第3章办公自动化基础

第３章办公自动化基础主讲教师郭松涛Email：[e-mail]@163.com高校计算机基础教育系列课程本章教学计划理论教学（课堂教学）：4学时实验教学（上机实习）：10学时本章教学重点1.办公自动化基本知识2.Office中Word、Excel、PPT的编排、设计操作内容放在实践环节中学习。提交三个实验报告（编号为：实验1、2、3）第３章办公自动化基础3.1办公自动化概述3.2办公自动化软件Office3.3国产办公自动化应用软件WPSOffice第３章办公自动化基础任务：了解什么是办公自动化及其特点、常用硬件设备及软件。3.1办公自动化概述办公自动化英文原称OfficeAutomation，缩写为OA。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。办公自动化通常是指办公人员运用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，并借助于现代的办公设备进行事务处理、管理控制和决策分析等办公活动的综合。3.1办公自动化概述4.1.1办公自动化的发展及特点1）办公自动化的发展办公自动化的发展大致经历了3个阶段：（1）第1代办公自动化——实现了个体工作自动化第一代办公自动化的特点：以个人电脑和办公套件为主要特征，软件基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信（2）第2代办公自动化——实现了工作流程自动化第二代办公自动化的特点：以网络为中心，非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象，不仅提高了办公效率，还增强了系统的安全性。（3）第3代办公自动化——实现以知识管理为核心第三代办公自动化的特点：以网络（Internet/Intranet/Extranet）为中心，3.1办公自动化概述2）办公自动化的特点目前OA已成为人们生活中的流行语，是现代信息社会的重要标志，它有如下特点：（1）集成化：软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。（2）智能化：面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。（3）多媒体化：包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。（4）运用电子数据交换（EDI）：通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA3.1办公自动化概述3）办公自动化的技术支持办公自动化系统是一个多种技术综合运用的系统。主要技术通常包括：（1）计算机技术：包括多种硬件技术，如各种信息的输入、转换、存储、处理、加工和输出等；多种软件技术，如文字处理、图形图像处理、数据处理、分布处理技术、数据库技术、方法库、模型库和知识库技术等。（2）通信技术：包括电信技术和网络技术，如局域网、城域网和广域网技术等。（3）自动化技术：包括复印技术、激光照排和激光打印技术以及轻印刷系统技术等。3.1办公自动化概述3.1.2常用的办公自动化设备及软件1）办公自动化常用硬件设备常用设备主要包括：（1）计算机设备：包括各种微型机、工作站、小型机，甚至中、大型机等以及相应的专用或通用输入、输出设备（如：打印机、扫描仪等）。（2）通信设备：包括电话机、传真机、电报机、电传机、数据传输设备、电子邮件设备、电子会议设备等。（3）基本办公设备：包括复印机、数码相机和各种轻印刷设备等。3.1办公自动化概述2）办公自动化常用软件当前市场上各种办公应用软件种类繁多，下面介绍几种常用的应用软件。（1）文字处理软件：常用有微软的Word、国产的WPS、自由软件OpenOffice等。（2）电子表格软件：常用有微软的的Excel、IBM公司的Lotus1-2-3、自由软件Calc等。（3）看图软件（图形图像浏览软件）：ACDSee。（4）图形图像处理软件：常用有Adobe公司的Photoshop、illustrator、FreeHand；CorelDraw公司的CorelDraw；Autodesk公司的AutoCAD等。（5）动画制作软件：常用有Macromedia公司（现为Adobe公司）的Flash、Autodesk公司的3DStudioMAX等动画制作软件。（6）网页制作软件：常用有微软的FrontPage、Adobe公司的Dreamweaver等。（7）课件制作软件：常用有微软的PowerPoint、Adobe公司的Authorware等。（8）常用工具软件：常用的文件压缩软件有WinZip和WinRAR；截图软件HyperSnap、Snagit。3.1办公自动化概述3.2办公自动化软件Office3.3国产办公自动化应用软件WPSOffice第３章办公自动化基础任务：熟练掌握Word、Excel、PowerPoint的使用3.2办公自动化软件Office3.2.1MicrosoftOffice2003简介1）主要特点及功能Office2003的功能主要由所集成的各种应用软件体现出来，还新增加了InfoPath2003、Visio2003等程序。所集成的应用软件主要包括：●文字处理软件Word2003●电子表格处理软件Excel2003●电子演示文稿软件PowerPoint2003●数据库管理软件Access2003●个人事务管理软件Outlook2003●网页制作软件FrontPage2003●桌面出版应用软件Publisher20033.2办公自动化软件Office2）Office2003的安装默认安装方式中，Word没有公式编辑。最好自定义安装，在Office工具中选择“公式编辑”。还有就是模板、剪贴画库等。