集群管理模式在民办高校图书馆学生工作者管理中的探索与实践以上海杉达学院图书馆为例

集群管理模式在民办高校图书馆学生工作者管理中的探索与实践——以上海杉达学院图书馆为例费力魏军（上海杉达学院图书馆，上海201209）关键词：民办高校、图书馆、学生工作者、集群管理摘要：随着“集群”概念的提出、衍生与发展，结合民办高校办学实际，对于多年来在上海杉达学院金海校区图书馆学生工作者（以下简称学生工）管理过程中，产生的一些问题进行分析与探讨，在其行政流程、岗位设置、培训机制及考核制度等方面不断加以改进，形成了一套较为新颖及有效的集群化管理模式。民办高等教育作为我国改革开放以来迅速崛起的一种新兴教育体制，已经在办学理念、培养人才、教学结构、比重等方面取得了很大的发展，但由于民办高校不依靠政府划拨教育经费，需要经费自筹，在办学初期往往缺少资金投入，为保证办学正常运行，必须贯彻“量入为出，勤俭办学”的方针，在人员配备方面往往形成一种“兼职不兼薪”的模式，将管理人员数量控制到最少，故而我国民办高校图书馆专职工作人员与读者人数配比远低于公办高校图书馆。为缓解其人力资源紧张的状况，众多民办高校积极贯彻2007年国务院下发的《关于建立健全普通本科高校、高等职业学校和中等职业学校家庭经济困难学生资助体系的意见》[1]精神，从抚平帮困的角度出发，使用了一大批勤工助学学生，在为他们搭建助学平台的同时也弥补了图书馆工作人员数量上的缺口。此外，图书馆作为开展志愿者工作的一个重地，也吸收来自校内四面八方的志愿者队伍配合其专职工作人员进行全方位管理，保证了图书馆正常的开放秩序及各项工作的有序开展。志愿者队伍在管理中具有相互理解、相互支持、相互协调的特点，如何发挥好每位志愿者的积极性和能力，如何科学地管理好这支队伍，这是在民办高校图书馆的管理中经常遇到的困惑之一。本文想就这些问题做些探讨，以求教于方家。一、上海杉达学院图书馆学生工作者2013年前管理情况简介我们的杉达学院图书馆开展学生工作者服务工作已经十多年，据保守统计，每学期需要学生工作者的工作时间缺口达6030小时，按最低工作量换算每学期需学生工128人[表1]，而目前图书馆在编工作人员仅为13人[表2]，在确保每周81小时的正常开放[表3]，服务好全校500多名教职工与1万多名在册学生的同时，管理好这支庞大的学生工队伍绝非易事。由于学生工来源庞杂，涉及岗位工种繁多，同时又牵涉到校内多个部门进行交叉管理，传统的学生工作者管理手段已经满足不了图书馆自身的发展需要，达不到人力资源的有效利用。在2013年底我校金海校区图书馆圆满完成了改建工程，全面调整与优化了其格局与功能布局，一楼主要为密集型书库，二楼与三楼为信息共享空间，四楼与五楼的功能为基本书库兼阅览。随着全新图书馆管理系统、一门式管理系统、自助借还书系统、图书定位系统的引进与使用，吸引了大批读者来馆，显著提高了图书馆的使用率，改建以来进馆人数已达34.6万人次，借还图书13万余册。这对图书馆本身的运作而言亦是一种不小的挑战。表1学生工作者来源工作岗位工作小时数总小时数合计工作小时数用工人数计算用工人数合计用工人数勤工助学学生（每周要求工作4-10小时，按18教学周计算）采编室720小时5580小时6030小时5580小时/72小时学期最低工作量78人128人现刊144小时过刊288小时报纸72小时流通部四个楼层2880小时值班岗位360小时540小时360小时216小时志愿者服务队队员门口站岗90小时450小时450小时/9小时学期最低工作量50人信息共享空间两个楼层巡逻360小时表2表3上海杉达学院金海校区图书馆各岗位工作人员人数上海杉达学院图书馆金海校区开放时间地点开放时间部门人数信息共享空间二楼、三楼周一～周五08:00-21:00馆长1人周六～周日12:00-20:00流通部6人书库四楼周一～周五08:00-16:00采编部4人五楼周一～周五08:00-16:00信息部2人讨论室各楼层周一～周五08:30-20:30周六～周日12:30-19:30二、传统管理手段在图书馆学生工作者管理过程中遇到的困难1.