湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本

第—章总则第一节适用范围高速公路工程文件材料是指从公路工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、招投标、施工到交工和竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等形式与载体的文件的总称。是高速公路工程建设项目的历史记载，也是公路维护、改建、扩建的重要依据。《湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本》(以下简称《范本》)旨在规范、统一湖南省高速公路工程文件材料编制、归档与档案整理的要求和方法。本《范本》适用于湖南省高速公路新建和改建工程建设项目文件材料的编制、收集、整理和归档工作，其他等级公路建设项目可参照执行。第二节编制与归档依据.高速公路工程文件材料的编制与归档涉及到许多方面，其法律、法规文件较多，编制依据较多，本《范本》主要依据以下标准规范和文件:1)交通部关十印发《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》的通知(交办发[2001]390号)2)交通部发布《关十贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》(2004年8月13日·交通部·交公路发[2004]446号)3)中华人民共和国档案行业标准DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》4)关于印发《交通建设项目档案管理登记办法》、《交通建设项目档案专项验收办法》和《交通档案进馆办法》的通知(交办发[2007]436号)5）交通部关十发布《交通文件材料立卷归档办法》的通知(1992年1月9日交办发[1992]100号)6)《交通部关十颁发《交通部科学技术档案分类编号办法》的通知([87]交办字315号)7)国家标准GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》8)交通部关于印发《交通档案管理办法》的通知(2005年9月19日交办发[2005]431号)9)交通部关于印发交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格式样的通知(交办发[1992]121号)10)国家标准GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》11)国家标准GB50300-2001《建筑工程施工质量验收统一标准》12)《中华人民共和国档案法》(1996年)13)中华人民共和国档案法实施办法》(1999年)14)《中华人民共和国保守国家秘密法》(1988年)15）《建设工程质量管理条例》(2000年1月30日国务院第279号令)16)2000年12月6日国家档案局发布的中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》17)交通部办公厅转发国家档案局《关十印发建设项目(工程)档案验收办法的通知》的通知(厅档案字[1992]21号)18)交通部令《公路工程竣(交)工验收办法》2004年交通部令第3号19)国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》20)国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》21)国家标准GB/T17678.1-1999《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》22)交通部关十印发《公路建设项目竣工决算编制办法》的通知(交公路发[2004]507号)23)中华人民共和国建设部令第90号《城市建设档案管理条例》24)湖南省第十届人民代表大会常务委员会公告第31号《湖南省档案管理条例》修订版25)湖南省交通厅文件《湖南省公路工程竣工文件编制及档案管理办法》(2000年)26)现行公路工程标准、规范、规程等第三节名词解释下列名词解释与定义适用于本范本。1.高速公路工程文件材料是指新建和改建的高速公路建设项目自立项开始至竣工验收全过程中形成的具有保存和查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。高速公路工程文件材料是高速公路养护、改建、扩建的重要依据。2.高速公路工程档案指经过鉴定、整理并归档的高速公路工程文件材料(以下简称“工程档案”)。3.案卷由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。4.卷内目录案卷内登记文件材料及其排列次序的表，排列在卷内文件之前。5.卷内备考表说明案卷内文件材料状况的表，排列在卷内文件之后。6.档号由分类号、案卷号等组成，是存取档案的标记。7.保管期限分为永久、长期(十六至五十年左右)和短期(十五年以下，含十五年)三种。第二章组织与管理第一节组织机构与职责公路工程建设单位(业主)、施工单位、施工监理单位(以下简称监理单位)、科研及新技术应用单位应将项目文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中，并建立相应的管理机构和管理网络。明确分管领导，配备专职人员，并保持专职人员的相对稳定，设置临时档案室(柜)，采取各种积极措施，确保文件材料的质量符合归档要求并达到及时，真实、完整、准确和系统的目标。目前湖南省内高速公路建设单位对文件材料的编制与归档管理有两种模式，一种为业主负责管理，另一种为业主委托第二方咨询机构协助管理，其组织机构图如图2-1所示。图2-1高速公路工程文件材料编制组织机构图一、业主负责管理模式各方的职责如下:1.业主的职责(1)制定本项目工程档案管理办法，明确项目文件材料的形成、整理、组卷及归档的要求。(2)明确项目文件材料编制与归档管理负责人，配置业主方工程档案专职管理人员，建立临时档案室，收集与归档业主方的项目文件材料，尤其是项目前期工作阶段的文件材料。(3)协调设计、施工、监理、质监、科研及新技术应用单位之间的关系，为项目工程档案的管理工作提供有利的条件和环境;并督促各职能部门及时履行相应职责。(4)负责将参建各方移交的工程档案汇总编号，完成整个项目的档案工作。(5)提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，配合档案验收单位组织设计、施工、监理等单位完成档案验收工作。(6)在项目通过竣工验收后3个月内向使用单位及有关单位办理档案移交手续。