第3章办公自动化软件应用

第3章办公自动化软件应用3.1文字处理软件WordXP3.2电子表格ExcelXP3.3电子演示文稿软件PowerPointXP3.4OfficeXP集成应用3.1文字处理软件WordXP本节要点3.1.1认识工作窗口3.1.2创建和编辑文档3.1.3设置文档格式3.1.4表格制作3.1.5图文混排重点难点Word的排版和页面文档格式的设置第3章3.1节3.1.1认识工作窗口1.wordXP的启动（1）正常启动：从“开始”→“程序”菜单中选择“MicrosoftWord”选项。（2）通过快捷方式：在桌面上选中WordXP的快捷方式，按Enter键，或者双击鼠标左键。（3）通过关联文件图标：双击关联文件图标，就可打开WordXP，同时也打开了对应的文档。第3章3.1节3.13.1.1认识工作窗口工作窗口组成WordXP窗口及组成第3章3.1节3.1.13.1.1认识工作窗口3.wordXP的退出（1）单击“窗口”右上角的“关闭”按钮。（2）单击“窗口”左上角的“控制”图标，打开控制菜单，选择其中“关闭”命令。（3）双击“窗口”左上角的“控制”图标。（4）单击“文件”→“退出。第3章3.1节3.13.1.2创建和编辑文档1.创建、打开、保存与关闭文档（1）创建新文档（2）打开已经建立的文档（3）选择当前文档（4）保存文档（5）关闭文档第3章3.1节3.1.23.1.2创建和编辑文档2.输入文本（1）汉字输入（2）符号和特殊字符的输入（3）切换插入与改变状态（4）删除字段操作（5）段落的拆分与合并第3章3.1节3.1.23.1.2创建和编辑文档3.编辑文本（1）选择文本（2）删除文本（3）移动与复制文本（4）撤销与恢复（5）查找与替换第3章3.1节3.1.23.1.3设置文档格式1.字符格式设置（1）使用格式菜单•方法：选定文本|格式|字体，打开“字体”对话框进行设置图3-5字体对话框第3章3.1节3.1.33.1.3设置文档格式（2）使用格式工具栏（3）使用格式刷•选定已设置好字符格式的文本；•单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，使鼠标指针成为格式刷形状；•将鼠标指针移到其他文本处，按下鼠标左键，并将鼠标拖到该文本的末尾处；•松开鼠标左键，该文本就被格式化了，“格式刷”指针还原。•若双击“格式刷”按钮，则鼠标指针仍保持“格式刷”指针，可重复使用“格式刷”功能，直到单击“格式刷”按钮或执行其他操作为止第3章3.1节3.1.33.1.3设置文档格式2.段落格式的设置（1）段落标志（2）使用“格式”菜单（3）使用格式工具栏（4）使用样式（5）使用标尺（6）为原有段落添加项目符号和编号第3章3.1节3.1.33.1.3设置文档格式3.页面格式设置（1）节的设置（2）分页（3）页面设置（4）插入页眉和页脚（5）分栏第3章3.1节3.1.33.1.4表格制作1创建表格（1）利用菜单命令创建表格（2）利用常用工具栏上的“插入表格”按钮创建表格（3）使用“绘制表格”工具手工绘制表格2编辑表格（1）选定表格（2）单元格、行或列的插入与删除（3）单元格的合并与拆分（4）表格属性的修改（5）表格的合并与拆分（6）绘制斜线表头第3章3.1节3.1.43.1.4表格制作3表格的格式化（1）表格的对齐方式（2）边框和底纹（3）自动套用格式第3章3.1节3.1.43.1.5图文混排1.