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第九章企业办公自动化系统应用浙江工商大学工商管理学院《现代管理方法与应用》课程组胡永铨胡洪力胡玮玮一、企业办公自动化概述要理解什么是办公自动化系统（OA，OfficeAutomationSystem），不妨让我们先假设几个场景：当你每天上班后打开办公自动化系统时，单位内或同行业发生的重要新闻便一目了然；当天急待处理的工作，系统已经显示了醒目的警告提示；能否按时完成，员工们将很快给出明确的答复；如果你遇到什么困难问题，随时都可以（通过网上实时协作工具）寻找在线专家，从而得到帮助。新员工刚刚加入企业时，他全然不必担心对新企业的陌生，因为我们的办公系统会引导他了解公司的历史、制度、福利政策、内部通知、新闻等他所关心的内容。对于一位技术人员，他可通过技术导航图了解企业生产的产品特性、解决方案、开发指南等，同时可以了解同行业竞争对手的情况。对于疑难问题，跨企业的技术问答库中会有无数技术专家及时给出答案，提高企业客户服务质量。上述场景向我们初步展示了办公自动化系统的一个工作层面。（一）办公自动化概念和发展历程1、概念给办公自动化系统一个更为科学的定义是：办公自动化系统是基于先进的网络互连基础上的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到提高个人工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目的。它强调人与人之间、各部门之间、企业之间的协同工作，以及相互之间进行有效的交流和沟通。2、发展历程办公自动化的概念最先是由美国提出来的。20世纪70年代，麻省理工学院教授M.C.Zisman为它进行了最初的定义：办公自动化就是将计算机技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数字型信息的办公事务处理的一项综合技术。30年来，从世界范围来看，办公自动化的发展经历了3个阶段：1975年以前为第一阶段，采用单机设备（如文字处理机、复印机、传真机、交换机等），完成单项工作。20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，开始采用一些综合设备（如专用交换机、局域网等），在一定范围内实现了数据的共享和设备的共享。20世纪80年代之后为第三个阶段，数据、文字、声音、图像等多媒体信息，通过广域网传输、处理和存储，从而在更大范围内实现了资源共享。到了20世纪90年代，办公自动化又被赋予了新的概念，这就是将现代办公设备与国际互联网结合起来，形成了一种全新的办公方式。这正是今天我们所说的办公自动化系统。（二）发展动态早在计算机技术开始普及的20世纪70年代，办公自动化就已成为人们一直关心的议题，由于应用的需要和市场前景的诱惑，使许多计算机公司推出了自己的产品，这些产品随之纷纷出现在用户的桌面上，似乎“无纸化办公”的时代呼之即来。然而很多年过去了，它并没有像我们期望的那样普及，没有给生产办公自动化产品的厂商带来可观的利润。当前大多数用户的办公自动化应用仍然停留在早期的水平，仍然是文字处理加简单的表单打印。办公自动化的发展之所以没有取得预期的成果，既有外部客观条件的不成熟，也有我们在概念方面存在的误区。首先，多数用户单位的计算机基础设施建设不完善，仅仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字处理和表格处理，或者利用网络进行简单的邮件交换，这显然不能大幅度提高用户的工作效率。其次，开发的软件功能过于单一，在相当长的时期里，成熟的办公自动化软件产品还主要是以文字、表格处理为主，没有将用户其他方面的需求，尤其是其业务处理的需求，结合在办公自动化系统中。第三，用户在计算机应用方面的基础不高，积极性不够，也在很大程度上制约了办公自动化的快速普及。