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水运工程文件档案编制要求由于水运工程施工企业来自全国不同地区，而国内不同地区和我省部分地市的城建档案管理规定存在不同程度的差异，为加强水运工程施工资料文件的归档整理工作，建立完整、准确的水运工程施工资料档案，根据交通运输部《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2009〕225号）、《港口工程竣工验收办法》（交通部令2005年第2号）、《航道工程竣工验收管理办法》（交通部令2008年第1号）、《水运工程质量检验标准》（JTS257-2008）及财政部关于财务决算的有关规定，并结合我省水运建设项目的实际情况制定水运工程资料整理的要求。一、基本规定（一）参与水运建设项目的业主、设计、监理、检测、施工等单位必须高度重视，成立竣工资料编制小组，及时收集建设过程中的各种有关文字材料、技术数据及各项检测资料，要坚持实事求是的科学态度和认真负责精神，确保原始记录的真实性、可靠性，不允许涂改、重新抄录，严禁伪造。（二）合格的水运建设项目文件材料档案，是真时反映项目建设过程和建设成果的记录及载体，工程竣工的必备条件，也是评定工程项目等级的必要条件之一，因此，凡竣工档案验收不合格的工程财务不予结算，不能进行竣工验收，工程不能交付使用。二、参建单位职责（一）建设单位职责1、水运建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人(建设单位)负责制。水运建设项目文件材料资料的编制和归档，项目法人(建设单位)为第一责任人。项目法人(建设单位)应把水运建设项目文件材料编制归档工作作为工程建设的重要组成部分，纳入项目管理工作。2、项目法人(建设单位)应在招投标和制订有关合同时，应设立专门条款，明确有关方面对项目文件收集、整理、归档和移交的责任，并有相应的检查、考核措施。3、项目法人(建设单位)应督促各参建单位必须建立竣工资料整理、归档的管理责任制，确定一名领导分管档案工作，配备素质较高的档案专、兼职人员负责建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确和系统，且与工程建设同步。(三)监理单位职责1、监理单位不但要按本要求完成责任范围内监理文件资料的编制工作，而且还要督促、并定期检查各施工单位水运建设项目文件材料的编制工作。对施工单位水运建设项目文件材料的完整性、准确性及编制质量负监理责任。2、建立和落实水运建设项目文件材料资料整理、编制的责任制。水运建设项目文件材料初验前，总监及整理编制水运建设项目文件材料的监理人员均不得离开本项目岗位。3、施工单位在报请初验水运建设项目文件材料前，监理单位必须先进行审查、经审查合格后，方能签认。未经监理单位审查签认的水运建设项目文件材料，不得进入初验程序。(四)施工单位职责1、施工单位整理编制的“施工文件”是水运建设项目文件材料的主要部分，它记录和反映了工程实施的全过程，形成了大量的技术资料，对今后工程使用、管理、维护及改扩建的有着极其重要的作用。对此，各施工单位的主要领导必须引起高度重视。水运建设项目文件材料初验前，各合同段项目经理、总工及整理编制水运建设项目文件材料的经办人员均不得离开本项目岗位。2、建立和落实水运建设项目文件材料资料整理、编制的责任制，合同段项目经理为本合同段水运建设项目文件材料编制的第一责任人。将施工阶段形成的行政管理文件、技术管理文件、质检资料、试验资料等的收集整理及存放工作落实到专人负责。3、施工过程中，对已办理分项、分部或单位工程中间交工验收的，必须在30天内，按本要求编排目录，将资料整理后，分类存放。定期开展施工资料整理、编制及存放的自查工作，并将自查情况向监理工程师提交书面报告。做到每完工一项，工程资料就完成一项。4、工程项目凡实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集，然后由总包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集其承包工程建设项目全部文件材料。