2.施工单位的职责(1)明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室(2)及时完成与工程施工有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。3.监理单位的职责(1)明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室，积极协调施工单位的关系。(2)及时完成与监理工作有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。(3)及时全面审查承包商上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和施工单位之间交叉的文件材料。(4)监理单位除完成自身的工程档案编制管理工作外，还应负责对施工单位的工程档案编制管理工作进行检查和督促。4.科研及新技术应用单位的职责(1)科研单位应将科研项目的可行性研究报告、申请书、合同书、阶段性报告、科研成果报告、鉴定书及有关证明、奖励证书、图片及摄像带等及时收集归档。(2)新技术应用和推广单位应将新技术应用、推广的有关的批复文件与合同，主要负责人名单，试验记录和分析、计算数据，应用、推广情况记载，使用效果及图片、摄像带等及时收集归档。二、第三方咨询机构协助管理模式该管理模式是在第一种管理模式中增加了第三方咨询机构。第三方咨询机构受业主的领导，在工程档案管理工作中协助或分担业主方的部分管理工作。如:1.协助业主制定本项目工程档案编制管理办法;2.明确文件材料编制管理的实施方案与实施细则，明确项目文件材料的形成、整理、组卷、归档的具体要求;3.对项目工程档案管理工作进行全过程的技术指导、检查和督促工作;4.协助业主完成工程档案专项验收。监理、施工、新技术应用和推广单位的职责不变。第二节管理与措施1.纳入项目建设管理将工程档案编制管理工作纳入工程目标管理及考核范围内，列为日常工程管理中的一项具体工作，与其它工程项目一样，由于编制进度滞后、编制质量不合格应受到扣分、批评、通报批评等处罚。反之，应受到相应的表彰。2.加强领导、配备人员加强领导，各参编单位应至少有一名分管领导，负责抓工程档案的编制和落实，并配备专职的档案人员。专职的档案人员要求有公路桥梁的专业基础知识，也要有档案管理的基本专业知识，且细心兼耐心。由于工程档案具有数量多、系统性高的特征，档案人员频繁的变动易造成档案文件衔接时的空档，因此，要求档案人员保持稳定。3.精心指导、培训人材鉴于工程档案人员同时需要公路桥梁和档案管理双重专业知识，因此，建设单位要加强档案管理人员的精心指导和培训工作。可根据各建设项目的具体情况，采取“请进来、送出去”等多种方式进行培训，提高各参编单位的档案管理人材。“请进来”是通过自己办学习班，请专家讲授，“送出去”是参加交通部或大专院校举办的相关学习班。根据我省施工单位进场不一致的具体情况，还应分期分批地举行学习班，以保证档案管理人员的水平一致。逐步建立一支高水平的公路工程档案管理人员队伍。4.统筹运作，同步完成根据交通部档案馆的要求，工程档案要与工程建设同步完成。一个单项工程完成，相应的档案文件必须收集、整理完毕;单位、分部、分项工程施工完成，相对应工程档案编制、收集、整理工作也同步完成;进行单位、分部、分项工程质量评定和工程验收时，同时验收应归档的工程档案的完整程度与整理质量。在工程开工前，各建编单位应根据施工进度安排统筹工程档案编制计划，争取做到归档的工程资料口清月结，工程项目完工一个，工程档案移交一个，验收一个。在工程竣(交)工验收完成的同时，工程档案的收集、整理、归档工作也全部完成。第三章文件材料的编制第一节文件材料编制质量要求一、总体要求文件材料编制工作总的要求是在保证文件材料的内在质量的基础上，注重提高外在品质，对于施工过程中的资料要求及时收集，及时分析，及时报送，以便指导管理和施工。所谓内在质量是指文件材料的内容要准确、真实、完整、规范;外在品质则是指及时和美观。原始:公路工程文件材料是公路工程在建设过程中直接形成的原始记录，不能随意增加、减少或更改。及时:针对竣工文件的时效性而言，在每个施工工序和管理过程中所形成的文件材料都应该及时收集和整理，并按要求报送审核和归档，为动态管理提供最快的信息和资讯。准确:指试验数据的记录、计算过程、计算结果准确，控制的技术指标符合公路工程技术规范、规程的要求等。监理应对施工单位的资料准确性进行审查。真实:指文件材料的数据真实可靠。严禁伪造、捏造数据，严禁闭门造车、“回忆录式”编写资料等。监理应对施工单位文件材料的真实性进行审查。完整:指文件材料齐全完整、无遗漏，如停工令---整改报告---复工令等资料要闭合，试验和检测频率符合规范要求等。规范:指表格填写、文件分类、科目编排科学、合理，符合规范要求。美观:要求文字清晰、幅面整洁，符合档案存档规定。二、具体质量要求文件材料编制的具体质量要求包括书写、纸张规格、版本、笔迹、表格填写等方面，竣工图的质量要求详见本章第七节中竣工图编制的规定，规范化表格的详细要求见本章第四节“规范化表格填写要求”。文件材料编制具体质量要求如下:1.书写要求文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，文件材料书写、绘制和签字应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，现场记录可使用HB铅笔书写。禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。2.纸张规格除房建图纸外，文件材料用纸均采用A3,A4两种尺寸。竣工图及与其合订在一起的文字材料、表格一律使用A3纸，图纸允许加长，但不准加宽，如桥梁布置图可以加长粘贴，但不能加宽;其他一般使用A4纸(除上级红头文件外)，当使用A3纸时，则折叠成A4纸大小(297X210mm)。3.版本要求应提供一套完整的原件，个别的特殊情况可用复印件，尽可能减少使用复印件。4.笔迹要求(1)所有的签名都应该是本人签名或授权代签名，代签名必须是签代理人本人的名字，不允许代替别人签名;表格中的签名应签在表格规定的位置上，关键签名不能由同一个人重复签署，如计算与复核不能是同一个人签名。(2)所有文件材料中的签名必须手签全名，不能以盖章、打印或复印代替手工签名。(3)原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等，如果必须更改，不能涂改只能划杠，并在旁边签名。5.表格填写要求(1)正确选择工序对应的表格。(2)表格内容除意见签署和签名一定要手写外，其他内容均可手工填写或打印，但质量监督部门要求备查的原始资料需按其要求手工