项目管理系统管理办法

衡阳华菱钢管有限公司衡阳华菱连轧管有限公司湖南衡阳钢管（集团）有限公司管理制度项目管理系统管理办法文件编号：G/HG1220-2009版本号:1.0生效日期：2010年1月1日编制人郭宜忠编制日期2009.12.12审核人/日期朱红平/20091222批准人/日期凌仲秋/20091224修订记录修订码生效日期修订内容版本号02010.01.原本1.0发放范围发：公司各部门送：公司领导项目管理系统管理办法第一章总则第一条为了规范项目管理系统（简称PM系统）使用流程，提高使用效率，加强技改资金管理，特制定本办法。第二章项目立项及合同录入管理第二条投资规划部负责PM系统中的项目立项，并在PM系统中录入项目投资总额。需追加项目投资总额的由技改工程部项目负责人提出报告、公司主管副总经理审核、公司总经理批准，投资规划部按批准金额在PM系统更改。第三条物资供应室负责其物资采购合同的编号和录入。甲供钢材采购按照分项目的原则实施，不同项目下的钢材采购分别签署不同合同，并录入PM系统对应的项目中。第四条综合计划室负责设计、建安、监理、绿化等除采购合同外其它所有合同的统一编号和录入。合同签订部门必须在合同签订后二个工作日内将存档用的合同原件壹份和电子文档提交给综合计划室。第五条对有甲供钢材计划的建安合同，在合同录入时，其合同金额应减除甲供钢材计划金额。第六条合同录入时必须将合同文本（含报价清单）准确无误录入，收款单位名称和账号必须与合同文本中的保持完全一致。每个项目内只能录入属于本项目的合同。第七条合同录入时需同时给合同进行编号，编号要求如下：建安合同编号：项目编号+JA+年月日（如：090810）+序号（从01开始）。采购合同编号：项目编号+年月日（如：090810）+序号（从001开始）。其它合同编号：项目编号+QT+年月日（如：090810）+序号（从01开始）。第八条如遇合同总价需要更改时，合同签订者须持有效凭证（如合同、工程审计单复印件等）经财务室财务主管核对甲购钢材款、项目部（室）负责人审核、综合计划室主任核查，加盖技改工程部公章，投资规划部备案后交由管理创新部在PM系统上更改合同总价。如有甲购钢材，需同时按财务室已扣钢材款更改合同已付金额数量。第三章资金计划管理第九条计划流程：1、采购合同流程：物资供应室每月25日前将下月付款计划在PM系统申报→财务部→财务部28日前审核→公司主管副总经理29日前审批。2、建安等其它合同流程：各项目部（室）或公司职能部门每月25日前将下月付款计划和监理公司审核的进度月报表以纸质形式报综合计划室→综合计划室27日前在PM系统申报→财务部→财务部28日前审核→公司主管副总经理29日前审批。第十条计划申报要求：1、建安工程进度款：项目部（室）根据监理公司审核的进度月报表或工程实际进度申报资金计划。2、国内设备、材料进度款：物资供应室根据合同要求和设备到货、安装调试情况、财务有效票据是否完整等情况申报资金计划。3、进口设备款：由国贸公司根据合同要求和设备到货、安装调试情况、财务有效票据是否完整等情况申报资金计划。4、项目部（室）签订的监理、安全环保等其他类合同由项目部（室）按合同要求申报资金计划。5、公司职能部门签订的设计、绿化等其它合同，由合同签订部门按合同要求和工作进展情况申报资金计划。6、对特殊情况（当月签订当月需支付预付款的合同）必须追加资金计划，项目部（室）提供纸质报告，报公司主管副总经理审批并留存公司财务部和综合计划室。7、经公司主管副总经理批准后的资金计划由财务部按工程项目整理汇总并综合平衡作为当月筹措资金和核付的依据。8、资金计划未在当月通过审批的，由财务室退回综合计划室，并由综合计划室在次月再次申报。9、已审批通过的资金计划，项目部（室）未在次月10日前申请付款的，按资金计划流程重新审批。第十一条财务部对技改工程所需资金实行集中管理，负责资金的筹措和资金支付及资金计划平衡。第十二条每月末财务部对当月各项目资金计划执行情况进行总结分析,并向技改工程部反馈资金计划执行情况。