酒店餐饮企业管理软件应用方案

酒店餐饮企业管理软件应用方案第一节酒店餐饮企业管理软件应用项目实施的一般步骤酒店餐饮企业开展管理软件实施工作，是一项较为复杂的系统工程，涉及经营、销售、物资、资金、人员配备等企业内部的各个方面，具有一定的周期和难度。软件能否成功应用受诸多环节和诸多因素的影响，事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的,即不进行系统实施是不可能成功的，所以，为保证项目实施工作顺利进行，必须按一定的项目管理制度来进行。酒店餐饮管理软件及财务、人事等后台管理软件系统在酒店餐饮企业中的应用，不仅涉及酒店餐饮管理软件产品、而且需规范企业各部门的业务流程；不仅涉及软件应用而且需协调组织；单是软件本身就存在管理领域大、功能齐全、数据关联复杂、软件应用难度大等特点，它与纯粹的财务软件或其它小型进销存业务应用软件有本质的区别。企业要想用好管理软件必须进行系统实施。其在企业中的应用效果不仅取决于管理软件产品的质量，更重要的是对企业管理实施过程的控制。一般情况下，必须由酒店餐饮企业的负责人亲自主持实施项目工作，由企业经营管理部门、财务部门或业务部门（如营销部门等）牵头，或成立一个项目部门负责具体的组织实施工作。项目的实施，一般经过以下几个步骤：1.确定企业软件应用达标的目标；2.开展可行性分析；3.实施队伍的组织；4.费用预算；5.硬件及系统软件、软件的选择配置；6.系统的调试、试运行及验收。以下进一步说明：一、确定企业软件应用达标的目标确定酒店餐饮企业管理软件应用达标的目标，其基本内容是，通过对本企业的经营管理、财务管理、会计核算、采购、销售、储运等经济业务进行调查，确定在本阶段实施软件应用的目标，包括最终实现的软件系统功能、经济社会效益等。调查时，首先了解本企业的过去、现状与未来，倾听企业各级管理人员包括高层（决策）管理人员、中层管理人员及企业的业务骨干等对企业项目实施的意见与建议。通过与各级管理人员的恳谈，了解他们对项目建设的需求及期望值，了解他们在管理工作中的困惑和抱怨，根据经验认真分析，做到心中有数，从而初步确定调研的重点。其次，根据调研重点，有针对性地制定调研计划和调研提纲。确定调研的策略、调研的对象、调研的核心问题等。提纲和计划的制定直接影响调研的结果。如果策略不当，则会引起被调研者的怀疑和不信任，很难获得真实的资料；如果选择的调研对象不恰当，则可能获得的信息会是片面的和表面的；如果调研核心问题设置不当，则可能没有重点，调研工作难以获得实质性的成果。第三，组织企业中高层管理人员培训，培训内容主要为企业项目建设的目的、意义等，并同时就企业项目建设的系统调研提纲进行讲解，布置落实系统调研计划，正式启动系统调研工作。这样做的好处是便于企业统一思想，统一行动，使系统调研工作有的放矢、有条不紊的进行，达到事半功倍的效果。企业在选择酒店餐饮管理软件、相关财务软件以及有关硬件时，应该结合自身的实际，在追求技术先进性的同时，也要强调实用性，并且一定要站在整个企业信息集成的角度来，并且要切实注重于系统的集成和开放，单纯追求技术的先进性或实用性都是不足取的。企业在注重选型的同时，更加注重的是最终的实施效果。另外，也要树立技术、软件跟随，实施、培训和服务并重的整体规划。目前大多数项目建设过程中的服务也是要企业进行投入资金的。整体规划是实现整个系统的“技术途径”。总体规划一般不承担具体的项目设计，是整个系统研制工作中不可缺少的技术总纲。在具体实施过程中，要从简单技术入手，迅速向广度和深度发展。在应用的基础上，启发更广泛、更深入的需求。同时，通过效益驱动可以树立企业实现信息化的信心，减少企业一次投入过多，负担过重而带来的不必要的风险。分步实施的同时可以紧跟信息技术发展的前沿。