第四，对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区，过于片面强调办公过程的自动化，如前一时期非常盛行的所谓“无纸化办公”系统。这些观念使办公自动化产品出现了偏差，总在追求办公过程的智能化，偏离了用户的实际需求。（三）新观念已经有人对办公自动化提出了一个反传统的观念：办公不应该自动化，也不可能自动化；它既无法自动化，更无须自动化。因为办公已经不再是简单的文件处理，不再是行政事务，而是要达到一个企业或者单位的某个最终目标。然而这个目标绝不是靠办公自动化手段所能实现的，它更多地要依托于一些管理思想和方法。就是说，OA不应该是传统的OfficeAutomation（办公自动化），而应该是OfficeAdministration（办公管理）。办公实际上是一个管理的过程，管理的核心是人而不是计算机，所以真正提高办公效率不能完全依靠自动化，而是应该提高人的主观能动性。在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通（Communication）、协调（Cooperation）和控制（Control），即所谓的3C概念。沟通是工作人员之间合作的基础，无论是日常的事务处理，还是一个决策过程，往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持。沟通就能够实现工作人员之间的交流，使彼此掌握的信息能够共享。协调则是为了保证各项工作的顺利开展和冲突的解决，特别是当若干部门、若干工作人员都要参与决策的时候，协调就显得更为重要。控制则体现了领导与被领导之间的关系，是一个决策能够贯彻落实的保证。在传统的办公自动化思想中，要完成一项具体的工作，必须知道这项工作的全部流程（工作步骤），然后用信息技术把办公过程电子化、数字化。按照新的想法，办公仅仅需要计算机在沟通、协调和控制这三个环节上提供辅助手段。（四）发展契机计算机技术，尤其是网络技术、通信技术、数据库技术、多媒体技术、虚拟现实技术等的飞速发展和应用，使办公自动化的发展又呈现出新的景象。计算机网络技术的成熟与普及，使得许多单位建立了自己的局域网和广域网，并与Internet相连，形成了完善的信息流转通路。经过多年的不懈努力，建立了许多以数据库为基础的应用系统，从而积累了大量宝贵的信息资源，也锻炼、培养了一批信息技术开发人员与应用人员，并带动了整个工作人员使用计算机的积极性，普遍提高了其应用能力。以MicrosoftOffice、MicrosoftOutlook、LotusNotes为代表的办公软件的完善，使办公过程中公文的流转得以顺利实现，同时多媒体、数字签名等技术的应用，又使电子公文能得到普遍认可，初步解决了电子文档的法律问题。二、办公自动化系统的功能介绍本节将对课程采用的金蝶办公自动化系统（K3OA）的理念和功能作一简介。（一）总体架构和效益分析1、以知识管理和绩效管理理念为基础的产品应用架构2、价值和效益分析金蝶K/3OA知识办公管理企业绩效管理理念BPM平衡计分卡原理财务纬度客户纬度内部流程纬度学习成长纬度以知识管理和绩效管理理念为基础的产品应用架构知识中心档案管理信息管理模块流程归档应用焦点论坛等知识中心目录管理档案卷管理信息审批机制模块间的信息引出文档维护机制知识中心发布档案管理借阅机制信息管理模块发布知识推荐功能知识订阅机制目标一：实现知识化文档管理和企业知识的有序积累，支持战略目标实现目标二：实现知识信息共享，向学习型组织转型，支持战略目标实现目标：实现知识化流程管理，提高流程的效率与质量，支持战略目标实现全站搜索引擎专家定位功能评价与评论机制退回草稿与重新审批个人知识集流程定义子系统表单自定义工具流程应用模块自由流程机制目标：支持客户信息管理，提高反应能力，支持战略目标实现单位名录模块信访反馈模块目标：减少办公成本，提高办公管理效率，支持战略目标实现依靠金蝶K/3OA整体系统解决KM知识环原