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工作分解结构（WBS）在项目管理中的应用——以某机械公司长轴质量优化方案为例【摘要】工作分解结构是项目成功的基础之一，与项目紧密关联，它将一个项目细化、分解成不用的组成部分。本文以某机械公司长轴质量优化方案为例，从工作分解结构的概念、作用、层次、分解原则和方法、编制方法和建立步骤、表现形式及编码等方面研究工作分解结构在项目管理中的应用。【关键词】工作分解结构WBS结构图工作包一、工作分解结构的概念工作分解结构（WorkBreakdownStructure，以下简称WBS）是以项目可交付结果为导向而对项目任务进行的分组，它把项目整体任务分解成较小的、易于管理和控制的若干子任务或工作单元，并由此组织和定义整个项目的工作范围。《项目管理知识体系指南》（第3版）中阐述的定义是：“工作分解结构（WBS）归纳和定义整个工作范围，将项目分解成更小、更便于管理的工作单元，WBS每向下分解一个层次就代表对项目工作的进一步详细定义。”二、工作分解结构的作用工作分解结构（WBS）是项目管理众多工具中最有价值的工具之一，它给予人们解决复杂问题的思考方法——解剖麻雀，化繁为简，各个击破。通过工作分解结构，项目团队得到完成项目的工作清单，从而为日后制定项目计划时工期的估计、成本预算、人员分工、风险分析、采购需求等工作奠定了基础。具体来说，WBS的作用如下：1、WBS能保证所有任务都识别出来，并把项目要做的所有工作都展示出来，不至于漏掉任何重要任务。2、WBS清晰地给出可交付成果，明确具体任务及相互关联，为不同层级的管理人员提供适合的信息。高层管理人员处理主交付物，一线主管处理更小的子交付物或工作包，使项目团队成员更清楚任务的性质，明确要做的事情。3、容易对每项分解出的活动估计所需时间、所需成本，可应用于计划、进度安排和预算分配，也可将小工作包的预算与实际成本汇总成更大的实际元素。4、通过WBS，可以确定完成项目所需要的技术、人力及其他资源。5、WBS为管理人员提供了计划、监督和控制项目工作的数据库，能够对项目进行有效的跟踪、控制和反馈、6、WBS定义了沟通渠道，有助于理解和协调项目的多个部分。WBS显示了工作和负责工作的组织单位，问题可以得到很快的处理和协调WBS是项目管理中最重要的文件之一，一个结构不良的WBS很可能会使项目最终成本比估算高，并且需要重做大量的工作弥补在WBS中未列出的工作，更严重者甚至会导致项目夭折。因此，建立一个好的WBS，可以维护项目健康。三、工作分解结构的分解原则、方法和层次（一）工作分解结构的分解原则1、保持项目内容的完整性；2、一个项目单元只能属于一个上级子系统；3、相同层次的项目单元应有项目的性质；4、项目单元应能明确区分不同的工作内容和责任者；5、项目结构分解为项目的计划和控制服务。（二）工作分解结构的分解方法目前尚没有统一的普遍认可的分解方法、规则和技术术语。它随项目的特点而变化，基本上是依靠项目管理者的经验和技能而定。分解结果的优劣也只有在项目设计、计划、实施和控制过程中才能体现出来。常见的项目分解方法如下：1、按产品结构分解例如一个汽车制造厂的项目，可以分为发动机、底盘、变速器、车架、车身、前轴后轴、轮胎等子项目。2、按构筑物种类进行分解对于一个工业项目来说，它的子项目（分厂区域）有不同形式的构筑物，可以按照构筑物的种类进行分解。例如一个分厂中可以分成车间、仓库、实验楼、办公楼、锅炉房、食堂宿舍等不同构筑物进行分解。3、按功能进行分解功能是项目完成后应具有的效用，它是在一定平面和空间上发挥作用的，所以有时又被称为“功能面”。例如，一个工业厂房的功能可能要划分为生产功能和服务功能，如毛坯生产、机械加工、冲压、装配、油漆包装和运输、办公、仓储等。