浙江省公路工程竣工文件编制办法

1浙江省公路工程竣工文件编制办法（修订稿）第一章总则第一条为使我省公路竣工文件编制统一、规范、系统、完整和准确，根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002和交通部《公路工程竣工验收办法》(交通部令2004年第3号)、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》(交办发［2001］390号)，结合我省实际制定本办法。第二条本办法适用全省新建、改建公路工程。公路大、中修工程可参照执行。第三条竣工文件是指公路工程在“预可”、立项、“工可”、勘察设计、招投标、施工、交竣工验收及后评价等全过程中所形成的反映项目真实面貌、具有保存、查考、利用价值的各种形式和载体的历史记录。第四条竣工文件是竣工验收的基础资料，必须始终重视资料的积累与管理，要与工程建设同步进行，以保证资料的真实、准确。竣工文件必须按统一标准和要求进行编制，坚持高标准、高质量。第五条各级交通、档案行政主管部门应根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内公路工程竣工文件材料立卷归档工2作进行监督的指导。根据《国家重点建设项目档案管理登记办法》和《浙江省重点建设项目档案管理管理登记办法》规定，及时填报国家和浙江省《重点建设项目档案管理登记表》，并抄送厅档案室。第二章职责和分工第六条建设项目在招标、投标和签订设计、施工及监理合同、协议时，应当设立专门条款，明确约定有关方面提交竣工文件的套数、费用、时间、质量要求，以及对竣工文件的整理、归档责任。第七条编制单位应将竣工文件编制纳入工程建设项目的管理之中，建立竣工文件编制及管理领导人责任制，明确一位分管领导并建立相应的管理机构和管理网络，配备专职的技术人员或档案人员负责竣工文件的编制工作，确保竣工文件的真实、完整、准确和系统，质量符合归档要求。编制人员要保持相对稳定。第八条竣工文件资料应随工程建设进度同步积累与整理，工程竣工时竣工文件也应编制完毕。设计、施工和监理单位在项目完成时应按本办法的要求向建设单位提交有关项目竣工文件。第九条竣工文件编制遵循“谁形成，谁编制”的原则。建设、设计、施工、监理等单位，根据各自的职责以施工、监理合同段为单位分别编制竣工文件，具体分工见附件1。建设单位会同各参建单位编制项目申报文件、设计文件、工程管理文件及竣（交）工验收文件、科研文件。建设单位要对工程档案进行集中统一管理，负责竣工文件工作的组织、协调和指导。3设计文件由建设、设计单位负责编制。施工文件和竣工图表、竣（交）工验收文件由施工单位编制，监理单位负责检查审核。监理文件由监理单位负责编制，并负责监督、检查项目建设中文件收集、积累的完整、准确情况。第十条重点工程档案按照交通部、省有关规定必须进行档案专项验收。项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。档案专项验收申请，应严格执行《国家行政机关公文处理办法》的规定，按照厅一贯的行文关系办理。凡交通部批准初步设计的重点工程建设项目，申请文件由建设单位的主管部门（市交通局或省公路局、港航局、交通集团公司，下同）报厅，由厅转报交通部档案馆组织（委托）验收；由省发改委批准初步设计的重点建设项目，申请文件由建设单位的主管部门报厅，或者主送厅、抄送省档案局。由厅与省档案局联合组织验收（委托验收）。公路工程交、竣工验收时，交通主管部门档案机构和档案行政管理部门应派人参加。第十一条建设单位在项目通过竣工验收后三个月内按附件2的归档要求向有关单位办理移交手续，并在项目档案交接签证单(接收签证单见附件3)上签字，交接双方各执一份，作为接收凭证永久保存。属于国家重点工程建设项目（交通部批准初步设计）的竣工档案，按交通部进馆要求向交通部档案馆移交相关的档案。属于省重点建设项目的竣工档案，还需向省公路局移交第三部4分工程管理文件、第六部分科研文件材料、第七部分竣工图表、第八部分竣(交)工验收文件。移交竣工文件同时附科技档案归档目录(见附件4)一式二份和文件级、案卷级数据库光盘一份。第三章编制内容和要求第十二条竣工文件分九部分编制，第一部分：项目申报文件，第二部分：设计文件，第三部分：工程管理文件，第四部分：施工文件，第五部分：监理文件，第六部分：科研文件材料，第七部分：竣工图表，第八部分：竣(交)工验收文件。第九部分：特种载体（声像、实物等）档案。竣工文件具体内容要求见附件5。第十三条竣工文件内容及编制要求中，带“*”号的内容必须在交工验收(质量鉴定)前整理好，并先行组卷。竣工文件根据归档范围分别装订成卷。正本归建设(业主)单位。第十四条竣工文件的排列顺序按工程进度顺序产生文件的顺序排列，做到完整、准确、系统，竣工文件应符合相应的质量要求，做到清晰、耐久、规范。第十五条特种载体的归档按照《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档及管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》等有关规范和标准的相关规定执行。特种载体档案与纸质档案一并移交归档。第十六条照片档案以册为保管单位，照片与文字说明（包括事5由、时间、地点、人物、背景、摄影者）一同整理存放，照片档案装具应统一。数码照片要求冲印一套5或6寸照片装册，与定期刻录的光盘一一对应一并保存。第十七条附属设施本办法已包括的按本办法执行，没有明确包括内容的，则按相关行业规范标准进行编制整理后统一归档。第十八条施工、监理文件中各类表格、表式详见浙江省交通厅工程质量监督局编制的《浙江省公路工程施工统一用表》。第四章格式第十九条案卷编目案卷构成的顺序依次为外封面、内封面、卷内目录、文件材料、备考表(详见附件6A、B、C、D)。文件材料幅面原则为A4纸(210mm×297mm)。打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题原则采用20号仿宋体，表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。1、页号单页书写的文件材料在右下角编写页号，双页书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号，且与目录相对应。图样页号编写在标题栏外。保管单位之间不连号。成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组卷的，应排在卷内文件材料最后，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册6数，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。