企业软件应用项目建设的调查主要围绕以下几个方面进行：了解国家关于酒店餐饮企业管理规范和相关制度，了解企业经营、管理活动的流程；按分管业务线进行企业高层管理人员调研；按职能、分部门就部门职责、主要业务流程、与其他部门的业务接口、存在问题与解决建议、对项目建设的需求等内容进行企业中层管理人员及业务骨干的深入调研，采集信息传递凭据，绘制管理业务流程图，掌握第一手资料；整理调研资料，调研完成后汇总调研结果，并向企业决策者汇报，达成共识后，初步形成企业项目建设的目标。企业管理软件实施的基本目标是：通过实施项目，进而改善企业经营管理，促进研究创新，扩大营业，控制成本，创造利润，社会效益也有提高。也就是说，第一，实现信息共享，增加管理的透明度，提高管理层对经营过程的监控力度；第二，提高准确度，降低出错率，做到账账相符、账实相符；第三，保证数据的完整性，系统运行的安全性和稳定性，实现技术的先进性；第四，业务流程符合国家行业标准，将行业规范要求，嵌入经营过程中；第五，系统具有持续升级的能力，满足企业经营管理发展的需要；第六，系统具有良好的拓展性，支持企业下一步信息化发展规划；第七，通过对经营数据的统计分析，为经营决策提供依据，提高企业的核心竞争力。企业项目实施后，使得GSP质量管理、货物流及资金流涉及的有关部门经营目标达到以下要求：1.行政办公室行政办公室为酒店高级管理层服务、为各部门服务、为员工服务，起到上传下达、联系协调、沟通信息、参谋咨询的作用。行政办公室主要负责酒店与地方政府、新闻机构的联络；文件的领取、登记、送酒店高级管理层传阅、发送；政务的协调、督办；酒店公章和介绍信的使用与管理；店报的编辑、出版、内部发行；为客人和员工提供医疗服务；酒店的计划生育管理；员工美发室的管理。行政办公室通常由办公室、店报编辑部、医疗中心等部门（组）组成。2.市场营销部市场营销部在总经理的直接领导下，以扩大客源、增加酒店收益、保持星级酒店形象为中心开展营销工作；市场营销部同时还是酒店对外推销和宣传的窗口，是外联和广告宣传的中枢部门。它负责分析酒店客源市场，收集相关信息；设计、美化酒店标志及广告策划；代表酒店与租凭经营单位及长住商社签订合同；负责酒店所有客房的预订、统计工作。市场营销部设有办公室、施行社市场、日韩市场、欧美市场、政企市场、广告策划、市场分析以及预订部等部门（组）。3.人力资源部根据酒店的经营目标合理组织劳动力，能过招聘、录用、培训、选拔、调整、考核、巡视督导、奖惩、工资福利、劳动保险、劳动争议处理等管理活动，谋求人与事的科学结合和人与人之间的紧密配合，达到提高员工整体素质，改变和有效调整员工队伍结构，充分调动员工的积极性、创造性、最大限度地提高员工的工作效率的目的。下设人事部、培训部、质量管理部等部门（组）。4.财务部财务部担负着酒店聚财理财的重要职责，是整个酒店经营管理工作的信息中枢，是反映酒店经营成果、为总经理进行市场预测和经营决策提供信息和数据资料、督导各部门改善经营管理、提高经济效益的职能部门。财务部的工作职能主要有：根据国家的政策、法令、财经制度制定和完善酒店的财务管理制度和内部财经稽核制度，核算营业收入、成本、费用和利润；监督、检查、分析酒店营业、财务计划及各部门收支计划的执行情况，考核资金的使用效果，定期向总经理报告收支情况，提出改进意见等。财务部通常下设会计核算级、收入稽核组、成本控制组、计划综合组、信息技术部、中心仓库、收银处、验货室等部门（组）。5.餐饮娱乐部餐饮娱乐部是酒店重要的生产、服务部门，是酒店经营活动中重要的经济支柱之一。其经营目标是为酒店客人提供优质全面的餐饮、康乐及会议等综合服务，以优质的服务满足客人的需求；其工作的好坏，直接影响酒店的经济效益和声誉，也反映出酒店管理水平和服务质量的优劣。餐饮娱乐部通常设有宴会/会议预订中心、中餐厅、宴会厅、咖啡厅、大堂酒吧、康乐中心等营业部门，以及管事部、员工餐厅两个后勤部门。6.前厅部前厅部是酒店经营与管理的神经中枢，是酒店为宾客提供接待和服务的窗口与桥梁，是为酒店高层领导和营业部门提供宾客信息与作出经营决策的参谋机构。其工作与管理质量的优劣，不仅影响酒店的经济效益，而且还会影响酒店的社会效益。