第5章办公自动化系统

5.办公自动化系统办公自动化(OfficeAutomation／0A)是在设备、通讯逐步实现自动化的基础上，通过管理信息系统(MIS，ManagementInformationSystem)的发展而兴起的—门综合性技术。始于20世纪70年代，从单机处理开始，例如采用微型机处理文字，进而完成文件归档、记录指示、电话自动记录等任务。20世纪80年代后进入办公自动化的快速发展期，在办公室中普遍采用计算机作为高一级的管理工具，如信息检索、辅助决策等，出现办公设备和计算机、通讯等互连构成的计算机网络系统，利用网络集成技术，人对办公信息的处理能力出现质的飞跃，办公自动化成为智能建筑的一个主要标志。•目前，办公自动化系统成为涉及计算机、通信、声像识别、数值计算及管理等多种技术的一个综合系统。计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学被视为办公自动化的四项支撑，工作站(WorkStation)和局域网络(LocalAreaNetwork)成为了办公自动化的两大支柱。•办公自动化系统的目的，就是最大限度地将人们从传统办公业务中的重复性劳动里解脱出来，提高工作效率和管理水平，尽量做到信息灵通、决策正确。5.1办公自动化系统的基本模式•按照国家标准《智能建筑设计标准GB／T50314－2000》，在智能建筑中，根据各类建筑物的使用功能需求，可建立两类办公自动化系统：通用办公自动化系统和专用办公自动化系统。根据办公自动化系统的功能层次，可分为事务处理型、信息管理型和决策支持型办公自动化系统。•5.1.1通用型系统通用办公自动化系统是对建筑物的物业管理营运信息、电子帐务、电子邮件、信息发布、信息检索、导引、电子会议以及文字处理、文档等的建筑公用事务的一个管理系统。具体如建筑设备管理系统BMS、物业管理系统、建筑物Intranet、一卡通系统、综合信息服务系统等。通用办公自动化系统应实现的主要功能包括：（1）对建筑物内各类设备的运行状况、统计信息及维护进行管理；（2）具有文字处理、文档管理、各类公共服务的计费管理、电子帐务、人员管理等功能；（3）具有共用信息库，向建筑物内公众提供信息采集、装库、检索、查询、发布、导引等功能；（4）智能卡管理子系统应能识别身份、门钥、信息系统密钥等，并进行各类计算。•《智能建筑设计标准GB／T50314－2000》明确规定，智能建筑办公自动化系统的设计应主要针对智能建筑的通用办公自动化系统，并特别提到：甲级标准应设置、乙级标准宜设置“建筑设备综合管理系统BMS”。因为智能建筑要汇集建筑内外的各种信息，实现各智能化子系统的集成，就需要设置位于各智能化子系统最上层的智能建筑综合管理系统IBMS。•IBMS能够将收集到的有关楼内外资料，分析整理成具有高附加值的信息，运用先进的技术和方法使建筑物的作业流程更有效，运行成本更低，竞争力更强。同时，又使建筑物内各实时子系统高度集成，做到保安、防火、设备监控三位一体，集成在一个图形操作界面上，以实现整个建筑的全面监视、控制和管理，从而提高建筑物全局事件和物业管理的效率、综合服务的功能。•5.1.2专用型系统•对于专业型办公建筑，其办公自动化系统除具有通用办公自动化系统的功能外，还应按其特定的业务需求，建立专用办公自动化系统。如银行业务系统、商场POS系统、酒店管理系统、政府机关办公系统、各类企业管理系统等。•5.1.3事务处理型系统•办公事务处理的主要内容是执行例行的日常办公事务，大体上可分为办公事务处理（如文字处理、电子表格、电子邮件等）和行政事务处理（如公文流转等）两大部分。事务型办公自动化系统可以是单机系统，也可以是一个机关单位内的各办公室完成基本办公事务处理和行政事务处理的多机系统。单机系统不具备计算机通信能力，主要靠人工信息方式及电信方式通信。多机系统可采用局域网、程控交换机综合通信网或Internet连接等。智能建筑常用的多机系统事务型办公模型如图5.1所示。