项目管理实务操作手册

项目管理实务操作手册第1部分管理导航第一章项目究竟是什么成功的组织方式所产生的项目，能以用所给予的资源在既定的时间框架内产生期望的结果。因此，各企业逐渐被迫寻找能善于正确判断项目环境的人。想要在他们的职业中走在前面的人，都想懂得一些事情。组织中不断增加的各级人员正在寻找各种途径使他们能更好地掌管项目。财富)杂志上的一篇文章最近把“项目经理”确定为职业首选。这篇文章没有说即将当项目经理的大多数人并没自己选择这样做，相反，项目管理人员在他们选择的职业道路上，经常有意想不到的，但又很有必要的提升。Part1给项目下定义不管你干什么工作，你每天都得处理无数的任务：准备一份备忘录，开个会，筹划一场销售运动，搬迁到新的办公室。或者可能你的工作日听起来更像这样：使信息系统与用户更友好，在实验室开展一项复杂的研究，改善组织机构的公众形象。所有这些任务并不都是项目。你如何区分才能断定哪些是项目呢?给项目下定义：一个项目无论大小，一般包括下列要素：具体的结果产品或结果明确的开始与结束日期项目工作开始和它的结束日期既定的预算、人员、资金、设备、设施和资料总额每个要素影响其他两个要素。扩大所期望的结果可能需要更多的时间(更晚的结束日期)或更多的资源。提前结束日期可能迫使标准达S到计划要完成的结果，或由于支付项目全体工作人员加班费而增加项目费用(超过既定的预算)。在这个三要素项目定义中，你进行工作以取得期望的结果。项目出现于各种各样广泛的形态和规模中。项目可大可小建立一个可能造价10亿多美元并要花10到15年才能建成的新的地铁系统是一个项目。准备一份可能花你一天时间来完成的月销售额的报告是一个项目。项目可能涉及许多人或只有你一个人按照一个新的积极行动政策，培训你们组织机构的全部10000名工作人员是一个项目。在你的办公室重新布置家具和设备是一个项目。项目可以正式或非正式地计划某些项目包括在你的组织机构的年度计划中，并需要正式批准要做的所有的工作、所有的人员分配及所有的资源费用。在没有提及预算编制或增加编制的情况下，并在交往过程中把其他人分配给你；期望你无论如何要把项目完成。项目可正式或非正式地跟踪对某些项目来说，花费的全部时间被如实地记录在时间表内，并把所花的金钱在组织机构的财政系统中被单独确定。对其他项目来说，花费的实际时间没做任何记录，而任何费用也只被认为是部分组织机构的业务预算。项目可以委托外部或内的人和客户来做修理你公司卖给客户的一台设备是一个项目。给你的组织机构的内部业务通讯写一篇文章是一个项目。项目可按法定合同和非正式协议来定你和客户之间签订了一份为他盖一所房子的合同就等于确定了一个项目。你答应给你的同事的计算机安装一个新的软件包的诺言同样也是确定了一个项目。项目可能是有关企业或个人的带领你的组织机构进行一年一次的人员驱车旅行是一个项目。为15个人举办一个晚宴是一个项目。不论你的项目特点怎样，你按上述三个要素给它下定义：输出、开始和结束日期以及资源。为了计划和管理你的项目，你需要的信息是一样的，尽管容易并且为利用它所需的时间可能不同。你计划和管理你的项目越完善，你就越有可能获得成功。Part2给项目管理下定义给项目管理下定义项目管理是指导你的项目从其开始、执行，直至其终止的过程。项目管理包括三项基本业务：计划指明要取得的各种结果制定进度表估计所需资源组织明确人员角色和职责管理重新确认人员期望的工作所采取的监督行动和所要取得的结果应付所遇到的各种问题与有利害关系的人共享信息当项目信息完全准确地确定下来并有效分配时，明显增加了你的项目成功的机会。当各部分信息含糊不清、错误或没有有效地分配时，你的项目成功的机会就会减少。项目是暂时的，它是为取得特定的结果而建立的。因此当取得结果时，项目应该结束。项目的这种暂时性可能造成一些困难，如下面那样：不是惟一的任务除了现有的任务外，可能还要求你接一个新项目。可能没人问你新工作怎样影响你现有的工作。