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多媒体技术2008年西安交通大学计算机教学实验中心第一讲OA概述什么是办公自动化？办公自动化意义何在？没有办公自动化也能办公？办公自动化的特点？办公自动化的实质内容？它真的能提高办公效率吗？……教学基本要求●提出问题1、了解办公自动化的概念、背景、发展历程。2、了解办公自动化的基本内容。3、理解办公系统的特点、演变和分析框架。●教学基本要求●第1讲办公自动化综述教学目的教学内容1、办公自动化的背景2、办公自动化概念与定义3、办公自动化的关键技术4、办公自动化系统办公自动化（OfficeAutomation，OA）是社会信息化发展的必然结果。●教学基本要求●1、办公自动化的背景社会信息化的特征是：1、产业结构发生变化2、劳动力结构发生变化3、资源结构发生变化4、基于信息社会的组织与管理的变革社会信息化的影响：•信息技术的发展速度超出人类社会其它领域的发展变化，其后果具有很大的不确定性和不可预料性。•信息技术将带来极其重要的革命性的社会和文化变化，也会对现有的世界带来冲击与震荡，例如在决策模式、技术风险、就业状况、财富分配以及国际关系等各方面产生一系列复杂的后果。●教学基本要求●办公自动化的背景—续•OA是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。•OA的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。●教学基本要求●办公自动化的产生•办公自动化的定义和特点•办公自动化的支撑技术•办公自动化的功能•办公室分类•办公活动的组成要素•办公自动化系统的层次模型•办公自动化的发展趋势●2、办公自动化概述办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）是一个多学科互相交叉、互相渗透的系统科学与工程，是现代信息社会的重要标志。OA以行为学科为指导，以管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学为理论基础，结合运用计算机技术、自动化技术和通信技术。OA是高级的决策支持系统，是各种先进设备和各种软件功能的紧密组合，是信息化社会的重要标志之一。OA的实现将会带来巨大的经济效益与社会效益，对整个社会将产生重大的影响。电子政务实现行政办公高效、廉洁、公开、公正、有效监督。●什么是办公自动化•OA的知识领域覆盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学等学科，结合运用计算机技术、自动化技术和通信技术，体现了多学科的相互交叉、相互渗透性，OA的应用是企业管理现代化的标志。•OA是高级的决策支持系统，是各种先进设备和各种软件功能的紧密组合，是信息化社会的重要标志。•OA的实现将会带来巨大的经济效益与社会效益，对整个社会将产生重大的影响。●OA是信息社会的重要标志•目前，还没有一个严格统一的定义：–用文字处理机进行办公中的文字编排–实现无纸办公，改变传统的办公制度和办公状态–办公室人员运用现代科学技术管理和传输信息，其作用和内容除了包含传统的数字性资料处理之外，还包括文字、图像、语音等其它各类非数字性资料的处理和运用，并且通过局域网和广域网加速信息的互通。●办公自动化定义•美国麻省理工学院教授M.C.Zisman：将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。•国务院电子振兴办办公自动化专家会议：利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人―机信息处理系统。•日本人工智能专家渡部和：凡能够清楚地设定其指标的业务属于工场型的事务，由办公室机器人来处理。人的精力将只用于创造性的智力工作，办公自动化将对智能型业务提供强有力的支持。