搜索
李春雷第1页2019-12-16赤峰供电公司工程档案管理细则1总则1.1为加强赤峰供电公司（以下简称公司）工程档案资料管理工作，充分发挥工程档案在生产运行、行政管理、工程维护和改造、扩建中的作用，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《基本建设项目工程档案验收办法》、《电力工程竣工图文件编制规定》、《供电企业档案分类表（6～9大类）》等，结合公司具体情况特制定本细则。1.2本办法所称的工程档案，是指我公司所辖的新建、改建、扩建和技术改造等建设项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试运行等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表以及声像、照片等形式与载体的全部文件。1.3工程档案管理工作要按照统一领导，统一管理的原则，公司档案室是工程档案资料的管理部门，协调项目建设管理、设计、施工承包、监理等部门，做好工程档案资料管理工作，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。2工程档案管理职责2.1工程档案员负责监督、检查和指导各部门、各参建单位形成的工程档案资料收集、整理、归档工作，具体为：2.1.1在建设项目开工前对施工、监理、设计等参建单位提出资料归档要求，建设过程中，对档案资料编制、收集进行监督、检查和咨询。2.1.2对参建单位形成的工程档案资料整理、装订、著录工作进行现场指导。2.1.3建设项目竣工验收前，对档案资料进行预验收，并对工程项目文件材料编制、收集、整理过程中存在的问题提出整改要求。2.1.4建设项目档案资料归档完毕后，负责检查资料，合格后办理交接手续，通知生产部、建设部等建设项目管理单位予以工程结算或返还抵押金。2.1.5按时参加建设项目竣工验收会。2.1.6负责对所使用的档案管理信息系统进行维护，定时对数据库进行备份。并对系统使用及运行过程中发现的问题及时上报。2.1.7认真执行档案库房管理制度，定期对库房进行安全防护检查。2.2建设部、生产部等建设项目管理部门负责组织、协调和监督勘查设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件，具体为：李春雷第2页2019-12-162.2.1建设项目管理部门在签订项目设计、施工及监理合同或协议时，应设立专门条款，明确有关单位提交相应项目文件以及所提交文件的整理要求、归档时间、归档份数。2.2.2建设项目管理部门需要预留2%的工程质保金，对档案资料编整、移交工作的完成具有质押作用。2.2.3建设项目管理部门在工程决算前要与档案室核对档案资料移交情况，资料移交手续办理完毕后方可进行工程结算或退还质保金。2.3建设项目设计、施工、监理单位职责2.3.1设计单位在工程施工及调试完成后，及时按合同要求编制竣工图。2.3.2施工承包单位负责将施工阶段产生的全部文件的收集、积累、整理。工程实行总承包的，由各分包商负责其分包项目文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由电业局分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。2.3.3监理单位负责监督、检查项目建设过程中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其监理文件。2.3.4监理单位在项目文件移交前将整理完毕后的全部监理资料交到施工承包单位，统一由施工单位向档案室移交。2.3.5施工承包单位、监理单位在建设项目竣工前将各自产生的项目文件收集、积累、整理完毕后，由施工承包单位汇总并检查核对，确保资料完整且不重份后统一向档案室移交。2.3.6施工承包单位、监理单位要严格按照本办法要求整理项目档案资料。2.3.7建设项目施工单位、监理单位必须明确档案管理工作负责人，并设专职或兼职档案员负责建设项目文件资料的收集、整理、移交等工作。2.4工程档案管理工作将纳入项目建设计划和各负责档案管理人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，电业局内部各部门以绩效方式控制及考核，其他工程参建单位将不予工程结算或扣罚质保金。3工程档案收集3.1建设项目各阶段文件资料的收集范围、份数、分类规则、保管期限及其责任划分参见附表1（以输变电工程为例制作附表1），其他小型基建（生产、办公、生活用房）参照变电所工程相关部分。李春雷第3页2019-12-163.2施工、监理单位要将工程建设期间安全及文明施工管理、隐蔽工程施工过程、开展创优活动等各阶段形成的工程图片、声像材料统一收集、整理、归档。4工程档案编制4.1工程档案资料的编制要求4.1.1工程档案资料一律为原件，其内容必须准确反映工程项目的真实情况，文件材料一定要办理完毕。4.1.2工程档案资料要求字迹（图样、图表）清楚整洁，签字、盖章完整、清晰。文件书写、签字要采用碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、签署。如有以易褪色材料（如复写纸、热敏纸）形成的文件材料，应附一份复印件。4.1.3建设项目文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的最新版技术规范、标准和规程。4.1.4各类记录表、统计表、报审表、试验报告、检验报告等填写内容要规范、真实、完整，有编号的要连续编号，有附件的附在其后；要求签字的要本人亲自签署；盖章正确清晰、齐全、日期签署完整、正确。标准的记录表、统计表、报审表、试验报告、检验报告等要采用最新执行版本。4.1.5原材料质量证明书与检测报告要一一对应，材料出厂证明标号要与材料本身相符，原材料报告书要盖专用章。原材料使用过程要做质量跟踪记录、台账。（记录表格式见附表2）4.1.6将设计变更、执行反馈单、设计变更联系单、设计回执单、设计回执单的执行反馈单等一一对应，做到闭环。4.1.7设备开箱记录填写要详细，必须反映出全部设备及资料情况。