前厅部通常是由办公室、机场代表、前台、礼宾部、商务中心、商务楼层前台、总机、大堂副理、财务等部门（组）组成。7.客房部客房部是酒店经济收入的主要来源部门之一，其经营、管理的客房既是酒店产品的主体，又是酒店设施设备的重要组成部分；因此，客房部的经营管理水平与服务质量，不仅直接影响到客人对酒店的印象，还关系到酒店的经济效益及整体声誉。客房部主要负责酒店客房服务、洗衣服务、清洁服务等工作，本着“宾客至上，服务第一”的宗旨，努力为宾客提供安全、规范、迅速、礼貌、热情、真诚、卫生、周到的五星级服务，为酒店宾客创造一个良好的居住条件和工作环境。客房部通常设有客房办公室、客房中心、楼层、清洁组、洗衣房等部门（组）。8.工程部工程部是酒店重要的后勤保障部门，主要负责酒店设施设备的运行管理、维修保养、更新创造、确保酒店为客人提供一个良好的居住、工作与生活环境。工程部本着“宾客至上、服务第一”的服务宗旨，保证设备、设施各系统处于良好的运行状态，使客人处处感到安全、舒适与方便。工程部主要负责酒店机械、电器设备的日常维修与保养；酒店建筑装潢、工程更新改造；通讯设施、卫星收视设备的维护；庭院绿化、酒店内植物、花卉的养护、布置及保洁工作。设有办公室、电气部、机械部、土木装修班、绿化班和集中供热站等部门（组）。9.保安部保安部是酒店安全管理的职能部门。在酒店高级管理层和上级公安、消防、司法等政府主管部门的领导下，根据“没有安全就没有旅游事业”的精神和“宾客至上、安全第一”的原则，确保酒店的经营秩序和工作秩序正常运行，保障酒店、宾客、员工的人身财产不受侵害；协助公安、消防、司法、国家安全部门侦破查处刑事案件、治安案件和治安灾害事故；依法做好酒店的安全管理工作。保安部下设：办公室、内保组、外保组、警卫组、消防中心组等部门（组）。10.运输服务部运输服务部是酒店为方便住客，及时向客人提供良好的交通服务，更多地招揽客人所设的服务部门，它的主要职能是为酒店客人提供快捷、高效、便利、优质的用车服务，同时还兼顾酒店生产、办公用车。运输服务部通常设办公室、用车服务、后勤调度、维修班等班组，通过各班组密切合作与积极配合完成运输部各项任务指标，为酒店客人、酒店各部门提供好用车服务。综上，各种经营管理软件、销售管理软件与库存管理软件、收银管理软件、财务核算软件等软件要紧密联系，协同工作，完成企业的基本目标与部门达标目标。二、开展方案论证、可行性分析方案设计、可行性分析是在对调研结果做进一步整理分析的基础上，提出企业管理中存在的问题及根源，确定或进一步完善项目建设的目标和需求，并设计企业切实可行的建设、解决方案，形成书面文件。方案主要内容包括：企业经营管理、财务管理等现状的描述、存在的问题和根源、企业对软件应用的目标和需求、企业的现状与目标的差距及解决方案（包括系统软件、硬件、网络等配置方案）、方案实施的投资预算、方案的实施计划、效益分析及风险预测等。要从经济上、技术上和组织上对方案的可行性进行认真、细致的分析。企业可以请外部的专家对方案进行评估和论证，也可以企业内部组织论证。一般情况下，要请企业的内部决策者进行论证比较有效，因为他们对自己的企业最了解，对企业的项目建设的方案最具有表决权，他们是方案的核心执行者，会对方案的可行性进行认真分析和论证。所要强调的是在方案的论证之前需要将方案向他们进行详细的讲解，达成共识，最终方案通过论证，通过对方案的修改与完善，使项目方案得到企业认可。其中，软件、硬件的选择是比较重要的，要根据企业项目建设的目标要求，要确定经营管理软件、财务软件等是购买商品化的软件，还是自己组织定点开发或委托其他单位开发；是逐步到位，还是一次达到目标要求；硬件系统是由单机向网络系统过渡，还是一次全部以网络模式配备。是选择同类公司使用过的软件系统，还是根据软件供应商的知名度选择。选择同类公司使用过的软件系统，能在业务功能上基本满足需要，投资风险相对小一些，但难以体现自身管理的管理特点，而这部分经常是企业最需要的功能，这种做法是以舍弃功能要求为代价换取较小的投资风险。而根据软件供应商