第四章资金支付管理第十三条资金支付严格按计划执行，没有申报资金计划且未经公司主管副总经理批准财务不办理资金支付。计划外资金支付比例不得超过总投资额的5%，由各项目部（室）负责人控制。第十四条付款流程：1、建安等其它合同类：按照合同条款和审批的资金计划，综合计划室经办人提出付款申请→综合计划室主任批准→每周星期二财务部主管会计审核付款条件→每周星期三公司主管副总经理审批→财务部资金管理员编制付款通知单→财务部领导审批→财务部出纳付款。2、采购合同类：按照采购合同条款和审批的资金计划，物资供应室采购员提出付款申请→物资供应室主任批准→每周星期二财务部主管会计审核→每周星期三公司主管副总经理审批→财务部资金管理员编制付款通知单→财务部领导审批→财务部出纳付款。进口设备付款由国贸公司按采购合同流程操作。第十五条资金支付的财务手续与要求1、建安等其它合同类：支付每笔款项时，经办人必须持有甲方项目部（室）负责人签字批准的纸质报告，同时有乙方单位开具的湖南省衡阳市建筑安装统一发票或其它有效票据。特别情况付款如材料调价、合同增量部分等付款，必须由乙方单位出具相应凭证，经公司主管副总经理审批。2、采购合同类：支付合同总价80%货款时，采购员必须凭仓库验收单、工程领料单、增值税发票到财务部报帐；进口设备款的支付要求国贸公司办理具有国贸公司主管领导签字、公司主管副总经理审批的纸质报告。3、其他费用类：与技改工程有关的差旅费、应酬费、办公费等，凭综合计划室主任签字并附加盖技改工程部公章的内部付委（注明工程项目和费用类别），到公司财务部办理报销，综合计划室建立台账，并逐笔登记。4、每周五财务部集中办理技改工程部各项款项的支付，各项目部（室）在周四前将所有支付手续办齐交财务部，过期则下周办理。5、付款申请未通过审批的，由流程相关负责人退回综合计划删除，再由项目部（室）按资金计划和付款申请流程重新办理。6、PM系统资金付款审批人因公出差在外，如遇急需支付的款项，审批人应委托他人代办，原则上不得影响正常工作。第十六条付款比例规定1、大型总承包合同：原则上按项目阶段期某一类费用的比例支付款项。如前期预付款按总包合同设计费的比例支付，主体设备到货经预验收合格后按设备费的比例支付进度款，建筑安装完毕按建安费的比例支付安装进度款。2、建安工程合同建安工程预付款不得超过5%。施工单位进场后一个月后支付进度款，每次支付的进度款不得超过应付款的75%，工程进度款累计支付到工程合同总价款（含主材价款）的80%时，停止拨付。待工程验收合格、办理结算并取得质监站的验收备案表后付到不高于合同总价款的85%。质量保证金不得低于15%，质量保证期限不低于1年，在质保期满后一个月内支付。3、供应渠道较少的专用设备招议标（竞争性采购）允许采用预付部分款项，但预付款比例不得超过25%。货到现场后再支付合同总额的30%；安装调试完毕并验收合格后一个月,凭乙方开具合同总额100%的增值税发票支付合同总额的30%。剩余合同总额的15%在质保期满后一个月内支付。质量保证期限不低于1年。4、供应渠道较多的专用设备招议标（竞争性采购）允许采用预付部分款项，但预付款比例不得超过10%。货到现场后再支付合同总额的30%；安装调试完毕并验收合格后一个月,凭乙方开具合同总额100%的增值税发票支付合同总额的45%。质量保证金不得低于15%，质量保证期限不低于1年，在质保期满后一个月内支付。5、通用设备和材料采购招议标（竞争性采购）原则上不允许预付款。货到验收合格后支付30%，半年后支付40%。生产运行经验收合格后凭验收报告付到合同总价的85%，留15%质保金。在质保期满后一个月内支付。质量保证期限不低于1年。6、配件、辅材采购合同：取消预付款，货到验收合格后凭供方开具的增值税发票一次付清。7、设计、监理、环保等其他类合同：取消预付款，按实际进度付款。8、特殊情况需要改变付款方式的，由项目部（室）负责人提出书面报告，公司主管副总经理审批。