Word的使用Excel的使用PowerPoint的使用Office的应用任务：Word文档的建立、保存、打开、修改、排版和打印等基本操作方法方法复合文档编辑、排版操作内容：1.文字的输入（或复制、粘贴），英文采用半角方式，中文采用全角方式2.文字的字体、字号、颜色设置（一级、二级……标题与正文的字体、字号区别）3.段落的行间距、字间距设置4.分栏、首字下沉设置5.艺术字的设置6.剪贴画、图片的插入、排版设置7.文字框的插入、与图片的组合8.表格、公式的插入、编辑9.页眉、页脚设置、页面设置Word的使用该部分的内容主要以实验学习为主。具体操作，请见示范！Word的使用复合文档样例Word的使用复合文档样例Word的使用：具体操作，请见示范Word的使用具体操作请见示范复合文档样例Word的使用具体操作请见示范非计算、非规则表格的制作Word的使用具体操作请见示范文档中公式的编辑Word的使用Excel的使用PowerPoint的使用Office的应用任务：掌握Excel电子的表格制作、数据处理及计算、图表制作等方法3.2.3电子表格制作软件ExcelExcel使用应掌握的内容：1.Excel电子表格的创建（工作簿、工作表）2.Excel工作表中单元格的使用3.Excel工作表中数据的输入4.Excel工作表中数据的计算5.Excel工作表的美化6.Excel工作表数据的排序/筛选7.Excel工作表图表的创建该部分的内容主要以实验学习为主。具体操作，请见示范！Excel的使用Excel的使用Excel工作表中单元格的使用（自动填充）具体操作请见示范Excel的使用Excel电子表格的创建（工作簿、工作表）具体操作请见示范Excel的使用Excel工作表中数据的计算数据计算具体操作请见示范Excel的使用Excel工作表数据的排序、筛选数据排序具体操作请见示范Excel的使用Excel工作表数据的排序、筛选数据筛选具体操作请见示范Excel的使用Excel工作表图表的创建数据图表具体操作请见示范Word的使用Excel的使用PowerPoint的使用Office的应用任务：掌握PowerPoint演示文稿的制作、修饰和放映。4.2.４演示文稿制作软件PowerPointPowerPoint使用应掌握的内容：1.演示文稿和幻灯片的创建方法2.幻灯片的编辑、排版3.幻灯片背景、设计模扳设置4.媒体插入（剪贴画、图片、声音、视频、图表）5.动画设置6.幻灯片的切换7.超级链接8.快速制作幻灯片方法该部分的内容主要以实验学习为主。具体操作，请见示范！PowerPoint的使用用PowerPoint制作多媒体课件的类型1．顺序播放式：适用于讲稿打印分发方式。2．实体重叠式：适用于单张多内容方式。3．超级链接式：适用于非顺序播放、单片多放和链接Windows各种应用。PowerPoint快速制作课件1．启动：单击“开始”“程序”“PowerPoint”，启动文稿演示工具。2．选择类型：选择“空演示文稿”“确定”。3．选择版式：选择第一个“自动版式”“确定”。4．设置背景：单击“格式”菜单“背景”或“应用设计摸板”，确定幻灯片的背景或者有图案的摸板。5．标题设计：单击“添加标题”处，输入标题的文字，确定文字的字体、大小和颜色，并缩放标题栏的大小，将标题栏移动到适当位置。用PPT制作多媒体课件的操作步骤6．内容设计：单击“添加副标题”处，输入内容，确定文字的字体、大小和颜色，并缩放内容框的大小，将标内容框移动到适当位置。7．图片设计：单击“插入”菜单“图片”“剪贴画”（或者“来自文件”），选取图片插入，并缩放图片的大小，将插入的图片移动到适当位置。8．媒体设计：单击“插入”菜单“影片和声音”“来自文件的影片”（或者“来自文件的声音”），选取相应文件夹中的影片或者声音文件插入，并缩放影片的大小，将插入的影片移动到适当位置。用PPT制作多媒体课件的操作步骤9．实体动画设计：右键单击“标题栏”处“自定义动画”，单击“时间”按钮，选取对象启动动画选取播出方式（“单击鼠标播出”或者“前一事件后多少秒播出”）单击“效果”选取动画顺序选择动画的效果样式单击“预览”，看设定的动画效果再调整“确定”。10.幻灯片切换设计：单击“幻灯片放映”“幻灯片切换”选取切换方式“确定”。11.放映测试：单击左下角的“幻灯片放映”按钮，查看效果并加以调整。用PPT制作多媒体课件的操作步骤12.复制编辑：单击左下角的“幻灯片浏览视图”方式，单击建立的幻灯片，按Ctrl+C（复制），再按Ctrl+V（粘贴），复制同一张幻灯片，对其进行修改、调整产生其第二张、第三张……，等等。13.保存：保存演示文稿于硬盘中的自己的文件夹中。最好是课程的每一章作为一个演示文稿，不要将整个课程的所有幻灯片保存在一个文件里。***注：插入的声音、影片等媒体的文件最好放在与幻灯片文稿相同的文件夹中。如果视频有MOV格式的，要在Windows中安装Apple公司的“QuickTime”软件。用PPT制作多媒体课件的操作步骤PowerPoint的使用PowerPoint演示文稿样例图片加标注方式样例实体重叠方式样例3.1办公自动化概述3.2办公自动化软件Office3.3国产办公自动化应用软件WPSOffice第３章办公自动化基础任务：了解国产办公软件套件WPSOffice3.3.1WPSOfficeWPS软件是香港金山公司开发的办公自动化软件，从1989年最早诞生的WPS，到当前最新版本WPSOffice2007，金山公司不断改进和推出功能强大、易用性强、价格便宜，并且富有民族特色的各类软件，得到了广大用户的喜爱和支持。作为国产软件的一面旗帜，WPS已陪伴无数中国计算机用户走过近20年的风风雨雨，见证着中国软件事业的发展历程。2007年8月，金山公司鼎力打造了一款高性能的Office软件——WPSOffice2007。WPSOffice2007是全面兼容、开放、高效、安全可靠的办公软件。它包括了WPS文字，WPS表格，WPS演示三大功能模块，其文件格式全面兼容MS-Office，可根据用户的不同日常办公需求，定制多种解