户市场一直打不开。（3）自行车维护不及时，很多站点的自行车长时间得不到保养，零部件损坏。（4）自行车公司与客户经常会因为部分权责纠纷问题导致双方关系难以调和，这又进一步打压了自行车市场。以上诸多因素已经将相当一部分自行车租赁企业的生存空间越压越小，因此如何有效地经营自行车租赁业务已经成为我们面临的一个新的课题。51.2研究意义究其根本，我们需要通过建立一个强有力的业务管理平台。一方面高效的对公司的租赁业务进行管理，另一方面有效地维持与客户的关系，降低管理成本和客户的使用成本。这样一个平台必须具备以下的功能：（1）有效地进行网点（流动和固定网点）库存管理，优化网点设置，降低固定成本。（2）更有效率的促进自行车的流通，对自行车的租赁交易进行高效管理。并通过信息的更新及时对网点进行有效地维护。（3）通过有效地追踪手段、健全的信用监督机制以及合理的费用征收，降低客户的使用成本，同时降低公司的运营风险。ERP的管理理念是提高企业内部资源的计划和控制能力，讲究的是在满足客户、及时交货的同时最大限度地降低各种成本，通过提高内部运转效率来提高对客户的服务质量，以效率为中心。传统的制造型企业也正是借助这样的信息化平台实现了企业生产活动的有效安排，提高了生产效率。通过对自行车租赁业务一些亟待解决的问题的分析，我们清晰的发现，ERP在合理安排库存，有效管理交易活动有着相当大的优越性，考虑到独立开发一套管理系统的成本，从经济性角度我们决定将对目前在传统的生产制造型企业应用非常广泛的ERP系统进行升级和改良，通过集成CRM，物联网技术、电子商务平台、移动数据终端等，对现有的ERP平台进行合理的改进，进而有效地实现自行车租赁业务的有效管理。因此新的ERP系统将实现一下主要功能：（1）通过合理的安排和计划实现自行车的有效库存管理。（2）实时对于自行车租赁交易进行处理，有效管理自行车的整个租赁周期。（3）利用交易数据和信息更高效的实现客户关系的管理。（4）对于一直困扰自行车公司的财务结算进行有效管理。（5）对于自行车的异常维护和保养进行有效管理。当然，本系统的设计也是出于本团队从建设高性能的自行车租赁管理平台的角度进行的考虑，设计仓促，很多地方还有思考不成熟的地方，但是我们迈出了第一步，希望自行车租赁的公共事业得到更好的发展。62.研究回顾自行车租赁业务作为一种公共交通发展方式推广以来，已经有十多年的历史，然而自行车租赁业务的发展却因为管理平台瓶颈的限制而一直未能大行其道，本该欣欣向荣的自行车租赁行业在经历了短暂的春天之后却长久的处于生存空间被压缩的边缘。自行车租赁业务落后的管理模式，低效的业务处理方式，庞大的管理成本，极差的维护保养等诸多因素已经让这个本该欣欣向荣的行业的发展落入了低谷。这一现象不仅仅是在中国大陆地区很是普遍，我国自行车租赁业所面临的窘境也是各个推行公共自行车租赁国家所面临的，针对这样的现状，各国都在积极探讨解决方案，其中不乏开发了一些较为先进的管理系统进行来有针对性的解决此类问题，其中比较成功的案例有纽约今年秋天正是试行的socialbicycle计划。我国自行车租赁业面临的问题尤为严重，众多专门从事公共事业研究的学者纷纷提出了诸多解决方案，或从运筹规划角度，或从管理模式角度都提出很好的解决方案，但是通过认真研究和比对之后发现，这类方案的最大缺陷在于忽略了自行车租赁行业对信息处理能力的要求，难以真正实现高效的管理。此外由于国外的此类平台的研究较为充实，众多学者在进行自行车租赁管理系统设计之时更多结合了国外的元素，与我国国情不符合，自行车租赁问题的解决需要本土化。通过研究自行车租赁业的核心问题，我们发现，自行车的管理成本难以得到控制的根本原因在于库存成本的难以下降，同时另一个核心问题就是对于客户的租赁信息管理太过落后，难以有效地对客户的需求进行处理，对于自行车的维护也是因为信息无法进行有效地处理。由此我们联想到已经在生产制造型企业对于降低企业运营成本提高企业的运作效率应用极其广泛的ERP（企业资源计划）管理系统。综合了当今的新兴技术（物联网、电子商务平台、移动电子商务终端），我们萌发了将现有的ERP系统进行模块再造和技术集成的设计理念，经过实际的调查和对于各国现有自行车租赁管理系统的应用的研究，设计出了符合当下自行车租赁行业的业务管理系统。3.研究方法在系统设计初期，我们主要通过问卷调查的方式对南京上海等地区的自行车租赁用户进行调查，主要搜集了用户对于自行车租赁的改进意见。同样我们实地走访部分自行车租赁公司，从自行车租赁管理者的角度进行了用户需求信息的采集工作。文献方面，我们参阅了大量从自行车租赁成本控制角度、自行车租赁平台设计角度进行研究的文献，此外我们还着重对现有的ERP系统的各个功能模块进行分析，采取了实际建模的方式进行可行性论证。我们还采访相关部门的专家，分别对自行车租赁业和ERP系统搜集了改进建议，为初步设计打下了基础。7系统设计完成之后，我们采用模拟方法进行了实际推演，物理模拟方法部分主要进行了租赁用户体验推演和管理用户体验推演，并进行了相应的改进。