长治市城市建设档案馆

长治市城市建设档案馆关于对建设档案组卷整理、声像制作两项服务逐步减少的解释说明长治市城市建设档案馆是经山西省住房保障和城乡建设厅审核确认的城建档案服务机构，自1987年成立以来，受长治市建设行政主管部门委托，开展城建档案执法，接收和保管重要的城建档案资料，对城市建设单位的城建档案进行指导、检查，并组织进行建设工程档案预验收，参加建设工程项目竣工验收等。在过去的很长一段时期，由于城市建设不发达，建设单位对建设工程档案一无所知，完成工程档案的制作有一定难度，为了能及时把建设工程档案按标准收馆保存，我馆根据本馆职责要求，严格按照山西省物价局不同时期下发的《关于规范城建档案专业技术咨询服务收费标准及有关事项的通知》，接受建设单位委托，签订服务协议，遵循自愿有偿原则，进行城建档案组卷整理和声像制作等专业服务。二十多年来，我馆一直延续着这项特殊的委托服务项目，高质量完成了长治市重点工程档案资料，确保了城建档案的质量标准和及时进馆，为长治市的城市规划提供了准确的依据，为长治社会提供了可靠的温馨服务。按照住房保障和城乡建设部《城市建设档案管理规定》第六条规定：“工程竣工后三个月内，建设单位向城建档案馆报送一套合格的建设工程档案。”和《建设工程质量管理条例》第十七条规定：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理规定，及时收集、整理建设工程项目各环节的文件资料。”，建设单位工程项目竣工档案的组卷整理和声像档案制作等工作可自行完成，可以市场的形式委托其他单位完成，也可根据省物价局文件，签订服务协议委托我馆完成。这两项规定充分说明了工程档案的制作主体为建设单位，而非我城建档案馆，我馆只是保证工程档案能按标准要求及时进馆保存，但我馆有责任对建设单位的工程档案进行指导和咨询服务。近年来，城市建设在飞速发展，建设工程如雨后春笋般迭起，高楼鳞次栉比，我馆逐步加大了对建设、施工、监理等单位档案资料员的培训力度，有更多的建设单位在不断的发展中逐步了解和掌握了制作工程档案的标准和要求，有足够能力完成城建档案的制作，另外，社会在不断进步，已经进入了网络、数码时代，市场上出现了工程档案制作的专业机构，一些建设单位也就利用市场手段来制作建设工程档案。这就是近年来，我馆档案组卷整理、声像制作两项委托性服务在逐年较少的直接原因。另外，我馆业务范围广，涉及面较大，专业人员短缺，没有更多人手来完成此项服务工作；再则，就是安全问题，声像第一手资料需要登楼顶、钻地沟，稍有差池就会酿成危险。基于我馆现实状况和安全考虑，我馆尽最大可能减少此方面的服务成为必须和必要。我馆在为建设单位提供咨询服务的同时，做了大量的城建档案宣传工作，一再强调工程档案制作是建设单位分内工作，最好由建设单位自己负责完成，我馆是城建档案的验收和接收单位，城建档案技术咨询、指导是我馆的本职，为建设单位提供档案组卷整理和声像制作服务则是我馆的选择性服务项目。工程档案自己制作、自己验收不符合《城市建设档案管理规定》要求，我馆正在逐步走出这个怪圈。档案组卷整理和声像制作服务逐步减少的现象是遵循了事物的发展规律，这说明了社会在不断进步，制度在不断完善，建设单位责任意识在不断增强，人员素质在不断提高。没有了档案组卷整理和声像制作服务，我馆可以腾出更多的时间和人力进行城建档案执法和管理，为进一步推动长治城档数字化建设的飞跃发展作出更大的贡献。