理知识管理理念KM知识收集知识整理知识发布重用增值流程监控与调整流程催办机制重新流程能力修改留痕套红头、清稿流程传阅流程归档修改留痕知识引出机制流程信息库实现知识型办公管理实现企业战略目标实现企业知识型办公管理实现企业战略目标建立一个电子化、知识化的协作环境建立一个可监控企业工作流管理平台建立一个电子化协同工作平台建立一个知识积累循环的基础平台提供一个事务解决方案的平台财务纬度客户纬度学习与成长纬度内部流程纬度实现知识化流程管理，提高流程的效率与质量实现知识化文档管理，实现企业知识的有序积累实现知识信息共享，向学习型组织转型实现电子化的日常办公，提高工作效率K/3OA给企业带来的价值有形效益开源节流无形效益提高员工生产力提高内部流程运转效率提高产品的知识附加值降低办公用品成本降低同等任务成本提高员工素质降低员工流动率，提高员工满意度提高团队工作有效性实现知识的有效积累加大知识信息共享程度和重利用率缩短内部流程运转周期提高内部流程运作质量提高对内部流程的监督能力K/3OA给企业带来的价值效益分析（二）功能简介•企业工作流管理•企业知识文档管理•企业信息发布与共享•个人事务管理K/3OA企业工作流管理应用图会签..单人审批..多人单选审批..多人多选顺序审批..根据决策的跳转..根据条件的跳转..退回..多人多选审批..修改留痕签名盖章红头清稿提前结束流程..意见附件流程跟踪流程传阅启动子流程流程分支流程合并重新流程流程甲流程乙流程丙流程归档某步结束后，邮件通知特定人员OA系统发往其它OA系统分布式数据库部署加强了保密性，应用更灵活收文案卷库发文案卷库。。。。。。2001年收文卷2002年收文卷2001年收文卷2002年收文卷收文案卷库发文案卷库。。。。。。2001年收文卷2002年收文卷2001年收文卷2002年收文卷财务部档案库办公室档案库案卷移交案卷查询案卷打印案卷借阅金蝶K/3OA企业档案文件管理应用图支持三级目录管理：----档案种类目录----案卷级目录----文件级目录K/3OA多元化的信息发布与共享文档发布及共享平台系统主页Portal新闻中心行政公告规章制度电子刊物知识中心单位名录名片薄部门主页Portal系统中的各种信息使用者主动访问（拉式）发布到主页信息订阅（推式）推拉式的多元化信息发布机制，更加科学待办事宜自动提醒（推式）金蝶K/3OA多元化的信息发布与共享知识推荐（推式）权限控制个人事务管理•自定义的个人主页•个人设置和系统帮助•我的办公三、办公自动化系统的操作应用（一）软件登陆在金蝶K/3OA登录窗口中，输入用户名及密码后，单击登陆按钮进入金蝶K/3OA系统。（二）从主页进入各模块在金蝶K/3OA窗口中，系统主页菜单从左到右显示的菜单为个人办公、网络办公、公共信息、辅助办公、行政管理。进入模块，可以单击某一个菜单，选择相应的功能模块，进入该模块。（三）利用流程创建文档在企业工作流窗口中，单击拟稿中的文件。在拟稿中的文件窗口中，单击新建按钮。在新建流程窗口中，选择自由流程，填写相关的内容然后单击确定按钮。也可以新建复杂流程。在新建流程窗口中，选择复杂流程和可选用的流程，填写相关的主题内容（工作主题中不能有回车），然后单击确定按钮。在文档内容窗口中，填写相关内容，单击保存按钮。在文档内容窗口中，单击附件上载按钮可以添加附件。在上载文档窗口中，单击浏览按钮，然后选择需要上载的文档。在上载文档窗口中，选择保存为草稿或保存为新版本，然后单击确定按钮。在文件上载前，也可以调用文件常用格式编辑附件。在流程文件简要表中依次从上到下出现流程应用表单内容，意见信息，附件信息和流程日志等信息。其中当前上载附件的人员可以单击删除按钮，删除自己上载的附件。•在文档内容窗口中，单击常用格式按钮选择文档采用的格式（常用格式需要在数据维护中进行定义）。在调用常用格式窗口中，选择类别，然后再选择相应的文档格式文件下载。•对于流程规定的处理人员之外，可以通过在文档内容窗口中，单击访问控制按钮加入可访问人员的访问权限。END