4.1.8工程档案文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm）。4.1.9建设项目文件材料编制完毕后不要用订书钉、打孔、胶水装订，用燕尾夹、曲别针、塑料夹等临时固定即可，保证文件材料干净、平整、无破损。4.1.10文件材料封皮内容填写齐全、规范。4.1.11电子扫描采用TIFF、JPEG、DWF、PDF、JPG、WORD、XLS等格式。4.1.12纸质文件材料扫描工作、光盘制作需在工程档案员指导下完成。4.1.13图片、声像材料整理时，应附对事由、时间、地点、人物、作者等内容的文字说明。李春雷第4页2019-12-164.2竣工图编制要求4.2.1各项新建、扩建、改建、技术改造的工程项目，在工程竣工后均编制竣工图。4.2.2设计、施工、监理、调试和工程管理单位应在建设过程（包括施工、调试等过程）中及时、完整地做好记录，由工程管理单位汇总后，提供给竣工图编制单位进行编制。4.2.3竣工图编制单位以施工图为基础，并依据施工、监理、调试、工程管理单位审核的“设计变更通知单”、“工程联系单”、设计更改的有关文件以及现场时竣工验收记录和调试记录等资料编制竣工图。4.2.4项目建设管理单位应在工程启动试运行结束后及时组织有关单位提交编制竣工图所需的有关设计、施工、调试等变更资料，竣工图编制单位在收到资料后应按时完成竣工图编制工作。4.2.5对于建设过程中发生的修改的施工图应重新绘制竣工图，图标仍按施工图图标，但“设计阶段”栏为“竣工图阶段”，由设计人（修改人）、校核人和批准人签署。图纸按原施工图图号，其中设计阶段代字“S”改为“Z”。若有新增图纸，其编号在该图纸的最后一个编号依次顺延。对于建设过程中未发生修改的施工图，应在施工蓝图上加盖“竣工章”（见附表3图A）。竣工图章应使用红色印泥，盖在图标栏上方空白处。4.2.6编制竣工图同时应编制竣工图总说明即竣工图分册的编制说明。总说明即分册说明也应像卷册图纸一样予以编号，编号方法同卷册图纸的编号，但其中设计阶段代字用“Z”表示，总说明的设计专业代字用“A”表示（综合部分）。4.2.7应按卷册编制竣工图图纸目录，在竣工图编制范围内的图纸，无论修改与否，均应在图纸目录中列出。4.2.8对于隐蔽工程的竣工图，不仅要依据设计变更通知单、工程联系单，还要依据施工单位、监理单位的施工纪录。4.2.9竣工图内容应与施工图设计、设计变更、施工验收纪录、调试纪录等相符合，应真实反映工程竣工验收时的实际情况。4.2.10竣工图应准确、清楚、完整、规范，并附上必要的修改说明。4.2.11竣工图编制完成后，应对竣工图的内容是否与“设计变更单”、“工程联系单”和设计更改的有关文件，以及施工验收纪录、调试纪录等相符合进行审核。4.2.12竣工图的审核有竣工图编制单位负责，由设计人（修改人）编制完成后，李春雷第5页2019-12-16经校核人和批准人审定后在图标上签署。4.2.13设计单位应将竣工图的总说明及卷册总目录及早提供建设单位，以便核对竣工图的完整性。4.2.14竣工图统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），标题栏露在外面。4.2.15竣工图由施工单位组织监理单位加盖并签署竣工图章，竣工图的日期按工程竣工验收后45天内填写。4.2.16竣工图加盖竣工图章并签署完毕后由施工单位负责扫描成电子文档并刻录光盘（采用TIFF、JPEG、DWF、PDF、JPG、WORD、XLS等格式），光盘刻录、扫描工作在工程档案员指导下完成。5工程档案资料整理5.1整理方法5.1.1分类参照《输变电工程档案管理模板》（附表1）对号分类。施工文件（土建施工记录、土建材料质量保证部分资料）要按单位工程分类。5.1.2组卷项目施工文件按单项、单位工程组卷；设备文件按类别组卷；管理性文件按问题时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。（按附表1中分类号结合资料实际组卷）5.1.3组卷后题写案卷题名案卷题名的拟写要求：案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的立项、设计名称相符。5.1.4排列案卷和卷内文件顺序按着《输变电工程档案管理模板》（附表1）第三列文件资料内容顺序排列。排列时注意：案卷及卷内文件不重份；文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。5.1.5装订5.1.5.1文件材料采用单份文件装订，即卷内每份文件材料单独装订。装订要求：a装订时做到文件右下页边齐整，无倒页。b有破损的需要行进修复；去掉文件材料上的金属物（曲别针、订书钉等）。c相对大幅面的要折叠成A4幅，参差不齐的应折叠为统一幅面（例如：征李春雷第6页2019-12-16地许可证附平面图、变压器说明书及附图等需折叠成同一幅面）。d过于小的（例如产品合格证）不便于装订的要裱糊到A4纸上，但不能遮挡资料内容。5.1.5.2装订方法页数较少的（厚度在2mm以内）用胶棒粘贴左上角；页数较多的（厚度超过2mm）采用白线绳在左侧装订，以打3个孔为宜（孔距为8cm），装订要求结实牢固，整齐美观。5.1.6编写件号、页号5.1.6.1编写位置：a件号：在每份科技文件材料右上角空白处b页号：凡有书面内容的页面，均需要编写页号。单面书写的文件页号编写在右下角；双面书写的文件页号分别编写在正面的右下角和反面的左下角；图纸页号写在标题栏外的空白处；5.1.6.2页号编写方法a整卷装订（卷内文件均装订在一起）两种编写方法：第一种，卷内每份文件材料均未编写页号或部分文件已编写页号时，编写连续页号。第二种，卷内每份文件材料已经编写页号，可不再重新编写连续页号，只编写卷内文件材料的连续件号。b单份文件材料装订的案卷（卷内每份文件材料单独装订）两种编写方法：第一种，卷内每份文件材料未编写页号，可编写卷内文件材料的连续页号或编写每份文件材料的页号而自成一个流水页号。第二种，卷内每份文件材料之间已经编写页号，可不再重新编写连续页号，只编写卷内文件材料的连续件号。c文字材料和图纸组合的案