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海泰方圆制度规范文档名称综合办公室职责说明书文档编号所属部门文档负责人人力资源部版本V2.0日期2013-5-9文档类型人力资源类密级内部公开综合办公室部门职责说明书使命：全面负责公司行政相关事务工作的组织和管理。目标：确保为公司各部门提供优质高效的服务，保证行政等方面工作的正常进行。职责：行政管理、后勤保障、车辆管理、资质维护、工会工作。一、行政管理职能：1.负责全公司日常行政事务管理；行政制度、流程、工作计划的制定及执行，2.负责行政费用控制（包括但不限于公司固定资产、办公用品、快递、印刷品、机票、火车票）；.负责办公用品及耗材的购买、分发、领用；3.负责行政性资产及物资管理（包括但不限于固定资产出入库、员工领用及退还手续、盘点，办公桌椅等），协助财务部定期进行固定资产盘点；4.负责环境检查、维护及装修事宜（包括但不限于卫生、绿植、装饰品、灯、打印机、电话、网络），为公司全体员工提供舒适的办公环境；5.负责工位的整体布置、增减及搬迁事宜；6.负责电话分机号码的统一管理、增减、分配及通讯录定期更新；7.负责新员工入职的准备（电脑、工位安置、邮箱开通、办公用品准备、电话分机号码等）；8．负责日常考勤管理并检查劳动纪律,规范员工行为；9.负责制定公司手机使用制度制定及执行管理、手机号码配备、统一管理及费用结算等。10.公司行政性月结合同的签订、费用的梳理、申报、结算。二、车辆管理职能：1.负责公司日常出车保障；2.负责车辆日常维护保养，定期加油、内部清洗，车辆保险、车辆检验，车辆违章处理；3.负责日常车辆使用管理。4.负责各部门车辆费用预算执行监控及费用控制；三、接待保障职能：1.负责公司客户来京接待陪同（包含车辆、住宿、旅游），公司来访客户接待、客户宴请接待及公司内部会议保障；2.负责公司外地办员工来京接待（接站、住宿、用餐等）；3.负责公司接待用酒、茶等的物资采购（按照接待要求区分等部门结构图：综合办公室主任-行政主管-前台、司机、网管级，将酒类划分三个等级根据不同的要求领用）。四、资质维护职能：公司已有资质的管理维护，包括资质信息变更、资质接受主管部门年检、延续评估、换证等工作。五、网络管理职能：1.负责网络连接故障处理；2.负责台式机、笔记本日常维护及故障排除；3.负责新入职员工邮箱的建立和开通，新员工网络方面入职培训。离职员工的邮箱密码修改及公司数据资料的备份；4.负责打印机、传真机、投影仪等固定资产故障处理及日常维护。5负责座机电话号码调试、调整及问题解决；6负责机房管理，对服务器、主机等设备的日常维护；7.协助行政完成每季度固定资产盘点，并对所采购的固定资产进行建议和估价。六、完成公司交办的其他事项。四、工会职能：1.维护职责。通过签订《集体合同制度》等形式形成稳定协调的劳动关系；向困难职工伸出援助之手，释疑解难、帮困扶贫，提供法律支持和经济救助，开展“送温暖工程”活动；2.建设职能。围绕企业各个时期的发展目标和企业经营活动的重点和难点，积极组织职工开展以技术创新为主要内容的劳动竞赛；3.参与职能。依法通过职工代表大会和其它形式，组织职工参加本单位的民主管理和民主监督，保障职工依法行使民主权利。与企业建立劳资协商或集体谈判制度，对关系职工切身利益的劳动用工、工资福利、劳动保险、劳动保护等问题，由工会代表职工与行政方面进行协商或谈判，取得一致意见后，用集体合同或谈判协议的形式确定下来，以保护劳动者的合法权益。