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溧广高速路面一标项目文件收集、立卷、归档实施细则（路面及附属工程）溧广高速公路路面一标项目经理部安徽开源路桥2015年7月2目录项目档案编制实施细则一、总则………………………………………3二、工作组织与职责………………………4三、质量要求…………………………………9四、项目文件的收集…………………………11五、项目竣工图的编制………………………12六、声像文件整理……………………………13七、档案数字化……………………………14八、项目档案的保管…………………………14九、单位分部分项工程评定…………………15十、附则………………………………………16附件1：公路建设项目档案归档范围、整理单位及保管期限一览表……………………17附件2：路面及附属工程资料整理样本………23附件3：关于部分表格的填写说明………………43附件4：竣工图图框式样…………………………57附件5：竣工图章图样…………………………58附件6：档案盒脊背填写式样……………………59附件7：各种式样表…………………………60/683溧广高速公路路面一标项目档案编制实施细则一、总则1.为了提高溧广高速路面一标档案管理水平，规范项目档案管理工作，根据项目办及总监办下发的项目档案编制相关标准、规定，特制定本实施细则。2.本细则适用于溧广路面一标的项目文件编制归档管理。3.项目部配备一位专职人员负责此项工作，做好竣工文件材料的收集、整理及归档工作，并保持相对稳定，中途不得换人，确保工程建设项目竣工文件资料的安全、完整、准确、规范、统一。4.编制依据：项目办下发的《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理手册》其他项目的竣工资料整理经验。二、工作组织与职责1.建立项目文件材料管理领导人责任制和档案管理岗位责任制，明确档案管理责任人，设立与工程档案工作相适应的管理机构及人员，形成档案管理网络体系，认真做好本项目文件材料的编制归档工作，确保本项目竣工档案的完整、准确与系统。2.按照“谁形成谁负责”的原则，项目文件材料的收集、整理、归档应由文件材料的形成单位或部门负责。43.严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围，做好相关设计文件材料的收集、整理、归档工作。并将档案编制工作纳入施工管理职责范围，自觉接受监理单位、项目办、质监部门和上级档案部门的监督、检查。三、质量要求1.编制项目档案应符合完整、准确、系统的要求。1)完整是指依据国家档案管理有关规定，将项目建设全过程中形成的各种形式和载体的文件材料归档，确保原件齐全。2)准确是指档案的内容真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备。3)系统是指按其形成规律，保持各部分的有机联系、分类科学、组卷合理、整理规范，便于查找利用。2.纸张要求：竣工文件采用的纸张为70克重的白色书写纸或胶版纸，一般情况下文字资料为A4幅面，图纸资料为A3幅面。破损文件应用标准纸张托裱；图纸大于A3幅面的，应按风箱式折叠为A3大小；各种原始材料(如外购材料材质证明、出厂证书、实验检测报告等)小于A4幅面的用A4纸托裱；竣工文件不能用热敏纸等不易保存的纸张，传真件、材质证明等纸张不符合要求的文件，应在原件后附复印件，以便于保存。3.文字要求：1)各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行，并参照如下规定：各种特殊字符用国标宋体或PMingLiU体，文件标题名用2号方正小标宋体；文件编号用4号仿宋体，文件内容、说明及其标点符号用3号仿宋体，行距为单倍行距。“主题词”三个字用3号黑体，内容为3号方正小标宋体；抄送单5位用3号仿宋体。2)各类质量检测资料采用指挥部（或总监办）统一制定的表格样式，填报字体应与表格字体相适应，达到协调、美观的要求。3)竣工图所有文字均采用宋体，宽高比一般取0.7。字高采用以下高度或类似字号：尺寸标注数字字高为2.5毫米(特殊情况可放宽至3毫米)；图名字高为4毫米，“竣工说明：”字高为4毫米，“竣工说明：”的内容字高为2.5毫米；图框标题栏内，建设单位名称和竣工图名字高为5毫米(一排装不下，必须用两排时，字高为4毫米)，其它图框各栏字高为4毫米。竣工文件材料中凡是需用手写的地方如原始记录、签名等，必须以正楷字体采用黑色或碳素墨水钢笔或签字笔书写，必须做到字迹清晰可辩。4.其他要求：1）竣工文件的分类文件每自然册应尽量控制在200页左右，厚度在20mm左右，个别情况最厚不超过30mm（如管理制度汇编等）；内容少的近似文件可合并成卷，但需在案卷封面标题上标明卷内主要内容。2）试验、检测报告必须有原件一套。为避免重复组卷，标准试验报告等作为分项工程共用卷查考时，只需在每个分项工程评定表和卷内备考表中注明所查卷的档号、起止页号。3）竣工图图框参照竣工图式样格式（附件二）统一绘制。竣工图一律要求用电脑绘制，采用激光打印机打印。竣工图幅尺寸一般采用A3(297mmx420mm)尺寸，在A3纸不能表达一个构筑物6时，可以以不小于A3的1/4长度加长。四、项目文件的收集1.项目文件由项目合同部负责收集、整理、立卷。2.收集归档的项目文件应全面、准确地反映工程建设的实际过程。3.收集归档的项目文件应为原件。项目前期审批文件如无原件，建设单位可将复印件归档保存；勘察及测量基础资料、施工记录、施工日志等必须是现场原始记录，如需清稿，必须将原始记录一并收集保存；供货商不能提供原材料及产品质量保证文件原件，可由供货商在复印件上加盖印章并注明原件存放处；热敏纸传真件等不宜归档保存的文件，应复印保存。4.根据项目建设程序的不同阶段文件产生的先后顺序和自然过程及时收集，分别做好预立卷工作。五、项目竣工图的编制1.竣工图编制要求1)编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理工程师审核签字认可；2)竣工图应全面、准确、清晰、规范、修改到位、真实地反映项目竣工时的实际情况。竣工图编制说明应能充分体现已经完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修7改完善情况、完工时间等。