三、文件材料的收集和整理（一）收集范围水运建设项目文件材料的收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件材料的形成单位或部门负责，编制应做到内容完整、整理规范、立卷组册科学。具体收集范围及归档单位按《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2009〕225号）中的《水运建设项目文件材料收集归档范围》执行。为严格按《水运建设项目文件材料收集归档范围》编制水运建设项目文件材料，既做到整理规范和内容完整，又便于操作，本要求对归档文件内容进行了细化，并就组卷分册也作了明确的要求，详见“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”。水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表序号归档文件编制单位备注第一部份综合文件第一册竣(交)工验收文件1竣工验收文件(1)竣工验收申请、批准文件建设单位(2)竣工验收鉴定书及竣工验收证书及附件建设单位附件为整个工程项目质量评定汇总表(3)竣工验收报告建设单位(4)港口(航道)工程初步验收意见建设单位2各单位工程交工验收证书(1)项目开工及批准文件建设单位(2)合同段开工报告及批准文件建设单位(3)交工验收申请及批准文件建设单位(4)交工验收证书及附件建设单位附件为单位工程质量评定汇总表(5)交工验收报告建设单位3各单位的工作报告(1)工程项目执行报告建设单位(2)工程设计工作报告设计单位按合同提交(3)工程质量监督工作报告质量监督部门(4)工程监理工作总结报告监理单位按合同提交(5)工程施工总结报告施工单位按合同提交第二册专项验收文件1档案验收文件建设单位2环境验收文件建设单位3消防验收文件建设单位4其他验收文件建设单位第三册立项审批文件1可行性研究报告及批准文件；(1)可行性研究报告及审批（核准）文件建设单位(2)可行性研究报告的评估报告或专家评审意见建设单位(3)行业主管部门对可行性研究报告的审查意见建设单位2环境影响评价报告书及批复建设单位3项目用地预审意见建设单位4岸线审批文件建设单位5通航安全、劳动安全、卫生防疫、防洪等部门的评估及审核意见建设单位6文物调查、保护等文件建设单位7其他文件材料建设单位第三册设计审批文件1初步设计文件及审批文件；(1)初步设计审批文件建设单位(2)专家审查意见及审查会议纪要建设单位(3)初步设计文件2消防部门审核意见3施工图设计及审批文件(1)施工图设计审批文件(2)各单项工程施工图设计文件(a)施工图设计说明书、预算书建设单位(b)各单位工程施工图设计图纸建设单位(c)………………………………建设单位按单位工程往下排列(3)各单项工程施工图设计文件(a)施工图设计说明书、预算书建设单位(b)各单位工程施工图设计图纸建设单位(c)………………………………建设单位……………………………………建设单位根据单项工程编排4工程勘测资料建设单位5设计变更文件(1)初步设计调整文件建设单位(2)施工图设计变更文件及批准文件建设单位(3)设计变更情况一览表施工单位提供，建设单位汇总6设计中重大技术问题往来文件、会议纪要；建设单位7上级单位有关指示；建设单位第四册工程招投标文件及合同文件1第1合同段工程招投标文件按合同段及项目(设计、施工、监理)确定分册数,如施工招标有5个合同(1)招标文件及招标公告(a)招标公告建设单位(b)招标文件；建设单位(c)招标资格预审文件建设单位段，分成5个项目，则名称为XX合同段施工招标文件(d)技术文件及补充文件建设单位(e)招标其他文件(补遗通知等)建设单位(2)投标文件(a)资格预审申请文件或资格后审文件建设单位(b)投标文件建设单位(3)评标文件及中标通知书(a)评标报告建设单位(b)纪检部门监督报告及公证书等建设单位(c)中标通知书建设单位(d)标底和标底汇总及拦标价等建设单位(4)建设单位往来文件及其他文件资料(a)建设单位将招标结果上报备案文件建设单位(b)其他文件及资料建设单位……第……合同段工程招投标文件建设单位3合同书、协议书(1)勘察设计合同建设单位按基本建设时间排序(