只是假定“你将处理它。”当矛盾到处出现时，一个人需要把时间花在他或她的各种任务上，解决这些矛盾的准则和方法可能不存在或者不适当。人员可能没在一起工作过甚至在一些小项目上，你也经常寻求他人的帮助。通过更多的努力，一个或更多的人可能被正式分配到一个项目工作组。然而，你可能发现所涉及的一些人以前没在一起工作过。事实上，一些人甚至可能都相互不认识。这些不熟悉的关系可能使项目慢下来，因为工作组成员可能●有不同工作和交往的方式●为完成同样类型的工作使用不同的方法●不曾有时间增进相互尊敬和信任感无直接上级对于大多数项目来说，·项目经理和工作组成员没有直接上级。因此，你不能用加薪、优异工作表现评估和职务提拔等普遍的奖励措施来激励上佳的工作表现。而且你不能与个人单方面地解决加班费许诺或技术方面的矛盾。第二章项目管理知识体系简介Part1项目管理九大方面项目整体管理项目范围管理项目时间管理项目质量管理项目成本管理项目风险管理项目人力资源管理项目沟通管理项目采购管理Part2项目干系人项目干系人包括这样的个人和组织，他们或者积极参与项目，或者其利益在项目执行中或者成功后受到积极或消极影响。项目管理班子必须识别项目干系人，确定他们的需求和期望，然后对这些期望进行管理并施加影响，以确保项目的成功。识别出项目干系人通常是十分困难的，例如，对一个装配线上的工人来说，他未来的就业将依赖于设计新产品项目所产生的结果，那么他是否算得上一个项目干系人呢？主要的项目干系人有：项目经理—负责管理项目的个人顾客—使用项目产品的个人或组织。顾客可能是多层次的。例如，对一种新药来说，顾客可能是开此处方的医生、服用药品的病人，以及为病人支付治疗费用的保险公司。执行组织—是一个企业，其大多数雇员直接实施项目的各项工作项目发起者（Sponsor）—执行组织内部的个人或团体，他们以现金和实物的形式为项目提供资金资源除了以上这些之外，还有许多不同种类和不同名称的项目干系人－内部的和外部的、业主和资金提供者、供应商和承包商、项目班子成员及其家庭成员、政府代理和媒体、市民个人、临时性的或永久性的游说组织、以及整个社会。对项目干系人的命名并进行分类的主要目的，就是识别出哪些个人或组织把自己视为项目干系人。项目干系人的角色和职责可能会有交叉，例如一个工程公司为自己设计的工厂提供资金。管理项目干系人的各种期望有时比较困难。这是因为各个项目干系人常有不同的目标，这些目标可能会发生冲突。例如：对于一个需求新管理信息系统的部门，部门领导可能要求低成本，而系统设计者则可能强调技术最好，而编制程序的承包商最感兴趣的是获得最大利润。在一家电子公司，不同的人员从不同的角度定义新产品成功的标志，负责研究的副总裁注重产品是否具有领先水平的技术，负责生产的副总裁注重产品具有世界水平的实践，负责市场的副总裁则主要关注产品具有的新特征。房地产开发项目的业主注重项目是否按时履行，当地政府关注获取最大的税收收入，而环保组织关注如何最大限度地降低项目对环境的影响，而附近的居民则希望项目能够在其他地区进行开发。一般来说，解决项目干系人之间期望的不同应以如何对顾客有利为原则，但这并不意味着不考虑其他项目干系人的需求和期望。对项目管理而言，找到合理的解决方案来满足不同方面的需求是一种最大的挑战。第三章项目管理环境Part1组织的影响组织大于项目，组织包括公司、政府代理人、保健学会、国际团体和专业协会等。项目一般是组织的一部分。即使组织是专为项目设置的(例如联营体、合伙企业)，项目也会受到该组织或者设立它的组织的影响。以下各节介绍可能会对项目造成影响的组织结构的主要方面。组织体系基于项目的组织是指它们的业务主要是项目，这些组织可分成两类：靠为他人执行项目而获得收入的组织－如建筑设计公司、工程设计公司、咨询公司、建设承包商、政府承包商等。按照项目模式进行管理的组织。这些组织倾向于拥有管理系统来为项目管理提供便利。