●办公自动化定义-续•办公自动化–一门综合性的新学科–人机信息系统–多媒体信息一体化的处理过程–办公质量和办公效率高●办公自动化特点•OA涉及到行政管理、电子、文秘、机械、物理等多个学科。•它不是自动化科学的一个分支，而是当今迅速发展起来的一门综合多种学科和技术的新学科。●综合性新学科•一个完整的OA系统应包括信息的采集、加工、传递和存储等环节。它的主要任务是向各级办公人员提供各种所需的信息。OA=人+信息系统+各种办公设备–信息是加工的对象–机器是加工的工具–人是加工过程的设计者、指挥者和加工结果的享用者●人机信息系统•OA是对语音、数据、图象和文字等信息的一体化处理过程。•它能把基于不同技术的办公设备（计算机、打字机、传真机）通过网络联为一体，将多媒体处理的功能组合在一个系统中，是办公室具有综合处理这些信息的功能。●对多媒体信息一体化处理过程•OA是人们作为产生更高价值信息的一个辅助手段。OA加速了信息的流通，提高了办公效率和准确性，提高了办公人员的决策质量，为决策人员提供更多的信息与更多的决策方案。•OA是办公人员的劳动智能化、办公工具电子化和机械化、办公活动的无纸化和数字化，这将大幅度提高办公人员的工作效率。●办公质量和办公效率高•支撑办公自动化技术是：–计算机技术–网络技术–通信技术–自动化技术•这些技术对OA的主要支持主要体现在OA所用的硬件设备和软件设备之中。●3.办公自动化的支撑技术●办公自动化技术分类•指支持个人办公的计算机应用技术，包括：–文字处理–数据处理–电子报表处理–语音处理–图形图像处理•办公自动化技术分为个人办公自动化技术与群体办公自动化技术两大部分。●个人办公自动化技术●群体办公自动化技术•支持群体间动态办公的综合自动化系统，指针对跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。•除支持个人办公的计算机应用技术外，有以下特征：–网络化（Internet/Intranet）–智能化（Intelligence）–企业应用集成（EnterpriseApplicationIntegration，EAI）•OA系统的硬件设备包括：–计算机–计算机网络与通信线路–终端设备–办公设备–其它各类专用设备●办公自动化的硬件设备•计算机网络与通信线路。在OA系统中，通过网络通信构成一个资源共享系统。网络按作用范围分两种类型：局域网（LAN）和远程网，按连通方式划分：无线网络和线网络。●办公自动化的硬件设备-续•计算机是OA系统的主要设备，一般要求具有较大的存储容量和较高的处理速度。PC具有较高的性能价格比，易于安装、维护、占地面积小、机房要求低和便于靠近办公人员等优点，被广泛采用。•办公设备及其它各类专用设备直接或通过网络与计算机连接，它们负责收集和发送信息，是整个系统与外界联系的纽带。包括：•打字机、打印机、显示器、绘图仪、传真机、交换机、投影仪等。•数字化例如，数字相机、数字化扫描仪•智能化电子商务、身份识别、网络安全•无纸化多媒体信息数字化，不用纸张作为主要的信息载体，不仅可以大量压缩信息载体的体积，还可以是信息传输连续化•嵌入式、小型化OA设备嵌入到其他设备中、体积更小、便携•综合化通过网络化的办公环境，构成综合的OA系统。●办公自动化设备的发展趋势•办公自动化技术的核心是办公信息处理技术。用于办公信息处理的软件是办公自动化的重要工具。•从应用角度分为三类：–基本软件–办公自动化通用软件–办公自动化专用软件●办公自动化的软件•维持计算机本身的运行和提供开发管理和应用所必需的软件，例如，OS、编译系统、软件工具、DBMS等。•另外还包括构成计算机网络通信环境所需的软件，如网络OS、网络管理软件以及信息传递等软件。●办公自动化的软件——基本软件•这类软件是商品化的、为大多数OA系统用户所公用的办公应用软件。–字处理软件（Word、WPS）–电子表格处理软件（Excel、CCED）–电子出版系统–图像处理软件（PhotoShop）–语音处理软件（GoldWave）–动画软件（Flash）–视频处理软件（Premiere）●办公自动化的软件——通用软件•这是面向特定单位、部门的办公应用特点有针对性地开发的办公应用软件。