第五章机关办公自动化系统开发实例

第5章机关办公自动化系统开发实例第5章机关办公自动化系统开发实例5.1办公系统分析与设计5.2办公系统数据库设计实践题第5章机关办公自动化系统开发实例5.1办公系统分析与设计5.1.1系统任务本系统是根据北京联合大学实际办公情况，对校长办公室各部门的工作需求进行分析而设立的。校长办公室主要有五个部门，它们是主任办公室、文秘办公室、接待人员办公室、档案办公室和收发文印人员办公室。现分别介绍这五个部门的职能。第5章机关办公自动化系统开发实例主任办公室：负责起草学校行政综合性文件；协助校长组织安排校长办公会议程；审定每周召开的各种行政会议；及时批阅、处理上级发给学校的各种行政文件；参与学校重要的讨论、制定工作。第5章机关办公自动化系统开发实例文秘办公室：起草文件，审核公文；进行专题调查，撰写调查报告，撰写校领导讲话稿；负责学校《年鉴》大事记以及《北京联合大学简报》的编写；负责学校每周活动日程的安排；为校领导安排用车；负责收文的拆封、登记、传阅以及对文件的催、查办工作；管理校长信箱工作，处理群众来信来访；负责学校行政发文的编号、登记、上报和发放工作；收集校办各个环节形成的材料，并立卷、归档，定期移交档案办公室。第5章机关办公自动化系统开发实例接待人员办公室：负责组织安排接待上级领导机关、外单位来校检查、参观访问的食、住、行等事宜；负责全校性大型会议的协调组织工作；负责接待室和会议室的使用、管理工作；负责学校工作餐的安排和管理；编印《校友通讯录》；负责日常的校友接待工作，处理校友的来信来访。第5章机关办公自动化系统开发实例档案办公室：及时认真地做好各门类档案文件和材料的收集、整理、分类、编目、鉴定、统计和保管利用工作；把会议记录按不同的会议类别归档，所有会议记录应由专人负责立卷归档；行政文件的归档；有计划地编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。第5章机关办公自动化系统开发实例收发文印人员办公室：负责报刊、信件、公函、电报、挂号信、汇款单等投送工作，急件要随到随发；打印学校行政红头文件；打印校办交办的有关材料。根据上述部门的任务和职能，机关办公管理信息系统具体分六个子系统，它们是：文件处理子系统、信息发布子系统、校刊管理子系统、会议管理子系统、档案管理子系统和电子邮件子系统，如图5-1所示。本章主要对文件处理子系统做较详细的讲述。第5章机关办公自动化系统开发实例图5-1机关办公管理信息系统模块图机关办公管理信息系统文件处理信息发布校刊管理会议管理档案管理电子邮件第5章机关办公自动化系统开发实例5.1.2系统数据流程图1.机关办公管理信息系统机关办公管理信息系统数据流程图如图5-2所示。2．机关办公管理信息系统第一层机关办公管理信息系统第一层如图5-3所示。第5章机关办公自动化系统开发实例图5-2机关办公管理信息系统数据流程图红头文件、通知红头文件、请示发文单回文、介绍信办文任务、批示、工作安排表报刊、信、函投送报刊、信、函上级机关校外单位邮局校内人员来访人员校领导机关办公管理信息系统校办档案D1第5章机关办公自动化系统开发实例图5-3机关办公管理信息系统第一层红头文件红头文件回文办文任务、文件批示发文请示单请示单通知行政会议安排一般文件归档重要会议内容记录文件介绍信工作安排表内部文件印刷报刊、信、函报刊、信、函投送报刊、信、函下发印刷的公文P1主任办公室P2文秘办公室P3接待办公室上级机关邮局来访人员校外单位P6校领导一般文件撰写任务接待工作任务单P4档案办公室D1校内人员P5收发文印室备份公文备份文件红头文件归档第5章机关办公自动化系统开发实例3.机关办公管理信息系统第二层(主任办公室P1)机关办公管理信息系统第二层如图5-4所示。4．机关办公管理信息系统第三层(P1.1文件审批)机关办公管理信息系统第三层如图5-5所示。