3)同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。4)重新绘制的竣工图图框见附件。2.竣工图章的使用1)竣工图章应包含“竣工图”字样、编制单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、监理工程师等内容，尺寸如下图所示。单位：毫米。2)由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。3)竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，盖在图标栏上方或附近的空白处。3.竣工图按单位工程或分项工程编制，配有详细编制说明和目录；并编制设计变更与修改后的竣工图档号对应一览表（见附件《设计变更文件与竣工图号对照一览表》）4.项目竣工图为四套。其中两套加盖竣工图章并按要求签字，装订；另外两套不盖竣工图章，不装订。六、声像文件整理1.质量要求1）录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。2）录像、照片要突出主题，录像画面要清晰、连续，照片（含底片或JPG格式图片）要画面清晰、色彩纯正，无污染。3）录像带、胶卷、相纸应选择质地良好的产品。84）整理声像文件时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。5）照片档案目录按照若干专题进行归档，如：驻地建设、领导关怀、现场施工、项目负责人及技术负责人照片。总数量不少于120张。七、项目档案的保管1.项目档案的保管条件1)项目档案应存放于专门的档案室，确保安全。2)档案室应符合防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等八防安全措施要求。3)档案室应使用档案专用的柜、架，排架方法科学，便于查找。2.项目档案的保管要求1)项目档案室应建立档案管理的各项规章制度，并上墙公布。2)档案工作人员应认真执行档案室管理制度，严守党和国家机密，杜绝泄密、失密现象。档案工作人员调动应办理交接手续。3)档案室应定期清扫，定期检查，保持整齐、清洁、安全。发现问题及时报告、及时处置。八、单位、分部、分项工程质量检验评定1.分项工程质检资料：每个分项工程按工程施工先后顺序进行组卷，其成册顺序为：分项工程开工通知—申请批复单及施工现场资料—试验检测报告及记录—分项工程质量评定表及汇总表(注：砼和砂浆的监理抽检数据应纳入评定范围)—中间交工证书。92.分部工程质量检验评定表及单位工程评定表单独成册（各分部评定表的原件附在单位工程综合评定表后）。按规范规定分别计算分部工程评分、单位工程评分与合同段评分。3.当摘录的检测数据填写不下时，可仅填平均值或代表值，并在备注中指明数据的来源，填写“分项工程质量评定表”中的试验检测项目的平均值或代表值时，承包人应以自检试验资料为基础计算，如：压实度数据不够填的情况，可在表中用文字说明，指明数据所在位置（卷次、页码范围）。4.路面分项工程评定路面工程全线主线路面每个合同段为一个单位工程，每1-3公里作为一个分部工程单独评定。每个立交区作为一个分部工程单独评定。组卷需按竣工文件编制办法分类执行，如：一个分项工程的配套资料可以组一卷；中、上面层油面和桥面铺装单独组卷；基层（含底基层、垫层）的资料归档包括松铺厚度、高程、宽度、横坡、平整度、含水量、水泥剂量、筛分、压实度、强度等配套资料。10附件1：公路建设项目档案归档范围、整理单位及保管期限一览表附件2：路面及附属工程竣工资料整理样本附件3：关于部分表格的填写说明附件4：竣工图图框式样附件5：竣工图章图样附件6：档案盒脊背填写式样附件7：各种式样表11附件1公路建设项目档案归档范围、整理单位及保管期限一览表归档范围整理单位保管期限一、项目施工文件（一）施工管理文件（按合同段顺序排列）1施工单位就工程质量、安全、进度、费用等方面与监理、建设单位的往来文件（针对性和普发性）2.合同段开工申请及批准文件（含施工组织设计方案）施工单位30年2.技术交底、图纸会审纪要施工单位30年4.开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控制点的加密工程定位（水准点、基准点、导线点）测量、复核记录施工单位永久5.施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件施工单位30年（二）施工质量控制文件（按合同段顺序排列）1.施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探施工单位30年2.永久性水准点坐标图、建筑物坐标高程测量记录施工单位30年2.沉降、位移观测记录、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总资料施工单位30年4.各项标准及工艺试验资料施工单位30年125.工地试验室管理文件施工单位30年6.原材料（产品）质量保证文件施工单位30年(1)各种原材料、半成品、成品、混凝土预制件合格证及抽检、试验记录施工单位30年(2)产品、设备说明书、合格证及检验报告、质量鉴定报告施工单位30年7.单位、分部、分项工程质量评定文件施工单位永久（三）施工原始文件1.施工日志、大事记、各工序施工记录、试验、检测及报验文件施工单位30年2.隐蔽工程验收记录施工单位30年2.混凝土配合比设计报告、配料单施工单位30年4.砂浆强度、混凝土强度、焊接、压实度、弯沉等试验检测报告及汇总表施工单位30年5.预应力张拉、压浆检查记录施工单位30年6.桩基检测报告施工单位永久7.机电、监控设备按专业、台件及安装调试和性能考核记录施工单位永久8.事故情况及调查处理报告、补救后达到要求的认可证明文件施工单位永久9.施工中遇到非正常情况记录、处理方案及观察记录，对工程质量影响分析报告施工单位永久138.机电、安全、绿化、房建工程文件等施工单位永久二、项目竣工图施工单位永久三、项目监理文件1.监理大纲、计划、规定、指令、通知等监理单位30年2.监理组织召开的工地例会及专题会议纪要监理单位30年2.监理单位就工程质量、安全、进度、费用等方面与施工、建设单位的往来文件（针对性和普发性）监理单位30年