4、按要素进行分解功能面包括各个专业要素，可以按这些专业要素分解。例如厂房结构可分解为基础、柱、墙体、屋顶及饰面等。5、按建筑施工特点分解工程项目按建筑施工特点分解可分为对个单项工程、单位工程、分部工程和分项工程等。6、按实施过程分解按照实施过程分解工程项目可以划分为四个阶段：立项决策、规划设计、实施建设、竣工验收。这种方法也可以按具体活动分解为项目立项、可行性研究、设计、工程招投标。（三）工作分解结构的层次按照WBS的分解方法将项目分解出来后，其内容由一系列项目交付物的层次构成，所有分支不必都分解到同一水平。分支最底层细目叫做工作包，工作包是短时间的任务，有确定的起点和终点。WBS分解的层级一般情况下3~4层即可，但其细节层次随着项目的复杂性、规模、控制需要、成本和时间等多种因素变动。下表显示了实践中建立层级WBS常用的分解结构：层级工作分解结构内容描述第一层（最高层）项目当前开发的整个项目第二层可交付成果主要的项目组成部分第三层子可交付成果更小的项目组成部分第四层（最底层）工作包独立的项目活动下表是以某机械公司长轴质量优化方案为例（详见附录）对（WBS）进行层级划分：层级工作分解结构内容描述第一层（最高层）长轴质量优化当前开发的整个项目第二层问题调研主要的项目组成部分优化流程设计优化流程测试优化流程评估第三层（最底层）长轴质量问题独立的项目活动原生产流程分析期望改进状态优化流程设计原生产流程测试优化生产流程测试收集测试数据测试数据对比得出结论四、工作分解结构的编制方法和建立步骤（一）工作分解结构的编制方法1、类比模版法类比模版法就是以一个成功的类似项目的WBS为模版，制定本项目的工作分解结构。WBS模版实际上是一个来自以前被完成的项目工作分解结构的样板或模式，这个样板常常被用于一个新项目的WBS。2、自上而下法从项目最大的单位开始，逐步将它们分解成下一级的多个子项。这个过程要不断增加级数，细化工作任务。这种方法的优点是层次分明，缺点是有可能遗漏一些小的任务。3、自下而上法从一开始就尽可能缺确定与项目有关的各项具体任务，然后将这些任务进行整个整合，并归总到一个整体活动或WBS的上一级内容去。4、指导方针法如果存在WBS的建立指导方针，就必须遵循指导方针进行工作分解。（二）工作分解结构的建立步骤对于不用性质、不用规模的工程项目，期结构分解的结果有很大的差别。但分解过程却很相近，其基本步骤如下：1、将项目分解成单个定义的且任务范围明确的子项目；2、研究并确定每个子项目部分的特点、执行结果及完成它所需的活动，以进一步将其分解成各项任务；3、将各层次任务进一步分解成为工作包；4、将各工作包收集于检查表上，评价各层次的分解结果；5、将各项目单元分组，构成WBS结构图；6、分析并讨论分解的完整性；7、由决策者决定WBS结构图，并形成文件输出。五、工作分解结构的表现形式及其编码（一）工作分解结构常见表现形式1、气泡图气泡图表现形式是指先不考虑层次，将所有能想到的任务都罗列出来，再用线条将任务关联起来。气泡图的优点是不容易漏项，可以任意添加任务；缺点是不够直观，较难反映项目全貌。2、列表形式列表表现形式又称缩进图形式，是用表格的形式来表达项目范围和层次结构。其优点是能反映项目全貌，但缺点是不够直观。任务序号任务名称110100长轴质量优化11110问题调研111长轴质量问题112原生产流程分析问题分析改进期望优化流程设计优化流程测试数据对比结论113期望改进状态12120优化流程设计13130优化流程测试131原生产流程测试132优化生产流程测试133收集测试数据14140优化流程评估141测试数据对比142结论3、组织结构图形式组织结构图形式又称树状图表现形式，按照项目的分解层次将整个项目表现出来。