图5.1事务型办公系统•5.1.4信息管理型系统•管理型办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一体化的办公信息处理系统。它由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主，除了具备事务型办公系统的全部功能外，主要是增加了信息管理功能。根据不向的应用分为政府机关型、商业企业型、生产管理型、财务管理型和人事管理型等。•智能建筑中的管理型办公自动化系统是以局域网为主体构成的系统，局域网可以连接不同类型的主机，可方便地实现本部门微机之间或与远程网之间的通信。通信网络最典型的结构采用主机系统与二级计算机和办公处理工作站三级通信网络结构。其中，中心计算机主要完成管理信息系统功能，处于第一层，设置于计算机中心机房：二级计算机处于中间层，设置于各职能管理机关，主要完成办公事务处理功能；而工作站完成一些实际操作，设置在各基层部门，为最底层。这种结构具有较强的分布处理能力，资源共享性好，可靠性高。其结构如图5.2所示。•对于范围较大的系统，可以采用以程控交换机为通信主体的通信网络，把各种办公计算机、终端设备，以及电话机、传真机等互联起来，构成一个范围更广的办公自动化系统。图5.2管理型办公系统•与事务型系统相比，管理型系统在硬件上基本相同，并没有质的区别。但事务型系统仅仅是通过网络使各计算机能够实现资源共享，各计算机的工作基本上是独立的。而管理型系统多了一个层次结构，而且中心机通过MIS系统对各计算机实现了综合管理，各计算机分别在不同的层次上工作，协同性能更好，各计算机通过网络成为了一个服务于某一特定目标的整体。管理信息系统（MIS）的本质，就是把事务处理办公系统和数据库密切结合在了一起。•5.1.5决策支持型系统图5.3DSS系统结构示意•决策支持型办公自动化系统是在事务处理系统和信息管理系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的最高级的办公自动化系统。主要担负辅助决策的任务，即对决策提供支持。它不同于一般的信息管理，它要协助决策者在求解问题答案的过程中方便地检索出相关的数据，对各种方案进行试验和比较，对结果进行优化。•决策支持系统（DSS）的概念结构由会话系统、控制系统、运行及操作系统，数据库系统，模型库系统、规则库系统和用户共同构成。最简单和实用的三库决策支持系统逻辑结构(数据库、模型库，规则库)如图5.3所示，它实际上是在普通的MIS系统中，加入模型库和规则库形成。所谓的模型库和规则库，实际上也是一个数据库，只是它存入的不是通常的数据，而是描述数学模型和现实规则的程序，这些程序一段一段的，每一段都相对完整地描述了一个数学模型和规则，在用户需要时，MIS系统中的主程序段将其调出，运算出结果。•决策支持系统的运行过程是这样的：•用户通过会话系统输入要解决的决策问题，会话系统把输入的问题信息传递给问题处理系统（主程序），然后问题处理系统开始从数据库存收集数据信息，调出模型库和规则库中的程序进行计算。如果用户提出的问题模糊，系统的会话系统可以与用户进行交互式对话，直到问题明确，然后主程序开始搜寻能够解决问题的模型程序和规则程序，通过计算得出方案，并计算其可行性，最终将计算和可行性分析结果提供给用户，用户根据自身经验进行决策，选择一个方案实行。•决策支持系统的技术构成包括：(1)接口部分，也就是输入输出的界面，是人机进行交互的窗口。(2)模型库部分，系统要根据用户提出的问题调出系统中已有的基本模型，模型管理部分应当具有存储、动态建模的功能。此部分是DSS的关键，目前模型管理的实现是通过模型库系统来完成的，通常由计算机专业人员进行数学建模、编制程序完成，离计算机自动动态建模尚有一定距离，需要决策人员与计算机专业人员密切配合。(3)规则库部分，通过程序，描述决策问题领域的知识(规则和事实)，也需要决策人员与计算机专业人员密切配合。(4)数据库部分，管理和存储与决策问题有关的数据。(5)推理部分，属会话系统程序段功能，识别并解答用户提出的问题，分为确定性推理和不确定性推理两大类。