第三章办公自动化

第三章、办公自动化office1、word（1）word文字处理软件概述Word的启动：桌面、开始菜单Word窗口的组成•工具栏常用工具栏、格式工具栏、表格边框工具栏、绘图工具栏、图片工具栏、艺术字工具栏第三章、办公自动化office•工具栏剪贴板工具栏（视图—任务窗格）可以同时存放12项剪贴内容或复制内容，可以根据需要在目标位置任意选择粘贴。视图菜单中的工具栏命令，然后在子菜单中选择某一工具栏来实现在屏幕上显示或隐藏，在已经显示的工具栏名称前有复选标记（√）第三章、办公自动化office•标尺调整页边距、文本的缩进、快速调整段落的编排和精确调整表格，包括水平、垂直两种标尺，对应菜单“视图”—“标尺”。•编辑区是word中面积最大的区域，是用户的工作区域。第三章、办公自动化office•状态栏•位于word窗口最底部的一个栏，提供页码、节号、当前页数/总页数、插入点所在的行、列位置等。•隐藏/显示：“工具”—“选项”—“视图”。•状态栏中编辑状态：“录制”、“修订”、“扩展”、“改写”灰色表示和黑色表示。第三章、办公自动化office•视图（五种）•普通、web版式、页面、阅读版式、大纲菜单操作、工具栏操作•理解五种视图区别普通视图：不显示页眉、页脚、图片等特殊内容，文档中可以显示更多文本信息。第三章、办公自动化officeWeb版式：可以使屏幕获得特殊的背景效果，显示正文更大，可以更具窗口大小自动换行。页面视图：所见所得，可以看到页眉、页脚、图片、分栏及各种编辑、排版情况，与实际打印结果完全相同，与普通视图比文档显示速度相对慢。第三章、办公自动化office大纲视图：该模式用于建立文档轮廓、观察文档结构及重新组织文本，一般长文档在大纲视图下，可以折叠，只查看标题。阅读版式：分为文档结构、缩略图。主要功能为整体阅读文档，类似电子书的用途，但功能上比较简单，可以显示所有视图中的元素。第三章、办公自动化office（2）word文档基本操作新建文档：3种方式，即标准文档、word自带模板和模板向导。方法：工具栏文件—新建在目标位置右单击快捷菜单—新建—Microsoftword文档。打开文档：工具栏文件—打开在目标位置双击或右单击快捷菜单“打开”注明：还可以在文件菜单中底部最近打开过的4个文件可以选择打开。第三章、办公自动化office•保存目前office2000以上具有自动保存功能，时间间隔为1分钟到120分钟间任意设置，工具—选项—保存选项中，自动保存的路径在\windows\Temp中。方法：工具栏文件—保存ctrl+s保存和另存为的区别。保存对话框的使用及了解。第三章、办公自动化office•退出word文件—退出（文件—关闭区别）窗口标题栏右侧关闭按钮ALT+F4控制菜单右单击任务栏word按钮，菜单中关闭命令备注：有多个文档需全部关闭，SHIFT+文件菜单—全部关闭第三章、办公自动化office（3）编辑word文档•文本输入：熟练使用光标及输入法、中英文标点符号的切换。•符号输入：插入菜单有两种“符号”和“特殊符号”，了解两者的不同。•删除文本及符号：首先熟练Delete和Backspace的使用及区别。注明：还有两种删除方式为剪切和撤销。第三章、办公自动化office•选定文本键盘选定第三章、办公自动化office•选定文本鼠标选定：一个单词（双击）一行文本（左侧鼠标方向变化单击）一个句子（ctrl+鼠标左单击目标位置）一个段落（左侧鼠标方向变化双击）多个段落（鼠标拖动）一大块文本（拖动或单击起始按住shift单击结尾）不连续文本（ctrl+鼠标操作）整片文档（ctrl+a或左侧鼠标方向变化双击）第三章、办公自动化office•撤销、恢复•移动、复制•插入、改写•查找、替换第三章、办公自动化office（4）word文档排版字符格式：字体、字形、字号、底纹、边框、字符缩放、字符间距、颜色、下划线及其他字体效果。