在文档中插入图片(1)插入剪辑管理器中的剪贴画•操作：单击“插入”→“图片”→“剪贴画”图3-29“插入剪贴画”任务窗格及搜索结果第3章3.1节3.1.53.1.5图文混排（2）插入图片文件•单击“插入”→“图片”→“来自文件”•在“插入图片”对话框的“查找范围”列表框中选择图片文件所在文件夹，再选择要插入图片的文件名•单击“插入”按钮，图片就插入到了插入点位置（3）编辑图片•鼠标拖动图片改变其大小•使用“设置图片格式”对话框调整图片的大小•使用“设置图片格式”对话框的“大小”选项卡进行修改•调整图片位置：按住鼠标左键拖动（4）设置图片版式第3章3.1节3.1.53.1.5图文混排2.在文档中绘图（1）绘图工具栏•常用工具栏中单击“绘图”按钮，或单击“视图”→“工具栏”→“绘图”（2）创建图形（3）在图形中添加文字（4）图形的颜色、线条和三维效果（5）图形的叠放次序（6）图形的组合（7）图形的微移第3章3.1节3.1.53.1.5图文混排3.插入文本框（1）插入文本框•单击“绘图”工具栏上的横排文本框按钮（或竖排文本框按钮），或单击“插入”→“文本框”→“横排”（或“竖排”），鼠标指针变为“+”形。•将鼠标指针在文档中拖动，画出文本框。•在文本框中出现的闪烁光标处输入文本。（2）文本框编辑•打开“设置文本框格式”对话框：选定文本框后，单击“格式”→“文本框”。第3章3.1节3.1.53.1.5图文混排4.插入艺术字（1）插入艺术字•①将插入点置于需要插入艺术字的地方。•②单击“插入”→“图片”→“艺术字”打开“‘艺术字’库“对话框。第3章3.1节3.1.53.1.5图文混排（2）编辑艺术字•单击生成的艺术字，弹出如图所示的艺术字工具栏•根据需要，单击艺术字工具栏中的相应按钮，可对“艺术字”进行多方面的编辑第3章3.1节3.1.53.2电子表格ExcelXP本节主要内容3.2.1ExcelXP工作窗口介绍3.2.2工作表和单元格3.2.3输入数据和编辑电子表格3.2.4格式化工作表3.2.5计算数据3.2.6管理和分析数据3.2.7使用图表分析数据第3章3.2节3.2.1ExcelXP工作窗口介绍主窗口界面图3-36ExcelXP窗口第3章3.2节3.2.13.2.2工作表和单元格1.工作簿Excel中，工作簿是处理和存储数据的文件，通常所说的Excel文件指的就是工作簿文件创建工作簿•单击“文件”→“新建”，打开“新建工作簿”任务窗格•在任务窗格中单击“新建”命令中的“空白工作簿”选项，会直接创建一个新的工作簿2.工作表工作表是在Excel中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格3.单元格•单元格由它们所在的行和列位置来命名，例如“A5”表示列号为“A”与行号为“5”的交叉点上的单元格第3章3.2节3.2.23.2.3输入数据和编辑电子表格1.输入数据（1）输入数值（2）输入文本（3）输入日期和时间（4）自动填充2.编辑电子表格（1）工作表中区域的选择（2）单元格数据的编辑和消除（3）单元格数据的移动和复制（4）插入和删除单元格、行或列（5）给单元格添加批注第3章3.2节3.2.33.2.4格式化工作表1.设置单元格格式数字格式字体格式对齐格式边框颜色和图案2.调整行高和列宽3.自动套用表格格式4.使用格式刷第3章3.2节3.2.43.2.5计算数据1.输入公式【例3.6】在图3-46所示工作表的实发工资栏中利用公式“实发工资=基本工资+附加工资”，计算每个职工的“实发工资”操作方法：（1）选中I4单元格；（2）输入“=”号；（3）再输入公式“G4+H4”，如图3-47；（4）最后按回车键或用鼠标单辑栏中的“√”按钮。此时计算结果将显示在单元格I4中第3章3.2节3.2.53.2.5计算数据填充柄进行操作•（1）选定单元格I4；•（2）将填充柄拖至I12单元格并释放图3-47输入公式样例第3章3.2节3.2.53.2.5计算数据2.