助学工管理缺乏政策保障，人员流失量较大到图书馆注册的学生工作者非合同工，无法强制规定其工作时限，劳动关系可能由于其自身因素随时中断。《上海杉达学院勤工助学管理条例》[2]对于安排学生工作者劳动时间有明确规定，原则上每周不得超过10小时（节假日除外），每月总量不超过40小时（节假日除外）。这种单方面的限制政策给予管理带来了不少困难。况且大多数学院在申报助学工名单时只是以完成指标为目的将学生家庭经济困难作为唯一认定标准，未能进行能力选拔及岗前素质教育，相关辅导员也不跟进了解学生工作情况，于是便造成一种现象：在开学时报名助学工排长队，学期过半开始出现缺勤，到了期末出勤率完全失去控制[表4]。因此在要求这些学生自觉、自律、自主工作的同时，也考验着管理者的号召力、亲和力、组织能力及与校内各部门间的沟通协调能力。表4金海校区图书馆学生工作者学年内人员流失情况表学年开学申报助学工人数期末助学金发放人数2011-2012学年90412012-2013学年100712013-2014学年104932.受限于课表，排班难度很大由于学生工的课程安排差异甚大，因此要求安排“同时段同岗同人”几乎是一件不可能完成的任务。然而，学校的课表又呈现出一定的规律，比如：周三下午统一不排课，周二与周四晚间集中安排二、三年级公选课，因此周三下午会出现一波助学工到馆工作的“小高峰”容易造成用工过剩现象，同时周二、周四晚间的值班工作安排起来会非常困难，这两天值班的学生工临时请假后往往会无法及时调班。3.岗位种类多，岗前培训工作量大图书馆学生工作者岗位繁多，按照工作性质分为值班岗位及劳动岗位，按工作地点分为采编岗位与流通岗位，进一步按照工作内容可以细分为：门口站岗、楼层巡逻、现刊防盗-上架、过刊合订本馆藏数据录入-加工-上架、报纸整理-上架-橱窗陈列、图书馆加工-排架-上架-定位-顺架等等。每位学生工都需要进过严格的岗前培训，通过管理者的讲解与演示才能上岗操作为图书馆服务。然而图书馆的培训工作无法一次性在一个地方集中开展，必须在区分岗位后分头带到实地进行培训，往往以口头讲解与操作演示相结合。加之管理人员的数量有限，学生工到岗培训时间参差不齐，造成管理人员在初期阶段一天之内连续培训反复培训，不利于系统性地开展工作，易使培训工作流于形式，收效甚微。4.志愿者队伍“两头荒”，评奖评优太渺茫由于受到校团委统一管理，志愿者招新工作往往无法在开学第一周内完成，有时会拖延达一个月之久，因而图书馆开学与期末期间难见志愿者踪影。同时，由于民办院校学生活动经费紧张，馆内志愿者的表彰工作只能停留在精神层面，缺乏相应的鼓励措施与物质奖励，使得一些志愿者的努力得不到认可，从而造成人员流失。例如：全校一年一度的志愿者表彰大会经常关注于校外一些能为学校赢得良好声誉的志愿者队伍，在颁奖台上总是难觅图书馆志愿者们的身影，从而降低了其学生管理团队的工作热情与积极性。三、什么是集群管理1.“集群”的起源“集群”在《现代汉语词典（第6版）》中词义为“集合体，群体”[3]，如：商业集群，网页集群。其概念起源于20世纪90年代，美国哈佛商学院波特教授（Michael.Potter）在《国家竞争优势》一书中提出的“产业集群”（IndustrialCluster）[4]的这一术语，即“在某一特定区域下的一个特别领域，存在着一群相互关联的公司、供应商、关联产业和专门化的制度和协会，它们由于具有共性和互补性而联系在一起”。根据波特教授的产业集群概念，集群必须具备四个特征[5]：一是地理上靠近，二是要有相互关联，三是同处或相关于一个特定的领域，四是由于其共性或互补性而联系在一起。这四个特征正恰好符合了民办院校图书馆学生工作者作为一组协同工作的服务实体的特点。2.“集群”的引申随着“集群”概念在学术界、政府、企业界的迅速普及，其概念在现实应用中得以衍生与发展。