2、案卷封面和脊背案卷封面须填写档号(指档案分类号和案卷顺序号)、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等项目。案卷内封面须填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、档号等项目。案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件内容。主要包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程(含分部、分项)名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。项目名称以初步设计的批复为准。编制单位，是指案卷形成单位。编制日期，是指案卷形成日期。卷脊应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。3、卷内目录由顺序号、文件材料题名、文件编号、责任者、日期、页次、备注等项组成。顺序号，填写文件材料排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注。文件编号，填写文件材料的原始编号或图样图号。责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者。责任者可采用通用的标准简称。文件材料题名，应填写文件材料标题全称，没有标题或标题不7能说明文件材料内容的，应自拟标题。日期，填写文件材料的形成日期，年、月、日，用8位阿拉伯数字表示。页号，填写每份文件首页上标注的页号，最终件标注起止页号。备注，需要时填写。卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。4、备考表应标明卷内文件材料的件数、页数，不同载体形式文件的数量以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。立卷人应由责任立卷人签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人应由案卷质量审核者签名。检查日期应填写审核日期。互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。5、案卷装订文件采用盒装。具有长期保存价值的重要工程竣工文件(最终计量支付报表)可同时采用光盘或缩微技术进行归档、保存。数据格式要求见附件7。竣工文件采用整卷装订。图纸及其他不便于装订的文件材料可不装订，但每份图纸或文件材料右上角需加盖档号章(见附件8)。档号章内容包括该份图纸所在案卷的档号和在本案卷中所在页次。文件装订应采用三孔一线方法装订，每卷装订厚度一般为10mm，20mm，830mm，40mm为宜，特殊情况可用50mm，60mm。装订时靠装订边和下边取齐，不得使用浆糊、普通胶水和金属丝等其它方式。每卷文件装订线一边至少应空出25mm，其他各边空出10mm，文字部分上下应多空出一些。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件材料应适当粘贴或折叠。外文资料应保持原来的案卷、文件排列顺序及装订形式。第二十条设计图设计图应按初步设计图和施工设计图两大部分装订。设计变更资料必须经监理工程师审核确认。设计资料扉页要加盖设计单位公章并符合图纸出版的有关规定。第二十一条竣工图表的编制要求（一）竣工图应全面、准确反映工程竣工时的全部施工实际造型和特征，其内容应与施工图、设计变更、材料变更、施工及质检记录相一致。竣工图表必须经监理工程师审核确认，在扉页要加盖编制单位公章。（二）竣工图要求图面整洁，文字工整、清晰。竣工图规格一般按A4(297mm×210mm)或A3纸(420mm×297mm)装订；底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。图标外露、模湖不清的图纸应重新绘制，全部合格后再装订。（三）竣工图应参照原设计图编制要求，按工程施工实际情况绘制。重复使用的标准图、通用图，可不编入竣工图，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。9（四）竣工图中必须增列设计与竣工工程数量对照表，表中竣工数量必须与计量支付相符。（五）设计变更一览表和变更图纸应排列在竣工图表的前面。一张更改通知单涉及多张图纸的，或图纸不在同一卷内的，应在备考表加以说明。第二十一条竣工图的更改方法（一）更改一般是杠(划)改；局部可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制；当无法在图纸上表达清楚时，应在标题栏上方或左边用文字说明。图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。（二）利用施工图更改必须注明更改依据(如设计更改通知单、洽商记录等的文件编号)和更改日期。（三）有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。（四）凡按图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章。凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图(新图)上修改，加盖修改专用章(见附件9)，并加盖竣工图章。凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图(图框见附件10)。参照原施工设计图顺序按实际竣工图图纸的数量重新编写图号，并把图号的第一拼音字母S(原代表施工图)改J(代表竣工图)。（五）更改应用黑色墨水或碳素墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔书绘。10第二十二条竣工图章的使用（一）竣工图章尺寸为70mm×50mm，内容有：编制单位名称、图号、编制人、技术负责人和编制日期、监理单位、监理工程师(式样见附件11)。（二）竣工图章签字要求填写齐全，不得代签。（三）竣工图章应使用不褪色红印泥，盖在标题栏附近空白处。第二十三条档号全省公路路线的档号见附件12。国道、省道具体项目号由省公路局统一确定，县、乡道项目号由市交通局(委)确定，申报项目号要求明确项目所在线路并附初步设计批复，项目中如含单独验收隧道、桥梁需分别立项，并单独给予项目号。一般建设项目，由建设单位统一按竣工文件内容及编制要求排序编制案卷流水号。档号示例：203·?Z—0?0｜｜｜｜｜省杭具建案道金体设卷线项单流目位水号大型建设项目，以编制单位为单位，按竣工文件内容及编制要求排序分别编制案卷流水号。编制单位号：施工单位直接为合同段号，其他单位以编制单位首字拼音的第一个字母(例：指挥部字母为1