青岛市重点建设项目档案管理规定

1青岛市重点建设项目档案管理规定第一章总则第一条为规范重点建设项目档案管理工作，保证重点建设项目档案的完整、准确、系统，根据国家计委、国家档案局《基本建设项目档案资料暂行规定》（国档发〔1988〕4号），国家计委《建设项目（工程）竣工验收办法》（计建设〔1990〕1215号），国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》（国档发〔2006〕2号），《城市建设档案管理规定》(建设部令第90号)，《山东省档案条例》，《青岛市档案管理条例》、《青岛市城市建设档案管理办法》等有关规章，结合本市实际情况，制定本规定。第二条本规定所称青岛市重点建设项目，是指青岛市政府公布的重点建设项目。第三条重点建设项目（以下简称项目）档案是指从项目的提出、立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理、竣工投产（使用）过程中形成的，具有保存价值、应当归档的各种载体的文件材料。第二章项目档案管理职责第四条青岛市档案局主管全市项目档案工作，负责项目档案的监督指导和验收。2第五条青岛市城市建设档案馆负责承办市档案局委托项目的档案业务指导和验收，接收并集中保管本市规划区范围内的项目档案。第六条建设单位的上级主管部门对项目档案工作管理体制与设施、项目文件资料归档等工作进行监督指导，并参与项目档案验收。第七条建设单位应当明确项目档案工作管理机构与分管领导，配备项目专兼职档案人员，落实项目档案工作所需经费。第八条建设单位项目档案工作管理机构的主要职责：（一）建立健全项目档案工作各项规章制度，收集、整理本单位形成的项目档案；（二）对勘察、设计、施工、监理等单位项目档案的收集、归档、整理、保管进行监督指导；（三）确保项目档案工作与项目建设同步进行，维护项目档案的完整、准确、系统。第九条项目勘察、设计、施工、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）的要求，完成各自职责范围与合同规定的项目文件资料的编制、整理、归档工作。第三章项目档案的管理3第十条青岛市档案局对项目档案管理实行跟踪服务，对项目档案人员进行定期业务培训。第十一条建设单位与各承包单位签定的项目承包合同，应按照档案管理有关规定与标准，明确项目文件资料的归档、整理、移交等工作要求。第十二条实行总承包的项目，各分包单位负责收集、整理分包范围内的项目档案资料，项目竣工时，由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料，并提交项目建设单位；由建设单位分别向几个单位发包的项目，各承包单位负责收集、整理所承包范围内的项目档案资料，项目竣工时，由项目建设单位或由项目建设单位委托一个承包单位负责汇总整理项目全部档案资料。第十三条归档的项目文件资料要求字迹清晰、图面整洁，载体及书写材料便于永久保存。第十四条建设单位应制作形成项目音像档案，并向市档案馆、青岛市城市建设档案馆和本单位档案部门移交。第十五条建设单位除向青岛市城市建设档案馆等单位移交项目档案之外，本单位应至少保留一套完整、准确、系统的项目档案。第十六条建设单位保留的项目档案应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）规定。向青岛市城市建设档案馆移交的档案应符合青岛市城4市建设档案馆的进馆要求。第十七条存放项目档案的库房应符合《档案馆建筑设计规范》的基本要求，采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等有效措施，保证项目档案的安全管理。第四章项目档案的登记和验收第十八条在办理建设工程手续前，建设单位向青岛市档案局填报《青岛市重点建设项目档案管理登记表》（附表1），同时与青岛市档案局签定《青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书》（附录2）。第十九条建设单位持《青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书》到质量监督部门办理工程质量监督手续。第二十条项目竣工前，应组织项目档案工作验收。项目档案验收工作一般应当单独组织，并于项目整体竣工验收十天前进行。