（如阴文、阳文、上标、下标、删除线等）注明：工具栏中的格式刷可以复制字符格式。第三章、办公自动化office段落格式•段落缩进：首行缩进、左缩进、右缩进、悬挂缩进。方法（1）标尺加鼠标。（2）格式菜单—段落。（3）格式工具栏。段落间距：段前段后段落行距:单倍固定值最小值等段落对齐：工具栏和菜单中（左对齐、居中、右对齐）第三章、办公自动化office•项目符号与编号：建立项目符号、设置项目编号（格式—项目符号和编号）。•分隔符：是在插入点插入换行符、分页符、分栏符（插入—分隔符）。•脚注尾注：尾注作为整片文章的引用文献用于整片文章的末尾。脚注是对正文的说明，出现在文档中每一页末尾。（插入—引用—脚注和尾注）•设置分栏：根据需要可以将文档设置为多栏（格式—分栏）。第三章、办公自动化office•页眉页脚页眉：可以包含文字、图形，通常在每页的顶端，如公司logo、章节的标题等。页脚：通常在页面底端，如日期、地址等。（视图—页眉页脚）•页码：可以根据需要将页码插入页眉或页脚的不同位置，并且可以从多种编号格式中选择页码格式。（插入—页码）第三章、办公自动化office•样式：是存储在word中的段落或字符的一组格式化命令，利用样式可以快速地改变文本外观，包括字体大小、对齐方式、行间距、段落间距等。（格式—样式）第三章、办公自动化office（5）word图片插入图片：来自文件、剪贴画、自选图形图片工具栏的使用绘图工具栏的使用补充：图片也可以从剪贴板中粘贴到目标位置，但要注意是从office剪贴板而不是windows。第三章、办公自动化office文本框使用文本框种类：横排文本框、竖排文本框。插入文本框：绘图工具栏、插入菜单—文本框。文本框的文本编辑。文本框大小的调整。文本框位置的移动。文本框的征文环绕。第三章、办公自动化office•艺术字插入艺术字：绘图工具栏、插入菜单。艺术字的编辑及理解艺术字的特性。插入公式：插入—对象—公式3.0。第三章、办公自动化office（6）word表格制作•建立表格：表格边框工具栏、表格菜单•编辑表格：（1）在单元格中输入文本、图片。（2）行、列、单元格及表格的选择。（3）行、列、单元格的插入和删除。（4）表格和单元格的拆分与合并。第三章、办公自动化office•表格、单元格属性：是指表格位置、行高、栏宽和列间距的设置。表格位置的设置。表格的行高设置。表格栏宽的设置。表格列间距的设置。上述设置都可以通过“表格”—“表格属性”进行设置。第三章、办公自动化office表格中的文本排版•表格中的文字方向。•单元格中文字对齐方式。•根据内容或窗口调整表格（平均各行、列）。•表格与文本转换。第三章、办公自动化office•Word文档打印打印设置页面设置打印预览打印输出第三章、办公自动化office第三章、办公自动化office2、Excel电子表格软件（1）概述第三章、办公自动化office工作表编辑区工作簿名称工作表标签活动单元格工作表标签栏工作表标签滚动按钮行标题栏格式工具栏编辑栏列标题栏状态栏工作区拆分块填充柄第三章、办公自动化office编辑栏•工作簿一个工作簿就是一个Excel文件，扩展名为.xls。启动Excel后，系统默认当前新的工作簿文件名为book1，再次新建工作簿，系统自动命名为book2、book3……。一个工作簿中最多可以包含255个工作表。第三章、办公自动化office•工作表一般工作表：是存储和处理数据的最基本工作单位，由若干行和列组成。•每个工作表最多可有256列、65536行。•列号自左向右为A~Z，AA~AZ，BA~BZ、依此类推，直到IV。•行号自上下为1~65536。–图表工作表：以图表的形式表示数据。第三章、办公自动化office•单元格是工作表中行与列的交叉部分，是工作表的最小单位。每个单元格，用它所处位置的列、行编号进行标识。如：A3单元格表示A列、第3行的单元格。不同工作表中的单元格的标识方法是：工作表名!