项目合同管理规定

第1页共6页1文件编号项目合同管理规定生效日期DC006-012007年12月1日一、目的规定签订合同的要求，对合同条款要求，签订合同的注意事项和审定合同的要点。以维护公司利益，降低经营风险，减少签订合同不当造成的损失，方便合同的有效执行，最终保证业务活动的正常进行。二、适用范围适用于合同签订相关的过程，是合同部审核合同的参考中，与合同签订相关的所有人员必须遵守此规定。三、职责合同部合同审核人员和公司领导负责对合同进行审核，业务人员负责与客户签订合同，商务部人员负责合同的传递、保管和协调签订合同的整个过程，分公司主管负责初审合同，公司领导负责对合同签订的一些例外事项进行决策。四、内容1、总则与合同签订相关的各部门和各级领导应严肃对待合同，认识到合同的重要性，平时要认真学习合同法，进行合同谈判时在坚持原则性的基础上，也必须有一定的灵活性；合同实行分级管理原则和合同部统一管理的原则，并实行承办人负责制、逐级审查制；公司只认可书面形式的合同；每一份合同的签订必须有指定的承办人，承办人要求是公司正式员工，其应对合同自订立起至合同履行完毕的全过程负责，并对所提供的材料的真实性负责；合同签订人员应是公司法定代表人或者取得法定代表人授权的有关人员；任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。2、定义合同：是指本公司所属各部门同外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同，也指本公司我公司使用本公司经销产品企业名义与外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同。授权委托书：法定代表人需要委托代理人签订合同时，开据的一个书面授权文件至代理人叫授权委托书，授权委托书必须明确委托权限，有法定代表人和代理人双方有效印鉴。3、合同签订的主体我方签订合同的主体视情况需要可以是总公司、分公司、我方所经销产品的生产厂家或其它挂靠的公司。具体由各分公司主管判定并交由商务部向总公司提出申请。与我方签订合同的对方应是有独立法人的实体或者是有合同履行能力的个体。分公司主管有责任第2页共6页2对对方进行资格审查。审查的重点包括：法人资格：有效期内并经过年检的营业执照，执照所载内容与实际相符；合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可等级、资质证书；对方是代理人代签合同的，应有真实、有效的法定代理人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；具有相应的履行能力及履约信用。自然人：有效的身份证明文件；能够经营合同标的，若有专营许可，需提供相关证明文件；具有相应的履行能力及履约信用。若合同对方签订合同资格不足或履约能力不够，则在对方提供合法、真实、有效和有担保能力的担保人情况下，方可与之签订合同。4、合同专用章有效的书面合同应加盖公司公章或合同专用章；经合同部审核合格，并由总经理同意，并且为正式的合同发文稿纸上方可加盖公章或合同专用章；公司的合同专用章和公章应由法定代表人指定专人进行管理，加盖时事先申请并必须如实进行登记。5、合同文体合同必须为书面正式文本形式，包含详细合同条款、合同标得样品封样、合同订立双方签章方为正式有效合同；与合同内容相关或合同提到的一些实物或文件作为合同附件，与合同同样具有法律效力；合同语言应严谨、简练、准确；合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专项解释，如合同条款中有关产品的规格型号、数量、单价等关键信息必须是准确的，不允许出现“暂定量”、“暂定价”、“货款月结”、“多退少补”等文字。6、合同条款a、合同标得销售合同标得包含经总公司批准可以经营的所有产品，包括附属产品。对于同类产品中有多种品牌的，每个分公司可根据当地情况可确定主要经营的产品品牌。各分公司不允许销售未经总公司同意的其它任何产品。b、合同数量合同签订应该有准确的数量，因此业务员必须对数量跟踪到位，可采用与客户多次确认或到工程现场了解等手段获得最准确数量，以尽量避免最终的补货和退货情况发生。合同条款中一般不允许出第3页共6页3现“多还少补”。c、合同质量原则上按国家标准执行。d、合同价格根据工厂出厂价格加上运费、公关费用、业务费用及销售过程产生的其它费用即为产品成本价。业务人员必须高于产品成本价向客户报价，最终成交价需要经过分公司主管审批，如果毛利润低于20%的合同应通知总经理，由总经理决定。e、交货日期一般交货期为40天，鉴于旺季工厂生产繁忙，尽量说服客户提前订货。而且合同签订前必须与商务部沟通确认交货日期。f、交货地点交货地点为客户指定地点。