2)施工承包合同建设单位(3)监理合同建设单位(4)科研合同建设单位(5)其他合同建设单位第五册工程准备文件可根据项目实际情况自行编排分册数1用地、水域许可及征地拆迁资料(1)建设用地规划许可及规划选址图建设单位(2)建设用地选址意见及红线图建设单位(3)海域使用权证书建设单位(4)建设用地申请及批复建设单位(5)征地拆迁及移民有关文件(a)征地批文建设单位(b)红线图及土地证建设单位(c)征用土地、拆迁补偿文件建设单位(d)其他资料建设单位(6)疏浚泥土处置方案及海洋倾倒许可证建设单位(7)疏浚泥土弃置堆放用地审批文件建设单位(8)占用渔业水域补偿及海洋生态损失补偿协议建设单位2供电、供水、通讯、排水等协议建设单位3开工备案文件建设单位4水上水下施工许可证建设单位5质量监督申请书、通知书建设单位6建设前原始地形、地貌状况图、照片建设单位第六册工程管理文件可根据项目实际情况自行编排分册数1项目法人就工程质量、安全、进度、费用控制管理(1)普发性建设单位(2)针对性有关单位2监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件监理单位3监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件施工单位4监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件施工单位5项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要(1)例会性建设单位(2)专题性有关单位6监理组织召开的工地例会及专题会议纪要(1)例会性监理单位(2)专题性有关单位7计划进度报表(建设单位向上级主管部门上报)建设单位8建设单位管理过程中与其他单位往来文件及资料建设单位9其它由建设单位汇编的文件建设单位第七册工程试运行、观测、分析评价1试运行记录建设单位2港口工程施工水域扫测报告建设单位3实船实航试验记录建设单位4整治效果分析报告建设单位5观测成果报告建设单位6码头能力核算报告建设单位第二部份决算和审计文件第一册支付报表建设单位第二册决算文件建设单位第三册决算审计文件建设单位第四册其它文件建设单位根据实际情况取舍第三部份监理资料按合同段确定册数第一册第1合同段工程监理资料监理单位1监理工作依据性文件(1)监理规划监理单位(a)工程项目概况监理单位(b)工程项目监理范围及目标监理单位(c)工程监理工作内容监理单位(d)控制目标及措施监理单位(e)组织机构及人员配备监理单位(f)监理工作制度监理单位(2)监理实施细则及批复监理单位2监理管理文件(1)监理行政管理文件(监理内部来往函件、请示、报告及批复)监理单位根据实际情况确定卷数(2)合同管理文件监理单位(3)工程质量控制文件监理单位(4)计划进度控制文件监理单位(5)费用控制文件监理单位(6)安全管理文件监理单位(7)旁站监理记录监理单位(8)监理日志监理单位(9)施工监理工作月报监理单位(10)监理工作总结(含阶段总结)监理单位(11)监理质量评估报告监理单位第…册第……合同段工程监理资料监理单位第四部份科研资料第一册XX课题科研资料承办课题研究及实施的单位按课题确定册数1课题报告、任务书及批准文件2协议书、委托书、合同3研究方案、计划、调查研究报告4试验记录5试验分析、计算、整理数据6阶段报告、科研报告、技术鉴定报告第…册XX课题科研资料第五部份施工资料第一册XX单项工程施工单位按单项工程确定册数，如航道工程、港口工程等1第……合同段工程施工资料施工单位按合同段确定分册数(1)综合文件施工单位单项工程的综合文件(a)会议纪要施工单位(b)总体施工方案施工单位(c)有关安全、质量文件施工单位(d)业主、监理来文及其它文件施工单位(2)计量支付报表施工单位(3)施工进度报表施工单位(4)XX单位工程交工资料施工单位按合同段所含单位工程向下编制卷数(a)综合性施工文件（文件汇编）施工单位①工程施工总结施工单位②交工验收报告、交工验收申请、批准文件施工单位③建设、监理批准的文件及有关指示施工单位④竣工图表施工单位(b)变更资料施工单位(ｃ)设计、技术性文件施工单位①施工图设计会审纪要、技术交底