单元格名第三章、办公自动化office•活动单元格（当前单元格）：–在工作表编辑区用黑色边框围起、当前正在使用的单元格。只能在活动单元格中输入数据。•活动工作表（当前工作表）：–在工作表标签中表名带下划线、突出显示的工作表。•活动工作簿（当前工作簿）：–含有文件名的工作簿窗口的标题栏为突出显示的工作簿。第三章、办公自动化office第三章、办公自动化office当前工作簿名当前工作表名当前单元格标识（2）Excel基本操作建立工作薄保存工作薄打开工作薄关闭工作薄第三章、办公自动化office•新建工作表：插入菜单、在sheet3右单击。•工作表重命名：格式菜单、在sheet？右单击。•移动与复制工作表：编辑菜单、ctrl+鼠标。•删除工作表：编辑菜单、右单击快捷菜单。•拆分与冻结：鼠标操作（拆分）、窗口菜单。•保护工作表和工作薄：工具菜单—保护。第三章、办公自动化office选定单元格•利用鼠标选择单元格。•利用键盘选择单元格。•利用名称框选择单元格。插入单元格•插入单元格、插入行、插入列。数据输入•单元格文本和数字默认对齐方式、单元格中数据类型设置、单元格自动换行。补充：如果把数字作为文字处理，可在数字前加单引号单元格内换行Alt+Enter。第三章、办公自动化office数据的填充•快速填充重复数据、自动填充序列（鼠标、编辑菜单）。数据的复制与移动•利用剪贴板移动或复制、利用鼠标移动或复制。数据清除与单元格删除•格式菜单中完成清除、删除或键盘操作。第三章、办公自动化office（3）美化工作表设置列宽与行高•列宽：鼠标右边界双击（最合适列宽）、拖动、格式菜单。•行高：鼠标拖动、格式菜单。单元格格式•设置数字、数值、货币、会计、日期、时间、百分比、文本等格式。•设置对齐方式。•设置字体格式。•设置边框格式。第三章、办公自动化office•自动套用格式：是对已经存在的表格，可以用套用系统定义的各种格式来美化表格。（格式菜单—自动套用格式）•使用条件格式：突出显示所要检查的数据，对于符合给定条件的数据单元格，会设置为红色或绿色单元格底纹。（首先对角选中表格内容，格式菜单—条件格式）第三章、办公自动化office（4）使用公式与函数单元格的引用在表达式中，单元格的引用有四种情况：单元格的绝对引用：$B$3在复制公式的时候，单元格的引用不发生改变。单元格的相对引用：B3在复制公式的时候，单元格的引用自动发生变化。单元格的混合引用：$B3，B$3第三章、办公自动化office公式设置与运算符规定在输入公式时，是以=开始的，否则系统认为是文字型数据。运算符分为4类：算数运算符、比较运算符、字符串连接运算符、引用运算符。•算数运算符：加、减、乘、除等运算先后顺序与平时四则运算一样。•比较运算符：完成两个运算对象的比较，即（TRUE真、FALSE假）。第三章、办公自动化office•字符串（文本）运算符：只有一个运算符&（Shift+7），其作用把两个文本连接起来而生成一个新文本。•引用运算符：用来将不同单元格区域合并运算（不作为重点）。第三章、办公自动化office第三章、办公自动化office第三章、办公自动化office第三章、办公自动化office（5）数据图表创建图表（插入菜单向导、工具栏）。编辑图表（图表的移动、复制、缩放、删除）。图表类型改变（插入菜单、工具栏）。图表数据的编辑图表文字编辑图表的两种插入方式：作为新工作表插入、作为其中的对象插入。第三章、办公自动化office（6）数据的管理分析•数据查找：编辑菜单—查找•数据替换：编辑菜单—替换•数据排序：工具栏升、降序和数据菜单—排序。•数据筛选：数据菜单—筛选分为自动筛选、自定义筛选。注明请区分“条件格式”和“数据筛选”的不同。补充：数据汇总、数据透视表（不作为重点）。第三章、办公自动化office（7）页面设置与打印设置打印区域页面设置打印预览第三章、办公自动化office3、powerpoint（1）概述：演示文稿，用于多媒体演示，扩展名.ppt启动:开始菜单、双击p