其中有日常办公事务处理的，也有结合经营业务开发的。•对于事业单位，它的日常办公事务处理包括文件处理、会议安排、基建工作、车辆调度和人事材料等方面；•对于企业，日常的主要事务处理是编制经营计划、处理供销业务、分析市场动态、统计库存及财务收支等。●办公自动化的软件——专用软件•根据现代办公室业务需要，OA应具有下面几方面的功能：完善的文字处理功能较强的数据处理功能语音处理功能图像处理功能视频处理功能通信功能●4.办公自动化的功能•较强的数据处理功能。办公室的中心任务是处理信息，它涉及大量的数据与文件，因此数据处理是OA的一个基本功能。利用文件系统、DBMS、计算机、存储设备对数据进行登录、分类、存储、查询、制表；利用电子报表软件对数据进行统计、分析。●办公自动化的功能——续一•完善的文字处理功能。文字处理是办公室的主要工作之一。它要求能迅速处理各类办公文件、报告、并具备文字编辑、修改、存储、打印、排版和复制等功能，还要能为用户提供易学易用的多种汉字输入方式，进行全屏幕编辑操作等。•语音处理功能。是对语音信息进行收集、转换、存储、识别等操作。语音处理系统能识别和合成不同的声音，在文件输入、个人文件保密与鉴别方面，语音识别将起重要的作用。•通信功能。OA可以把各种设备连成网络，使它们互相通信，实现信息资源共享。可以利用计算机网络技术，进行办公事务处理、仓库管理、交通管理、情报检索等工作。还可以利用通信技术和网络技术，实现会议电视、可视电话等应用。●办公自动化的功能——续二•图像处理功能。利用办公设备对图像进行处理，包括图像采集、图像压缩、还原、图像传送、图像识别等。•视频处理功能。是对视频信息进行收集、转换、存储、识别等操作。视频处理系统能识别和合成不同的视频信息，能制作、转发、压缩、存储、编辑视频信息。例如，办公视频会议、视频情况通报、视频观摩等。•办公室业务是多种多样的，而各种不同的办公室又按其不同的性质各有其不同的处理内容，或其处理内容的着重点不同。•例如：公司总经理办公室与各职能部门办公室处理的内容是完全不同的。企业中厂级办公室主要处理决策和总体方面的工作，而供应科的办公业务目标主要是满足企业中生产原料和各种材料的需求。•按实际处理内容来划分，办公室通常可分为三类：–确定型事务处理办公室–非确定型决策处理办公室–混合型处理办公室●办公室分类•这类办公室主要从事决策性工作，以及决策后的贯彻、推广等。在事务处理过程中有较多过程不确定，或某些活动需要人们做较多干预才能做出决策。在决策之后，通过各种文件、命令、通知等形式向下级机构传递，并通过各种手段保证这些计划的贯彻落实。•再根据执行情况，随时修改计划，以适应由此产生的各种不同情况。•这类办公室包括行政决策机关、经济管理部门、军事首脑机构等，它们的办公事务是控制管理、战略决策及应变性处理。●确定型事务处理办公室•这类办公室的工作性质是确定的，办公人员所从事的办公业务是有规则的、重复性的，如商店的仓库、公司企业的收发室等。•这类办公室主要从事信息的收集、传递和保存，其办公事务的处理过程是确定的。确定型办公室的业务处理容易实现OA。●非确定型事务处理办公室●混合型处理办公室•这类办公室不但要处理有规则的事务型工作，而且要进行富有创造性的决策工作，它们既担负着确定型事务处理任务，又有非确定型决策处理任务。目前，此类办公室较为多见，如一些基层领导部门，既有大量事务型工作，又有一部分决策性工作。•办公活动分为六个组成要素：办公人员办公机构办公制度技术工具办公信息办公环境●5.办公活动的组成要素办公人员是办公的第一要素，可分为四种类型：•经理指各级领导，公司企业的厂长、经理等。他们需要掌握准确信息和情报，对重大事件做出判断和决策并要使决策付诸实施。他们主要从事决策及应变性工作,也从事部分事务型工作和信息传递工作。•专家起领导的咨询、顾问等作用。他们协助经理收集资料，提出各种决策方