餐饮部关于宴会预订接待相关事宜的讨论稿

餐饮部关于宴会预订接待相关事宜的讨论稿为了增强部门的接待工作主动性、各方面增加酒店效益，更大程度地提高服务满意率。餐饮部结合部门现状，在总经理室的率领下，针对宴会预订接待方面形成以下讨论意见：一、规范宴会预订的采集渠道1、来电预订方面：餐饮部宴会预订岗位接受来电预定宴会信息，根据其岗位职责准确地记录并详细地确认预订信息，包括：客户单位、预订人姓氏、用餐时间、用餐人数、用餐方式（具体标准或点菜）、用餐的特殊要求、宴请对象、付款方式等，该岗位必须以经营角度与服务可行性为立足点。对来电客户进行有效的引导消费，必须从酒店利益和服务效率可行性出发，尽可能地了解宴会的更多信息，加强与客户间的沟通。必须明确：为了更加有效地提高服务质量和效率，中午11：00以后如有客人还未确定人数或标准，则可为客人暂留用餐地点至13：30（特殊要求事先提出除外）。晚间17：00以后如客人还未确定人数或标准，则可为客人暂留用餐地点至18：30。（特殊要求事先提出除外）。该岗位员工必须在中午11：30和晚间17：00前将以上信息与客人洽谈妥当，适当时候也可建议客人点菜。2、内部各部门预订方面：餐饮部宴会预订岗位接受来自酒店各部门的预订宴会信息。各部门必须服从餐饮部宴会预订统一安排，如有对宴会预订安排有异意，可直接请餐饮部经理协调处理，不得对宴会预订施加任何工作压力，餐饮部有责任为各部门、各类预订接待工作作统筹安排，并有责任妥善安排，各部门订餐事宜必须向宴会预订提供接待所必需的详细信息。包括：客户单位、客人姓氏、用餐时间、用餐人数、用餐方式（具体标准或点菜）、用餐的特殊要求、宴请对象、付款方式等。如遇大中型接待，请各部门安排人员跟踪服务，跟踪服务时尊重餐饮部运转及各方面工作安排布置，如遇到需协调之工作，统一请餐饮部经理解决协调问题，不得私自指挥餐饮部员工和基层管理人员，各部门预订的包间中午11：00以后，如还未能确定人数或标准，则餐饮部为其暂留至13：30（特殊要求事先指出除外）。晚间17：00以后如客人还未确定人数或标准，则可以为客人暂留至18：30（特殊要求事先指出除外），各部门必须将以上客户信息在中午11：00前或晚间17：00前与客人洽谈妥当，并及时与宴会预定落实。二、临时预订信息的发布渠道1、来电临时预订信息方面：餐饮部宴会预订岗位接受临时客情来电或亲临上门预订信息，根据其岗位职责准确地记录并详细确认预订信息，迅速地安排适当的用餐地点给客人。第一时间向餐饮部经理及楼面责任人通报临时客情信息，并跟踪临时客情楼面安排的情况，并建议临时客情客人点菜消费，如客人要求安排标准必须征得部门经理和行政总厨的认可，根据客情酌情处理。2、各部门接待临时宴会客情方面：各部门岗点临时客情预订，须通过宴会预订统一安排，如对其安排有异意，同一通过与餐饮部经理协调解决，宴会预订接受预订后，建议客人点菜消费，第一时间通知餐饮部经理及楼面责任人，并跟踪临时客情楼面安排情况。三、VIP客情预订信息发布渠道1、来电临时预定方面：对于通过电话预定的VIP客情信息，宴会预订需做到收集详细的接待信息，并妥善安排用餐地点，第一时间用电话的形式通知餐饮部经理，跟踪楼面的安排情况，不得以对讲机的形式广泛发布，注意保护VIP客户隐私，一切VIP信息由餐饮部经理斟情向相关岗位发布，妥善安排跟踪事宜，确保接待质量，必要时宴会预订要向总经理室通报VIP到店信息。2、内部预定VIP客情方面：对于相关部门VIP预订信息，相关部门统一到宴会预定处办理预订手续，宴会预订第一时间将VIP客户信息详细地汇报至餐饮部经理处，由餐饮部经理斟情将VIP客户信息发布至相关岗点，并负责妥善安排跟踪服务，确保接待的质量，必要时宴会预订要向总经理室通报VIP到店信息。3、VIP客情接待如牵涉到其他部门配合，统一接待。由相关部门统一出接待通知单，提前以书面的形式提出具体要求，并在酒店晨会上发放至总经理与餐饮部经理等相关部门负责人处。四、会议接待预订信息的发布渠道1、会议接待在预订前必须了解宴会预订处客情的当日状况。根据客户要求了解会议接待信息，包括：会议时间、会议地点、参会人数、会议要求、会场确认时间、会场场租洽谈结果及相关服务条款收费办法、结帐方式、酒店联系人及电话号码、客户联系人及电话号码等，并及时将信息用接待通知单的形式书面发放至餐饮部宴会预订和餐饮部经理处。必要时相关信息在与客人沟通时的具体条款，须请餐饮部经理及相关部门经理参与洽谈，以保证会议接待的可行性，以保证服务质量和服务效率。2、大中型会议接待在各部门筹备过程中，牵涉到协调问题的，由总经理室出面召开相关会议接待专题研讨会，解决落实接待方案。3、大中型会议接待酒店联系人必须现场跟踪，并配合餐饮部做好接待工作。如遇到协调问题，必须请餐饮部经理统一协调，不得擅自安排餐饮部员工与基层管理人员各项工作，做好餐饮部与客户的桥梁工作。4、餐饮部根据接待通知单做好接待工作，相关部门如遇到临时更改的接待内容，必须及时与餐饮部经理联系，餐饮部经理斟情拿出具体的解决落实方案，根据实际情况，完善接待的各项要求。五、大型宴会预订接待工作相关说明1、大型宴会预订统一由餐饮部宴会预订安排接待地点，并及时取得相关接待信息，包括宴会桌数（每桌以10人为标准预订）、宴会标准、宴会时间（附农历）、办理宴会接待押金交付、特殊要求等，并第一时间通知餐饮部经理与行政总厨，必要时请餐饮部经理亲自参与洽谈办理相关事宜，必要时请行政总厨与客户进行菜单确认。2、酒店内部人员预订大型宴会，必须及时了解餐饮部当日客情后妥善处理，在详细了解餐饮部各项经营政策后妥善安排，并及时将规定的接待信息到宴会预订处办理相关登记手续，有特殊情况必须请示餐饮部经理后方可决定，必要时与餐饮部经理一起请示总经理室做出相关决定。六、相关说明1、根据在酒店运行的实际情况，此讨论稿如有各项更改由餐饮部再次以书面形式提交总经理室请示决定。2、此讨论稿需经董事长及总经理室亲阅批示后做出实行决定。餐饮部2007年3月24日