(6)分析比较部分，对方案、模型和运行结果进行可行性分析，计算结果供用户参考。(7)问题处理部分，属DDS主程序段功能。根据交互式对话识别用户提出的问题，构造出求解问题的模型和方案，并匹配算法、变量和数据等，计算求解结果。(8)控制部分，连接协调系统各个部分，规定和控制各部分的运行程序，维护和保护系统。•从用户角度看，智能建筑就是向用户提供一个安全、高效、舒适、便利的建筑环境。一栋办公类智能建筑，如果不能提供一个高效的办公环境，尽管它很安全、很舒适，恐怕也不会有多少单位进驻。而高效的办公环境最终是通过建立高效办公自动化系统来体现的。5．2办公自动化系统的组成和设备•5.2.1OA系统的组成•办公自动化系统主要由硬件设备和支持软件系统组成。硬件设备如计算机外围设备。外围设备有扫描仪、打印机、绘图仪，还有一些办公自动化设备如：传真机、复印机、打字机、数码速印机、数码录像及刻录像设备、数码投影与显示设备等。自动化系统中的计算机一般组成网络，实现信息资源共享并可以方便地接入Internet。•办公自动化软件指为了完成信息处理和管理所用的计算机程序，通常包括计算机系统软件、应用软件、诊断和测试软件等。•办公自动化系统支持软件系统主要有办公自动化系统通用工具软件，包括数据库管理系统、文字处理软件、表格处理软件、图形处理软件、图像处理软件、翻译软件、校对软件等。还包含办公自动化应用软件，如财务管理、劳动工资管理、项目计划管理、图书资料管理、档案管理、物资管理、会议管理等软件。•5.2.2办公自动化的设备与信息处理技术•办公自动化系统的基本设备主要有两大类：图文数据处理设备和图文数据传输设备，前者包括计算机、打印机、复印机、电子印刷系统等，后者包括图文传真机、电传机、程控交换机及各种相关的通信设备等。随着计算机技术、计算机网络技术和信息处理技术的发展，又有许多新的办公自动化技术设备加入其中，如：扫描仪、数字图像处理系统、远程网络视频会议系统、数字电视、数码相机、网络数码摄像机、笔记本电脑和能够进行无线连接的无线网络设备及短距微功耗的蓝牙设备等。•1)信息的输入设备•字符识别(OpticalCharacterRecognize，OCR)技术及设备主要用于对纸上的印刷及打印文字字符进行识别，将识别结果以文本方式存储在计算机器中。目前的印刷及打印文字字符识别软件及设备能阅读各类中西文字符，且准确率可达90％以上。•通过字符识别软件及设备可将书面上不可编辑的文档及图片转换为可编辑内容。在今后的若干年内，以纸为基础的办公文件仍将会继续大量存在，字符识别技术会发挥很重要的作用，并大大提高信息处理系统的工作效率。•2)信息处理、复制、存储和检索•将字处理、数据处理、排版、通信综合在一起的技术现今已较成熟。视频数据信息的处理、传输和显示技术还有极大的发展潜力。数码照相、数码摄像技术能够提供一种强有力的存储、调用、传送、编辑、检查图像和色彩的手段和功能。在存储和检索方面，大存储空间的微型化存储器已迅速地发展，更为科学的知识管理及知识检索技术也迅速地发展起来，可以预言：新的知识管理及知识检索技术将在办公自动化系统中产生革命性的作用，也定将在建筑智能化系统中产生革命性的作用。•远程网络视频会议系统已成为现代化的自动办公系统中的一个不可缺少的环节，这将对人们的办公方式产生重大影响，办公既可在办公室，亦可在家中进行，即可以实现远程办公。•常用的办公自动化系统设备有：计算机系统、打印机、传真机、复印机、轻印刷系统、自动收／取款机、打卡机、IC卡、电子词典、光盘刻录机、缩微机、网络(LAN、WAN)设备、多媒体演播系统、远程网络视频会议系统、可视电话系统、绘图仪、扫描仪等。•3)通信设备•办公自动化系统中一般均设置程控交换机综合通信网、微机局域网与远程网，以满足办公中的国际长途直拨电话、传真、电子邮件、会议电视等通信功能使用要求。•4)数据库•事务型办公自动化系统配置有必备的基础数据库，主要包括小型办公事务处理数据库和基础数据库。基础数据库存储与整个办公系统主干业务相关的原始数据。•5)应用软件•在办