若一批货有多处交货地点，由需方自行负责分配、转运货物，我方只负责送至合同指定交货地点。g、交货方式我方把货物卸至客户指定地点，由客户或客户指定接收人点货验货无误后当场签收。h、付款方式、常规合同条款：分批发货、分批结算，结算方式为货到工地现场签收后三天内付该批货货款80%，一个月内再付该批货货款15%，余款为货到之日起一年内结清。超越常规合同条款必须向分公司主管请示。质保金：质保期原则上不超过一年，比例不超过10%。对施工单位和个人采购的一律不留质保金。i、违约责任可以不特别说明。j、其它条款退货条款：以上产品是供方专为需方定制产品，一般不允许退货。若客户有强烈要求，供方需接受退货，则最多允许退货量不超过供货量1%。补货条款：如客户有需要进行补货，必须提前三十天以书面形式通知我方。7、客户分类为了与一些资信好、实力强和合作时间长的客户形成稳定的双边合作关系，可与它们签订更优惠的合同条款。具体情况见下表：第4页共6页4定金结算方式合同前发货中间欠款小批量发货质保金AAA非必须7000~9000m2一批允许允许允许10%AA10%5000~7000m2一批视情况不超过30%允许10%A20%3000~5000m2一批禁止不超过10%不允许5%B30%送一次货结算一次禁止不超过5%不允许3%C40%送一次货结算一次禁止禁止不允许无8、合同生效合同需经双方法定代表人可其授权人签字并盖章后方正式生效。9、合同签订流程我公司一般销售合同签订流程如下：a、承办人提供签订合同的相关证明材料，销售分公司起草好合同并交给分公司负责人审核；b、分公司负责人审核无误后，由业务员把合同交给对方签章；c、合同签章后，分公司内务助理填写“工程合同审核表”并把合同和该表寄到总公司商务部；d、商务部在“合同审核表”上填写客户评级信息后，把合同和该表转给合同部审核；e、合同部审核合同后，填写“合同审核表”后交给公司总经理审定；f、若需修改合同，则把合同转回分公司按上述程序重新进行；g、总经理审定无误后，在“工程合同审核表”上签署意见后，把合同和“工程合同审核表”转至商务部，由商务部人员到经销产品工厂或者公司合同章管理处签章。10、合同执行合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同约定外，不得替代履行或转让、转卖合同。任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办人，承办人应在法定约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，承办人应在法定约定期限内以法定或约定方式给予答复。若合同条款规定有定金，则必须要求客户准时支付定金。否则，则我方可暂停执行合同。若交货后，客户未按合同条款约定付款，则我方可停止继续供货，并劝说客户按时付款。若协商系数事项等级第5页共6页5不成，可发催款函、律师函直至诉诸法律。11、合同纠纷合同纠纷发生时,承办人应及时通知有关机构和人员，同时应迅速收集相关证据资料。合同纠纷处理后，承办人须及时将纠纷处理结果报商务部备案。对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，承办人应及时报告并经总经理同意，向人民法院申请强制执行。12、资料保存资料保管责任人：与合同相关的所有资料必须交给商务部统一保管。文件资料内容：所有与合同项目有关的资料，包括合同文本、来往文件和款项来往记录。保管要求：商务部人员应给合同编号，并建立合同目录，对合同进行妥善保存，若出现损毁情况，应及时向领导汇报，及时处理。借阅要求：合同借阅必须经过商务部副总经理或总经理审批同意方可借阅，原则上原始合同不予借出。若需借出，需总经理特批。若有员工调动工作，必须还清所借出的合同，方可办理调离手续。借出者需妥善保管合同，不准擅自转借、传阅和复制。13、责任追究责任部门：由公司商务部负责定期检查各分公司合同的签订、履行及管理情况。不正当行为：不履行本职工作或不负责的造成损失的；没有得到授权、超出授权或者授权已终止仍以公司名义对外签订合同，且事后未获公司总经理认同的；采用要约、承诺方式订立合同，因怠于运用要约的撤回、撤销，承诺的撤回方式，造成损失的；泄露属于保密范围的合同内容，造成损失的；对外签订合同人员在签订、履行合同时，因失职被诈骗，从而使公司利益遭受损失的；未经审核程序审核或审核后而不严格执行，给公司造成损失的；对发生纠纷的合同，未在规定的期限内向主管领导汇报，以致超过了仲裁或诉讼的有效期限，导致公司败诉的。公司员工有以上情况之一，情节轻微的，按照相关制度予以行政处罚；情节严重，给公司造成经济损失的，对所造成的经济损失按照责任大小承担赔偿责任，并按相关规定予以处罚；构成犯罪的，移交司法机关处理。五、相关文件SC022-1工程合同审核表第6页共6页6