档案管理学

档案管理学名词解释：1、档案：档案是国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。2、全宗：全宗是一个国家机构，社会组织，个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆的第一层分类，管理单位。3、案卷：案卷是一组有密切联系的文件组合体，它是在一个全宗的各类别之下对单份文件进行整合后所形成的保管单位。4、档号：档号是档案室（馆）在整理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号，包括全宗号、案卷目录号、案卷内文件的页码和件号。简答：1、档案的形成条件有哪些？答：1、处理完毕的文件才能成为档案！2、具有才考利用价值的文件，才有必要作为档案保存3、经过立卷归档集中起来的文件，最后才能成为档案。2、如何判定档案的所属全宗？答：判定档案所属全宗的关键在于确定各种档案的立档单位，具体判定方法如下：1.发文和内部文件应归属于制发文件的立档单位。因此，查明文件作者也就确定其所属全宗。2.收文应属于收受该文件的立档单位，因此，查明收受者就确定其所属全宗。3.对于全宗混淆严重、不能采用上述方法判定档案所属全宗的特殊情况，需要借助各种标记综合分析判断起全宗归属。3、简述文件归档流程。答：单位各部门收集，鉴定，整理文件——向档案室移交——档案室检查，清点——移交双方签字。4、档案保管工作的内容？答：1.正确认识和全面把握档案的安全现状和破坏档案的各种因素。2.制定和完善档案保管的各项制度和标准3.提供档案保管的基本物质条件。论述：1、何为档案实体管理？答：档案实体管理的内容主要包括…收集，整理，鉴定，保管和统计。的收集…是接收，征集档案和有关文献的活动。档案的整理就是按照档案的形成规律，特点，根据科学的理论和方法，吧档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。档案得鉴定工作就是以科学的鉴定理论为指导，合理运用档案鉴定原则，法规，程序，方法，判定档案的保存价值，确定其的保管期限，决定档案“存”“毁”专业行档案业务管理工作。档案的保管工作根本任务是建立确保档案安全保密的安全体系，维护档案的完整与安全。档案的统计是对档案状况进行数量得观察与分析研究，把握档案的总体状态，趋势与性质。2、档案为什么必须以全宗为整理单位？答：第一、按全宗整理档案，能够揭示档案内容的实质，从而正确评价档案的价值，为档案的提供利用奠定了科学基础。按照全宗来整理档案，能比较完善地反映机关或个人活动的面貌，从而便于对档案的利用，使人们有可能通过档案全宗全方面地、系统地去研究历史上各个机关或著名人物，在工作活动中所积累下来的丰富的历史经验与教训。第二、全宗是档案管理的基本单位，对档案管理有重要的组织作用。在档案管理的全过程中，要以全宗为基本单位进行分类、编目、鉴定、统计等管理工作，避免造成某种不必要的混乱发生，区分全宗是档案整理中的第一步。第三、按全宗整理档案，不仅仅是个方法问题，而且也是一个理论问题。按全宗管理档案，是档案管理区别于图书管理及其他文献管理的重要特点之一。同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆，应该按照档案的来源把全宗内已被分散的各部分档案集中起来，从而维护全宗的完整性以及挖掘全宗内档案作用的潜力。总之，不应该把全宗理论绝对化，忽视全宗理论不断发展的规律，同时也要防止把全宗问题看得过于简单，甚至取消全宗的理论。全宗问题不解决或解决的不好，都将直接影响档案整理工作的进行。所以。整理档案必须以全宗为单位进行。3、从归档范围，归档时间，归档程序阐述一下我国文件归档制度。答：1、归档范围：哪些文件应该归档，哪些文件不应该归档，主要取决于这些文件本身的保存价值。一般而言，凡是反映本机关工作生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。国家档案局1987年12月4日发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定，一个机关应该归档的文件材料，应包括以下四个部分：1.上级机关的文件材料。2.本机关的文件材料。3.同级机关和非隶属机关的文件。4.下级机关的文件材料。2、归档时间：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对。3、归档程序：在归档时，文书部门想档案部门移交应旅行以下手续，首先一句案卷目录，卷内文件目录对案件及卷内文件核对检查。同时，根据归档要求检查案卷质量，不合格得案卷要求返工，合格的案卷挑着案卷移交清单，双方履行签字手续移交清单一式三份，一份存文书部门或业务部门，经立卷归档正式移交后，及转化为档案，进入档案管理阶段。