第5章机关办公自动化系统开发实例图5-4机关办公管理信息系统第二层P1.1文件审批上级机关红头文件回文D3文件管理档案红头文件、请示发文单办文任务、批示P6校领导一般撰写任务行政会议安排P5收发文印室P2文秘办公室D4会议时间安排表P4档案办公室通知P1.2日常工作处理红头文件归档备份文件需印刷文件第5章机关办公自动化系统开发实例图5-5机关办公管理信息系统第三层P1.1.1公文办理子系统红头文件回文上级机关重要文件P1.1.2内部办文子系统红头文件、请示发文单P6校领导红头文件批示P1.1.3档案管理子系统内部文件归档办文任务批示单红头文件归档备份印刷P5收发文印室P4档案办公室P2文秘办公室第5章机关办公自动化系统开发实例5.机关办公管理信息系统第四层1)公文办理子系统P1.1.1(主任办公室)公文办理子系统如图5-6所示。2)内部办文子系统P1.1.2(主任办公室)内部办文子系统如图5-7所示。3)档案管理子系统P1.1.3(主任办公室)档案管理子系统如图5-8所示。第5章机关办公自动化系统开发实例图5-6公文办理子系统P1.1.1.1草拟公文上级机关红头文件P1.1.1.2填写意见P1.1.1.6完成公文P1.1.1.3填写备注P1.1.2内部办文子系统回文P1.1.3档案管理子系统公文印刷P5收发文印室P1.1.1.4提交审批P1.1.1.5填写主题词校领导红头文件请示发文单第5章机关办公自动化系统开发实例图5-7内部办文子系统P1.1.2.1草拟公文校领导需修改公文P1.1.2.5完成公文P1.1.3档案管理子系统P1.1.2.2填写意见P1.1.2.3填写备注P1.1.2.4提交文件办理单公文印刷P1.1.1公文办理子系统P5收发文印室第5章机关办公自动化系统开发实例图5-8档案管理子系统红头文件内部文件P1.1.1公文办理子系统P1.1.2内部办文子系统P1.1.3.1文件标题P1.1.3.3办理时间P1.1.3.2办理人P1.1.3.4备注P1.1.3.5领导审批P1.1.3.6主题词P1.1.3.7领导签字P1.1.3.8形成档案备份P5收发文印室第5章机关办公自动化系统开发实例5.1.3数据字典1.数据流卡片2.数据存储卡片3.数据处理功能卡片4.外部实体条目5.数据结构卡片6.数据元素卡片第5章机关办公自动化系统开发实例5.1.4标号说明P1：主任办公室；P1.1：文件审批；P1.2：日常工作处理；P1.1.1：公文办理子系统(主任办公室)；P1.1.2：内部办文字系统(主任办公室)；P1.1.3：档案管理子系统(主任办公室)；P1.1.1.1：草拟公文(主任办公室)；P1.1.1.2：填写意见(主任办公室)；P1.1.1.3：填写备注(主任办公室)；第5章机关办公自动化系统开发实例P1.1.1.4：完成公文(主任办公室)；P1.1.1.5：填写主题词(主任办公室)；P1.1.1.6：提交审批(主任办公室)；P1.1.2.1：草拟文档(主任办公室)；P1.1.2.2：填写意见(主任办公室)；P1.1.2.3：填写备注(主任办公室)；P1.1.2.4：提交(主任办公室)；P1.1.2.5：完成文档(主任办公室)；P1.1.3.1：文件标题(主任办公室)；P1.1.3.2：办理人(主任办公室)；P1.1.3.3：办理时间(主任办公室)；第5章机关办公自动化系统开发实例P1.1.3.4：备注(主任办公室)；P1.1.3.5：领导审批意见(主任办公室)；P1.1.3.6：主题词(主任办公室)；P1.1.3.7：领导人签字(主任办公室)；P1.1.3.8：形成档案文件(主任办公室)；P2：文秘办公室；P3：接待办公室；P4：收发文印室；P5：档案办公室。第5章机关办公自动化系统开发实例5.2办公系统数据库设计5.2.1页面数据库设计页面数据库的作用是连接功能模块数据库，此数据库共包括7个页面：主页面、文件处理页面、校刊管理页面、信息发布页面、会议管理页面、档案管理页面和电子邮件页面。第5章机关办公自动化系统开发实例1.主页面设计主页面如图5-9所示。