复旦大学薛华成教授从“集群”组织的网络关系维度出发，引申出“组织集群”的概念，他认为组织集群[6]是组织(结构)和人员集成和形象集成，一般指在现有多个相互独立的个体组织的基础上,通过多种虚拟的、现实的技术手段,在不破坏个体组织现有架构的前提下,将原来分散的、个体的组织资源团体化,将隐性资源显性化,进而使个体组织资源为新的集群组织产生实际功效,实现效益规模化。基于组织集群理论下的民办高校图书馆学生工作者集群管理，其本质即如何运用现代化、信息化及人性化的管理方式，全面了解图书馆学生工作者的情况，充分挖掘其潜力，使来源广泛、各具差异的学生工作者个体协同工作，化被动为主动，稳定、有效地为图书馆服务，从而达到学生自主管理、自我服务的目的。因此将集群管理模式[图1]运用到图书馆学生工作者实际管理中，是促进现今民办高校图书馆管理工作良性发展的必然之势。图1上海杉达学院图书馆学生工作者集群管理模式示意图四、运用集群管理模式，提供有效解决方案具有杉达特色的“集群管理”绝非“集权管理”，相反是大胆放权于学生干部参与学生工管理工作，强调学生自律自管，提倡人性化管理，鼓励小部分同学带动大部分同学开展图书馆勤工助学与志愿者工作。集群管理的难度在于如何清晰掌握各群组特点，将其明确分工，张弛有度地进行分类管理，并能很好地吻合图书馆工作节奏。1.集群管理模式下的组织结构：明确特点、找准优势、捏合管理上海杉达学院图书馆学生工作者主要分为两个群组，其一为勤工助学学生，其二为志愿者服务队。他们的特点如下表所示[表5]：表5勤工助学学生的特点志愿者服务队的特点1）这些学生大多家境贫寒，较为吃苦耐劳，能长时间且稳定地为图书馆服务；1）道德素养高，故能以身示范带动其他学生读者遵守图书馆规章；2）部分学生来自单亲家庭，需要一种归属感与认同感，一但给予他们体现自我价值的机会，不但能激发其工作内驱力，更能使他们走出自卑找回自信；2）随时待命调遣灵活，成为大型活动的主力队员；3）家庭越是困难的学生，自理能力与动手能力越是强，因此经过短期培训，很快能胜任图书馆工作。3）踊跃参加图书馆文化活动，在学生读者中以点到面做好各类宣传工作。结合群组特点制定协调方案：开学前一周，图书馆从现实需求出发，向各学院提出勤工助学学生招聘申请，由学院核定名单，组织招募。每学期开学第一天，所有通过审核的申请者到图书馆完成报道注册，并领取《图书馆勤工助学岗位工作要求告知书》（以下简称《告知书》），经确认同意图书馆的要求后将签字回执交给图书馆，并由负责老师根据其课表情况当场安排工作岗位和时间，写于《告知书》上。每学期开学第二天组织图书馆志愿者管理团队召开志愿者新学期工作准备会，该管理团队下设队长1名，队长助理1名，按图书馆楼层分布设立4个小组，各设组长1名。图书馆负责老师与队长建立专项联系，以一人管一人、一人管多人、多人管全体的拓扑结构[图2]，给予学生管理团队充分的管理权限与发展空间。在明确岗位职能及图书馆新学期工作重点后，由他们负责招新宣传，扩队增员，并由队长统一排班，通过网络平台组织图书馆志愿者工作。图书馆有1位专职老师负责学生工作者的管理工作，使这两个群组分组不分家，促进优势互补，达到有效的团队协作。图书馆学生工作者民办高校图书馆校内各学院各相关部门图书馆各服务岗位图书馆学生工专职管理人员图2上海杉达学院图书馆学生工作者组织管理拓扑结构图2.集群管理模式下的岗位设置：按类细分、内化职责、双向沟通根据群组特点，设置相应工作岗位。例如：时间跨度较长的值班岗位、工作强度较大的流通部劳动岗位、技术含量较高的书刊编目加工岗位都较适合于勤工助学工作者；需要有较高觉悟的馆内巡视岗位、要求反应机敏的入馆引导员岗位、能够随时组织召集的馆内清洁团队都较适合于志愿者服务队。在充分调研青年学生工作时的心理状态后，笔者发现，当男女生人数比例为1:1时，可以充分发挥其工作效能，故将最吃重的流通部劳动岗位，按照男女生1:1的方式来进行排班。男生在女生面前发挥了积极地带动作用，女生们也不甘落后认真参与劳动。图书馆管理人员也应身体力行参与图书排架工作的各个阶段，明确各个