第二十一条项目档案验收前，由建设单位组织项目勘察、设计、施工、工程监理负责人以及有关人员进行档案自检工作，并根据《重点建设项目档案验收标准》（附表3），作出档案验收自检报告。第二十二条建设单位在项目整体竣工验收前一个月，经上级主管部门审核同意后，向青岛市档案局报送档案验收5自检报告，并填报《青岛市重点建设项目档案验收申请表》（附表4）一式三份。青岛市档案局收到《青岛市重点建设项目档案验收申请表》后，在三个工作日内对项目档案验收安排作出答复。第二十三条项目档案验收工作，采用召开档案专项验收会议的形式，由组织档案验收的单位负责召集。项目建设、勘察、设计、施工、监理单位的有关专业人员列席会议，协助项目档案验收工作。第二十四条对项目档案的验收，必须抽查一定数量的档案实体。凡项目档案总量超过2000卷的，抽查10%以上的档案；总量超过1000卷不足2000卷的，抽查20%以上的档案；总量在1000卷以下的抽查30%的档案。第二十五条项目档案验收等级分为优良（85分以上，含85分）、合格（75—85分，含75分）、不合格（75分以下）三个等级。凡档案验收不合格的建设项目，验收小组应提请项目建设单位限期于项目整体竣工验收前对存在的问题进行整改，并负责对项目档案进行复验工作。第二十六条凡档案验收不合格的建设项目，有关单位均不得进行整体竣工验收。第二十七条通过档案验收的项目建设单位应将《青岛市重点建设项目档案验收合格证书》（附表5）一式三份，报送青岛市档案局审批。审批单位应在三个工作日内办结审批6手续。第二十八条建设单位在项目整体竣工验收后三个月内，持《青岛市重点建设项目档案验收合格证书》向青岛市城市建设档案馆移交项目档案，由青岛市城市建设档案馆在该证书相关栏目签署意见并出具《建设工程竣工档案验收意见书》后，持该证书及意见书到工程竣工备案部门办理建设工程竣工验收备案。第五章项目档案的移交第二十九条项目整体竣工验收后三个月内，建设单位与业主单位、生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续，明确移交档案的内容、数量等，并有完备的清点、签字等交接手续；建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。第三十条本市规划区内的项目，建设单位应在项目整体竣工验收后六个月内，将包括工程备案文件、工程决算书等后期形成的项目档案报送青岛市城市建设档案馆，由青岛市城市建设档案馆核发《山东省建设工程档案合格证》，该证作为办理房产证的依据。第六章奖励与处罚第三十一条青岛市档案行政管理部门以及有关主管部7门对在项目档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖励。第三十二条对在项目档案管理工作中违反本规定的单位或个人，由青岛市档案行政管理部门责令限期改正，并给予通报批评。第七章附则第三十三条本规定由青岛市档案局负责解释。第三十四条各区市参照执行。第三十五条本规定自颁布之日起执行。附表1：8青岛市重点建设项目档案管理登记表建设单位填报时间年月项目名称工程地点计划批准文件地址邮编上级主管部门主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位主要监理单位批准概算总投资万元计划工期年月-年月工程项目（用途）占地面积（M2）建筑面积（M2）结构种类层数幢数高度（M）项目档案和资料管理情况档案资料管理部门名称联系电话负责人其他档案人员项目建档时间年月附录2：9青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书合同登记编号：甲方：青岛市档案局乙方：项目名称：建筑面积：工程地点：计划开工时间：计划竣工时间：为规范重点建设项目档案管理工作，保证重点建设项目档案的完整、准确、系统，根据《青岛市重点建设项目档案管理规定》，签定本合同。一、甲方职责：1、履行对项目档案的监督和指导职能；2、组织项目档案验收工作。二、乙方职责：1、在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，订立专门条款，明确有关方提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档和移交的义务。