数学模拟方法部分我们选择了部分城市进行了站点的优化设计，进行了测算。4.系统创意分析与设计4.1系统总体功能分析本系统的设计主要是基于自行车租赁业的现实需求对于ERP管理系统进行了技术性改造，除了进行了模块功能的再造之外还进行了新技术的集成。如图1所示，新的系统主要包括五大模块：租赁管理、采购与仓储管理、财务管理、维护管理、客户管理。图1、自行车租赁ERP系统功能结构图租赁模块运用了物流网络规划的思想进行了流程再造，客户可以极为方便的通过，系统能够智能的对于客户需求进行匹配和业务安排，提高了租赁业务的处理效率和业务处理准确度。采购与仓储部分耦合了数据挖掘技术、信息优化匹配技术，全面高效的实现了库存信息的更新以实现快速调度，提高了库存周转效率。财务管理模块与传统的会计电算化软件相比，ERP系统的财务数据集成化程度高，大大减少了会计人员的工作量，全面的提高了财务管理水平，使财务管理部门提供的信息更加及时、有效，资金管理与其它事物处理可以同步监控。维护模块将会集成两大主要职能，一方面通过信息的优化处理高效的实现自行车日常故障的排除和维护，另一方面将会实现系统平台的日常维护。客户管理模块也属于新增模块，结合自行车租赁业务属于客户指向型业务的特点，参照CRM（客户关系管理）主要功能模块的特点进行的设计，将会有效地实现潜在客8户的挖掘、客户关系的管理和客户价值的提升三大职能。系统的设计超越了传统的ERP系统的职能，进行了功能再设计的同时耦合了大量的数据处理技术和新的技术平台，将有效解决当前自行车租赁系统所面临的问题，高效规范的实现自行车租赁业务。4.2租赁管理自行车租赁ERP管理系统将会与移动终端直接绑定，移动设备（如手机，ipad等）为用户提供身份证明，只需发送交易代号信息，系统会自动处理用户请求，并将信息发送到用户移动设备，告知用户领取时间地点及交还日期等信息，使用户可以随时随地办理租赁业务。同样租赁系统库存系统之间极强的交互性使得用户可以确定最佳领取地点，并且根据仓库的在途库存（既正在使用中的自行车信息）为预约客户匹配最佳领取时间和地点，使用户之间可以自行进行自行车交接，而无需到站点办理，减少交易环节。租赁系统增加了产品交还处理模块。用户只需发送交还交易代码，租赁系统将根据库存数据自动终断与客户的交易关系。租赁系统的职能：租赁管理系统是企业内部与外部窗口的窗口。相当于传统ERP系统中的销售管理系统。租赁管理系统收集必要的市场信息数据，如了解客户对自行车的需求量，接受客户预约自行车订单并进行处理，进行租赁统计分析，最终产生相关信息，传递给其它子系统，使企业能够正常运转，向客户提供产品和服务；自行车租赁和租后服务的结果以信息形式又回馈到企业管理系统，企业根据回馈信息来判断经营成果是否令人满意，并根据回馈信息来重新调整企业在未来的租赁计划。与传统的租赁方式，应用ERP有以下优势：（1）提供更科学的租赁预测支持（2）提供客户咨询，信息发布，订单的处理和跟踪（3）支持租赁合同签订，进行租赁处理过程的跟踪（4）更科学有效的提高租赁效率，随时对租赁订单执行过程进行查询和跟踪（5）提供客户信用管理的完整支持（6）更科学的进行租赁分析工作如图2所示，ERP系统租赁管理系统中实现的主要功能：9图2、租赁管理系统流程图（1）租赁报价单：主要帮助企业租赁部门进行报价，对报价单跟踪及审核，以便对租赁人员的报价进行管理，提供科学合理的自行车租赁价格机制，却报报价过程的连续性和审核租赁价格，加强企业与客户的联系，将有关的租赁信息传递出去（2）预定处理（订单处理）：企业按照订单所承诺的价格，租期，责任管理等提供给客户自行车，提高订单的实现水平和企业的服务质量。（3）发货处理：租赁订单确定后，ERP会及时查询库存管理系统的相关数据，进行可用量检查和出货准备，确定订单合法性和自行车可租赁性后，出货。（4）租赁开票：在出租自行车后，及时给客户开具租赁发票。（5）委托租赁：系统提供委托租赁功能，包括委托租赁，委托交还，委托结算等（6）交货处理：对已到租赁期限的用户，发送续借咨询或交货提醒；对超期未交还的用户，自动实行现金扣除，生成交易明细白表；对已交货用户，根据库存回馈信息，进行交易关系的中断；（7）租赁计划：系统支持租赁计划的编制与模拟运行分析（8）租赁经营结果统计分析：对企业经营结果进行各种统计与分析，可以用多种形式提供统计信息结果，便于企业制定计划和决策。104.3采购与仓储管理自行车租赁ERP管理系统采购与仓储管理模块将会利用数据挖掘，优化匹配等技术，及时了解用户偏好（比如年轻人更喜欢租借哪种类型或品牌的自行车），需求高峰期与低迷期，租借密集区与稀疏区等信息，实现精准租借。此外由于系统支持用户自行交接，固定站点数量将大大减少，这对于减少库存成本和站点管理费用有很大作用。在需求密集区，成本极低的流动站点将会根据系统的调度及时满足客户的要求。采购系统职能：从合适的地点，以最优的价格得到合适的数量和合适的交货时间地点，是采购子系统的主要职能和目标仓储管理主要实现自行车及运输车辆等