单元格的引用（1）引用运算符•冒号，逗号，空格（2）引用类型•相对引用•绝对引用•混合引用（3）单元格地址的引用•引用跨工作表的单元格•引用跨工作簿的单元格第3章3.2节3.2.53.2.5计算数据3.名称的使用（1）使用菜单命令命名（2）使用“名称框”命名4.使用函数（1）输入函数•步骤：P127-P129（2）常用函数介绍•求和函数SUM•求平均值函数AVERAGE•计数函数COUNT•求最大值函数MAX•求最小值函数MIN•取整函数INT•四舍五入函数ROUND•条件函数IF第3章3.2节3.2.53.2.6管理和分析数据1.数据清单（1）数据清单的概念（2）使用记录单输入数据（3）使用记录单编辑数据2.排序数据3.筛选数据4.对数据分类汇总5.数据透视表第3章3.2节3.2.63.2.7使用图表分析数据1.创建图表利用图表向导利用“图表”工具栏2.编辑图表（1）图表类型、源数据、图表选项及位置的更改（2）数据系列的删除、添加和系列次序的调整（3）图表的格式化第3章3.2节3.2.73.3电子演示文稿软件PowerPointXP本节主要内容3.3.1PowerPointXP的工作窗口介绍3.3.2创建和编辑电子演示文稿3.3.3在幻灯片中插入多媒体对象3.3.4设置演示文稿的外观3.3.5在演示文稿中创建超级链接3.3.6幻灯片放映第3章3.3节3.3.1PowerPointXP的工作窗口介绍主窗口PowerPointXP的窗口第3章3.3节3.3.13.3.2创建和编辑电子演示文稿1.新建演示文稿（1）建立“空演示文稿”（2）使用设计模板（3）利用“内容提示向导”（4）根据现有演示文稿2.编辑演示文稿（1）PowerPointXP视图（2）编辑幻灯片中的文字（3）编辑幻灯片第3章3.3节3.3.23.3.3在幻灯片中插入多媒体对象1.插入图片方法同Word中插入图片2.插入艺术字方法同Word中插入艺术字3.添加声音效果在PowerPointXP的幻灯片中，需要插入声音时，只需打开“插入”菜单，指向“影片和声音”命令，引出下一级子菜单的有关声音的四个命令：“剪辑管理器中的声音”、“文件中的声音”、“播放CD乐曲”和“录制声音”。第3章3.3节3.3.33.3.3在幻灯片中插入多媒体对象4.插入影片打开“插入”菜单，指向“影片和声音”命令，引出下一级子菜单的有关影片的两个命令：“剪辑管理器中的影片”和“文件中的影片”。5.插入表格与图表方法同WordXP6.加入动画效果自定义动画幻灯片切换动画第3章3.3节3.3.33.3.4设置演示文稿的外观1.母版定义•母版又叫主控，是所有幻灯片的底版。它是一张特殊的幻灯片，在其中可以建立演示文稿中所有幻灯片的格式，也可以让所有幻灯片都共有相同的文本和对象，以控制演示文稿的整体外观。类型•三种母版类型，分别是幻灯片母版、讲义母版及备注母版。进入母版视图的两种方法•单击“视图”→“母版”→“幻灯片母版”。•在除了幻灯片放映视图外的任意视图方式下，按住Shift键的同时，单击水平滚动条左方的“幻灯片母版视图”按钮。第3章3.3节3.3.43.3.4设置演示文稿的外观图3-88幻灯片母版视图第3章3.3节3.3.43.3.4设置演示文稿的外观2.配色方案（1）选择标准的配色方案•①打开欲修改配色方案的演示文稿；•②单击“格式”→“幻灯片设计”，弹出如图3-70所示的“幻灯片设计”任务窗格；•③选择“配色方案”选项后，在“应用配色方案”栏下（图3-89），单击所需要的配色方案右侧下三角按钮，选择“应用于所有幻灯片”或“应用于所选幻灯片”第3章3.3节3.3.43.3.4设置演示文稿的外观（2）创建自定义配色方案•方法：在“幻灯片设计”任务窗格中的“应用配色方案”框下方（图3-89）单击“编辑配色方案”，在弹出的“编辑配色方案”对话框（图