第十七条质保金支付1、质保金包括设备类质保金、建安类质保金或其他类质保金。2、设备类质保金到期日是指设备由需方验收合格后十二个月或设备发货完毕后十八个月；建安类质保金到期日为项目交工验收后一年。各类质保金到期日原则上以合同约定时间为准。3、原则上设备采购合同预留合同总价的15%为质保金；建安合同预留合同总价15%为质保金。4、支付质保金必须质量保证期满并且质量保证期内出现的属于施工单位或供应商原因的各种问题得到了彻底解决。5、支付质保金须按办理以下手续：施工单位或供应商提出书面申请→技改工程部项目主管技术人员和使用部门负责人联合签署具体意见的报告→施工单位或供应商与财务部核对往来帐→技改工程部项目（室）负责人签字认可→设备能源部、财务部、监察审计部审核意见→按PM系统审批流程办理各类质保金的支付。第十八条财务部资金管理员当天领取的银行承兑汇票必须当天处理完毕，杜绝票据在技改工程部闲置。第十九条技改资金付款原则上应尽量使用银行承兑汇票，以合理利用票据的流通时间。特殊情况需要现金或银行转帐支付的，报财务领导或公司主管副总经理审批。第五章工程财务核算第二十条根据项目情况分项目单独建帐，各项目按费用性质分别记帐。与哪个项目有关的费用，原则上列入该项目相关的费用中。第二十一条技改工程部在公司各部门所发生的费用，如小车费、复印费、小餐厅餐费等，经综合计划室审核登记后并开具付款委托书，到财务部报帐。第二十二条技改工程部在物流中心领用的一切材料，必须开具一式三联领料单（其中一联到物流中心领料、一联留财务部、一联留技改工程部），经技改工程部项目主管技术人员签字、项目部（室）负责人审核签字（劳保用品和控购物资需经综合计划室主任签字）并加盖技改工程部材料专用章，到仓库领取，物流中心应及时在ERP上直接将工程领用材料记入“技改工程部”项目户头，月底财务部根据ERP线上总数计入工程费用。第二十三条根据合同不应由我方供应的材料或设备，原则上不得由我方提供，确因工程急需的外单位（含公司子、分公司）在我公司领用的一切材料，必须由领用单位开具一式三联的调拨单（施工单位自留一联、物流中心一联、财务部一联），领用单位授权经办人签字并加盖本单位公章，经技改工程部项目部（室）负责人审核签字并注明甲方代为乙方提供，加盖技改工程部材料专用章，才能到物流中心物领料。物流中心必须将领料单分单位归集，及时在ERP线上直接将工程领用材料记入“技改工程部”项目户头，财务部根据ERP线上总数加税金及有关费用后计入该单位的往来帐，视同我公司对该单位的工程付款。第二十四条根据合同分工应由我方提供的材料或设备，由施工单位开具一式三联的领料单，由施工单位授权的经办人签字并加盖该单位的图章（施工单位自留一联、物流中心一联、财务部一联），经技改工程部项目部（室）负责人审核签字加盖技改工程部材料专用章，到物流中心仓库领料。第二十五条财务部每月10日前报出月度报表，报表包括财务情况说明、工程投资情况、费用明细表、往来帐明细表、钢材收、发、结存明细表。财务报表报送总经理、总会计师、公司主管副总经理、财务部、投资规划部和技改工程部项目部（室）负责人。第六章自购钢材管理第二十六条工程钢材采购的范围：技改工程项目中构成工程实体（不含预埋件、连接件、地脚螺栓）的钢材，且在同一合同单品种数量不小于5吨。第二十七条流程：施工方计划申请→专业室技术人员确认→专业室主任审核→项目部（室）负责人批准（纸质文件）→专业室技术人员凭项目部（室）负责人批准的计划在PM系统编制物资需求→专业室主任审核→综合计划室编制采购委托→综合计划室主任审批→物资供应室采购→物资供应室验收及发放→财务室结算。第二十八条施工单位根据工程设计提出书面计划申请，计划分为单项目总计划及实际采购计划。专业室技术人员在编制物资需求时将项目部（室）负责人审批后的纸质报告提交综合计划室，由综合计划室在PM系统下达采购计划。第二十九条物资供应室根据采购计划，邀请合格供应商采用书面密封报价方式