主页面的作用：点击相应的图标就会进入到下一个页面。主页面的设计：在页面中插图的图标都是缺省图标，每个图标使用公式语言和下一个页面相连。公式语言如下：第5章机关办公自动化系统开发实例图5-9主页面第5章机关办公自动化系统开发实例文件处理图标@Command([OpenPage];gongwen)信息发布图标@Command([OpenPage];信息服务)校刊管理图标server:=@Subset(@DbName;1);dbpath:=@LeftBack(@Subset(@DbName;-1);\\);dbname:=dbpath+\\校刊管理.nsf;@Command([FileOpenDatabase];server:dbname)会议管理图标server:=@Subset(@DbName;1);dbpath:=@LeftBack(@Subset(@DbName;-1);\\);dbname:=dbpath+\\管理会议.nsf;@Command([FileOpenDatabase];server:dbname)第5章机关办公自动化系统开发实例2.文件处理页面设计文件处理页面如图5-10所示。文件处理页面的作用：点击“公文处理”图标进入公文处理子系统；点击“内部办文”图标进入内部办文子系统；点击“退出系统”图标就会退出这个页面，并返回到主页面。文件处理页面的设计：页面中相应的图标也采用的是缺省图标，相应的公式如下：第5章机关办公自动化系统开发实例图5-10文件处理页面第5章机关办公自动化系统开发实例公文处理图标server:=@Subset(@DbName;1);dbpath:=@LeftBack(@Subset(@DbName;-1);\\);dbname:=dbpath+\\公文.nsf;@Command([FileOpenDatabase];server:dbname)内部办文图标server:=@Subset(@DbName;1);dbpath:=@LeftBack(@Subset(@DbName;-1);\\);dbname:=dbpath+\\办文.nsf;@Command([FileOpenDatabase];server:dbname)退出系统图标@Command([FileCloseWindow])第5章机关办公自动化系统开发实例3.信息发布页面设计信息发布页面如图5-11所示。信息发布页面的作用：这个页面和两个数据库相连，一个是BBS讨论区数据库，一个是发布通知数据库。点击相应的按钮可以进入到相应的数据库中。信息发布页面的设计：页面中的图标同样是采用缺省的方式，相应的公式语言如下：第5章机关办公自动化系统开发实例页面数据库内包含一个帧结构集，在相应帧结构集的设计属性中设计数据库的启动属性。其主要目的是：打开页面数据库的同时，打开该帧结构集。帧结构集和主页面相连。主页面的帧结构集如图5-12所示。第5章机关办公自动化系统开发实例5.2.2公文处理数据库设计1．公文处理数据库中表单的设计公文处理数据库中的主要表单有：办理单、回复起草人表单、选择阅办人表单、催办单、发送表单、流传记录表单、备注表单、删除表单和意见表单。其具体设计过程如下：1)办理单设计办理单主要是针对北京联合大学阅办文件批示单制作的。在这个表单中，插入了一个子表单“批示单”。办理单如图5-13所示。第5章机关办公自动化系统开发实例在“批示单”子表单中有一些辅助域，它们是为文件传送服务的。子表单中的域值如图5-14所示。第5章机关办公自动化系统开发实例“批示单”子表单中大多数域的属性为文本可编辑域，也有一些是作者域和读者域。例如：“设置作者”域中使用了公式语言@Name([CN];@UserName)，使系统自动查找用户名为文档作者。“设置读者”域的域属性为读者可计算域。其公式语言为@If(ifsent=0;@Name([CN];@UserName);assistant)；第5章机关办公自动化系统开发实例在子表单里还包含一个计算型的文本，它主要显