例如，组织的财务系统通常是专门设计的，可用于对多个同时进行的项目进行记帐、跟踪和报告。非基于项目的组织－制造公司，金融服务机构等，很少拥有能够为有效地、高效率地支持项目需要而设计的管理系统。由于缺少面向项目的体系，使项目管理十分困难。在某些情况中，非基于项目的组织将设立与基于项目的组织具有相似的系统功能的部门或分单位。项目管理班子应当敏感地意识到组织系统是如何影响项目的。例如，如果组织是按照职能部门分派给项目的员工工作时间支付报酬，那么项目管理班子可能需要采取控制措施，以确保员工被有效率地用在项目上。组织结构实施组织的结构经常制约着获得项目所需要资源的可能性。组织结构可以表示为从职能型组织到项目型组织的组织谱，介于两者之间的是各种各样的矩阵型组织。图2－6描述了主要企业组织结构类型中与项目相关的特征。项目组织在9.1节—项目计划编制中讨论。组织结构对项目的影响组织类型项目特点职能型组织矩阵型组织项目型组织弱矩阵型组织平衡矩阵型组织强矩阵型组织项目经理的权威很少或没有有限小到中等中等到大大到全权执行组织中，全时为项目工作人员的百分比几乎没有0-25%15-60%50-95%85-100%项目经理的角色部分时间部分时间全时全时全时项目经理角色的常用头衔项目协调员/项目主管项目协调员/项目主管项目经理/项目主任项目经理/计划经理项目经理/计划经理项目管理行政人员部分时间部分时间部分时间全时全时典型的职能型组织结构如下图所示，它的特点是每个职员有一个明确的上级。职员按专业划分所属部门，例如在顶层可分为生产部门、市场部门、工程部门和会计部门，工程部门又可细分为机械部门和电气部门。职能型组织也仍可有项目，但项目的开展范围被限制在职能部门内部：工程部门的工作与制造部门或市场部门的工作相互独立。例如，当一个新产品的开发在一个纯职能型组织内部进行时，设计阶段常称为“设计项目”并仅包括工程部门人员。如果出现有关制造的问题，问题会被逐层上报到本部门经理，由他向制造部门经理通报，制造部门经理再将答案回馈给工程部门经理，由他将答案逐层下发。职能型组织员工员工员工职能部门经理员工员工员工职能部门经理员工员工员工职能部门经理总裁项目协调项目型组织在组织谱的另一端是项目型组织，如图2－8所示。在项目型组织中，班子成员通常是并列的（在87年的版本中描述为“人员按照项目分组，且各组通常是平行的”—译者注）。组织的大部分资源都参与到项目工作中，项目经理有很大的独立性和权限。项目型组织通常设有被称为部门的组织单元，但这些单元的作用在于或者直接向项目经理报告工作，或者对各个项目提供服务保障。矩阵型组织如下图所示，兼有职能型组织与项目型组织的特征。弱矩阵型组织保留了职能型组织的许多特点，项目经理的角色更象协调人员或者督办人员而非一个管理者。同样在强矩阵型组织中，具有项目型组织的许多特点—拥有专职的、具有较大权限的项目经理以及专职的项目管理人员。弱矩阵型组织平衡矩阵型组织总裁项目协调员工项目经理员工员工员工项目经理员工员工员工项目经理员工员工员工员工员工职能部门经理员工员工员工职能部门经理员工员工员工职能部门经理总裁多数现代组织在不同层次上包含这些结构的各个层次，如图2－12所示。例如，即使一个完全的职能型组织也可能组建一个专门的项目队伍以应对重要的项目，这样的项目管理班子可能具有项目型组织中项目的许多特征：拥有来自不同职能部门的专职人员，可以制定自己的运作过程，可不按标准形成报告结构。强矩阵型组织员工员工项目经理职能部门经理员工员工员工职能部门经理员工员工员工职能部门经理总裁项目协调员工员工员工职能部门经理员工员工员工职能部门经理员工员工员工职能部门经理总裁项目协调项目经理项目经理项目经理项目经理的上级复合型组织主要的一般管理技能一般管理是一个范围很广的主题，涉及管理一个持续运作的企业的各个方面，一般管理包括以下内容：金融和会计、销售和市场、研究和开发、制造和发售战略规划、战术规划和实施规划组织结构、组织行为、人事管理、补偿、