2、建立健全项目档案工作各项规章制度，收集、整理本单位形成的项目档案；3、对勘察、设计、施工、监理等单位项目档案的收集、归档、整理、保管进行监督指导；4、确保项目档案工作与项目建设同步进行，维护项目10档案的完整、准确、系统；5、除向青岛市城市建设档案馆等单位移交项目档案之外，本单位至少保留一套完整、准确、系统的项目档案。6、保留的项目档案应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）规定。三、乙方在向规划行政管理部门办理建设工程手续前，应向青岛市档案局填报《青岛市重点建设项目档案管理登记表》，同时与甲方签定《青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书》。四、乙方持《青岛市重点建设项目档案管理职责落实合同书》到质量监督部门办理工程质量监督手续。五、甲方根据《青岛市重点建设项目档案管理规定》与《重点建设项目档案验收标准》定期或不定期地对乙方的项目档案工作进行检查、指导。六、甲方随时做好接受乙方有关人员关于项目档案的业务咨询工作。七、重点建设项目档案验收前，乙方应组织项目勘察、设计、施工、工程监理负责人以及有关人员进行档案自检工作，并根据《重点建设项目档案验收标准》，写出档案验收自检报告。八、乙方应在项目竣工验收前一个月经上级主管部门审核同意后，向甲方报送档案验收自检报告，并填报《青岛市11重点建设项目档案验收申请表》一式三份。甲方收到《青岛市重点建设项目档案验收申请表》后，应当在三个工作日内对项目档案验收安排作出答复。九、重点建设项目档案验收会议后，通过档案验收的，乙方应及时将《青岛市重点建设项目档案验收合格证书》一式三份，报送青岛市档案局审批。青岛市档案局应在三个工作日内办结审批手续。十、乙方在项目整体竣工验收后三个月内，持《青岛市重点建设项目档案验收合格证书》向青岛市城市建设档案馆移交项目档案，由青岛市城市建设档案馆在该证书相关栏目签署意见并出具《建设工程竣工档案验收意见书》后，持该证书及意见书到工程竣工备案部门办理建设工程竣工验收备案。十一、乙方在项目整体竣工验收后六个月内，将包括工程备案文件、工程决算书等后期形成的项目档案报送青岛市城市建设档案馆，由青岛市城市建设档案馆核发《山东省建设工程档案合格证》，该证作为办理房产证的依据。十二、本合同一式三份，甲方一份，乙方两份（其中一份报质量监督部门办理委托工程质量监督手续），本合同自签定之日起生效。甲方：青岛市档案局乙方：12（盖章）（盖章）地址：青岛市延吉路148号地址：法定代表人：法定代表人：委托代理人：委托代理人：联系电话：85840972联系电话：13附表3：重点建设项目档案验收标准验收内容基本要求标准分实评分备注第一部分管理体制20建立项目档案的管理体制建立项目档案工作管理机构2明确项目有关领导分管项目档案工作2配备专兼职的项目档案人员2落实项目档案工作所需的经费2建立健全项目档案工作各项规章、制度4对勘察、设计、施工、监理等单位进行项目档案的监督指导4确保项目档案工作与项目建设同步进行4第二部分业务工作60一、项目档案的完整性3014验收内容基本要求标准分实评分备注应归档的各类原始文件材料收集齐全，及时归档，符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》要求前期文件包括：项目立项依据性文件、项目管理文件等3设计文件主要包括：工程水文、地质勘察报告；规划设计文件；结构设计计算书等3施工技术文件主要包括：施工定位测量、地质勘探资料；质保书、试验报告；隐蔽工程验收记录；工程记录及测试、沉降、位移、变形、监测记录；图纸会审、变更设计通知单；工程质量事故报告及处理记录；工程质量检查、评定资料；焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录；设备、管线及电气、仪表施工安装记录、质量评定、事故处理报告等10竣工文件主要包括：竣工图、已安装设备明细表等5监理文件主要包括：监理通知、备忘录、报告、会议纪要；315验收内容基本要求标准分实评分备注施工质量分析；监理规程；合同管理文件、三控制文件、协调文件等设备文件主要包括：设备、材料采购合同、出厂质量合格证明；设备、材料装箱单；设备图纸使用说明书；设备安装调试记录等3竣工验收文件主要包括：工程竣工验收