这种形式是最常见的。它层次分明，能非常直观的反映项目全貌。但对于大型和特大型项目来说，一张图纸很难画完，只能采用系统图和各个分系统图来展示。（二）工作分解结构的编码绘制工作分解结构结构图后，为了方便对项目系统进行管理，使之适用于信息系统，需长轴质量优化问题调研优化流程设计优化流程测试优化流程评估长轴质量问题原生产流程分析期望改进状态原生产流程测试优化生产流程测试收集测试数据测试数据对比结论要对其进行编码设计。对WBS结构图编码有利于对项目各个任务、子任务、单元的识别，更好地进行工期、费用、质量的计划与控制。编码过程中应遵循以下原则：1、编码唯一性原则，即每个节点的标识只能识别唯一的分项目；2、编码同类性原则，即同类型的分项目编码标识要相近；3、编码的可扩充性原则，即项目内容变动的时候，编码体现也能随之增加、删减或调整；4、编码便利性原则，即编码要便于查询、检索和汇总；5、编码要能反映特定项目的特点和需要。带编码的组织结构图形式：长轴质量优化100问题调研110优化流程设计120优化流程测试130优化流程评估140长轴质量问题111原生产流程分析112期望改进状态113原生产流程测试131优化生产流程测试132收集测试数据133测试数据对比141结论142【参考文献】1.[美]项目管理协会，工作分解结构实施标准（第二版）.北京：电子工业出版社，20082．高懿，项目管理教程．北京，清华大学出版社，20103．宋伟，项目管理概论．北京，机械工业出版社，20074．柴彭颐，项目管理．中国人民大学出版社，2010【附录】XX机械公司长轴质量优化方案一、公司简介与存在的问题XX机械有限公司座落在现代化港口城市、商业名都：宁波.余姚经济开发区，公司紧靠杭甬高速余姚道口，距宁波机场30公里，杭州国际机场80公里，北仑港40公里，环境优雅、交通便捷。公司创建于1989年，专业生产：各种型号的低、中、高速柴油机油嘴油泵，喷油器总成、喷油泵总成、柱塞偶件、针阀偶件、喷嘴、锥块系列，压油阀偶件、吸油阀、泄放阀总成、液压顶头等系列产品；各种型号的摩托车发动机配件；汽车及工程车配件；机械动力配件。公司同时与国内外多家知名企业合作，产品畅销全国，并出口欧美、中东、东南亚等国家和地区，深受顾客亲睐。公司产品丰富，作者选择其中最熟悉的一件产品——长轴（外贸产品,用于小型发动机里的一根轴），作为自己关注对象。经过一段时间的关注观察，深入了解该产品的检验程序，发现其中存在一些不足之处，其生产流程存有漏洞，造成产品合格率低。希望可以通过生产流程的改进，提高产品合格率。二、长轴检验问题分析1、长轴制造流程长轴制造共有13个流程，具体如下，参见流程示意图1。落料无心磨平头倒角打眼冲六角镗孔去毛刺割槽底平底攻牙电镀无心磨（精）成品三、长轴检验质量优化方案设计针对上述影响产品质量的因素，提出质量控制优化方案：四、长轴检验质量优化方案测试及结果实验取两批样品各10000个长轴，分别使用原检验程序和优化程序，结果如下：项目原检验程序优化程序第二道（平底与内径检验）无外观磨损产品出现出现外观损坏产品28个最后一道（电镀）经上述检验流程后，有成品9460个，统计约有3036个的产品是因为打眼处电镀不合格，占31.5%经上述检验流程后，有成品9325个，统计约有2732个的产品是因为电镀不合格，占29.5%结果分析：实践证明，优化程序有明显优势，节约成本的同时能提高生产效率，为企业带来意想不到的利润。如公司采纳检验程序优化方案，将使长轴的检验程序进一步完善，提高产品检验合格率，进而使客户满意度加强，提升企业的质量品牌。落料无心磨平头倒角打眼冲六角镗孔去毛刺割槽平底攻牙电镀无心磨（精）成品检查有无磨损检查平底是否完整检查电镀是否完整，有无磨伤